Cách thức giao tiếp bằng tiếng Anh qua điện thoại phổ biến

Bài viết được chia thành bốn phần chính, bao gồm: cách giới thiệu bản thân và trình bày yêu cầu, cách để lại lời nhắn cũng như yêu cầu lặp lại một vấn đề cụ thể.

Phần 1: Tự giới thiệu và đưa ra yêu cầu khi giao tiếp bằng tiếng Anh

Tự giới thiệu

Khi gọi điện cho một tổ chức hay công ty nào đó, người gọi có thể giới thiệu bản thân qua việc sử dụng các cấu trúc như dưới đây:

1. Good morning, Aristo. (Chào buổi sáng, anh Aristo.)

2. Hello, this is … from … . (Xin chào, đây là … đến từ …)

3. Hello, my name’s … calling from … . (Xin chào, tên tôi là … gọi từ …)

4. Good afternoon, I’m … from … . (Chào buổi chiều, tôi là … từ … )

Phân tích mẫu câu ví dụ:

Mẫu câu (1): Good morning, Good Afternoon và Good evening được sử dụng vào các thời điểm khác nhau trong ngày. Kể cả khi đối tượng được gọi là một khách hàng quen thuộc, một đồng nghiệp hay một người hàng xóm mới, các mẫu câu tiếng Anh cơ bản này đều vô cùng hữu hiệu trong việc bắt đầu một cuộc trò chuyện.

Tùy theo mốc thời gian mà người nói sẽ sử dụng một trong các cụm từ chào hỏi nói trên. Thông thường, ba cụm từ trên sẽ được dùng trong các múi giờ như sau:

Ở mẫu câu thứ nhất này, có thể thấy người gọi và người nghe đã biết nhau từ trước, vì vậy khi bắt máy cả hai đều có thể gọi thẳng tên của đối phương (Aristo). Thật vậy, khi xem một số phim truyền hình thực tế về cuộc sống nơi công sở của người bản xứ hoặc Mỹ, người đọc có thể dễ nhận thấy rằng, ngay cả trong môi trường công sở, phần lớn người bản xứ cũng thường lựa chọn lối xưng hô tên thân mật và không quá câu nệ chuyện xưng hô vai vế cao thấp. Tuy nhiên, nếu như đây là lần đầu người nói và người nghe giao tiếp tiếng Anh qua điện thoại,  để thể hiện sự tôn trọng với đối phương, cả hai có thể thêm danh xưng như Mr hoặc Ms và họ của người nghe sau các mẫu câu chào hỏi, chẳng hạn như:

• Good morning, Mr. Houston

• Good evening, Ms. Tran

Mẫu câu (2), (3) và (4): Các mẫu câu này đều dùng khi người gọi muốn giới thiệu bản thân đến từ công ty nào đó. Ví dụ:

• (2) Hello, this is John from Sunrise Company .

• (3) Hello, my name’s John calling from Sunrise Company .

• (4) Good afternoon, I’m John from Sunrise Company .

Đề xuất yêu cầu 

Đề xuất mong muốn gặp một người

Khi gọi điện thoại cho một tổ chức hay công ty bất kì, người gọi có thể nêu rõ rằng mình muốn trò chuyện với người nào cụ thể, thông qua các mẫu câu tiếng Anh cơ bản dưới đây:

• I’d like to speak to … , please.

• Could I have the … Department, please?

• Is … there, please?

Phân tích các mẫu câu ví dụ: Trong giao tiếp tiếng Anh, người nói dùng please để giúp cho lời yêu cầu của mình trở nên lịch sự hơn. Từ please được thêm vào ở cuối câu hỏi và ngăn cách với vế trước bởi dấu phẩy.

Câu hỏi lịch sự, please?

Ví dụ:

• I’d like to speak to Tina, please. (Vui lòng cho tôi gặp cô Tina)

• Could I have the Marketing Department, please. (Vui lòng cho tôi kết nối với phòng Marketing.)

• Is Ms. Tran there, please? (Cho tôi hỏi cô Trần có ở đó không?)

Khi người nhận không thể nghe cuộc gọi 

Sau khi đã giới thiệu bản thân và trình bày nguyện vọng gặp một người cụ thể, người gọi sau đó sẽ trò chuyện trực tiếp về các chủ đề chuyên môn với người cần gặp.

Tuy nhiên, không phải lúc nào người cần gặp cũng đang ở công ty tại thời điểm gọi. Trong những tình huống như vậy, người nghe, hoặc cụ thể hơn là bộ phận lễ tân của một công ty, có thể sử dụng các mẫu câu tiếng Anh cơ bản dưới đây để trả lời:

• I’m sorry he/she’s not available at the moment. 

