Cách sử dụng tính năng ngắt trang trong Word đơn giản và hiệu quả cho mọi phiên bản

Khi soạn thảo tài liệu hay làm đồ án, việc ngắt trang là rất quan trọng. Giáo viên thường yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm cả việc ngắt trang riêng biệt cho từng chương. Nếu bạn gặp khó khăn, đừng lo lắng! Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết 4 cách ngắt trang trong Word đơn giản và nhanh chóng, phù hợp với mọi phiên bản và giải quyết những vấn đề thường gặp như trang trắng dư.

Tính năng ngắt trang trong Word là gì?

Page Break hay còn gọi là Thủ thuật ngắt trang, là một tính năng trong Microsoft Word giúp tạo ra ngắt trang mới khi soạn thảo văn bản. Bằng cách sử dụng Page Break, bạn có thể dễ dàng di chuyển nội dung xuống trang mới mà không cần phải chờ đợi hoặc nhấn phím Enter nhiều lần.

Vậy khi nào cần sử dụng ngắt trang trong Word và có những cách ngắt trang nào? Hãy cùng khám phá các phương pháp tiếp theo.

Khi nào thì nên sử dụng ngắt trang trong Word?

Khi soạn thảo văn bản, có nhiều tình huống bạn cần áp dụng ngắt trang trong Word. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến khi cần phải tạo ngắt trang:

Kết thúc trang hiện tại và chuyển sang trang mới: Khi bạn muốn đưa nội dung tiếp theo lên một trang mới, bạn có thể sử dụng Page Break để tạo ngắt trang. Điều này thường áp dụng khi bạn cần bắt đầu một phần mới, một chương mới hoặc một đề mục mới trên trang tiếp theo.

Định dạng từng trang riêng biệt: Khi bạn muốn áp dụng các định dạng khác nhau cho từng trang trong tài liệu của mình, như cỡ giấy, hướng trang, lề hoặc tiêu đề khác nhau, bạn cần tạo ngắt trang. Điều này giúp đảm bảo các thuộc tính được áp dụng chính xác cho từng trang mà không ảnh hưởng đến những trang khác.

Chèn trang giữa các phần: Nếu bạn muốn chèn một trang trắng giữa hai phần của tài liệu, như tạo trang bìa hoặc trang giới thiệu, bạn có thể sử dụng Page Break để tạo ngắt trang trắng.

Định dạng trang đặc biệt: Khi bạn cần áp dụng các định dạng đặc biệt như trang ngang, trang không có lề, bạn cần sử dụng Page Break để tạo ngắt trang và áp dụng các tùy chọn định dạng phù hợp.

Cách sử dụng tính năng ngắt trang trong Word một cách hiệu quả

Thay vì đợi Word tự động ngắt trang ở cuối trang, bạn có thể chủ động ngắt trang trong Word ở bất kỳ vị trí nào trong văn bản để kiểm soát cấu trúc và nội dung hiển thị của tài liệu. Việc ngắt trang chủ động giúp bạn định dạng trang linh hoạt hơn, không phụ thuộc vào cấu trúc tự động của Word. Khi chủ động ngắt trang, bạn cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa và định dạng từng phần riêng biệt trong tài liệu. Mục đích cuối cùng là tạo ra tài liệu có cấu trúc hợp lý và dễ đọc. Dưới đây là 3 cách chủ động ngắt trang bạn có thể áp dụng.

Cách ngắt trang trong Word bằng phím tắt

Bước 1: Bắt đầu soạn thảo văn bản như bình thường cho đến khi bạn đến dòng trống dưới cùng của trang hiện tại.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter. Sau khi thực hiện bước này, Word sẽ tự động tạo ngắt trang mới và chuyển con trỏ lên đầu trang mới hoặc toàn bộ nội dung sau con trỏ (nếu có) xuống một trang mới.

Việc sử dụng phím tắt Ctrl + Enter giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản và tạo ra bố cục chuyên nghiệp hơn, đặc biệt khi bạn muốn kiểm soát vị trí và cấu trúc của các trang trong tài liệu của mình.

Cách ngắt trang trong Word bằng chuột

Để thực hiện cách ngắt trang trong Word bằng chuột, bạn có thể làm theo các bước hướng dẫn kèm hình ảnh chi tiết sau đây:

Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí trong văn bản mà bạn muốn ngắt trang.

