Buzz
Hướng dẫn chi tiết cách tạo danh sách trong Excel một cách dễ dàng và nhanh chóng. Cùng khám phá ngay để làm cho file Excel của bạn trở nên chuyên nghiệp và tiện dụng hơn!
Tại sao cần tạo danh sách hoặc dropdown trong Excel?
Trước khi tạo list trong Excel, bạn cần hiểu rõ mục đích của việc này. Việc tạo danh sách hoặc dropdown trong Excel cho phép bạn lựa chọn từ một danh sách thả xuống, giúp việc nhập liệu nhanh chóng và chính xác hơn.
Nếu trong một cột có các mục giống nhau, thay vì phải nhập lại nhiều lần, bạn chỉ cần nhấp vào ô và danh sách các mục đã thiết lập sẽ hiện lên. Bạn chỉ việc chọn mục cần thiết mà không phải nhập lại thông tin.
Để bạn hiểu rõ hơn về tiện ích của việc tạo danh sách trong Excel, dưới đây là những lợi ích mà nó mang lại cho người sử dụng:
- Tiết kiệm thời gian nhập liệu khi chọn dữ liệu từ ô trống.
- Thuận tiện trong việc xử lý dữ liệu cá nhân với số lượng lớn.
- Giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc khai báo, chấm công nhanh chóng.
- Giảm thiểu lỗi chính tả và nhập sai thông tin.
- Dễ dàng thay đổi dữ liệu khi chọn nhầm.
Hướng dẫn cách tạo danh sách và dropdown trong Excel đơn giản nhất
Dựa trên những thông tin đã chia sẻ, bạn có thể nhận thấy rằng tạo list trong Excel mang lại nhiều lợi ích. Nếu bạn vẫn chưa biết cách thực hiện, dưới đây là 3 phương pháp cho 3 tình huống phổ biến mà bạn có thể gặp phải.
Khi bảng đã có sẵn dữ liệu
Nếu bạn đã có bảng dữ liệu sẵn để tạo danh sách, việc tạo list trong Excel sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Dưới đây là một ví dụ giúp bạn hiểu rõ hơn, hãy theo dõi nhé!
Ví dụ: Dữ liệu các tên hàng đã có sẵn trong bảng như hình dưới đây.
Nếu bạn cần nhập các tên hàng vào một bảng khác, việc nhập tay sẽ rất tốn thời gian. Để tạo một danh sách tên hàng, bạn chỉ cần làm theo các bước dưới đây. Hãy cùng tham khảo cách tạo list trong Excel ngay nhé!
Hướng dẫn nhanh chóng:
Bước 1: Mở Excel và chọn ô mà bạn muốn tạo danh sách. Sau đó, trong tab Data, chọn Data Validation.
Bước 2: Chuyển đến Setting > Trong mục Allow, chọn List.
Bước 3: Tại tab Sources, chọn cột dữ liệu Tên hàng để tạo danh sách trong Excel > Nhấn OK.
Hướng dẫn chi tiết từng bước:
Bước 1: Chọn ô bạn muốn tạo danh sách. Sau đó, vào thẻ Data và chọn Data Validation.
Bước 2: Tiếp theo, vào thẻ Settings, trong mục Allow, chọn List.
Bước 3: Trong mục Sources, chọn cột dữ liệu của Tên hàng
Chúc mừng, bạn đã hoàn thành việc tạo danh sách đầu tiên trong Excel như hình dưới đây.
Phương pháp này có thể áp dụng cho bảng dữ liệu có sẵn trên cùng một trang hoặc dữ liệu từ một trang tính khác.
Hướng dẫn tạo danh sách trong Excel bằng cách nhập tay
Không phải lúc nào bạn cũng có dữ liệu sẵn có để tạo danh sách. Trong trường hợp này, bạn cần nhập tay các mục bạn muốn đưa vào danh sách.
Ví dụ: Với cùng một tệp dữ liệu, bạn cần tạo danh sách tên thương hiệu nhưng lần này dữ liệu bị trùng lặp. Vì vậy, bạn không thể chọn vùng dữ liệu như cách trên. Thay vào đó, bạn cần tạo danh sách trong Excel theo cách sau:
Bước 1: Giống như cách làm khi có sẵn dữ liệu trong bảng, chọn ô bạn muốn tạo danh sách. Sau đó, vào thẻ Data và chọn Data Validation.
Bước 2: Tiếp theo, vào thẻ Settings và trong mục Allow, chọn List.
Bước 3: Lần này, tại mục Sources, bạn cần nhập tay tên các thương hiệu. Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất.
Sau khi thực hiện đầy đủ các bước hướng dẫn trước, bạn sẽ thấy bảng kết quả như hình dưới đây.
Phương pháp tạo danh sách bằng cách nhập tay có thể áp dụng cho nhiều trường hợp khác nhau. Tuy nhiên, cách này sẽ mất nhiều thời gian hơn một chút.
Cách tạo list box phụ thuộc vào một danh sách khác
Cách tạo danh sách phụ thuộc vào một danh sách khác có nghĩa là bạn sẽ xác định một vùng dữ liệu làm nguồn. Sau đó, bạn sẽ tạo một danh sách mới dựa trên dữ liệu trong vùng đó.
