Cách sửa lỗi máy in không in hiệu quả nhất

Máy in là một thiết bị quan trọng trong văn phòng và gia đình, được sử dụng để in các loại tài liệu quan trọng như đề thi, giáo trình, và giấy tờ. Tuy nhiên, đôi khi máy in gặp phải vấn đề không thể in được đột ngột, khiến người dùng rất bối rồi. Hãy cùng Mytour khám phá nguyên nhân và cách khắc phục lỗi máy in không in hiệu quả và đơn giản nhất.

Nguyên nhân gây ra lỗi máy in không in được

Lỗi máy in không in thường không phải là vấn đề quá phức tạp để khắc phục. Tuy nhiên, quan trọng là bạn phải xác định chính xác nguyên nhân để có cách xử lý thích hợp. Màn hình LCD trên máy in thường cung cấp các thông báo để bạn dễ dàng nhận biết sự cố và hướng dẫn cụ thể để khắc phục lỗi này.

Lỗi máy in không thể in được có thể xuất phát từ vấn đề phần cứng hoặc phần mềm. Thường thì lỗi phần cứng chỉ xảy ra trên các máy in cũ sau thời gian sử dụng dài. Các nguyên nhân chính gây ra lỗi không thể in được thường gặp bao gồm:

• Dây cáp kết nối giữa máy tính và máy in bị lỏng, có thể do va chạm làm dây bị lỏng.
• Máy in chưa được bật lên để khởi động.
• Máy in và máy tính chưa được kết nối với phần mềm.
• Máy in hết mực hoặc hết giấy.
• Máy in bị kẹt giấy dẫn đến gián đoạn quá trình in ấn.
• Cần khởi động lại máy tính hoặc máy in.
• Thiết lập lệnh in trên máy tính chưa chính xác.
• Đặt giấy vào khay không đúng kích thước cho tệp cần in (đối với máy in có khả năng in được khổ giấy A3, A4, A5).

Chỉ cần gặp một trong các lỗi cơ bản trên, máy in sẽ báo lỗi và không thể tiếp tục in. Vì vậy, khi in hãy kiểm tra các yếu tố này để đảm bảo quá trình in ấn diễn ra một cách trơn tru.

Cách sửa lỗi máy in không nhận lệnh in

Máy in không thể in được có thể do máy chưa nhận được lệnh in từ máy tính. Có nhiều nguyên nhân gây ra sự cố này. Dưới đây là 3 cách khắc phục nhanh chóng mà bạn nên biết.

Để Windows tự khắc phục lỗi

Một cách đơn giản để khắc phục lỗi máy in không nhận lệnh in là để Windows tự động chẩn đoán và khắc phục lỗi. Cách này rất đơn giản nhưng hiệu quả để bạn có thể sửa lỗi mà không gặp phải khó khăn nào.

Bước 1: Nhấn vào mục tìm kiếm trên Start, gõ Control Panel và chọn mục Control Panel hiện ra.

Bước 2: Trong phần Control Panel, tìm đến mục View devices and printers và chọn nó.

Bước 3: Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các máy in đã từng kết nối với máy tính. Bạn hãy click chuột phải vào máy in đang gặp lỗi rồi chọn Troubleshoot.

Bước 4: Lúc này, hệ thống Windows check sẽ tự động kiểm tra lại toàn bộ quy trình một cách toàn diện. Bạn chỉ cần đợi thông báo từ hệ thống.

Bước 5: Khi có thông báo trên màn hình, bạn chỉ cần nhấn vào mục Apply this fix.

Bước 6: Thông báo với dấu tick màu xanh xuất hiện đồng nghĩa với việc lỗi máy in không nhận lệnh in đã được khắc phục. Tùy vào lỗi máy đang gặp phải mà thông báo hiển thị sẽ khác nhau.

Máy in không in được do hỏng cáp kết nối

Máy in không nhận lệnh in cũng có thể do dây cáp bị đứt ngầm, bị lỏng chân cắm do các tác động vật lý. Cáp kết nối máy in và máy tính là một trong những yếu tố bạn cần kiểm tra trước tiên. Máy không in được có thể do lỗi dây cáp lâu ngày bị hỏng, đứt mạch do bị kéo, dẫm lên. Hãy kiểm tra từ chân cắm đến phần dây cáp xem có vấn đề gì không.

