Cách sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel

Hàm COUNTIFS là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến trong Excel. Tuy nhiên, đối với nhiều người, việc làm quen ban đầu với hàm này có thể gặp một số khó khăn. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm COUNTIFS để đếm có điều kiện và cách áp dụng các hàm đếm khác trong Excel, Mytour sẽ hướng dẫn chi tiết trong bài viết sau. Mời bạn tham khảo!

Giới thiệu về hàm COUNTIFS trong Excel

Trước khi đi vào cách sử dụng hàm COUNTIFS, chúng ta cần hiểu rõ về tính năng của nó. Hàm COUNTIFS được sử dụng để đếm số lần xuất hiện của các điều kiện được thiết lập trong các phạm vi cụ thể của bảng tính.

Có thể nói rằng, COUNTIFS là bước nâng cao so với COUNTIF. Trong khi COUNTIF chỉ đếm các ô dữ liệu trong một phạm vi với một điều kiện duy nhất, COUNTIFS có khả năng đếm các ô thỏa mãn nhiều điều kiện khác nhau cùng một lúc, bao gồm cả trong cùng phạm vi hoặc các phạm vi khác nhau.

Trong Excel, COUNTIFS được sử dụng để:

• Đếm số lượng ô dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện khác nhau. 
• Tạo các công thức tính toán chuyên nghiệp và nhanh chóng.
• Kết hợp với các hàm khác trong Excel để tăng hiệu suất công việc. 

Cú pháp và cách sử dụng hàm COUNTIFS

Cú pháp và cách dùng hàm COUNTIFS là: 

Cú pháp của hàm COUNTIFS

Cú pháp hàm COUNTIFS là:

=COUNTIFS(phạm_vi_điều_kiện1, điều_kiện1, [phạm_vi_điều_kiện2, điều_kiện2], …)

Trong đó: 

• criteria_range1: Đây là phần bắt buộc trong hàm, dùng để xác định phạm vi mà bạn muốn đếm, có thể chứa số, một mảng dữ liệu hoặc tham chiếu chứa số.
• criteria1: Đây là thành phần cần thiết trong hàm, là điều kiện mà ô cần phải đáp ứng trong criteria_range1. 
• criteria_range2: Đây là phần không bắt buộc trong hàm, được dùng để chỉ định vùng dữ liệu cần đếm thứ hai.
• criteria2: Tương tự, phần này chỉ xuất hiện nếu bạn sử dụng criteria_range2 vì nó là điều kiện của vùng dữ liệu thứ hai cần đếm ô.

Khi sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel, bạn không cần phải nhớ cú pháp trên mà Excel sẽ tự động hiển thị từng đối số khi bạn nhập tên hàm này.

Lưu ý: 

• Bạn có thể dùng COUNTIFS để đếm các ô thỏa mãn 1 điều kiện trong một phạm vi nhất định hoặc nhiều điều kiện kèm theo nhiều vùng dữ liệu. Trong trường hợp thứ hai, hàm sẽ chỉ đếm các ô thỏa mãn tất cả điều kiện được chỉ định. 
• Mỗi vùng dữ liệu bổ sung cần có số hàng và số cột tương đồng với phạm vi dữ liệu ban đầu – tức là đối số criteria_range1. Tuy nhiên, chúng không nhất thiết phải liền kề nhau. 
• Hàm COUNTIFS có thể đếm tối đa 127 vùng dữ liệu.
• COUNTIFS tự động xử lý vùng được chỉ định là ô trống là 1 giá trị bằng 0. 
• Bạn có thể dùng các ký tự đại diện như dấu sao (*) và dấu chấm hỏi (?) khi sử dụng COUNTIFS.

Cách sử dụng hàm COUNTIFS

Để hiểu rõ hơn cách dùng hàm COUNTIFS, bạn có thể tham khảo ví dụ sau: 

Trường hợp 1

Chẳng hạn, bạn đang làm việc trong một công ty sản xuất và phân phối nhiều loại sản phẩm khác nhau (áo, quần) và cần đếm số loại áo đã xuất đi với điều kiện là số lượng lớn hơn 40 chiếc. Để làm điều này, bạn nhập công thức sau vào ô tham chiếu và nhấn Enter để xem kết quả: 

=COUNTIFS(B3:B8,”Áo”,D3:D8,”>40″)

Trong trường hợp này, hàm sẽ làm việc như sau:

• Phạm vi tham chiếu 1: Từ ô B3 đến ô B8.
• Điều kiện cần đáp ứng trong phạm vi tham chiếu 1: Có từ “Áo”.
• Phạm vi tham chiếu 2: Từ ô D3 đến ô D8.
• Điều kiện cần đáp ứng trong phạm vi tham chiếu 2: > 40.

