Cách Tận Dụng Hiệu Quả Tính Năng Mới của Gmail

Thay đổi là khó khăn. Những phiên bản mới của giao diện của một trang web được yêu thích có thể làm cho bạn thực sự ghét bỏ. Vậy nên có lẽ bạn đã cảm thấy nôn nao khi bạn đăng nhập vào Gmail gần đây và thấy tin vui rằng email của bạn bây giờ “có giao diện mới tinh.”

“Ôi trời ơi,” một đồng nghiệp nhắn cho tôi khi tài khoản cá nhân của chúng tôi được tự động chuyển sang Gmail mới được thiết kế lại tuần trước. “Tôi cảm thấy rất bất tiện.”

Google đã bắt đầu triển khai phiên bản mới nhất của Gmail—cập nhật lớn nhất trong nhiều năm—đối với người dùng doanh nghiệp từ tháng 4. Đối với người dùng thông thường, “Gmail mới” đã được phát hành dần dần, cho phép một số người chọn tham gia cập nhật và để những người hoài nghi như tôi có thể bỏ qua nó.

Sau khi sự sốc và sự phẫn nộ dần mất đi, bạn có thể thấy rằng việc thiết kế lại của Gmail là … thực sự khá tốt. Bản cập nhật này nổi bật các biện pháp bảo mật mới và tích hợp mượt mà với các công cụ của Google mà bạn có lẽ đã đang sử dụng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tận dụng tất cả các mẹo và tính năng mới trong Gmail đã được đổi mới.

Tổ Chức Hộp Thư Đến

Sau khi tài khoản của bạn được chuyển, bạn sẽ được nhắc chọn giữa ba mức độ hiển thị: mặc định, thoải mái và gọn gàng. Các tùy chọn này ảnh hưởng đến cách mà email của bạn xuất hiện trên một trang. Ở chế độ mặc định, email có đính kèm sẽ hiển thị với biểu tượng đính kèm cho biết tên và định dạng của tài liệu. Như vậy, việc quét hộp thư để tìm kiếm bảng tính Google hoặc PDF đã được chia sẻ với bạn trở nên dễ dàng.

Trong thời kỳ của Gmail cổ điển, bạn phải nhấp chuột phải vào một thư trong hộp thư đến để mở rộng menu tùy chọn. Bây giờ, bạn chỉ cần di chuột qua một thư và chọn một biểu tượng để lưu trữ, xóa, đánh dấu là đã đọc/chưa đọc hoặc hoãn một email. Đúng vậy—chức năng báo động yêu thích của bạn đã đến với hộp thư đến của bạn. Hãy tưởng tượng bạn nhận được một email vào chiều thứ Sáu nhưng không muốn xử lý nó cho đến thứ Hai. Để hoãn nó, hãy chọn biểu tượng Hoãn và đặt thời gian bạn muốn xem email. Tin nhắn sẽ biến mất cho đến thời gian được chỉ định, sau đó quay trở lại hộp thư đến của bạn như là một thứ mới.

Tăng Cường Hiệu Suất Qua Các Ứng Dụng

Định dạng hiển thị mới bao gồm thanh bên phải giúp bạn truy cập các công cụ năng suất khác của Google ngay trong Gmail. Theo mặc định, bạn sẽ thấy biểu tượng cho Lịch, Ghi chú và Nhiệm vụ, với tùy chọn để thêm vào nhiều dịch vụ khác như các tiện ích bổ sung. Bạn có thể xem lịch trình và danh sách công việc của mình thông qua thanh bên đơn giản, mà không cần mở một tab khác.

Thanh bên này chỉ dành cho các công cụ tương thích với Gmail, vì vậy nếu công cụ năng suất của bạn nằm ở nơi khác, tính năng này có thể không tạo ra sự khác biệt lớn. Tuy nhiên, thanh bên này đã truyền cảm hứng cho tôi nghịch ý với việc cập nhật danh sách Nhiệm vụ Google của mình một lần.

Tối Đa Hóa Hiệu Quả Email

Gmail đang tích hợp thêm trí tuệ nhân tạo vào các tính năng email của mình. Bạn cũng sẽ có thể truy cập email, đến một mức độ, khi không kết nối mạng.

