Cách Sử Dụng Airtable, Trello và Các Ứng Dụng Khác để Sửa Chữa Cuộc Sống Của Bạn

Câu chuyện này là một phần của bộ sưu tập các bài viết về cách chúng ta làm việc ngày nay, từ họp video đến văn hóa Silicon Valley cho đến việc làm hài lòng bộ óc điều khiển của chúng ta.

Các công cụ năng suất văn phòng tuyệt vời cho năng suất văn phòng, nhưng chúng cũng tuyệt vời cho năng suất cá nhân. Chúng tôi đã hỏi các nhân viên của Mytour về các cách sử dụng không chính thức yêu thích của họ với các ứng dụng làm việc khác nhau.

Airtable cho việc Lập Kế Hoạch Cưới

Một số người mơ ước về cuộc hôn nhân như trong cổ tích, nhưng hãy rõ ràng: Lên kế hoạch cho Ngày Quan Trọng cũng là một công việc như bất kỳ công việc nào khác. Bạn biết tôi mơ ước điều gì không? Là hiệu quả - và nhiều trường thảo luận đa lựa chọn.

Gặp Airtable. Nó cho phép tôi tạo bảng tính ngân sách; theo dõi danh sách việc cần làm, khách mời và nhà cung cấp; và lập kế hoạch cho buổi diễn tập và ngày cưới, cũng như kế hoạch trăng mật. Oh, sức mạnh tổ chức tuyệt vời của mã màu sắc và ô vuông kiểm tra, chế độ xem danh sách và lịch, các biên nhận và hợp đồng chi tiết, và những gợi ý về nhà hàng - tất cả trong một nơi.

Chắc chắn bạn có thể sử dụng Google Sheets, nhưng cấp độ Inception của các lớp mà bạn có thể đắm chìm vào không giống như bất cứ điều gì tôi biết trước đây. Airtable giúp tôi ủy quyền (đọc: từ bỏ kiểm soát) cho chồng tôi ngày hôm nay, các phu nhân và người phối hợp trong ngày.

Xem tab đầu tiên, Khách Mời: Có Tên, Địa chỉ và Email, nhưng tôi cũng có thêm 27 trường dữ liệu khác để lọc vào các chế độ xem cho việc như: khách của ai (cô dâu, chú rể), thiệp mời (cưới, có thể cưới, buổi tiệc tiền cưới, buổi tiệc dành cho cô dâu), hạn chế dinh dưỡng, yêu cầu bài hát, phân bàn (bản vẽ ngồi vị 1, vị 2, vị 3 và vị 4), và thẻ cảm ơn (đính hôn, tiệc tiền cưới, hoặc đám cưới? đã viết? đã gửi?).

Thưởng thức thêm: Khi bạn cũng sử dụng Slack để trò chuyện với đội cô dâu (#vest-cô-dâu, #tóc-trang điểm, #đâu-gì-khi-nào, kênh riêng #lúc-nào-để-phàn-nàn-về-cô-dâu), việc có liên kết Airtable để ghim trong mỗi kênh thật tuyệt.

Có phải quá nhiều không? Có lẽ. Nhưng những thảm họa nhỏ trong ngày (thanh toán địa điểm bị lạc, bánh gato giao nhầm địa chỉ) không thể so sánh với ứng dụng của tôi. Ngay cả khi đó, mọi thứ diễn ra trước lịch trình. Tôi sẽ chọn công cụ quản lý luồng công việc hơn là đôi giày thủy tinh vào bất kỳ ngày nào. - Kimberly Chua, Người sản xuất Kỹ thuật số quản lý

Trello để Theo dõi Việc Vệ sinh trong Nhà

Bạn phải có tổ chức để gọi, lưu trữ, kiểm tra và gửi lại tất cả các thiết bị mà Phòng thử nghiệm Gadget kiểm tra cho nhiều câu chuyện đồng thời. Nhưng những nhiệm vụ đó nhạt nhòa so với các nhiệm vụ hành chính và lao động thủ công cần thiết để duy trì hai đứa trẻ nhỏ, hai người lớn và một chú chó khỏe mạnh, được ăn uống và mặc quần áo (hoặc không, tùy vào tình hình) mỗi ngày.