Bước 2: Nhấp chuột phải để mở menu ngữ cảnh. Trong menu này, chọn “Paragraph” (Đoạn văn) để mở hộp thoại thuộc tính đoạn văn.

Bước 3: Trên hộp thoại “Paragraph”, chọn tab “Line and Page Breaks” (Dòng và Ngắt trang).

Bước 4: Tìm và tích vào ô “Page break before” (Ngắt trang trước). Tùy chọn này sẽ đảm bảo rằng ngắt trang sẽ được tạo ra trước đoạn văn tại vị trí con trỏ chuột.

Bước 5: Bấm vào nút “OK” để xác nhận và áp dụng ngắt trang trong văn bản Word.

Bằng cách sử dụng chuột để ngắt trang, bạn không cần nhớ phím tắt và có thể dễ dàng thực hiện thao tác này. Cách này rất thuận tiện cho những người không quen dùng phím tắt hoặc muốn tận dụng các tùy chọn thuộc tính đoạn văn để điều chỉnh ngắt trang theo ý muốn.

Cách ngắt trang trong Word bằng lệnh Page Break

Cách ngắt trang trong Word bằng lệnh Page Break thực hiện như sau:

Bước 1: Tiến hành soạn thảo văn bản của bạn như thông thường cho đến khi bạn đến dòng trống dưới cùng của trang hiện tại.

Bước 2: Để ngắt trang, bạn dùng lệnh Page Break như sau:

• Nhấp vào thẻ “Insert” (Chèn) trên thanh công cụ của Word.
• Trong phần “Pages” (Trang), bạn sẽ thấy biểu tượng “Page Break” (Ngắt trang). Nhấp vào biểu tượng này.

Sau khi làm xong bước này, Word sẽ tự động chèn một ngắt trang mới vào vị trí con trỏ của bạn, tạo ra một trang mới để tiếp tục viết. Bằng cách sử dụng giao diện trực quan của Word, bạn có thể dễ dàng ngắt trang trong Word một cách thuận tiện.

Cách ngắt trang trong Word bị động

Phương pháp ngắt trang bị động trong Word là khi bạn tiếp tục soạn thảo và đến dòng cuối cùng của trang, Word sẽ tự động xác định kích thước và cấu trúc của văn bản và quyết định ngắt trang tự động để đảm bảo nội dung không bị cắt đứt giữa hai trang. Điều này giúp tạo ra một trang mới trống để bạn tiếp tục viết và sắp xếp nội dung một cách tự nhiên. Phương pháp ngắt trang bị động này là mặc định trong Word và không yêu cầu thao tác hoặc cài đặt bổ sung. Nó giúp tạo ra một bố cục tự động và chuyển tiếp trang một cách liền mạch trong quá trình soạn thảo văn bản của bạn.

Cách loại bỏ ngắt trang trong Word

Sau khi thực hiện ngắt trang bằng 4 phương pháp đã nêu ở trên, có những trường hợp bạn cần loại bỏ ngắt trang. Ví dụ, khi làm việc với tài liệu Word, bạn có thể muốn thay đổi bố cục và sắp xếp lại các phần của văn bản. Trong trường hợp này, việc bỏ ngắt trang giúp bạn loại bỏ các ngắt trang không cần thiết và tạo ra một luồng văn bản liền mạch hơn. Dưới đây là 3 cách Mytour tổng hợp để bỏ ngắt trang kèm theo hướng dẫn chi tiết.

Cách bỏ ngắt trang trong Word thủ công

Để loại bỏ ngắt trang trong Word bằng cách thủ công cũng dễ dàng như cách ngắt trang, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào tài liệu Word mà bạn muốn loại bỏ ngắt trang, sau đó nhìn vào thanh công cụ và chọn tab “Home” (Trang chủ).

Bước 2: Trong mục “Paragraph” (Đoạn văn), bạn cần tìm và nhấp vào nút “Show/Hide” (Hiển thị/Ẩn) để hiển thị các ký tự đặc biệt trong văn bản.

Bước 3: Sau đó, trong văn bản bạn sẽ thấy các vị trí bị ngắt trang được biểu thị bằng ký tự đặc biệt như một dấu nhảy dòng ngang trên lề trái của trang. Đặt con trỏ chuột ở ký tự cuối cùng của phần văn bản phía trên ngắt trang đó.