=> Vậy nên, ô sẽ được đếm nếu thỏa đồng thời cả 2 điều kiện trên. Kết quả cuối cùng sẽ là 2 (bao gồm các sản phẩm áo từ khu vực Nam và Bắc). 

Trường hợp 2

Bạn muốn đếm số loại hàng đã được xuất đi sau ngày 20/5/2021 với giá trị trên 5 triệu đồng. Cú pháp đếm sẽ là: 

=COUNTIFS(E3:E8,”>=5000000″,F3:F8,”>20/05/2021″)

Hàm này có nghĩa là: 

• Vùng tham chiếu 1: Từ ô E3 đến ô E8.
• Điều kiện cần đáp ứng để đếm trong vùng tham chiếu 1: Có giá trị lớn hơn hoặc bằng 5000000.
• Vùng tham chiếu 2: Từ ô F3 đến ô F8.
• Điều kiện cần đáp ứng để đếm trong vùng tham chiếu 2: Từ ngày 20/05/2021 trở đi

=> Như vậy, ô được đếm sẽ phải đáp ứng đồng thời 2 điều kiện trên. Sau khi bạn nhấn Enter, kết quả sẽ là 2 (bao gồm: Quần ở miền Bắc và Áo ở miền Nam).

Trường hợp 3

Hãy đếm loại quần có số lượng nằm trong khoảng từ 40 – 80 cái đã được xuất trước thời gian 31/5/2021.  Với cách dùng hàm COUNTIFS, bạn gõ cú pháp sau vào ô tham chiếu rồi nhấn Enter để nhận kết quả:

=COUNTIFS(B3:B8,”Quần”,D3:D8,”>=40″,D3:D8,”<=80″,F3:F8,”<31/05/2021″)

Hàm này có nghĩa là: 

• Vùng tham chiếu 1: Từ ô B3 đến ô B8.
• Điều kiện cần đáp ứng để đếm trong vùng tham chiếu 1: Có chữ “Quần”.
• Vùng tham chiếu 2: Từ ô D3 đến ô D8.
• Điều kiện cần đáp ứng để đếm trong vùng tham chiếu 2: Nằm trong khoảng 40 – 80.
• Vùng tham chiếu 3: Từ ô F3 đến ô F8.
• Điều kiện cần đáp ứng để đếm trong vùng tham chiếu 3: Trước ngày 31/5/2021.

Như vậy, ô được đếm được sẽ phải đáp ứng đồng thời 3 điều kiện trên. Sau khi nhấn Enter, kết quả cuối cùng sẽ là 1 vì chỉ có 1 mặt hàng đáp ứng được, đó là: Áo ở miền Bắc.

Một số hàm đếm khác trong Excel

Ngoài cách sử dụng hàm COUNTIFS, bạn có thể xem xét một số hàm đếm khác trong Excel như sau: 

Các loại hàm đếm trong Excel

Trong Excel có 5 loại hàm đếm được sử dụng trong các trường hợp khác nhau, cụ thể là:

• Hàm COUNT: Đếm số lượng ô trong bảng tính có chứa số. 
• COUNTIF: Đếm số lượng ô trong bảng tính đáp ứng một điều kiện.
• COUNTIFS: Chúng ta đã biết cách sử dụng hàm COUNTIFS qua hướng dẫn trên, đây là hàm đếm các ô đáp ứng đồng thời nhiều điều kiện.
• COUNTA: Đếm số lượng ô không rỗng trong bảng tính Excel.
• COUNTBLANK: Đếm số lượng ô trống trong bảng tính Excel.

Hàm đếm có điều kiện

COUNTIF và COUNTIFS là 2 hàm đếm có điều kiện. Trong đó, COUNTIFS là hàm tiên tiến hơn COUNTIF vì COUNTIF chỉ đếm các ô thỏa mãn duy nhất một điều kiện, trong khi COUNTIFS cho phép bạn kết hợp nhiều điều kiện khác nhau.