Ví dụ: Bạn muốn tạo danh sách cho ô mã code sản phẩm và lưu lại vùng dữ liệu đó để tiện cho các thao tác sau. Hãy làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu của cột Mã Code. Tiếp theo, vào thẻ Formulas và chọn Define Name.
Bước 2: Sau khi hộp thoại New Name xuất hiện, bạn đặt tên cho vùng dữ liệu trong mục Name và nhấn OK để lưu lại.
Lưu ý: Tên vùng dữ liệu cần phải trùng với tiêu đề cột nhưng không được có khoảng trắng.
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ đặt tên vùng là MãCode.
Bước 3: Thao tác ở bước này tương tự như hai cách trước, bạn chỉ cần nhấp vào ô cần tạo danh sách. Sau đó, chọn thẻ Data và chọn tiếp Data Validation.
Bước 4: Vào thẻ Settings, chọn List trong mục Allow.
Bước 5: Trong mục Sources, bạn cần nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(F3;” “;””)). Sau đó, nhấn OK để hoàn tất.
Sau khi hoàn thành tất cả các bước, bạn sẽ có kết quả giống như hình dưới đây.
Giải thích về hàm trong bước 5 là:
- SUBSTITUTE(F3,” “,””): Công thức này có tác dụng lấy dữ liệu từ ô F3 và loại bỏ các khoảng trắng giữa các ký tự để phù hợp với tên đã định nghĩa ở bước 2.
- INDIRECT: Hàm này sẽ giúp bạn lấy dữ liệu từ vùng đã được đặt tên, sao cho tên đó trùng khớp với ô F3, nhưng không có khoảng trắng.
Cách tùy chỉnh dữ liệu của danh sách đã tạo trong Excel
Giờ đây, bạn đã nắm được cách để tạo list trong Excel. Tuy nhiên, đó chỉ là bước đầu. Bạn có thể cần chỉnh sửa vài chi tiết của danh sách đã tạo. Vì vậy, chúng tôi sẽ chỉ bạn một số cách để tùy chỉnh sau khi tạo danh sách xong.
Cách chỉnh sửa hoặc xóa một Named Range đã tạo
Nếu bạn không hài lòng với Named Range (vùng dữ liệu đã được đặt tên) mà mình đã tạo hoặc nếu có sự cố xảy ra khi tạo, bạn chỉ cần làm theo những bước sau đây:
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy chọn vào thẻ Formula. Sau đó, nhấn vào Name Manager để tiếp tục.
Bước 2: Một cửa sổ sẽ hiện ra, bạn chọn Named Range mà mình muốn sử dụng. Sau đó, chọn các thẻ ở phía trên cùng tùy theo mục đích của bạn như sau:
- Chọn Edit: Để chỉnh sửa Named Range.
- Chọn Delete: Để xóa vùng dữ liệu này.
Giờ bạn có thể tự do chỉnh sửa hoặc xóa bất kỳ Named Range nào mà mình đã tạo. Hãy tiếp tục khám phá các tùy chỉnh khác nhé!
Cách sao chép và dán drop list đã tạo cho vùng dữ liệu khác
Nếu bạn muốn sử dụng lại drop list đã tạo cho một vùng dữ liệu khác, bạn có thể sao chép nó trong Excel. Cụ thể là:
Bước 1: Chọn ô chứa drop list mà bạn muốn sao chép, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
Bước 2: Chọn ô bạn muốn dán danh sách vào, sau đó nhấn chuột phải và chọn Paste Special.
Bước 3: Khi cửa sổ hộp thoại xuất hiện, chọn Validation và nhấn OK để hoàn tất quá trình.
Với cách này, bạn sẽ tiết kiệm thời gian khi cần tạo nhiều bảng với cùng một nội dung drop list. Hãy áp dụng cách làm này khi bạn cần làm báo cáo.
Cách xóa danh sách đã tạo trong Excel
Nếu bạn tạo drop list sai hoặc không cần sử dụng chức năng này nữa, bạn có thể xóa bỏ danh sách đã tạo theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn ô chứa drop list bạn muốn xóa. Sau đó, vào thẻ Data và chọn Data Validation.
Bước 2: Khi cửa sổ hộp thoại xuất hiện, nhấn nút Clear All và chọn OK để hoàn tất việc xóa danh sách.
Bạn đã học thêm các tùy chỉnh khác khi tạo danh sách trong Excel. Các thao tác này cũng dễ dàng thực hiện giống như cách tạo danh sách ban đầu.
Một số lưu ý khi tạo danh sách trong Excel
Chúng tôi đã hướng dẫn đầy đủ các bước để bạn biết cách tạo drop list trong Excel. Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý một số điểm sau:
- Sau khi tạo xong danh sách, hãy kiểm tra thử bằng cách nhấn vào mục drop list để đảm bảo nội dung đầy đủ và chính xác.
- Nhập dữ liệu theo đúng thứ tự mà bạn muốn hiển thị trong danh sách.
- Tại mục Source trong hộp thoại Data Validation, bạn nên chọn ô hoặc vùng dữ liệu thay vì nhập tay để tránh xảy ra lỗi khi sao chép dữ liệu.
Tổng kết
Giờ bạn đã nắm vững mọi thông tin về cách tạo drop list trong Excel sao cho hiệu quả nhất. Hy vọng bài viết này sẽ hỗ trợ bạn trong công việc và học tập khi sử dụng Excel. Đừng quên chia sẻ bài viết để nhiều người cùng biết đến nhé!
