Cách sử dụng hàm Rank trong Excel để xếp hạng một cách nhanh chóng và dễ dàng

Xếp hạng trong Excel sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với hàm Rank. Đây là công thức mang lại hiệu quả cao trong việc thống kê dữ liệu hay báo cáo về số lượng, sản phẩm,... Bài viết này sẽ chỉ dẫn bạn cách sử dụng hàm này để phân chia thứ hạng một cách nhanh chóng và đơn giản nhất trên bảng tính.

Hàm Rank được dùng để xác định thứ hạng của các giá trị trong một dãy dữ liệu hay biểu đồ một cách chính xác, từ thấp đến cao hoặc ngược lại, tùy theo yêu cầu cụ thể. Hàm này thực hiện chức năng tương tự như Sort, giúp sắp xếp dữ liệu nhưng dễ quản lý và hiệu quả hơn.

Dưới đây là những lợi ích thiết thực mà hàm Rank mang lại trong công việc:

• Hàm Rank là một công cụ linh hoạt và hữu ích trong Excel, giúp xếp hạng số liệu một cách chính xác, tin cậy và nhanh chóng.

• Khi xử lý các bộ dữ liệu lớn, việc sử dụng hàm này sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể. Bạn chỉ cần nhập công thức và thiết lập các tham số cần thiết, hệ thống sẽ tự động xử lý mọi thứ.

• Việc áp dụng hàm Rank giúp nâng cao tính khách quan và minh bạch trong việc so sánh hiệu suất, kết quả và đánh giá.

• Hàm cũng có khả năng phát hiện các xu hướng và mô hình tiềm ẩn, từ đó nâng cao khả năng phân tích dữ liệu và đề xuất những chiến lược, giải pháp phù hợp.

Cách sử dụng hàm Rank để xếp hạng trong Excel có cú pháp như sau:

Trong đó: 

• Number: Là giá trị mà người dùng muốn xác định thứ hạng trong tập hợp đã chọn. 

• Ref: Là vùng dữ liệu chứa các giá trị mà bạn muốn biết thứ hạng. Hệ thống hàm sẽ tự động bỏ qua các giá trị không nằm trong vùng này.

• Order: Là kiểu sắp xếp có thể là tăng dần hoặc giảm dần theo yêu cầu của người sử dụng.

Nếu tham số Order bằng 0 hoặc không được chỉ định, giá trị sẽ được sắp xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp. Ngược lại, nếu Order bằng 1, giá trị sẽ được xếp hạng từ thấp lên cao.

Hàm xếp thứ tự trong Excel có thể thực hiện việc sắp xếp từ cao xuống thấp hoặc từ thấp lên cao. Mỗi phương pháp xếp hạng yêu cầu các thao tác khác nhau để thực hiện.

Giả sử có bảng dữ liệu về điểm trung bình của học sinh. Người dùng muốn sắp xếp thứ hạng của học sinh bằng cách sử dụng hàm Rank với các bước như sau:

• Bước 1: Người dùng nhập công thức =RANK(C3,$C$3:$C$9,0) vào ô đầu tiên của cột cần xếp hạng.

+ C3 là Number, tức là giá trị điểm trung bình mà bạn muốn xác định thứ hạng trong bảng tính.

+ $C$3:$C$9 là Ref, vùng điểm số mà bạn muốn sử dụng làm tham chiếu, kéo dài từ C3 đến C9 và nhấn F4 để cố định vùng dữ liệu. 

+ 0 là Other, biểu thị kiểu sắp xếp theo thứ tự giảm dần (người có điểm trung bình cao nhất sẽ đứng hạng 1).

• Bước 2: Sau khi nhập xong hàm vào ô xếp hạng, bạn nhấn Enter để hệ thống trả về kết quả là 6. Điều này có nghĩa là Trần Hoàng Anh xếp hạng thứ 6 với điểm trung bình 5.

• Bước 3: Để hiển thị tất cả thứ hạng của các học sinh khác, di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới ô chứa kết quả. Khi thấy dấu cộng xuất hiện, giữ chuột và kéo xuống hết danh sách.

• Bước 4: Kết quả sẽ xuất hiện trên màn hình sau khi thực hiện xong các bước.

Nếu bảng dữ liệu có các số trùng lặp, các số này sẽ có cùng thứ hạng, ảnh hưởng đến thứ hạng tiếp theo. Ví dụ, nếu số 8.666667 xuất hiện hai lần, thì hai học sinh sẽ cùng đứng ở hạng 1. Kết quả là khi có điểm 8 ở hạng tiếp theo, hạng sẽ bị ảnh hưởng và trở thành hạng 4.