Bước 4: Nhấn phím “Delete” trên bàn phím hoặc nhấp chuột để xóa ký tự ngắt trang, từ đó loại bỏ ngắt trang tại vị trí đó.

Để loại bỏ ngắt trang thành công, hãy đảm bảo rằng con trỏ chuột của bạn đang nằm tại phần văn bản ở trên ngắt trang, chỗ ký tự cuối cùng. Chỉ khi đó, bạn mới có thể xóa ký tự ngắt trang một cách chính xác. Việc loại bỏ ngắt trang bằng cách thủ công cho phép bạn kiểm soát và chỉnh sửa các ngắt trang cụ thể trong văn bản. Cách làm này khá thuận tiện khi bạn muốn thay đổi cấu trúc và bố cục của tài liệu Word theo ý muốn.

Cách loại bỏ ngắt trang trong Word hàng loạt

Để loại bỏ ngắt trang trong Word hàng loạt, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Vào file Word mà bạn muốn loại bỏ ngắt trang sau đó nhìn lên thanh công cụ và chọn thẻ “Home”.

Bước 2: Trong phần “Paragraph” (Đoạn văn), nhấp chọn ký tự “Show/Hide” (Hiển thị/Ẩn) để hiển thị các ký tự đặc biệt trong văn bản.

Bước 3: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại “Tìm kiếm và Thay thế”.

Bước 4: Trong hộp thoại “Tìm kiếm và Thay thế”, chọn mục “Tìm kiếm điều này” và nhấp vào “Thêm” (More) để mở rộng các tùy chọn.

Bước 5: Chọn “Đặc biệt” và sau đó chọn “Ngắt trang thủ công” từ danh sách các lựa chọn.

Bước 6: Khi đã chọn, ký hiệu “^m” sẽ xuất hiện trong phần “Tìm kiếm điều này”.

Bước 7: Để trống phần “Thay thế bằng”, không điền vào bất kỳ ký tự nào.

Bước 8: Bấm nút “Thay thế tất cả”.

Sau khi hoàn thành các bước trên, tất cả các ngắt trang sẽ được xóa khỏi tài liệu Word của bạn một cách tự động. Phương pháp này giúp bạn tiết kiệm thời gian và loại bỏ hàng loạt các ngắt trang trong các tài liệu có nhiều trang dữ liệu.

Loại bỏ dấu ngắt trang tự động trong Word

Ngoài cách ngắt trang trong Word, có nhiều trường hợp người dùng muốn loại bỏ hoặc điều chỉnh chúng. Để điều chỉnh dấu ngắt trang tự động xuất hiện trong Word, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Vào tài liệu Word mà bạn muốn bỏ ngắt trang, sau đó chọn thẻ “Home” trên thanh công cụ.

Bước 2: Trong hộp thoại “Paragraph” (Đoạn văn), ở góc dưới bên phải, bạn sẽ thấy một biểu tượng mũi tên nhỏ, nhấp vào đó để mở hộp thoại tiếp theo.

Bước 3: Trong menu hiển thị, chọn tab “Line and Page Break” (Ngắt dòng và trang).

Bước 4: Lựa chọn một trong những điều sau đây tùy thuộc vào yêu cầu của bạn:

• Kiểm soát việc xuất hiện dòng cô dâu/cô rể - Widow/Orphan control: Đảm bảo ít nhất 2 dòng ở đầu hoặc cuối trang.
• Giữ kèm với đoạn tiếp theo – Keep with next: Không cho phép dấu ngắt trang giữa các đoạn văn gần nhau.
• Giữ các dòng cùng nhau – Keep lines together: Đảm bảo không có dấu ngắt trang nằm giữa các dòng trong cùng một đoạn văn.
• Ngắt trang trước đoạn văn – Page break before: Dấu ngắt trang sẽ xuất hiện trước một đoạn văn.

Bước 5: Nhấn OK khi hoàn tất lựa chọn. Bằng cách điều chỉnh các tùy chọn này, bạn có thể kiểm soát và thiết lập việc tự động ngắt trang trong văn bản Word theo ý muốn của mình.

Kết luận tạm thời