Cách tạo mẫu email trong Gmail bằng Canned Responses

Gmail - dịch vụ email phổ biến nhất hiện nay, có nhiều tính năng hữu ích mà người dùng chưa khám phá hết. Ngoài hẹn giờ gửi, thu hồi email đã gửi hoặc tự động trả lời... dịch vụ này còn có một tính năng cực kỳ hữu ích được gọi là 'Canned Responses'.

'Canned Responses' cho phép tạo ra các mẫu email để gửi cho nhiều người với nội dung giống nhau, vào nhiều thời điểm khác nhau.

Thường, bạn có thể soạn sẵn một email và lưu nó ở đâu đó, có thể là WPS Office, Notepad ++ hoặc trong thư mục Drafts của Gmail. Nhưng hạn chế là chỉ gửi một lần hoặc mỗi lần sử dụng phải mở ứng dụng khác để sao chép nội dung, rất tốn thời gian và phiền phức.

Cách sử dụng Canned Responses để tạo mẫu email trong Gmail

Với tính năng Canned Responses, những vấn đề đó sẽ trở thành dĩ vãng. Bởi tính năng này cho phép người dùng tạo một hoặc nhiều mẫu thư và lưu chúng ngay trong giao diện soạn thảo email mới. Khi cần sử dụng, chỉ cần nhấp chuột vào đó để sử dụng, rất đơn giản và tiện lợi.

Bước 1: Truy cập vào tài khoản Gmail của bạn. Trên giao diện chính, nhấp chuột trái vào biểu tượng bánh răng cưa và chọn Cài đặt.

Bước 2: Tiếp tục chọn thẻ Labs

Bước 3: Tìm phần 'Canned Responses' sau đó đánh dấu vào ô Kích hoạt. Nếu không tìm thấy, bạn có thể nhập từ khóa 'Canned Responses' vào ô tìm kiếm phía trên và nhấn Enter.

Cuộn xuống dưới cùng và nhấp vào Lưu thay đổi để lưu lại sự thay đổi.

Bước 4: Đợi một lát để Gmail tự động tải lại, sau đó bạn có thể chọn vào mục Soạn thư để viết thư như bình thường. Ở bước này chúng ta sẽ tạo một mẫu thư, vì vậy bạn không cần nhập tên người nhận, chỉ cần viết nội dung chung.

Hoặc nếu gửi cho một người cụ thể (như thanh toán hoặc báo cáo định kỳ), bạn có thể điền ngay tên người nhận. Khi hoàn thành nội dung thư, nhấn chuột trái vào biểu tượng mũi tên như hình dưới đây.

Bước 5: Một bảng tùy chọn nhỏ sẽ xuất hiện, chọn vào mục Canned Responses / Mẫu thư mới...

Ngay lập tức, một cửa sổ mới xuất hiện yêu cầu bạn đặt tên cho mẫu thư này. Bạn có thể đặt tên dựa trên nội dung, người gửi hoặc bất kỳ yếu tố nào bạn muốn để nhận biết. Mục đích là để ghi chú về nội dung, chỉ cần nhìn vào tên là bạn biết nội dung của email là gì.

Sau khi đặt tên, chọn OK để xác nhận.

Bước 6: Bạn có thể tạo thêm nhiều mẫu email khác với các nội dung khác nhau để lưu lại và sử dụng trong từng trường hợp cụ thể. Khi cần sử dụng sau này, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:

• Nhấp chuột trái vào biểu tượng mũi tên.
• Chọn Canned Responses / New canned responses...
• Chọn một trong các thư mẫu đã được soạn sẵn trong mục Insert.

Khi đó, nội dung thư tương ứng sẽ hiển thị để bạn sử dụng.

Lưu ý:

• Khi chọn một thư mẫu đã tạo, hãy sử dụng tùy chọn tên trong phần Insert, không chọn Lưu hoặc Xóa.
• Để xóa một thư mẫu đã tạo, cũng chỉ cần truy cập tương tự và chọn tên thư trong mục Xóa.

'Canned Responses' là tính năng cực kỳ tiện ích giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi làm việc với dịch vụ email phổ biến này. Đây cũng là một trong những mẹo Gmail hữu ích mà bạn không nên bỏ qua. Để sử dụng Gmail trên điện thoại di động một cách dễ dàng, hãy sử dụng 2 ứng dụng Gmail chính thức sau:

Gmail cho Android Gmail cho iOS

Chúc bạn thành công!