Buzz
Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint đều thuộc gói đăng ký Microsoft 365, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và hợp tác từ xa. Hãy cùng Mytour tìm hiểu cách sử dụng các công cụ hợp tác từ xa trong Microsoft 365 để có hiệu quả nhất!
Microsoft Teams
Microsoft Teams là công cụ toàn diện để hợp tác và liên lạc. Bạn và đồng đội có thể quản lý nhiều khía cạnh của dự án ngay trong Teams, từ họp nhóm, gọi trực tiếp, nhắn tin, mở file đến làm việc cùng nhau, rất tiện lợi.
Gọi điện, họp trực tuyến, nhắn tin
Microsoft Teams là một ứng dụng tuyệt vời cho việc gọi điện và tổ chức cuộc họp nhóm. Bạn có thể lên lịch họp trong Outlook Calendar cho nhóm của mình.
Microsoft Teams sẽ tự động gửi thông báo đến các thành viên quan trọng, đảm bảo không ai bỏ lỡ buổi họp quan trọng.
Khi nhắn tin, bạn có thể sử dụng @tên để tag người liên quan, giúp họ không bỏ qua thông điệp hoặc công việc quan trọng cần phải hoàn thành.
Chia sẻ màn hình
Trong cuộc họp trên Teams, click vào nút Chia sẻ nội dung để chia sẻ tài nguyên từ máy tính của bạn. Microsoft Teams cho phép bạn chia sẻ:
- Màn hình để hợp tác trên nhiều cửa sổ, popup, thông báo và ứng dụng.
- Cửa sổ cụ thể khi cần tập trung vào nội dung và bảo vệ quyền riêng tư trên desktop.
- Thuyết trình trên PowerPoint, khán giả có thể di chuyển qua các slide nếu muốn.
- Microsoft Whiteboard cho hợp tác thiết kế UI/UX, sản phẩm và nhiều hơn nữa.
Kênh công khai và riêng tư
Kênh công khai của đội cho phép bạn hợp tác mở rộng với các bên liên quan. Ví dụ, bạn có thể tạo nhóm thiết kế đồ họa hoặc lập trình ứng dụng công khai khi làm việc với các lập trình viên từ đối tác.
Khi cần xử lý công việc với đối tác bên ngoài dự án, bạn nên tạo kênh nhóm riêng tư cho các thành viên. Điều này cho phép bạn chia sẻ file, thảo luận ý tưởng và đưa ra quyết định mà không phụ thuộc vào phạm vi đối tác đưa ra.
OneDrive
OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft với bảo mật dữ liệu tốt. Công cụ này giúp các thành viên trong nhóm truy cập file và tài liệu dự án dễ dàng từ bất kỳ đâu.
Khi thành lập một nhóm trên Microsoft Teams, OneDrive tự động trở thành công cụ lưu trữ đám mây mặc định. Bạn có thể sử dụng những tính năng sau để hợp tác với nhóm từ xa:
Chia sẻ và đồng bộ file
Bạn có thể tạo thư viện chia sẻ cho từng dự án và thêm thành viên liên quan. Bây giờ, tất cả thành viên đều có thể xem và truy cập vào các file bạn tạo hoặc upload trong thư viện này.
Các ứng dụng của OneDrive tự động đồng bộ thiết bị với đám mây và tự động lưu các file mới nhất trong ổ đĩa nội bộ. Nhờ đó, bạn và đồng đội có thể làm việc với tài liệu dự án ngay cả khi không có kết nối Internet trong một thời gian. Tuy nhiên, việc hợp tác thời gian thực không được hỗ trợ khi không kết nối Internet.
Kiểm soát chia sẻ và truy cập
Bạn hoàn toàn có quyền kiểm soát dữ liệu của mình. Nếu không chia sẻ file trong nhóm Teams hoặc thư viện trên OneDrive, file của bạn sẽ được bảo mật và riêng tư. Nếu cần chia sẻ file khẩn cấp, chỉ cần kéo và thả file vào thư mục đã chia sẻ hoặc nhóm Teams.
Bạn có thể thiết lập quyền truy cập cho các file và tài liệu dự án, gửi link nội dung tới một số thành viên mà không cần phải chia sẻ với toàn bộ nhóm. Sau đó, bạn có thể hạn chế tải xuống nội dung, chỉ cho xem trước hoặc cài đặt các quyền hạn khác theo ý muốn.
Gắn thẻ thành viên
Biên tập, nhà xuất bản, quản lý dự án có thể giảm công việc bằng cách gắn thẻ tài liệu. Nếu đang chỉnh sửa một bài viết và cần người khác thêm dữ liệu lịch sử, bạn chỉ cần nhắc tới họ bằng dấu @tên trên tài liệu.
Người được gắn tag sẽ nhận được email tự động với link tới file và bình luận đó. Tính năng này tiết kiệm thời gian cho bạn và toàn đội.
Chỉnh sửa thời gian thực
Bạn có thể giảm thời gian sáng tạo và duyệt nội dung bằng cách chuyển sang chỉnh sửa thời gian thực. Cách này rất hiệu quả khi cần hợp tác nhóm trên nội dung lớn.
Bạn và đồng đội có thể mở cùng một file Excel, Word, hoặc PowerPoint trên trình duyệt web. Tất cả thành viên đều thấy mọi thay đổi được thực hiện.
Sử dụng SharePoint
Microsoft SharePoint là nền tảng mạng nội bộ mặc định cho mọi dự án. Đây là công cụ quan trọng giúp triển khai nhiệm vụ an toàn, báo cáo, quy trình công việc, và phân phối dự án trực tuyến mà không cần quản lý các server phụ trợ.
Danh sách tính năng SharePoint quan trọng khi làm việc từ xa:
Quản lý nội dung
Trên SharePoint, bạn dễ dàng quản lý dữ liệu dự án như tài liệu, file, ảnh, nội dung thiết kế, danh bạ điện thoại/email và video. Thậm chí, bạn còn có thể tạo phân đoạn cho từng file.
Dùng metadata để tìm kiếm file
Trang giao tiếp
Giao tiếp bằng hình ảnh trên SharePoint
Bây giờ bạn có thể đăng nội dung cập nhật về dự án, sản phẩm, dịch vụ tới các trang liên quan chỉ với 1 click. Các trang liên lạc trên SharePoint cũng hỗ trợ việc xuất bản trạng thái dự án và thu thập bình luận từ đối tác.
Các trang SharePoint còn cho phép bạn thêm sự kiện lịch, timeline và nhiệm vụ quản lý dự án.
Chia sẻ và phân quyền
Bạn có thể thiết lập các quy tắc và cấp độ chia sẻ khác nhau trên SharePoint. Ví dụ, bạn có thể phân quyền chỉnh sửa cho các thành viên, và cấp toàn quyền quản lý trang dự án trên SharePoint cho đối tác.
Dưới đây là gợi ý cách sử dụng Microsoft Teams, OneDrive và SharePoint cùng một lúc để hợp tác hiệu quả. Hy vọng bài viết này hữu ích với các bạn.