Trong trường hợp dây cáp bị đứt ngầm thì việc phát hiện bằng mắt thường là rất khó. Thay vào đó bạn hãy kiếm một dây cáp tương tự và cắm thay thể vào để thử. Nếu với dây cáp mới máy in hoạt động bình thường thì vấn đề đích thị là do hỏng dây cáp.

Sửa lỗi hệ điều hành

Máy in không in được có thể do lỗi hệ điều hành, trường hợp này hiếm khi xảy ra tuy nhiên bạn vẫn cần lưu ý. Có thể một vài tiến trình của máy xung đột với nhau, không tương thích dẫn đến lỗi máy in không nhận lệnh. Khi gặp phải trường hợp này, hãy khởi động lại máy tính và thao tác lại lệnh in.

Sửa lỗi địa chỉ IP trên máy in

Đôi khi vì một số lý do nào đó mà máy bạn vừa cập nhật địa chỉ IP mới, điều này dẫn đến mọi kết nối sẽ bị thay đổi. Cách để xử lý lúc này đó là bạn cần chia sẻ lại máy in.

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng mạng ở góc phải dưới cùng màn hình, chọn mục Open Network and Sharing Center.

Bước 2: Chọn mục Change Adapter Settings ở phía bên trái màn hình.

Bước 3: Tại phần màn hình chính, bạn nhấn chuột phải vào Local Area Connection rồi chọn Properties.

Bước 4: Nháy đúp chuột vào mục Internet Protocal Version 4 (TCP/IPv4) để sửa địa chỉ IP.

Bước 5: Chọn mục Obtain an IP address automatically để thiết lập IP tự động.

Máy in không in được do chưa bật nguồn máy in

Đôi khi máy in của bạn chưa nhận lệnh là do bạn chưa bật máy lên, chưa cắm nguồn hoặc dây nguồn bị rời khỏi máy in. Hãy kiểm tra lại xem máy in đã được bật lên chưa. Đây là một lỗi rất cơ bản nhưng đôi khi do không để ý nên vẫn có người mắc phải.

Cập nhật lại Driver máy in

Bản driver máy in lỗi thời cũng là nguyên nhân khiến máy in không nhận lệnh. Để khắc phục, bạn cần phải cập nhật phiên bản driver tương thích. Hãy thường xuyên cập nhật driver để tránh gặp phải sự cố như này trong quá trình in ấn.

Cách khắc phục lỗi máy in nhận lệnh nhưng không in được

Trong một số trường hợp, máy in đã nhận lệnh từ máy tính nhưng vẫn không in được. Dưới đây là một số nguyên nhân thường gặp và cách khắc phục nhanh chóng nhất.

Máy in nhận nhiều lệnh in cùng một lúc

Trong môi trường văn phòng, máy in thường được kết nối đến nhiều máy tính khác nhau. Điều này có thể dẫn đến tình trạng nhiều lệnh in được gửi tới máy in đồng thời, cùng với việc xử lý các file có dung lượng khác nhau. Điều này có thể gây ra tình trạng máy in đã nhận lệnh in nhưng không in được. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể làm theo các bước sau.

Bước 1: Tại thanh tìm kiếm góc dưới cùng bên trái, gõ từ khoá Control panel, sau đó chọn mục Devices and Printers.

Bước 2: Trên màn hình mới xuất hiện, chọn máy in đang gặp sự cố như đã mô tả trước đó, sau đó nhấp chuột phải và chọn See what’s printings.

Bước 3: Danh sách các tệp đã đặt lệnh in sẽ được hiển thị. Bạn có thể nhấp vào Printer và chọn Cancel All Documents để hủy tất cả, hoặc nhấp chuột phải từng tệp để hủy từng tệp cụ thể.