Smart Reply hiện đã có sẵn trên trình duyệt web của bạn. Nếu bạn sử dụng ứng dụng Gmail, bạn đã quen với Smart Reply, cho phép bạn trả lời với một thông điệp ngắn được đề xuất bởi trí tuệ nhân tạo. Chỉ cần một cú nhấp chuột, bạn có thể gửi một câu trả lời nhanh như “Tốt, cảm ơn!” hoặc “Tuyệt vời! Gặp bạn vào Chủ Nhật!” Tùy thuộc vào ngữ cảnh, những tin nhắn này có thể trông lạnh lùng hoặc thậm chí thô lỗ—và đến thời điểm này, không có cách nào để tắt tính năng này. Tuy nhiên, Google đã xác nhận trong một email rằng sẽ triển khai cách tắt Smart Reply trong vài tháng tới.

Nếu bạn cảm thấy mình đang bị lạc hướng trong email vào những tuần bận rộn, Gmail có thể đưa ra gợi ý tự động để theo dõi email cũ. Những gợi ý này, được gọi là 'đẩy nhẹ', đẩy tin nhắn bị bỏ quên lên đầu hộp thư của bạn, cùng với một cú nhắc nhẹ bên cạnh dòng chủ đề: “Nhận được 3 ngày trước. Trả lời?” May mắn thay, bạn có thể điều chỉnh đẩy nhẹ trong Cài đặt, dưới mục Chung, trong phần Đẩy Nhẹ. Ở đây, bạn có thể chọn nhận gợi ý cho những điều bạn muốn hoặc tắt tính năng hoàn toàn.

Bạn cũng có thể truy cập một số chức năng email khi không kết nối mạng, điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang di chuyển. Trong Cài đặt, dưới Offline, chọn “Bật Email Ngoại Tuyến.” Bây giờ bạn có thể soạn, tìm kiếm, xóa và tổ chức email khi không kết nối mạng. Nếu bạn soạn một bức thư khi không kết nối, nó sẽ tự động được gửi khi bạn kết nối lại internet.

Bảo Vệ Email và Tài Khoản Của Bạn

Gmail bao gồm các tính năng mới để bảo vệ thông tin nhạy cảm và bảo vệ tài khoản của bạn khỏi các cuộc tấn công. Ví dụ, cảnh báo chống phishing dễ dàng nhận biết hơn nhiều. Trên giao diện Gmail cũ, bạn có thể đã bỏ qua văn bản cảnh báo. Bây giờ, một biển quảng cáo cỡ lớn sẽ xuất hiện đầu tiên trên một email đáng nghi, thúc đẩy bạn hãy, hãy xóa nó đi.

Bạn cũng có thể chọn gửi email ở chế độ bảo mật. Email được gửi ở chế độ bảo mật có ngày hết hạn và yêu cầu xác minh hai yếu tố cho người nhận mở nó. Người nhận không thể chuyển tiếp, sao chép/dán, tải xuống, hoặc in nội dung của email.

Để gửi email ở chế độ bảo mật, chọn biểu tượng Chế Độ Bảo Mật từ thanh dưới cùng. Nó có hình dạng của một khóa và một đồng hồ. Từ đây, bạn có thể đặt thời gian bạn muốn email tự hủy.

Quay Lại Giao Diện Gmail Cổ Điển

Vẫn chưa thích thiết kế mới? Đoán xem: Bạn có thể chọn giữ giao diện Gmail cũ bằng cách nhấp vào biểu tượng Bánh Răng và chọn “Quay lại Gmail cổ điển.” Điều này sẽ giúp bạn giữ lại phiên bản cũ cho đến giữa tháng 10, theo một bài đăng trên blog của đội ngũ G Suite. Tất cả người dùng sẽ được chuyển giao một cách vĩnh viễn sang giao diện mới không lâu sau hạn chót đó, mở đầu cho thế giới mới này của Gmail một lần và mãi mãi—ít nhất là cho đến cập nhật tiếp theo khiến bạn nôn nao.

Những Câu Chuyện Tuyệt Vời Hơn từ MYTOUR

• Cách chia sẻ tài khoản Instagram với đối tác của bạn
• Nhà phát triển JavaScript đang thách thức Google và Facebook
• Chào mừng máy bay bay táo bạo nhất từng có
• Tại sao các trường đại học cần các khóa học ‘công nghệ lợi ích công cộng’
• Người đàn ông tại Sonos đang xây dựng internet âm thanh
• Đang tìm kiếm nhiều hơn? Đăng ký nhận bản tin hàng ngày của chúng tôi và đừng bao giờ bỏ lỡ những câu chuyện mới và tuyệt vời nhất của chúng tôi