Một ngày sau giờ làm việc, chồng tôi thể hiện sự không hài lòng với sự lộn xộn trong bếp, và tôi bắt đầu tự hỏi liệu anh ấy có thể đã không hiểu hoàn toàn được cách công việc nhà được phân phối không công bằng. Vì vậy, tôi đã sử dụng hệ thống giống như cách tôi sắp xếp trang thiết bị của mình. Tôi đã tạo ra một bảng Trello, với công việc hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

Trello sử dụng một hệ thống quản lý công việc đơn giản được gọi là Kanban, cho phép bạn kéo và thả thẻ nhiệm vụ từ một ngăn xếp cần làm, sang một ngăn đang tiến hành, đến một ngăn đã hoàn thành. Không giống như Airtable, cho phép bạn nhập một lượng lớn dữ liệu mà bạn có thể sắp xếp vô hạn, các bảng Trello được thiết kế đơn giản một cách cố ý. Quan trọng nhất, chúng cũng cho phép bạn theo dõi mọi người đang làm gì vào bất kỳ thời điểm nào.

Tôi bắt đầu với các công việc hàng ngày, như đưa chó đi dạo và dọn dẹp đồ chơi sau khi các em nhỏ đã đi ngủ. Tôi tạo nhãn cho các công việc đòi hỏi các công việc phụ, giống như việc nấu ăn cũng bao gồm việc lập kế hoạch bữa ăn, đi mua hàng và rửa chén. Tôi đính kèm bảng tính vào các thẻ, như một danh sách đóng gói cho các buổi học bơi hàng tuần, và thêm ghi chú, như thông tin liên lạc của người giữ trẻ của chúng tôi. Cuối cùng, tôi ghim những bức ảnh nhỏ của chúng tôi lên những công việc mà mỗi người chịu trách nhiệm.

Tuy nhiên, tôi không thể khuyến nghị việc sử dụng phần mềm giảng giải một cách giận dữ như một phương pháp để giải quyết mâu thuẫn hôn nhân. Khi tôi mời anh ấy tham gia bảng, chồng tôi đăng nhập, nhìn vào số thẻ có bức ảnh nhỏ của tôi so với anh ấy và thở dài. Nếu anh ấy không phải là một người nhẹ nhàng, chúng tôi có thể đã rơi vào một cuộc chiến Trello làm thẻ trong nhà—Tôi đoán “Làm Thuế” thực sự yêu cầu một số công việc phụ—nhưng anh ấy từ chối nhìn vào bảng một lần nữa. Tôi đã khiến anh ấy nấu cơm một hoặc hai lần một tuần theo cách cũ—bằng cách nói chuyện, thay vì. —Adrienne So, Nhà văn cấp cao

Lịch Google cho việc Lên Kế Hoạch Chiến Tranh

Bạn trai và tôi sử dụng Lịch Google để lên kế hoạch cho các cuộc chiến hàng tháng. Đây không phải là những buổi kiểm tra mối quan hệ nhẹ nhàng. Tôi đang nói về những trận cãi nhau chân thành, không kiêng nể cảm xúc.

Không phải là chúng tôi là những người hay cãi nhau — hoàn toàn ngược lại. Anh ấy và tôi đều có tính cách hòa nhã, hòa đồng như những người giáo viên trại hè. Vì vậy, khi anh ấy nghĩ rằng tôi nói một điều gì đó cụt ngủn, hoặc nếu tôi nghĩ rằng anh ấy không làm công việc nhà đúng mức, chúng tôi có khả năng im lặng hơn là gây xao lộn. Thực ra, chúng tôi cố gắng hòa bình đến mức cực kỳ, đến mức chúng tôi từng giữ những vấn đề trong mối quan hệ suốt tháng, chỉ để chúng tái xuất hiện một cách mãnh liệt.

Vì vậy, nếu hai con người không thể tin cậy để khởi xướng mâu thuẫn, tại sao không giao trách nhiệm đó cho bộ ứng dụng văn phòng của Google?

Đây là những quy tắc của GCal Fight Club: Chúng tôi tự động hóa sự kiện để lặp lại hàng tháng. Chúng tôi không được phép đổi lịch. Chúng tôi là những khách mời duy nhất.

Khi cảnh báo sáng lên trên điện thoại của chúng tôi, chúng tôi cam đoan với nhau rằng chúng tôi đang không đồng ý từ một nơi tôn trọng và nhấn mạnh vào tầm quan trọng của sự bất hòa cần thiết trong mối quan hệ lành mạnh. Chúng tôi ngồi đối diện nhau trên bàn ăn. Anh ấy thở sâu vào; tôi buộc tóc của mình. Chúng tôi bắt đầu. —Pia Ceres, Nhà sản xuất Web

Một Trình soạn thảo lập trình cho Việc Viết

Tôi đã dành nhiều năm để tìm kiếm ứng dụng ghi chú hoàn hảo. Tôi đã sử dụng Google Notebook một thời gian, nhưng Google đã ngừng hoạt động vào năm 2011. Tôi đã thử Notational Velocity, nhưng muốn có cấu trúc hơn. Tôi thử Evernote, nhưng lo lắng nó sẽ gặp phải số phận giống như Google Notebook. Cuối cùng, tôi đã tìm thấy nó ở nơi ít ngờ đến nhất: Microsoft Visual Studio Code, một trình soạn thảo mã nguồn cho các lập trình viên.

