Cách tạo mẫu Template riêng trong Microsoft Word

Việc tạo template trong Word không phải là một công việc phức tạp. Hãy cùng Mytour khám phá mọi điều về cách tạo mẫu template Word nhé!

Nếu bạn thường xuyên làm việc, xử lý các tài liệu Word, chắc chắn bạn đã nhận ra giá trị của các mẫu template. Tuy nhiên, thường chúng ta lười biếng tải các mẫu từ các trang web khác mà không nhận ra rằng, chúng ta có thể tự tạo ra mẫu Word để sử dụng cho công việc của mình.

Những điều cần biết về mẫu template trong Microsoft Word

Mẫu template trong Microsoft Word cho phép bạn áp dụng cùng một thiết kế, bố cục từ một tài liệu này sang tài liệu khác. Dưới đây là những điều bạn cần biết:

• Bạn có thể tạo một mẫu Word với văn bản có sẵn, macro, logo và tiêu đề - chân trang.
• Các mẫu Word có thể có các văn bản điều khiển, hình ảnh, danh sách thả xuống, bộ lọc ngày, thậm chí là từ điển và thanh toolbar.
• Bạn có thể thêm văn bản hướng dẫn vào một mẫu để bất kỳ ai sử dụng nó đều biết cách sử dụng.
• Bạn có thể bảo vệ các phần của mẫu và ngăn chúng bị thay đổi.
• Một tài liệu word thông thường và một mẫu được lưu với các loại file khác nhau.
• Bạn có thể tái sử dụng một mẫu bao nhiêu lần tùy thích.

Mở mẫu và sử dụng cho tài liệu mới. Bạn có thể tải xuống các mẫu miễn phí hoặc trả phí từ internet, nhưng nếu chúng không đủ nổi bật, hãy tự tạo một mẫu trong Microsoft Word theo phong cách của riêng bạn!

Cách lưu một tài liệu dưới dạng Mẫu

Cách tạo mẫu nhanh nhất là từ một tài liệu Word hiện có. Mở tài liệu Word hiện có của bạn.

• Đến Ribbon > File > Save As.
• Trong hộp thoại Save As, nhập tên của mẫu.
• Chọn mũi tên thả xuống loại file và chọn Mẫu Word. Nếu tài liệu có macro, hãy chọn loại file Mẫu Word chứa Macro.

• Lưu ý rằng đường dẫn Lưu đã được thay đổi thành thư mục Mẫu Office Tùy chỉnh. Thư mục này mặc định hiển thị trong hộp thoại Mẫu khi bạn muốn sử dụng mẫu cho tài liệu mới.

Bạn cũng có thể chọn bất kỳ vị trí nào khác trên máy tính để lưu. Nhấp vào Tùy chọn khác và duyệt đến vị trí bạn muốn, rồi ấn Lưu.

Cách sửa đổi Mẫu đã tồn tại trong Word

Để cập nhật bất kỳ mẫu nào, hãy mở tập tin đó trong Word, thực hiện các thay đổi và sau đó lưu lại.

Ví dụ, bạn muốn chỉnh sửa một mẫu có sẵn trong Word:

• Nhấp vào Tập tin, chuyển đến màn hình Backstage.
• Chọn Mới và thay vì một tài liệu trống, bạn chọn một mẫu. (Ví dụ, tôi chọn mẫu sơ yếu lý lịch).

• Nhấp vào Tạo mới để tải mẫu từ Bộ sưu tập sang tài liệu Word mới.
• Vì đây là mẫu sơ yếu lý lịch, bạn có thể sử dụng Trợ lý Hồ sơ, các hướng dẫn đơn giản. Ví dụ, tôi muốn thay đổi ảnh hồ sơ trên mẫu này.

• Tùy thuộc vào mẫu, bạn có thể thay đổi nhiều hoặc chỉ một vài phần. Sau đó, lưu nó dưới dạng tài liệu (doc hoặc docx), in ra hoặc chia sẻ với người khác.

Hướng dẫn tạo mẫu trong Word

Quá trình này tương tự như việc bạn thiết kế bất kỳ tài liệu Word nào. Bạn có thể làm đơn giản hoặc phức tạp, tùy thuộc vào nhu cầu của mình.

Ví dụ về mẫu đơn giản:

• Mở một tài liệu Word trắng.
• Tôi sử dụng Shapes để tạo kiểu cho một tiêu đề thư đơn giản, có phần chân trang ở phía dưới.

Bạn có thể điều chỉnh, thêm bất cứ điều gì, như thay đổi lề, phông chữ, kiểu chữ... trước khi lưu nó dưới dạng mẫu.

• Vào Tệp > Lưu Dưới Dạng...
• Trong hộp thoại Lưu Dưới Dạng..., chọn loại file lưu là Mẫu Tài Liệu (*.dotx).

• Gõ tên và chọn Lưu.

Microsoft Word lưu nó trong một thư mục mẫu. Thông thường, đường dẫn là:

C:\Users\[TênNgườiDùng]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Để sử dụng mẫu này, mở Microsoft Word, vào Tệp chọn Mới. Nhấp vào Cá Nhân và chọn mẫu.

