Buzz
Email là tài liệu thiết yếu và đôi khi bạn có thể gặp khó khăn nếu gửi nhầm. Để tránh điều này, hãy sử dụng tính năng thu hồi email trong Outlook. Mytour sẽ hướng dẫn bạn chi tiết dưới đây!
1. Các điều kiện cần có để thu hồi email trên Outlook
Bạn có thể thực hiện yêu cầu thu hồi email trên Outlook chỉ với một vài bước đơn giản, nhưng cần đảm bảo một số điều kiện nhất định.
- Người nhận chưa mở email (nếu người nhận đã xem qua cửa sổ xem trước cũng tính là đã đọc)
- Cả bạn và người nhận đều cần sử dụng Outlook
- Cả hai phải có tài khoản Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange trong cùng một tổ chức.
2. Hướng dẫn thu hồi email trong Outlook 365
Khi đã thỏa mãn các yêu cầu trên, bạn có thể thu hồi email trong Outlook. Thực hiện theo các bước dưới đây để tiến hành thu hồi:
Bước 1: Trong Outlook, hãy truy cập mục Sent Items và mở email mà bạn muốn thu hồi.
Bước 2: Trên thanh công cụ, nhấn vào Move Actions ➔ chọn Recall This Message để thu hồi thư.
Nếu không thấy tùy chọn này, có thể bạn đang sử dụng thanh công cụ rút gọn. Hãy tìm tính năng thu hồi ở đây:
- Dấu ba chấm ở góc ngoài cùng của thanh công cụ ➔ Actions ➔ Recall This Message.
Bước 3: Bây giờ, bạn có thể chọn thu hồi email đã gửi hoặc thay thế bằng một email mới nếu muốn. Đánh dấu ô Tell me if recall succeeds or fails for each recipient để nhận thông báo về kết quả thu hồi email.
Bước 4: Chờ cho quá trình thu hồi hoàn tất. Sau khi xong, nhấn OK ➔ bạn sẽ nhận được một thông báo trong email với nội dung 'You tried to recall this message...'
3. Cách kiểm tra xem việc thu hồi email trong Outlook có thành công hay không
Sau khi gửi yêu cầu thu hồi, làm thế nào để biết việc thu hồi email đã thành công? Rất đơn giản, nếu thành công, bạn sẽ nhận được một email có tiêu đề Message Recall Success (thu hồi tin nhắn thành công).
Một cách khác để xác minh email đã được thu hồi hay chưa là kiểm tra mục Thư đã gửi. Trên thanh công cụ, nhấn vào nút Tracking ➔ bạn sẽ nhận thông báo về hành động và trạng thái thu hồi của tin nhắn đã gửi.
Lưu ý: Bạn chỉ có thể thấy nút Tracking nếu việc thu hồi email thành công. Nếu người nhận đã mở Outlook khi bạn gửi yêu cầu thu hồi, thì việc thu hồi sẽ không thành công. Trong trường hợp này, bạn sẽ nhận thông báo rằng Outlook không thể thu hồi thư cho bạn.
4. Cách tránh gửi nhầm email trong tương lai
Hãy cẩn thận trước khi nhấn nút gửi email, vì việc thu hồi không phải lúc nào cũng hiệu quả. Bạn cần chú ý trước khi gửi những email nhạy cảm để tránh rắc rối về sau.
Để đảm bảo an toàn hơn, bạn có thể sử dụng tính năng Delay của Outlook trước khi gửi email. Điều này có nghĩa là khi bạn nhấn gửi, email sẽ chỉ được gửi đi sau vài phút. Trong thời gian này, bạn có thể xem xét lại và hủy gửi thư ngay lập tức.
Trên đây là hướng dẫn về cách thu hồi email trong Outlook - quy trình thu hồi email đã gửi một cách nhanh chóng và dễ dàng. Lưu ý rằng việc thu hồi chỉ có thể thực hiện trong một số trường hợp nhất định, vì vậy hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi tin nhắn. Mytour chúc bạn thành công trong việc áp dụng!