Các “quản lý tệp” được tích hợp vào hầu hết các trình soạn thảo mã như VS Code giúp việc sắp xếp ghi chú trở nên đơn giản. Tôi thích có một thư mục cho các bài viết mà tôi đang làm việc tích cực và một thư mục riêng cho các bài viết đã hoàn thành. Trong những thư mục đó, tôi tạo một thư mục cho mỗi sổ ghi chú với bản nháp, ghi chú và bất kỳ tài nguyên bổ sung nào như bản công bố báo chí, tất cả được tổ chức tại một nơi duy nhất. Khi cần tham khảo những ghi chú đó, tôi có thể mở chúng trong các tab, giống như trong trình duyệt web, hoặc dễ dàng hiển thị hai tệp văn bản cạnh nhau. Khi tôi hoàn thành một câu chuyện, tôi chỉ cần kéo nó từ thư mục hoạt động sang thư mục cũ.

Tôi biết bạn đang nghĩ gì, nhưng trình soạn thảo mã thực sự không phức tạp như vậy. Bạn không cần phải là lập trình viên để sử dụng nó. Trên thực tế, có lẽ nó sẽ tiết kiệm bạn một chút công việc công nghệ sau này. Các chương trình như Evernote, Microsoft OneNote và Google Keep lưu trữ ghi chú của bạn trong một cơ sở dữ liệu. Nếu ứng dụng được dựa trên cơ sở dữ liệu của bạn bị ngừng, như Google Notebook đã từng, hoặc nếu công ty sở hữu nó mất tất cả dữ liệu của bạn, như Microsoft gần như đã làm với dữ liệu T-Mobile Sidekick vào năm 2009, bạn sẽ phải tự tìm cách di chuyển sao lưu của mình vào một ứng dụng mới. Nhưng khác với các ứng dụng ghi chú phức tạp, trình soạn thảo mã lưu trữ mọi thứ trong các tài liệu văn bản thuần túy mà bạn có thể mở trên gần như mọi thiết bị. Dù sau hàng thập kỷ khi ứng dụng ghi chú hoặc chương trình xử lý văn bản ưa thích của bạn đã bị lãng quên, có lẽ bạn vẫn có thể mở những tệp văn bản thuần túy đó. Cần truy cập chúng trên điện thoại? Chỉ cần đồng bộ chúng với Dropbox, Google Drive hoặc bất kỳ dịch vụ sao lưu đám mây khác mà bạn thích. Ngoài ra, việc sử dụng trình soạn thảo mã sẽ khiến bạn trở nên giống như một hacker, và bạn sẽ nhận được điểm cool thêm vì điều đó. —Klint Finley, Nhà văn đóng góp

Một Ứng dụng Hẹn hò để Tìm Việc

Điều đó đã xảy ra với người bạn của tôi: Cô ấy đang tìm kiếm tình yêu trên một ứng dụng hẹn hò có tên The League và đang trò chuyện với một chàng trai dễ thương, nhưng trước khi cô biết, anh chàng bắt đầu nói về tiềm năng để họ cùng nhau hợp tác trong công việc. Cuộc trò chuyện của họ kết thúc với anh chàng hỏi, “bao giờ bạn nghĩ về việc sử dụng công ty mới của tôi để triển khai tự động hóa trong doanh nghiệp của bạn? haha.” Điều này có vẻ hợp lý—The League xem xét hồ sơ Facebook và LinkedIn của mỗi người dùng trước khi chấp nhận họ, và ứng dụng này trình bày công việc hiện tại của người đó dưới tên của họ trong hồ sơ của họ. Danh tính và sự nghiệp: điều chỉnh. Nhiều người bạn ở San Francisco đã kể cho tôi về các tương tác tương tự trên The League, nơi cuộc trò chuyện bất ngờ chuyển hướng về mục tiêu nghề nghiệp. Amanda Bradford, CEO của The League, hoàn toàn ủng hộ sự thay đổi này. Cô ấy nói rằng nhiều người dùng đã viết thư cho họ kể về các buổi hẹn đã biến thành các mối hợp tác kinh doanh thay vì mối quan hệ lãng mạn, và họ đã cập nhật thêm tính năng “Nhóm” của họ để bao gồm một nhóm Nhà đầu tư thiên thần toàn cầu, nơi mà nhiều doanh nhân đã tìm được nguồn vốn cho dự án của họ. Đó là sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tuyệt vời; một kết hợp đúng nghĩa giữa kinh doanh và niềm vui. Người bạn cùng này đã trải qua một cuộc hẹn, ban đầu không gặp nhiều may mắn về mặt lãng mạn (hãy tưởng tượng nụ cười nhỏ và quá nhiều ánh nhìn vào đồng hồ), nhưng đột nhiên họ thắng lợi khi cô ấy đề cập đến mục tiêu nghề nghiệp. Cuộc hẹn của họ thậm chí kết thúc với việc trao đổi sơ yếu lý lịch. “Tôi không tức giận về điều đó,” người bạn nói, “Nó cảm giác như một buổi phỏng vấn mô phỏng tự nhiên kết quả là cải thiện kỹ năng phỏng vấn thực tế của tôi.” Cặp đôi vẫn chia sẻ bài viết Vào Lập Kế Hoạch Sự Nghiệp Của Bạn! đến ngày nay. —Stephanie Cher, Trợ lý hoạt động biên tập