Cách tạo Mẫu tương tác trong Word

Ví dụ ảnh hồ sơ trong mẫu Sơ yếu lý lịch bên trên, có một nội dung tương tác để làm cho mẫu này linh hoạt hơn. Bạn có thể tạo biểu mẫu để điều chỉnh các nội dung tương tác như bộ chọn ngày, hộp combo, danh sách thả xuống...

Việc này giúp tiết kiệm thời gian vì bạn không cần điều chỉnh một thông tin mỗi khi sử dụng lại mẫu.

Tạo mẫu sau đó quyết định muốn thêm nội dung tương tác nào.

Nội dung được cấu hình từ tab Developer trong Word. Kích hoạt nếu không thấy nó hiển thị:

• Vào Tệp > Tùy chọn > Tùy chỉnh Ribbon.
• Trong phần Tùy chỉnh Ribbon, chọn Tab Chính trong danh sách bên phải.
• Trong danh sách, chọn ô Developer và nhấn OK.

• Bây giờ, tab Developer đã xuất hiện trong Ribbon. Chọn Nhóm Controls và nhấn vào Chế độ Thiết kế. Tiếp theo, chèn các nội dung mà bạn muốn vào mẫu.

Ví dụ: Thêm nội dung lựa chọn ngày tháng vào trong Mẫu

• Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn chèn ngày tháng. Bạn cũng có thể sử dụng hộp văn bản để đặt nơi chính xác.
• Trên tab Developer, trong nhóm Controls, chọn Chế độ Thiết kế.
• Chọn Date Picker để chèn.
• Nhấn vào Thuộc tính trong nhóm Control để nhập văn bản giữ chỗ và định dạng nó theo bất kỳ kiểu nào bạn muốn.
• Bấm vào Chế độ Thiết kế để tắt chế độ thiết kế và lưu phần hướng dẫn văn bản.

• Bạn có thể mở mẫu. Thay đổi ngày để sử dụng lại bất cứ khi nào cần, lưu, in hoặc chia sẻ.

Cách tạo một tài liệu mới từ mẫu

Sau khi lưu mẫu tùy chỉnh, bạn có thể tạo tài liệu mới dựa trên nó. Cách làm như sau:

Ở màn hình đầu tiên sau khi mở Word, bạn sẽ thấy một loạt mẫu có sẵn và có thể tải về máy. Ở thanh trên cùng, nhấn vào liên kết PERSONAL để hiển thị các mẫu tùy chỉnh. Sau đó, chỉ cần nhấp vào mẫu mong muốn và Word sẽ tạo một tài liệu mới dựa trên nó.

Mặc định, Word lưu các mẫu vào Documents\Custom Office Templates. Đây là nơi chúng sẽ xuất hiện cùng với các mẫu bạn tạo trong các ứng dụng Office khác.

Khi lưu mẫu, bạn có thể chọn một vị trí khác nếu muốn. Vấn đề là nếu bạn lưu nó ở địa điểm khác, Word có thể không chọn và hiển thị nó như một tùy chọn trên màn hình khởi động vào phần mềm. Tuy nhiên, đó không phải là vấn đề lớn. Hãy lưu nó vào bất kỳ nơi nào bạn muốn. Bạn vẫn có thể tạo một tài liệu mới dựa trên mẫu này chỉ bằng cách click đúp vào file đó.

Bạn cũng có thể mở mẫu trong Word để chỉnh sửa bằng cách click chuột phải vào file, sau đó chọn lệnh Mở từ menu ngữ cảnh.

Trên menu File > click Options > nhấn Lưu ở bên trái. Ở bên phải nhập đường dẫn bạn muốn lưu mẫu trong hộp Địa chỉ mặc định của mẫu cá nhân. Click OK khi hoàn tất.

Thực hiện này giúp bạn tạo các tài liệu mới trên mẫu một cách dễ dàng hơn.

Gợi ý một số mẫu bảng nội dung tốt nhất cho Word

Bảng chỉ mục giúp người dùng dễ dàng theo dõi nội dung trong tài liệu. Loại bảng bạn chọn phụ thuộc vào loại tài liệu bạn tạo. Dưới đây là một số mẫu bảng nội dung đẹp cho tài liệu trên Word:

Nền màu xanh dương

Mẫu bảng nội dung này mang phong cách hiện đại và dễ đọc. Bạn có thể tùy chỉnh các yếu tố sau:

• Font chữ và kích thước.
• Chỉnh sửa màu sắc nền.
• Thay đổi kích thước của các hộp văn bản, ô checkbox.

Mẫu bảng nội dung của Microsoft Word này phù hợp cho lịch/tiến trình sự kiện, thông tin trong booklet doanh nghiệp hoặc bất kỳ tài liệu nào cần nhiều trang.

Bạn có thể tải mẫu này dưới định dạng Microsoft Word, Google Docs, Apple Pages và PDF. Mẫu Word này miễn phí nhưng bạn cần nhập email để tải về.

Gọn gàng và Đơn giản

Nếu bạn muốn một mẫu bảng nội dung chuyên nghiệp nhưng đơn giản để tạo, Clean and Simple là sự lựa chọn tốt. Nó bao gồm cột ngày, chủ đề và số trang. Mẫu template Word này thích hợp cho việc tạo tài liệu ghi nhật ký với 26 mục sẵn có ở mỗi trang.

Dưới đây là hướng dẫn giúp bạn tự tạo template trong Word theo phong cách riêng của mình. Hy vọng nó sẽ hữu ích cho công việc của bạn.