Buzz
Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến, giúp người dùng lập kế hoạch, xác định tài nguyên và lập lịch thực hiện nhiệm vụ cần thiết. Vậy làm thế nào để tạo biểu đồ Gantt? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn tạo biểu đồ Gantt ngay trong Microsoft Excel.
Quản lý dự án là nền tảng thiết yếu giúp bạn đáp ứng mọi mục tiêu doanh nghiệp trong thời hạn nhất định. Nó đảm bảo doanh nghiệp có kế hoạch thực hiện mục tiêu chiến lược phù hợp. Dù bạn đang điều hành công ty quy mô nhỏ hay lớn, một công cụ quản lý dự án tốt đều cần thiết để định hình nhiệm vụ đề ra và hoàn thành xuất sắc các mục tiêu.
Biểu đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt là một dạng biểu đồ thanh ngang, minh họa toàn bộ các công việc và thời gian ước tính cho từng nhiệm vụ trong dự án. Biểu đồ này biểu diễn các nhiệm vụ theo trục ngang và thời gian theo trục dọc.
Sơ đồ Gantt tóm tắt các giai đoạn thực hiện dự án cần thiết, những công việc chính cần hoàn thành theo từng giai đoạn. Thực chất, nó là một cách minh họa kế hoạch dự án, giúp mọi người theo dõi toàn bộ công việc theo thời gian và khuyến khích sự sáng tạo, phối hợp nhanh chóng. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm hiểu được cách thức thực hiện và quản lý tổng thể dự án một cách hiệu quả nhất. Hầu hết các nhà quản lý dự án đều ưa chuộng sơ đồ Gantt vì tính đơn giản, dễ thiết kế và giúp họ đưa ra các quyết định hiệu quả khi thực hiện các nhiệm vụ.
Vậy làm thế nào để tạo sơ đồ Gantt? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn tạo sơ đồ Gantt ngay trong Microsoft Excel.
Tạo bảng lịch trình dự án
Mở Excel và tạo một bảng liệt kê các nhiệm vụ trong dự án theo thứ tự với ngày bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ. Nhập dữ liệu vào các cột tương ứng như hình minh họa dưới đây. Trong đó, Start Date: ngày bắt đầu; End Date: ngày kết thúc; Description: Mô tả nhiệm vụ và Duration: Thời gian.
Bây giờ, nhấp vào ô trống bất kỳ trên bảng tính và điều hướng tới tab Chèn trong thanh Excel. Nhấp vào biểu tượng Thanh ngang. Chọn loại sơ đồ Thanh ngang từ menu xuất hiện. Thao tác này sẽ tạo cho bạn một sơ đồ trống.
Nhấp chuột phải vào sơ đồ trống đó, sau đó chọn Chọn Dữ liệu từ menu xuất hiện, cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệu sẽ hiển thị.
Trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ Liệu, nhấp vào Thêm dưới Mục Chú thích (Series). Hành động này sẽ mở cửa sổ Chỉnh sửa Dãy.
Trong Chỉnh sửa Dãy, di chuột đến trường trống trong tên dãy và nhấp vào ngày bắt đầu (Bắt đầu) trên bảng bạn vừa tạo trong Excel.
Bây giờ di chuột xuống giá trị Dãy trong cửa sổ Chỉnh sửa Dãy. Nhấp vào biểu tượng bảng tính ở cuối trường giá trị Dãy, một cửa sổ Chỉnh sửa Dãy nhỏ sẽ mở ra. Bây giờ, nhấp vào ngày đầu tiên trong cột Bắt đầu từ bảng và di chuyển chuột xuống ngày cuối cùng của cột Ngày Bắt đầu để thêm ngày bắt đầu dự án vào Biểu đồ Gantt.
Nhấp vào biểu tượng bảng tính một lần nữa để quay lại cửa sổ Chỉnh sửa Dãy > click OK.
Thêm thời gian vào Biểu đồ Gantt
Sau khi thêm ngày bắt đầu vào biểu đồ Gantt, tiếp theo, thêm thời gian thực hiện nhiệm vụ vào cửa sổ Chọn Nguồn Dữ Liệu. Tại đây, click Thêm dưới Mục Chú thích (Series) để mở lại cửa sổ Chỉnh sửa Dãy.
Trong cửa sổ này, di chuột tới vùng trống ở tên series > click vào Thời lượng ở bảng biểu trong Excel. Bây giờ di chuột xuống dưới giá trị Series. Nhấp vào biểu tượng bảng tính ở cuối trường giá trị Series. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ popup Chỉnh sửa Dãy.
Giờ click vào dữ liệu đầu tiên trong cột Thời lượng ở bảng biểu và kéo chuột xuống dòng dữ liệu cuối cùng trong cột để thêm thời gian thực hiện các nhiệm vụ dự án vào Biểu đồ Gantt.
Click vào biểu tượng bảng tính một lần nữa để quay lại cửa sổ Chỉnh sửa Dãy > nhấp OK.
Trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ Liệu, nhấn nút OK để tạo Biểu đồ Gantt.
Thêm mô tả công việc vào sơ đồ Gantt
Thực hiện theo hướng dẫn để thêm mô tả công việc vào sơ đồ Gantt. Trong Biểu đồ Gantt, click chuột phải vào thanh màu xanh > chọn Dữ Liệu từ menu thả xuống để mở Chọn Nguồn Dữ Liệu. Click nút Chỉnh sửa trong Thẻ Axis Ngang (Category) để mở cửa sổ Nhãn Axis.
Click vào biểu tượng bảng tính trong cửa sổ này, chọn dữ liệu đầu tiên ở cột Mô tả của bảng tạo trong Excel và kéo chuột đến vị trí dòng dữ liệu cuối cùng trong cột.
Sau khi hoàn tất, nhấp vào biểu tượng bảng tính lần nữa ở Nhãn Axis > nhấn OK trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ Liệu.
Định dạng Biểu đồ
Bước cuối cùng là định dạng biểu đồ để nó giống với Sơ đồ Gantt. Để làm điều đó, hãy biến các phần màu xanh trở thành các thanh trong suốt để chỉ hiển thị phần màu cam như sau:
Click chuột phải vào thanh màu xanh trong sơ đồ Gantt > chọn Định dạng Dữ liệu Dãy từ menu để mở cửa sổ này.
Click vào biểu tượng Paint, rồi chọn Không fill.
Trong Border, chọn Không đường viền.
Để thay đổi thứ tự sơ đồ Gantt, nhấp vào mục trục thời gian trên sơ đồ để mở cửa sổ Định dạng Trục.
Click biểu tượng thanh trong sơ đồ, chọn Danh mục theo thứ tự ngược lại trong menu phụ Vị trí Trục.
Dưới đây là sơ đồ Gantt của bạn:
Hoàn tất! Chúc mừng bạn!