Khi sử dụng hàm xếp thứ tự trong Excel từ thấp đến cao, thứ tự sẽ bị đảo ngược. Nghĩa là, điểm số cao sẽ có vị trí thấp hơn và ngược lại. Theo quy định, order = 1 khi áp dụng hàm này trong Excel.

• Bước 1: Tại ô đầu tiên cần xếp hạng trong bảng, bạn nhập công thức =RANK(C3,$C3:$C9,1).

• Bước 2: Nhấn Enter để hệ thống trả về kết quả. Theo đó, bạn Trần Hoàng Anh với 5 điểm sẽ được xếp hạng 2 từ dưới lên thay vì thứ hạng 6 từ trên xuống.

• Bước 3: Cuối cùng, bạn di chuyển chuột đến góc dưới bên phải ô chứa kết quả đầu tiên, giữ chuột và kéo xuống hết danh sách để hiển thị thứ hạng cho toàn bộ dữ liệu.

Ngoài việc sử dụng hàm Rank trong Excel, còn có các công cụ sắp xếp dữ liệu phổ biến khác như hai hàm biến thể RANK.AVG và RANK.EQ.

RANK.EQ là viết tắt của RANK Equal. Cách tính của hàm này tương tự như hàm RANK. Khi tham chiếu có nhiều giá trị trùng lặp, các giá trị này sẽ được gán cùng một thứ hạng theo mặc định. Điều này có nghĩa là hai giá trị cùng hạng sẽ được xếp vào cùng một thứ hạng làm tròn, và điều này có thể ảnh hưởng đến các thứ hạng tiếp theo.

• Công thức của hàm xếp hạng RANK.EQ:  =RANK.EQ(number, ref, [order]).

Number, Ref, Other là các thành phần tương ứng với những yếu tố trong hàm RANK.

RANK.AVG, hay còn gọi là RANK.Average, là một công cụ xếp hạng trong Excel, nhưng kết quả mà nó trả về hoàn toàn khác so với hàm RANK. Hàm này sẽ cung cấp thứ hạng trung bình thay vì thứ hạng giống như vị trí của nó, đặc biệt khi tham chiếu có nhiều giá trị trùng lặp. Nghĩa là RANK.AVG sẽ tính trung bình cho thứ hạng nếu có sự đồng dạng.

• Công thức tính hàm xếp hạng RANK.AVG: =RANK.AVG(number, ref, [order])

Các thành phần Number, Ref, Other có vai trò tương đương với các yếu tố trong hàm xếp hạng RANK.

Ví dụ, nếu áp dụng hàm xếp hạng RANK.AVG cho bài toán trên, bạn cần nhập công thức =RANK.AVG(C3,$C$3:$C$9,0).

Trong bảng tính, giá trị điểm trung bình là 9, với Thái Bảo và Hoàng Mẫn xuất hiện hai lần. Nếu sử dụng RANK.AVG để xếp thứ hạng từ cao xuống thấp, kết quả sẽ có thêm 0,5 đằng sau.

Tóm lại, hai hàm RANK.AVG và RANK.EQ có cú pháp tương tự như hàm RANK, nhưng khác nhau ở cách sử dụng. Bạn có thể linh hoạt chọn một trong hai hàm tùy theo nhu cầu của mình.

Hàm Rank giúp người dùng xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, có một số điểm quan trọng bạn cần lưu ý khi xếp hạng dữ liệu bằng hàm này trong Excel:

• Nếu có hai giá trị giống nhau trong tham chiếu, hàm RANK sẽ mặc định cho chúng cùng một thứ hạng, ảnh hưởng đến các thứ hạng tiếp theo.

• Hàm RANK hoạt động với các giá trị như số 0, số âm, số dương, cũng như giá trị ngày và giờ. Nó sẽ bỏ qua các giá trị không phải số trong tham chiếu Ref.

• Nếu không tìm thấy giá trị số trong tham chiếu Ref, hàm sẽ trả về lỗi.

• Hàm Rank trả về một số nguyên bắt đầu từ 1 để chỉ vị trí của giá trị trong danh sách, với thứ hạng 1 là giá trị lớn nhất. Các giá trị trùng lặp sẽ có cùng thứ hạng.

• Hàm được dùng để sắp xếp bảng tính theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Nếu không chỉ định thứ tự, hàm sẽ mặc định xếp theo thứ tự giảm dần.

• Để bỏ qua các giá trị trùng lặp, bạn cần dùng tham số thứ ba của hàm Rank với giá trị bằng 0.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng hàm Rank trong Excel để xếp hạng nhanh chóng và đơn giản. Người dùng có thể dễ dàng nắm bắt và thao tác để hoàn tất việc xếp hạng các giá trị trong bảng tính, phục vụ hiệu quả cho công việc báo cáo và thống kê.