Phần trên đã giới thiệu về cách sử dụng hàm COUNTIFS, phần này sẽ tập trung vào hàm COUNTIF: 

Cú pháp: =COUNTIF(phạm vi, điều kiện)

Trong đó: 

• Range: Vùng tham chiếu cần đếm.
• Criteria: Điều kiện cần đáp ứng để đếm. 

Ví dụ: Bạn cần thống kê số lượng sản phẩm có số lượng tồn trên 150 trong bảng tính dưới đây. Khi đó, cú pháp sẽ là: 

=COUNTIF(C2:C11,”>150″)

Có 8 ô đáp ứng điều kiện này nên kết quả sẽ là 8. 

Lưu ý: 

• Bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện như dấu chấm hỏi (?) sẽ đại diện cho 1 ký tự bất kỳ còn dấu sao (*) đại diện cho nhiều ý tự bất kỳ. 
• Để tìm các điều kiện là dấu sao hoặc dấu chấm hỏi, bạn thêm vào trước đó dấu ~ (Chẳng hạn như “~?”, “~*”).
• Hàm COUNTIF trong Excel không có sự phân biệt giữa chữ hoa với chữ thường. 

Hàm đếm ô không trống COUNTA

Không giống với cách dùng hàm COUNTIFS hay COUNTIF, hàm COUNTA được sử dụng để đếm những ô trong bảng tính chứa chuỗi hoặc số – tức là các ô không bị bỏ trống trong một phạm vi được chỉ định đếm. 

Công thức sẽ là: 

=COUNTA(value1, value2,…)

Trong đó, value1, value2 là các ô hoặc vùng cần đếm. Trong hàm COUNTA, số ô tối đa có thể đếm từ 255. 

Chẳng hạn như: Bạn cần biết số lượng sinh viên đã làm bài tập vào trong bảng thống kê dưới đây. Được biết, các bạn đã làm và nộp bài đầy đủ là những bạn có gắn liên kết bài tập ở cột “Link bài tập đã nộp”.

Nhập công thức: =COUNTA(C2:C15) vào ô F2 để biết có 6/14 bạn đã nộp bài.

Đếm ô trống với hàm COUNTBLANK

COUNTBLANK đếm số ô trống trong phạm vi dữ liệu đã xác định, khác với COUNTIFS, COUNTIF, và thậm chí là COUNTA.

Cú pháp của hàm COUNTBLANK là: =COUNTBLANK(range)

Trong đó, range là phạm vi dữ liệu cần đếm số ô trống. 

Ví dụ: Trong bảng dưới đây, để biết số sinh viên chưa làm bài tập (các ô trong cột C chưa có dữ liệu), bạn sử dụng công thức: =COUNTBLANK(C2:C15). 

Do kết quả đếm dưới đây, có 8/14 bạn chưa nộp bài tập. 

Những điều cần biết khi sử dụng hàm đếm trong Excel

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm đếm:

• Hàm COUNTIF không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Ví dụ, các ô “học”, “HỌC” hay “Học” sẽ được đếm như nhau.
• Khi sử dụng COUNTIFS và COUNTIF, bạn có thể sử dụng các ký tự đặc biệt như dấu sao (*) và dấu hỏi (?). Dấu hỏi (?) đại diện cho một ký tự, dấu sao (*) đại diện cho chuỗi ký tự bất kỳ. 
• Để tìm kiếm dấu sao hay dấu hỏi, bạn cần thêm ký tự sóng (~) ở phía trước.
• Khi đếm văn bản, hãy đảm bảo rằng dữ liệu không có khoảng trắng thừa.
• Bạn có thể đặt tên cho một vùng dữ liệu để sử dụng với hàm COUNTIF. Để đặt tên, chọn vùng dữ liệu > Chuột phải > Define Name > Nhập tên > OK.
• Tên vùng có thể sử dụng trong cùng một sheet hoặc giữa các sheet khác nhau, miễn là các sheet đó được mở. 

Kết luận

Qua bài viết này, ngoài cách sử dụng COUNTIFS, Mytour đã chia sẻ thêm một số hàm đếm khác trong Excel để bạn có thể tham khảo và áp dụng tùy vào từng trường hợp cụ thể. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và đừng quên chia sẻ để mọi người cùng tham khảo nhé!