Sau khi hủy tất cả các lệnh in, bạn có thể tiến hành đặt lệnh in và thực hiện in như bình thường.

Máy in đang ở trạng thái Offline

Nếu máy in đang ở trạng thái Pause hoặc Offline, máy sẽ không in được dù đã nhận lệnh in. Nguyên nhân có thể là do người dùng đã chọn nhầm máy in hoặc một số tiến trình của máy xung đột dẫn đến máy bị đưa về trạng thái Offline.

Để kiểm tra lỗi này trên máy, bạn có thể làm theo các bước tương tự như khi sửa lỗi máy in có quá nhiều lệnh in như đã trình bày. Sau khi chọn See what’s printings, bạn sẽ thấy thông tin cho biết máy đang ở trạng thái Offline như mô tả dưới đây.

Để tắt chế độ Offline, bạn chỉ cần vào mục Printer và bỏ tick ở Use Printer Offline là xong.

Khởi động lại dịch vụ Print Spooler

Dịch vụ Print Spooler có nhiệm vụ quản lý các lệnh in từ máy tính đến máy in. Nếu dịch vụ này bị vô hiệu hóa, máy in sẽ không hoạt động được. Hãy kiểm tra và kích hoạt lại dịch vụ này.

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Windows + R, hộp thoại Run sẽ hiện ra. Nhập services.msc vào ô Open và nhấn Enter.

Bước 2: Trên giao diện Services, nhấn chuột phải vào mục Print Spooler và chọn Restart để khởi động lại dịch vụ.

Lỗi máy in bị kẹt giấy

Một nguyên nhân khác khiến máy in không thể in được có thể là do máy bị kẹt giấy bên trong. Thông thường khi xảy ra tình trạng này, máy in sẽ cảnh báo. Hãy kiểm tra kỹ xem trong buồng máy có giấy bị kẹt không. Nếu có, hãy gỡ giấy kẹt ra và đóng máy lại để tiếp tục in.

Cài đặt phần mềm diệt virus

Nếu đã thử các phương pháp trên mà vẫn không khắc phục được vấn đề máy in không hoạt động, có thể máy tính của bạn đang bị nhiễm virus. Hãy cài đặt một phần mềm diệt virus bản quyền để loại bỏ các virus ảnh hưởng đến quá trình in ấn. Một số phần mềm diệt virus hiệu quả có thể bạn nên tham khảo như TotalAV Antivirus, Panda Free Antivirus, AVG Internet Security, Avast Antivirus, Kaspersky AntiVirus,...

Cách tránh tình trạng máy in không hoạt động

In ấn là hoạt động thường xuyên trong môi trường văn phòng. Sự cố máy in không hoạt động theo ý muốn có thể gây khó khăn lớn cho người dùng. Để tránh tình trạng máy in không hoạt động, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Bảo trì mực và giấy in: Mực và giấy in là hai yếu tố chủ yếu để duy trì hoạt động của máy in. Hãy thường xuyên kiểm tra mực in và thêm giấy vào khay để đảm bảo quá trình in không bị gián đoạn. Đảm bảo giấy in phù hợp với định dạng file và sử dụng giấy in chất lượng để tránh tình trạng kẹt giấy.
• Thực hiện lệnh in theo thứ tự: Bạn nên in các tài liệu một cách tuần tự, tránh in đồng thời nhiều file khác nhau. Với một số máy in đã sử dụng lâu, việc in các file lớn có thể dẫn đến treo máy. Khi in các file lớn, hãy chia nhỏ chúng ra để đảm bảo máy có thể xử lý được và có thời gian nghỉ ngắn giữa các lần in.
• Cập nhật driver đều đặn: Hãy thường xuyên kiểm tra và cập nhật driver cho máy in. Driver không tương thích sẽ làm máy in không hoạt động đúng cách.

Lời kết

Dưới đây là những nguyên nhân thường gặp và các cách khắc phục hiệu quả nhất khi máy in gặp vấn đề không thể in được. Mytour hy vọng sẽ giúp bạn giải quyết triệt để vấn đề này. Đừng quên theo dõi những bài viết khác của Mytour để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé.