Cách Sử Dụng Lịch Trình Đặt Khối để Cải Thiện Luồng Công Việc Của Bạn

Trong trung học, các ngày của chúng ta được lên lịch theo các khối. Tôi chẳng bao giờ tuân thủ.

Tuy nhiên, hệ thống lịch trình đặt khối, đôi khi được sử dụng trong các chương trình trung học hoặc trung học như một định dạng thay thế giống như các khóa học đại học, là một cách hiệu quả và có mục đích để cấu trúc ngày làm việc mà vẫn để lại sự linh hoạt cho những điều không mong muốn.

Lịch trình đặt khối là một biến thể của hệ thống năng suất đã được kiểm chứng thời gian, được biết đến với tên gọi là Phương pháp Pomodoro—trong đó các ngày được chia thành các đợt, hoặc các khối thời gian 20 phút, với thời gian nghỉ 5 phút giữa các nhiệm vụ. Lịch trình đặt khối tương tự. Nó có thể tổ chức ngày của bạn thành các khối hoạt động cho cả mục tiêu lớn (việc đi chợ, việc nhà, sáng tạo ý tưởng) và các công việc cụ thể (trả lời email, viết ghi chú ngắn). Nhưng lịch trình đặt khối cũng cung cấp sự linh hoạt để đổi chỗ các khối, sắp xếp lại chúng nếu có tình huống khẩn cấp xuất hiện hoặc một công việc mất ít thời gian hơn so với dự kiến. Phương pháp này được sử dụng bởi doanh nhân và chuyên gia công nghệ như Jack Dorsey, người sáng lập Twitter và Square, mặc dù vẫn còn tranh cãi về loại khối nào hoạt động tốt nhất và liệu việc tuân thủ chặt chẽ lịch trình có cần thiết để duy trì hiệu suất làm việc.

Tại sao lịch trình đặt khối hiệu quả? Nó thúc đẩy công việc tập trung, như lập trình, học tập, nghiên cứu, hoặc viết đề xuất kinh doanh, trong khi để lại những công việc không quan trọng hơn cho sau.

Đây là một phương pháp năng suất không đòi hỏi bất kỳ ứng dụng di động hoặc web đặc biệt nào (mặc dù có nhiều) và hoạt động tốt trên bất kỳ lịch tay hoặc số nào bạn đang sử dụng. (Nếu bạn không sử dụng lịch—làm thế nào vậy?!) Tải ứng dụng khác—đăng ký, tạo hồ sơ, nghịch ngợm với cài đặt, nhận tất cả những bản tin và thông báo phiền toái đơn giản là công việc bận rộn mà thôi.

Những Khái Niệm Cơ Bản

Trước khi bắt đầu lịch trình đặt khối, hãy trung thực về cách bạn làm việc để bạn có thể quyết định cách tối đa hóa cả năng suất và sức khỏe của mình. Bạn có thể làm việc theo 'chủ đề ngày' có phạm vi rộng và đòi hỏi sáng tạo và lập kế hoạch tiên tiến không? Hay bạn làm việc hiệu quả hơn với chỉ dẫn chi tiết và lập kế hoạch từng bước? Bạn tập trung hơn vào buổi sáng hay buổi chiều?

Hãy chắc chắn dành thời gian cá nhân, ngay cả trong giờ làm việc. Theo chỉ số giải phẫu của công việc, 32% người lao động tri thức trong một cuộc khảo sát năm 2020 cho biết không thể tắt máy hoặc đăng xuất là một vấn đề. Cân nhắc giữa thời gian chăm sóc bản thân và nghỉ ngơi không kém phần quan trọng so với việc sản xuất. 

Neil Pasricha, tác giả của The Happiness Equation, đề xuất thiết lập hướng dẫn nghiêm ngặt cho ngày của bạn, bao gồm chính sách không email giữa 10 giờ sáng và 4 giờ chiều và một giờ vào buổi sáng và tối cho việc trao đổi. “Bạn tạo ra cho mình một oan sinh đồi email-free sáu giờ theo cách này. Rất quan trọng để dừng bookmark-prioritize-switch mà tất cả chúng ta đang làm.”

Có nhiều loại phương pháp lịch trình đặt khối. Chúng tôi sẽ đề cập đến bốn phổ biến nhất: chia thời gian, gom nhóm nhiệm vụ, chủ đề ngày và đặt thời gian cố định.

Du Giữ Linh Hoạt và Tập Trung

Chủ đề ngày là một cách tiếp cận ít tập trung hơn đối với lịch trình đặt khối, trong đó bạn dành một ngày duy nhất cho một dự án hoặc một bài viết chẳng hạn. Điều này được sử dụng tốt nhất với các phương pháp được liệt kê dưới đây hoặc nếu bạn đang xử lý nhiều dự án hoặc công việc bán thời gian. Hãy tưởng tượng mỗi ngày như một luồng làm việc tự chủ cuối cùng của nó, ở cuối đó một dự án hoặc công việc bán thời gian phải hoàn thành.

Ví dụ, bạn có thể chọn khóa mỗi thứ Sáu để dành ngoại ô như một ngày truyền cảm hứng; dành mỗi thứ Hai cho viết bản tin, quảng bá và công việc quản trị; hoặc tận dụng mỗi thứ Tư cho sản xuất podcast, chỉnh sửa và phỏng vấn.

Để mọi người tôn trọng khối của bạn là dễ dàng. Nếu bạn cần sự giúp đỡ để tìm thời gian cho khách hàng, cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp phù hợp với lịch trình đặt khối, hãy thử Harmonizely hoặc Calendly. Tôi chỉ lên lịch cuộc gọi hoặc cuộc họp vào chiều thứ Hai đến thứ Năm, để lại thứ Sáu là ngày không sử dụng công nghệ để đọc sách và làm công việc nhà.

Pasricha cũng đề xuất tạo ra những ngày không làm việc, điều ông gọi là “những ngày không chạm vào.” Nếu điều này có vẻ không thể, bắt đầu với “những giờ không chạm vào,” sau đó kéo dài thời gian dành cho bản thân.

“‘Kết quả’ trong việc tăng sáng tạo và tập trung tốt hơn vào việc làm những điều đúng (thay vì chỉ làm đúng) sẽ rất rõ ràng,” Pasricha nói. “Sự chuyển đổi thời gian từ sự kích thích liên tục dựa trên thuật toán đến những tác phẩm có nền tảng và sâu sắc sẽ từ từ biến bạn thành một người lãnh đạo, vợ/chồng, và bậc cha mẹ tốt hơn.”

Làm Việc theo Nhóm

Gom nhóm công việc ít cụ thể hơn và cung cấp một khoảng thời gian để xử lý các công việc cụ thể, như dành một giờ để trả lời email, như Pasricha đề xuất, hoặc 30 phút để thanh toán hóa đơn của bạn.

Gom nhóm công việc hữu ích khi đối mặt với những thời gian hút chân không thường xuyên và không tránh khỏi: mọi công việc quản trị đòi hỏi gửi email hoặc gọi điện đến một đường dây dịch vụ khách hàng, đặt phòng khách sạn hoặc thanh toán hóa đơn.

Nhưng đây là nơi linh hoạt của lịch trình theo nhóm và gom nhóm công việc hiện ra: Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một chuyến đi, ví dụ, thay vì gom nhóm việc đặt phòng khách sạn vào một ngày hoặc một buổi làm việc khác nhau, hãy dành một hoặc hai giờ để tìm hiểu địa điểm nghỉ dưỡng tốt nhất và đặt phòng trong một đợt làm việc hai giờ.

Chặn hoặc Gói

Chặn thời gian và gói công việc yêu cầu kế hoạch hóa một mục tiêu cụ thể, công việc hoặc sản phẩm cuối cùng trong một khoảng thời gian duy nhất, như chọn viết bài trong bốn giờ mỗi buổi sáng hoặc dành hai giờ để hoàn thành bản thảo của một bài thuyết trình.

Nếu bạn đặt một khối thời gian cho việc “đọc sách,” việc ghi chú bất kỳ cuốn sách, bài viết hoặc tạp chí nào bạn định đọc trong phần mô tả hoặc ghi chú của lịch của bạn sẽ giúp. Để tập trung hơn, hãy chia nhỏ những ghi chú đó thành các hộp thời gian nhỏ hơn.

Hãy tưởng tượng bạn có một khối thời gian 90 phút mỗi ngày để “học ngôn ngữ thứ hai” nhưng thấy nó khó khăn để bắt đầu.

Bạn có thể chặn thời gian, chia khối lớn thành các hộp nhỏ hơn: 40 phút để nghe và đọc, 20 phút để đọc, 30 phút để làm bài tập sách bài.

Lập Kế Hoạch Trước, Nhưng Linh Hoạt

Dù bạn muốn lập kế hoạch cho cả tuần hoặc từng ngày, dành thời gian để nhìn xa sẽ mang lại sự linh hoạt và quyền lực hơn đối với các hạn chót và dự án dài hạn của bạn. Mỗi cuối tuần, tôi dành một giờ để lập kế hoạch cho tuần tiếp theo. Nếu có chuyến đi, tôi lập kế hoạch một chút xa hơn. Tôi cũng đảm bảo để để lại những khối lớn cho việc đọc và công việc không dự kiến từ vấn đề trông trẻ hoặc chỉnh sửa/kiểm chứng bất ngờ.

Nhưng tôi không luôn phải đối mặt với công việc không dự kiến, một phần nhờ vào lịch trình theo khối.

Như Định luật Parkinson nói, “công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành.” Điều này quan trọng khi làm việc với các khối thời gian. Hãy lên lịch công việc của bạn một cách có chủ ý, nhưng đừng quá cứng nhắc. Nếu bạn hoàn thành một công việc trước khi khối thời gian của nó kết thúc, hãy rút ngắn khối đó, di chuyển một khối khác, hoặc mở thêm thời gian cá nhân sau đó. Không có lý do gì để tiếp tục với công việc bận rộn.

Nếu một công việc không hoàn thành, hãy xây dựng một khối dự trữ cho tuần sau.

Làm Việc Cùng Nhau

Vợ tôi và tôi, cả hai làm nghề độc lập từ lâu (tôi thích nói là chúng tôi không phải là làm việc tự do, vì thời gian của chúng tôi không phải là gratis), gần đây đã bắt đầu sử dụng một phương pháp lên lịch theo khối chung cho phép chúng tôi chia sẻ việc nhà và trách nhiệm chăm sóc con cái một cách tự nhiên mà không làm xâm phạ vào nhu cầu làm việc cá nhân của chúng tôi.

Điều này giảm áp lực trên hôn nhân của chúng tôi mỗi khi một trong những đứa con của chúng tôi bị sốt và phải ở nhà, làm xáo trộn lịch trình đều đặn của chúng tôi. Chúng tôi chia sẻ lịch của mình, và nếu giờ đón con từ nhà trẻ muộn hoặc một trong chúng tôi không thể xếp một khối thời gian để làm một công việc, chúng tôi sẽ đổi việc chia sẻ của mình vào ngày đó.

Ứng Dụng, Nếu Bạn Thích

Cuối cùng, đây là một số ứng dụng tuyệt vời để sử dụng kết hợp với phương pháp lên lịch theo khối mới của bạn. Nhưng ngay lúc chúng giảm năng suất của bạn hoặc can thiệp vào khả năng trao đổi tự do các khối theo nhu cầu làm việc hoặc gia đình của bạn, hãy bỏ chúng. Một số là công cụ tuyệt vời, nhưng đừng để chúng giảm năng suất của bạn hoặc can thiệp vào sức khỏe của bạn.

• Tomato Timer
• Google Calendar (hoặc ProtonMail cal cho những người quan tâm đến quyền riêng tư)
• Todoist
• Edo Agenda
• Toggl
• Fantastical 2

Nếu bạn mua một sản phẩm bằng cách sử dụng liên kết trong câu chuyện của chúng tôi, chúng tôi có thể kiếm được hoa hồng. Điều này giúp hỗ trợ nghệ thuật báo chí của chúng tôi. Tìm hiểu thêm.

More Great MYTOUR Stories

• 📩 Thông tin mới nhất về công nghệ, khoa học và nhiều hơn nữa: Nhận bản tin của chúng tôi!
• Hậu quả của một thảm kịch tự lái
• Người ta thực sự kiếm tiền từ tiền điện tử như thế nào
• Ống nhòm tốt nhất để phóng đại cuộc sống thực
• Facebook đang gặp vấn đề về dụ dỗ trẻ em
• Thạch anh có thể đầy kim cương
• 👁️ Khám phá trí tuệ nhân tạo như chưa bao giờ với cơ sở dữ liệu mới của chúng tôi
• 💻 Nâng cấp trò chơi làm việc của bạn với những chiếc laptop, bàn phím, phương án thay thế gõ và tai nghe chống ồn yêu thích của đội ngũ Gear của chúng tôi