Sử dụng Google Sheets để Tạo Danh sách Phát Spotify

Vợ tôi đã xử lý việc lên kế hoạch cho đám cưới hai phần của chúng tôi với sự bình tĩnh đến nỗi khi cô ấy yêu cầu tôi tạo danh sách phát cho bữa tiệc tiếp đón của chúng tôi, và tôi sắp xếp nhạc từ vui nhộn đến nhẹ nhàng qua năm món ăn trong bữa ăn tối kéo dài bốn giờ, tôi cảm thấy bắt buộc phải bắt chước sự duyên dáng của cô ấy. Dĩ nhiên rồi. Hiểu rồi, tôi nói. Tin tưởng vào tôi! Tôi cảm thấy áp lực rất lớn. Top 40, hay các bài hát yêu thích cá nhân? “Maybe I’m Amazed”? “Butterfly Kisses”? “Don’t Stop Believing”? Barry White? Tôi ngay lập tức gọi điện cho một người bạn. Yêu cầu anh ta đảm nhận công việc. Anh ta nói tôi điên rồ. Nói với anh ta tôi sẽ trả tiền cho anh. Vẫn không đồng ý. Nói với anh ta anh ta không được mời dự đám cưới và treo máy. Gửi cho anh ta một tin nhắn: JK.

Anh ấy đề xuất tạo danh sách phát trên Spotify, tất nhiên là vậy, nhưng việc tìm kiếm từng bài hát và thêm chúng vào danh sách phát một cách riêng lẻ là điều hoàn toàn điên rồ: Để sắp xếp bốn giờ nhạc, tôi sẽ cần phải dành một ngày, ít nhất là, để chọn lựa một cách có hệ thống từng bài hát. Ngoài ra, gu âm nhạc của tôi — metalcore, pop punk, symphonic — không tương thích với khán giả của chúng tôi. Tôi gửi thông điệp đến bạn bè yêu cầu mười bài hát yêu thích của họ. Cộng với vài bài từ vợ tôi, tôi sớm có 80 tên bài hát mà tôi dán vào Google Sheets. Thay vì lang thang qua mỗi album và mỗi bài hát để tìm những gì tôi đang tìm kiếm, thay vì tìm kiếm từng bài hát riêng lẻ, tôi sao chép và dán các danh sách được cung cấp bởi bạn bè vào Google Sheets. Sau đó, nhờ vào Zapier, một công cụ tự động trực tuyến mà tôi đã sử dụng để lập trình nhiệm vụ, mỗi hàng bảng tính mới hoặc được cập nhật đã tạo ra một danh sách phát cưới tương ứng trên Spotify. Quá trình này không mất nhiều thời gian. Tôi đã cùng bạn bè nâng cốc. Tôi trông đợi đám cưới của mình. Tôi nói với vợ tôi rằng tôi đang làm việc chăm chỉ trên danh sách phát trong khi tôi tìm kiếm một bức ảnh ngượng ngùng của cô ấy cho bìa danh sách phát. Nó có hình một con khủng long. —Kenneth R. Rosen, nhà văn đóng góp

Thêm Câu Chuyện Về Cách Chúng Ta Làm Việc

• Đèn! Camera! Cuộc họp! Video hội nghị được cải tiến
• Silicon Valley Đã Huỷ Hoại Văn Hóa Làm Việc
• Chỉ Sự Hạnh Phúc ở Nơi Làm Việc Không Đủ
• Khi Trí Tuệ Nhân Tạo Không Thể Thay Thế Một Người Lao Động, Nó Sẽ Theo Dõi Họ Thay Thế