Buzz
Rất nhiều người đã từng gặp phải tình huống khó xử khi vừa gửi email, nhưng sau đó nhận ra email đó có lỗi hoặc đã gửi nhầm nội dung riêng tư cho một số người. Đừng lo lắng quá, vì có một cách thu hồi email Outlook rất hiệu quả.
Thu hồi email outlook là gì?
Tính năng “Thu hồi email” (Recall) trong Microsoft Outlook cho phép bạn rút lại một email đã gửi trước đó để sửa lỗi như gửi nhầm người, chứa thông tin không chính xác hoặc thiếu tài liệu quan trọng. Tuy nhiên, việc thu hồi email Outlook không phải lúc nào cũng thành công và có một số hạn chế và điều kiện cụ thể.
Khi áp dụng cách thu hồi email đã gửi trong outlook, một yêu cầu thu hồi sẽ được gửi đến hộp thư của người nhận. Tuy nhiên, việc thành công phụ thuộc vào nhiều yếu tố như người nhận đã mở email chưa, sử dụng loại hộp thư nào và cài đặt cụ thể trong tổ chức.
Nếu email đã được đọc hoặc người nhận sử dụng một ứng dụng email không hỗ trợ tính năng này, việc thu hồi email Outlook có thể không thành công.
Hướng dẫn thu hồi Email Outlook
Dưới đây là cách thu hồi email Outlook áp dụng cho các phiên bản: Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Office for business, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007.
Hướng dẫn nhanh
Hướng dẫn nhanh về thu hồi email Outlook:
- Bước 1: Mở Microsoft Outlook và chọn ngăn thư mục ở bên trái cửa sổ, sau đó chọn “Sent Items”.
- Bước 2: Nhấn đúp vào email mà bạn muốn thu hồi.
- Bước 3: Trong cửa sổ hiển thị nội dung email, chọn “Actions” > “Recall This Message”.
- Bước 4: Chọn chức năng mà bạn muốn sử dụng và nhấn OK để thu hồi email trong outlook.
Hướng dẫn chi tiết
Hướng dẫn chi tiết về thu hồi email Outlook:
Bước 1: Mở Microsoft Outlook
- Trong ngăn thư mục bên trái, chọn “Sent Items” và click đúp vào email cần thu hồi.
Bước 2: Chọn Actions và Recall This Message
- Trong cửa sổ chứa nội dung email, chọn “Actions” và từ menu thả xuống, chọn “Recall This Message”.
Bước 3: Chọn loại thao tác
- Chọn “Xóa bản sao chưa đọc và thay thế bằng một email mới” nếu bạn muốn thu hồi email và thay thế bằng email mới, hoặc chọn “Xóa bản sao chưa đọc của email này” nếu bạn chỉ muốn thu hồi email đã gửi.
- Lưu ý: Trong quá trình thu hồi email trong outlook, bạn có thể chọn “Thông báo cho tôi nếu việc thu hồi thành công hoặc thất bại đối với mỗi người nhận” để nhận thông báo về việc thu hồi thành công hoặc thất bại cho mỗi người nhận.
Bước 4: Hoàn tất quy trình
- Nhấn OK để hoàn tất quy trình thu hồi email Outlook và gửi email mới (nếu cần).
Các tình huống không thể thu hồi email đã gửi
Các trường hợp mà bạn không thể thu hồi email Outlook đã gửi bao gồm:
- Không sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc Office 365: Khi người gửi hoặc người nhận không sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc không kết nối với dịch vụ Office 365, tính năng thu hồi có thể không khả dụng.
- Email người gửi hoặc người nhận không kết nối với máy chủ Microsoft Exchange: Thuật ngữ và điều kiện của việc thu hồi email thường liên quan đến việc sử dụng máy chủ Microsoft Exchange. Khi không có kết nối với máy chủ này, quá trình thu hồi có thể gặp rủi ro.
- Email người gửi hoặc người nhận không cùng nằm trong cùng một tổ chức/doanh nghiệp: Việc áp dụng tính năng thu hồi đôi khi yêu cầu cả người gửi và người nhận đều thuộc cùng một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Khi sự liên kết này không tồn tại, việc thu hồi có thể không thành công.
- Người nhận đã mở thư: Nếu người nhận đã mở thư trước khi quá trình thu hồi email Outlook được hoàn tất, tính năng này sẽ không có hiệu quả. Người nhận đã có cơ hội đọc nội dung email trước khi thu hồi được thực hiện.
Chỉ cần vài bước đơn giản, bạn có thể thực hiện việc thu hồi email trong Outlook và thay thế bằng thư mới một cách dễ dàng và nhanh chóng. Chúc bạn thành công!