(Xin lỗi, anh ấy/ cô ấy hiện tại không có ở đây)

• Sorry, he is away/ not in.

(Xin lỗi, anh ấy đã đi ra ngoài/ không có ở đây.)

• I’m sorry. Ms. Tran is in a meeting / in Milan.

(Tôi xin lỗi. Cô Trần đang có một cuộc họp / đang ở Milan.)

Phần 2: Để lại tin nhắn

Mẫu câu dành cho người gọi:

• Could you give him/her a message? (Bạn có thể gửi lời nhắn tới anh/ cô ấy được chứ)

• Can I leave him/her a message? (Tôi có thể để lại lời nhắn cho anh/cô ấy được chứ)

• Please tell him/her … (Hãy nói với cô ấy/anh ấy … )
  Ví dụ: Please tell her Ms. Tran has called.

• Please ask him/her to call me at … ( Vui lòng nói với cô/anh ấy gọi cho tôi lúc … )
  Ví dụ: Please ask him/ her to call Ms. Tran at 6p.m tonight.

Mẫu câu cho người nhận (hoặc bộ phận lễ tân)

• Would you like to leave a message? (Ông/Bà có muốn để lại lời nhắn không?)

• If you give me your number, I’ll ask him/her to call you later.
  (Nếu ông/bà để lại lời    nhắn, tôi sẽ nhắn anh/cô ấy gọi lại sau.)

• Can I help you with anything? (Tôi có thể giúp gì cho ông/bà không?)

• Would you like to speak to her assistant? (Ông/Bà có muốn nói chuyện với trợ lý của cô ấy không?)

• Shall I ask her to call you back? (Tôi sẽ nhắn với cô ấy gọi lại cho ông/bà nhé)

Phần 3: Yêu cầu lặp lại trong giao tiếp tiếng Anh

Yêu cầu người nói lặp lại

• Xin lỗi, tôi chưa nghe kịp / nghe rõ (tên/ số điện thoại / tên công ty của bạn / vân vân.) (Excuse me. / Sorry, I didn’t catch (your name/ your number / your company name / etc.)

• Excuse me. / Sorry, có thể làm phiền bạn lặp lại (tên, số điện thoại, vân vân.)                 (Excuse me. / Sorry, could you repeat your (name, number, etc.)

• Xin lỗi. Tôi chưa nghe rõ lắm. (Excuse me. / Sorry, I didn’t hear that.)

• Xin lỗi, tôi chưa hiểu lắm. (Excuse me. / Sorry, I didn’t understand that).

• Bạn có thể đánh vần từ đó/ tên của bạn không?. (Could you spell (that/ your name), please)

Xác nhận đã hiểu 

• Tôi đã hiểu..  (Okay, I’ve got that now)

• Ra là vậy. Cảm ơn anh/chị. (I see, thank you).

Phần 4: Mẫu hội thoại

• Lễ tân: Hello, Mytour School of English and Test Preparation, chào buổi sáng.

• Khách hàng: Oh chào. Tôi tên là Tina Trần, từ công ty Cầu vồng. Tôi muốn nói chuyện với Ms. Su vui lòng.

• Lễ tân: Oh tôi xin lỗi – Ms. Su hiện không có ở đây. Tôi có thể được biết tên của bạn một lần nữa được không?

• Khách hàng: Vâng, Tina Trần, đó là T … I … N … A – TINA và TRAN, đánh vần T … R … A … N

• Lễ tân: Vâng, Ms. Trần, từ công ty Cầu vồng phải không?

• Khách hàng: Đúng vậy. Bạn có thể yêu cầu cô ấy gọi cho tôi khi cô ấy có chút thời gian không?

• Lễ tân: Vâng. Tôi sẽ yêu cầu cô ấy làm điều đó. Cô ấy có số của bạn không?

• Khách: Vâng, tôi nghĩ là vậy, nhưng trong mọi trường hợp, đó là 0011-221-112

• Lễ tân: Tôi sẽ lặp lại đó 0011-221-112

• Khách: Chính xác.

• Lễ tân: Okay, cảm ơn đã gọi. Ms. Su sẽ gọi lại cho bạn vào chiều nay.

• Khách hàng: Ô, đó rất tốt. Cảm ơn nhiều. Tạm biệt.

• Lễ tân: Tạm biệt. 

Kết luận