Cách Sửa Lỗi Email … Với Khoa Học!

Không ai thích email. Đó là một phần hỏng hóc của thế giới hiện đại mà chúng ta vẫn chưa bỏ đi mặc dù bây giờ chúng ta cũng phải lắng nghe những tiếng ping từ Slack và Teams. Nhưng một cặp nghiên cứu đã khám phá ra một kỹ thuật đơn giản để giảm sự lo lắng về hộp thư đến: trả lại email về nguồn gốc bất đồng bộ của nó.

Hầu hết chúng ta tin rằng chúng ta cần phải trả lời email ngay lập tức, và một nửa trong số chúng ta đáp trả trong vòng một giờ. Và điều đó có nghĩa là quá nhiều trong số chúng ta trả lời tin nhắn vào những khoảng thời gian nghỉ hoặc khi chúng ta đang làm công việc thực sự. Đó là một vấn đề, vì tất cả chúng ta đều nhận quá nhiều email, chiếm hơn một phần tư thời gian làm việc của chúng ta cho những tin nhắn như vậy.

Sau khi thực hiện một loạt tám nghiên cứu khác nhau, Laura M. Giurge, từ Trường Kinh doanh London, và Vanessa Bohns, từ Đại học Cornell, có thể có câu trả lời: hãy ngừng xử lý email như Slack.

Email là một công cụ quý báu vì nó linh hoạt, cho phép sự hợp tác rộng rãi ngay cả với những người ngoài công ty của bạn, và nó là bất đồng bộ, có nghĩa là người nhận và người gửi không cần phải cùng trực tuyến hoặc làm việc cùng một lúc. “Chúng ta đã biến những ưu điểm thành nhược điểm,” Giurge nói. “Đó là điều nên được sử dụng như một phương tiện truyền thông bất đồng bộ, và somehow chúng ta bắt đầu sử dụng nó như một phương tiện truyền thông 'mọi lúc mọi nơi'.”

Công cụ nhắn tin tức thì như Slack có thể yêu cầu sự nhận thức ngay lập tức — thậm chí chỉ là một GIF hoặc biểu tượng cử chỉ đồng ý — vì chúng thường được sử dụng như cách để hợp tác trong công việc cùng một lúc. Nhưng đã đến lúc xem xét lại email nhiều hơn giống như thư giấy cổ điển: Khi nhận hóa đơn Internet từ nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn, bạn không cần phải viết một lá thư để xác nhận việc nhận và bày tỏ ý định thanh toán; bạn chỉ cần thanh toán khi bạn có một khoảnh khắc.

Điều này chỉ hoạt động nếu chúng ta đều đồng thuận, tất nhiên, và các sếp đã đào tạo nhân viên của họ phải nhanh chóng đáp ứng khi một thông điệp mới xuất hiện trong hộp thư đến của họ. “Email được thiết kế để làm cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn bằng cách cho phép chúng ta làm việc từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào,” Bohns nói. “Thay vào đó, chúng ta kết thúc làm việc ở mọi nơi, mọi lúc … vì áp lực khiến chúng ta phải phản ứng nhanh chóng khi nghe tiếng ding trong email của chúng ta.”

Bất kỳ ai có một tài khoản email đều là người gửi và người nhận, vì vậy việc hiểu quan điểm của người khác nên dễ dàng, nhưng chúng ta thường quên. “Trong khoảnh khắc đó của việc gửi, chúng ta chỉ tập trung vào quan điểm của chính mình mà quên đi cảm giác từ quan điểm của người nhận,” Bohns nói.

Người gửi có thể thậm chí không muốn một phản ứng nhanh chóng—ít nhất là nếu nó có nghĩa là họ phải làm việc—nhưng khi tin nhắn đó xuất hiện trong hộp thư đến của bạn, nó đột nhiên trở thành công việc cần làm của bạn. “Như một người nhận, bạn chỉ quá quan tâm đến kỳ vọng của người khác, về điều gì họ có thể nghĩ nếu bạn không trả lời ngay lập tức—rằng bạn không tận tâm hoặc không quan tâm hoặc không chú ý—chúng ta thực sự quan tâm đến việc phản ứng,” Giurge nói.

Cảm giác đó đã trở nên tồi tệ hơn trong thời kỳ đại dịch, khi có ít rào cản vật lý đối với công việc, Bohns nói, trỏ đến sự gia tăng của tình trạng kiệt sức giữa nhân viên trong thời gian giãn cách xã hội. “Không giống như khi tôi rời khỏi văn phòng, công việc có thể xuất hiện bất cứ lúc nào trong ngày,” cô nói. “Ít hơn chúng ta bị ràng buộc bởi không gian vật lý để làm việc, ít hơn chúng ta có những nơi an toàn nơi chúng ta không làm việc.”

Một số người có thể có sức mạnh tinh thần để chống lại áp lực và tiếng báo tin nhắn email đó, có lẽ đặt ra những thời điểm cụ thể để kiểm tra email một vài lần mỗi ngày. Nhưng không phải ai cũng chịu được cảm giác chúng ta phải luôn sẵn sàng. Do đó, việc thay đổi cách chúng ta sử dụng email không phải là trách nhiệm của người nhận, mà là của người gửi. “Nhiều nghiên cứu trước đây đã tập trung vào người giữ định kiến, những người nhận đánh giá cao kỳ vọng,” Giurge nói. “Nhưng những gì chúng tôi tìm thấy là người gửi vô tình vi phạm những ranh giới đó có thể trở nên nhận thức hơn về hành vi email của họ.”

