Cách Sử Dụng “Xin Xác Nhận Đã Nhận” (Kèm Ví Dụ & Các Cụm Từ Thay Thế)

Tác giả sử dụng cụm từ “Xin Xác Nhận Đã Nhận” trong tin nhắn khi họ muốn bạn trả lời để xác nhận rằng bạn đã nhận được thông tin. Cụm từ này thường được dùng cho các giao tiếp quan trọng, chẳng hạn như yêu cầu xác nhận thanh toán.

• Điều này xác nhận rằng tin nhắn đã đến đúng người và họ đã đọc và hiểu thông tin.
• Cụm từ này thường xuất hiện nhiều hơn trong các tin nhắn chính thức hơn là trong các giao tiếp không chính thức.
• Cụm từ này thường được dùng trong các email chứa thông tin quan trọng, như nhiệm vụ, tài liệu quan trọng, hoặc thanh toán.
• Trước đây, người ta thường phải viết một thư xác nhận để chấp nhận công việc hoặc xác nhận các thỏa thuận kinh doanh khác. Vì email và tài liệu điện tử hiện nay phổ biến hơn, nên thư công việc chính thức không còn thường xuyên được thấy nữa.

• Một cách để thể hiện sự thân thiện và lịch sự khi yêu cầu xác nhận là cảm ơn người nhận trước vì sự xác nhận của họ.

• Có bằng chứng cho thấy việc sử dụng từ “bởi vì” trước lý do của bạn khiến người khác tự động đồng ý với yêu cầu của bạn vì lịch sự, ngay cả khi lý do không quá thuyết phục.

• Gửi tài liệu quan trọng
• Hoàn tất các thỏa thuận pháp lý
• Cung cấp hướng dẫn hoặc thông tin chi tiết
• Gửi thông tin thời gian nhạy cảm
• Gửi thông tin quan trọng không cần phản hồi ngay lập tức

• “Vui lòng xác nhận bạn đã nhận được email này.”
• “Xin hãy cho tôi biết bạn đã nhận được email này.”
• “Vui lòng xác nhận đã nhận thông tin này.”
• “Xin vui lòng xác nhận qua email trả lời.”
• “Vui lòng xác nhận ngay khi nhận được.”
• “Xin vui lòng xác nhận việc nhận được email này.”
• “Vui lòng xác nhận rằng bạn đã nhận được thông điệp này.”
• “Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể phản hồi nhanh chóng để xác nhận đã nhận email này.”
• “Bạn có thể cho tôi biết khi nào bạn nhận được không?”
• “Mong nhận được xác nhận của bạn về việc đã nhận email này.”
• “Vui lòng xác nhận nhận được email này khi có thể.”
• “Vui lòng xác minh rằng bạn đã nhận được thông tin này.”
• “Bạn có thể gửi cho tôi một ghi chú khi nhận được không?”
• “Vui lòng cho tôi biết khi bạn nhận được thông tin này.”
• “Chỉ kiểm tra – bạn đã nhận được email của tôi chưa?”
• “Theo dõi xem bạn đã nhận được thông điệp của tôi chưa…”
• “Chào bạn! Tôi chỉ muốn đảm bảo bạn đã nhận được email của tôi.”
• “Tôi chỉ kiểm tra để xem bạn có câu hỏi gì về thông tin tôi đã gửi không.”

• Chuyên gia về phép lịch sự Tami Claytor khuyên rằng: “Dù email có vẻ không chính thức… bạn không nên chỉ bắt đầu email với nội dung. Cần có lời chào và kết thúc. Đảm bảo có một kết thúc phù hợp như ‘Trân trọng,’ ‘Thân ái,’ hoặc các lời kết tương tự.”
• Nếu người gửi yêu cầu thêm thông tin, chẳng hạn như thời gian họp ưu tiên hoặc câu trả lời cho câu hỏi nhanh, hãy chắc chắn bao gồm thông tin đó sau phần xác nhận trong email.

• “Tôi đã nhận được email/tài liệu/hoá đơn thành công.”
• “Cảm ơn bạn đã cung cấp thông tin.”
• “Đã nhận.”
• “Tôi đã nhận được email của bạn. Cảm ơn!”
• “Cảm ơn bạn vì danh sách sản phẩm.”
• “Tôi đã nhận được thông tin hợp đồng và thấy nó ổn.”
• “Nhận rồi!”
• Tuy nhiên, một phản hồi quá ngắn có thể cảm thấy hơi cộc lốc với một số người. Nếu bạn không kết thúc bằng “Cảm ơn,” hãy chắc chắn thêm điều đó vào nội dung email để làm cho các phản hồi ngắn cảm thấy thân thiện hơn.

• Xác nhận đơn giản về thông tin như thời hạn và trách nhiệm giúp các dự án được duy trì đúng tiến độ.
• Bản ghi xác nhận của người nhận cũng giúp bạn tổ chức công việc vì bạn biết ai trong số các đồng nghiệp đã nhận được thông tin cần thiết.

• Nhận được xác nhận còn giúp cải thiện mối quan hệ của bạn với đồng nghiệp, vì bạn biết rằng thời gian bạn bỏ ra để thu thập và truyền đạt thông tin quan trọng không bị lãng phí.