Người gửi nhạy cảm nên làm gì? Bạn có thể quản lý thời điểm bạn gửi email, sử dụng các công cụ lên lịch để cố gắng ngăn chặn người nhận trả lời ngoài giờ. Nhưng điều đó có thể phản tác dụng, Bohns nói. “Rất nhiều người nghĩ rằng đó là một giải pháp rõ ràng, chỉ cần lên lịch mọi thứ vào lúc 9 giờ sáng thứ Hai,” cô nói. Nhưng điều đó có nghĩa là một lượng lớn tin nhắn căng thẳng ngay vào buổi sáng sớm, không tính đến những người làm việc theo lịch trình của họ—nếu ai đó muốn giải quyết một số tin nhắn vào một ngày thứ Bảy để có một thứ Hai dễ dàng hơn, hãy để họ tự quyết định.

Một ý tưởng khác là công nhận thời gian trả lời và giờ làm việc trong chữ ký email của bạn. Giurge cảnh báo rằng điều này dễ bị phớt lờ hoặc bị bỏ sót, mặc dù người nhận cũng có thể đặt các quy tắc phản hồi, nói rằng họ chỉ sẽ trả lời tin nhắn vào những thời điểm nhất định. Điều đó ít nhất đặt ra kỳ vọng, và nếu cần phản ứng nhanh chóng, người gửi biết cách nhấc máy điện thoại hoặc gửi tin nhắn trực tiếp.

Người quản lý có thể giúp đỡ bằng cách tuân thủ các quy tắc như vậy, giúp tạo ra một văn hóa hoặc bộ quy tắc xung quanh email. “Nếu các ông chủ và lãnh đạo nhóm gửi email vào một buổi tối thứ Sáu và không cho biết họ không cần phản hồi, điều đó đang nói cho mọi người biết họ cần phải làm việc suốt thời gian,” Bohns nói

Có thể có một giải pháp đơn giản hơn: chỉ nói rằng tin nhắn của bạn không quan trọng. Giurge khuyến cáo sử dụng dòng chủ đề bằng cách đặt rõ ràng một email với nhãn “đọc sau này” hoặc “không quan trọng,” để người nhận có thể thư giãn. “Chỉ cần làm cho kỳ vọng ngầm định trở nên rõ ràng bằng cách thêm dòng để làm cho nó rõ ràng rằng đây không phải là một phản ứng cấp bách,” cô nói.

Một số ứng dụng email có cách đánh dấu một tin nhắn đòi hỏi theo dõi ngay lập tức hoặc có độ ưu tiên cao—chúng ta cần làm điều tương tự với những tin nhắn có độ ưu tiên thấp. “Chúng ta rất giỏi khi chỉ ra khi điều gì đó là cấp bách, với tất cả chữ in hoa và dấu chấm than đỏ,” Bohns nói thêm rằng chúng ta cần một dấu chấm than xanh để chỉ ra rằng một cái gì đó không cấp bách, có thể được trả lời theo cách bất đồng bộ trong thời gian của chúng ta.

Nhưng khi bao giờ ai đã đánh dấu một email là ưu tiên thấp? Giurge nói rằng có thể làm như vậy trong Outlook, nhưng cô chưa bao giờ thấy ai sử dụng công cụ đó, có lẽ vì người gửi không muốn gợi ý công việc của họ không quan trọng. “Có lẽ chúng ta hơi sợ làm điều đó—nhưng nếu chúng ta không làm điều đó, chúng ta không bảo vệ ranh giới của nhau,” cô nói.

Trong khi Giurge chưa bao giờ nhận được một email nào được đánh dấu là ưu tiên thấp, Bohns lại nhận được từ chính Giurge. “Laura nói cô ấy chưa bao giờ nhận được email có độ ưu tiên thấp, nhưng tôi nhận được từ một người: cô ấy,” Bohns nói. “Cô ấy gắn nhãn mọi thứ như không cần khẩn cấp.”

Và những người nhận email của cô ấy cho biết họ đánh giá điều đó. “Tôi đã nhận được một số phản hồi nơi mọi người nói rằng nó giúp họ an tâm khi thấy ghi chú đó,” Giurge nói. “Và từ phía tôi, điều đó giúp tôi vì tôi biết mình không vi phạm thời gian của người khác.” Bohns đồng ý, nó giúp giảm áp lực—tuy cô ấy thừa nhận rằng, là người theo chủ đề inbox-zero, cô ấy vẫn không thể cưỡng lại muốn dọn sạch tin nhắn của mình.

Nên dừng với cuộc gọi để giết email—chúng ta là vấn đề, không phải hộp thư đến. “Tôi nghĩ có rất nhiều lời khuyên kết tội công nghệ và cách chúng ta nên sử dụng ít email hoặc không email nữa—rằng đó là lỗi của công nghệ và chúng ta không phải là người có lỗi,” Bohns nói. “Nhưng đó chỉ là về email tốt hơn và cách chúng ta tương tác với nó.”

Những điều tuyệt vời khác từ Mytour

• 📩 Thông tin mới nhất về công nghệ, khoa học, và nhiều hơn nữa: Nhận những bản tin của chúng tôi!
• Đánh giá Cam kết của Big Tech với người Mỹ gốc Phi
• Tôi đã sử dụng Facebook mà không có thuật toán, và bạn cũng có thể
• Cách cài đặt Android 12—và nhận những tính năng tuyệt vời này
• Trò chơi có thể chỉ cho chúng ta cách quản lý thế giới ảo
• Nếu đám mây được tạo ra từ nước, chúng làm thế nào để giữ ở trên không?
• 👁️ Khám phá trí tuệ nhân tạo như chưa bao giờ có trước đây với cơ sở dữ liệu mới của chúng tôi
• 💻 Nâng cấp trò chơi làm việc của bạn với những chiếc laptop, bàn phím, giải pháp thay thế gõ, và tai nghe chống ồn mà đội ngũ Gear yêu thích