Cách thực hiện một Báo Cáo Nói

Dù chủ đề, nội dung và môi trường trong đó các báo cáo nói được thực hiện có thể thay đổi rộng rãi, nhưng có một số bước chung bạn có thể thực hiện để đảm bảo bạn sẵn sàng cho mọi loại báo cáo nói. Sau khi thu thập đủ tài liệu cần thiết, hãy luyện tập một cách rộng rãi và chỉnh sửa khi bạn phát triển báo cáo để truyền đạt điểm của bạn một cách súc tích. Với một chút chuẩn bị và một lượng luyện tập lành mạnh, bạn có thể thực hiện báo cáo của mình với sự rõ ràng và tự tin.

Tiến hành thu thập thông tin sơ bộ. Hỏi bản thân: Bạn hy vọng truyền đạt điều gì? Câu trả lời của bạn cho câu hỏi này nên là nguyên tắc hướng dẫn cho việc biên soạn báo cáo của bạn. Để thông tin, giải thích và có thể thuyết phục khán giả của mình, bạn cần hiểu biết sâu sắc về chủ đề bạn đang trình bày.

• Ban đầu, bạn chỉ muốn làm quen với chủ đề. Hầu hết các bài viết trên Wikipedia đều có sự kết hợp tốt giữa các thông tin quan trọng và các điểm hấp dẫn.
• Nhớ rằng nhiều giáo viên và giáo sư sẽ không chấp nhận Wikipedia là một nguồn tài liệu học thuật. Những bài viết này tốt cho việc làm quen với một chủ đề. Tuy nhiên, sau khi bạn biết cơ bản, bạn sẽ cần sử dụng các nguồn như sách và tạp chí để trích dẫn.

Theo dõi thông tin thú vị và quan trọng. Ghi chú về các sự kiện và khái niệm mà bạn quan tâm hoặc nổi bật. Nếu bạn cảm thấy bất ngờ với điều gì đó bạn đọc khi nghiên cứu, hãy đề cập đến nó trong báo cáo của bạn. Lưu ý rằng các chú thích dưới các bài viết trên Wikipedia có thể cung cấp cho bạn một loạt các nguồn có thể trích dẫn, làm cho thời gian bạn bỏ ra cho nghiên cứu trở nên đặc biệt hiệu quả.

Sử dụng Google Scholar để nghiên cứu các điểm cần có bằng chứng mạnh mẽ. Hỏi bản thân bạn cần biết thêm điều gì để đưa ra một điểm chính xác. Điều này sẽ giúp bạn hướng dẫn các truy vấn tìm kiếm cụ thể của mình. Cụ thể hơn, sử dụng Google Scholar để mang lại một số bài viết được đồng nghiệp đánh giá, học thuật và khoa học.

Điều chỉnh báo cáo của bạn theo đối tượng nghe. Khi nghiên cứu nội dung cụ thể mà bạn sẽ chia sẻ với công chúng của mình, hãy nghĩ về những người bạn đang trình bày. Khán giả - dù bạn là bạn cùng lớp học hay một vài ứng viên tiến sĩ khác tại trường đại học của bạn - sẽ có nền tảng và kiến thức liên quan đến cách bạn sẽ tổ chức báo cáo của mình.

Bao gồm một phần giới thiệu ngắn, rõ ràng. Đôi khi bạn muốn thu hút sự chú ý của khán giả ngay từ khi bạn bắt đầu nói. Thay vì bắt đầu với những thông tin hay nhất của bạn, hãy tiết kiệm nó cho đến sau khi bạn đã thu hút được sự chú ý của tất cả mọi người. Để làm điều này, tự giới thiệu bản thân và chủ đề của báo cáo trong vài câu. Trình bày mục tiêu cụ thể của bạn trong việc đưa ra báo cáo, và giải thích cho khán giả cách bạn sẽ đạt được mục tiêu này.

Giữ luồng logic. Trong suốt báo cáo của bạn, duy trì luồng logic mà bạn đã đề xuất trong phần giới thiệu. Đơn giản nhất, hãy đảm bảo có một sự bắt đầu, giữa và kết thúc rõ ràng. Nhấn mạnh các điểm chính của bạn mỗi khi có thể; thực tế, bạn nên hiếm khi lạc hướng khỏi các vật liệu góp phần trực tiếp vào mục tiêu của bạn trong việc thảo luận một hoặc hai điểm chính.

Sử dụng kết luận của bạn để bày tỏ lòng biết ơn và lặp lại điểm chính của bạn. Trong suốt báo cáo của bạn, bạn sẽ đề cập đến các tài liệu hỗ trợ cụ thể mà sẽ dẫn đến một bài thuyết trình thuyết phục về các điểm chính của bạn. Khi phát triển kết luận, hãy chắc chắn rằng bạn rõ ràng tái nêu các điểm chính. Cảm ơn khán giả về thời gian của họ và chào đón bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có.

Tổ chức các nguồn của bạn thành một danh sách có tổ chức. Khi bạn gặp phải các nguồn mà bạn biết bạn sẽ sử dụng, ngay lập tức thêm chúng vào một danh sách liên tục, có thể với một tệp riêng của nó. Khi bạn tạo danh sách, hãy sử dụng bất kỳ định dạng nào mà giáo viên hoặc giáo sư của bạn ưa thích. Cuối báo cáo thường là nơi tốt nhất để bao gồm các tài liệu tham khảo của bạn, và bạn không nhất thiết cần phải trích dẫn các nguồn của mình một cách thực sự một cách trực tiếp.

Tạo cho mình các thẻ ghi nhớ. Ngay cả khi bạn không có ý định sử dụng thẻ ghi nhớ trong khi trình bày báo cáo của mình, hãy tạo một số để giúp bạn tóm tắt vật liệu mà bạn hy vọng sẽ đề cập và giúp bạn luyện tập trình bày báo cáo của mình. Diễn đạt lại các điểm chính của bạn và viết chúng dưới dạng danh sách đạn. Giảm điểm của bạn thành các điểm đạn sẽ đảm bảo bạn ghi nhớ các vật liệu hỗ trợ khi bạn luyện tập, và sẽ có thể trình bày báo cáo trong khi nhìn vào khán giả của bạn.

Mặc định hướng đến sự ngắn gọn. Mặc dù có thể cảm thấy như là nhiều vật liệu có nghĩa là có nhiều sự hỗ trợ hơn, nhưng nhiều vật liệu cũng có thể tăng nguy cơ làm cho khán giả của bạn mất dần điểm chính của bạn. Bạn càng ngắn gọn, báo cáo của bạn càng rõ ràng. Hơn nữa, quá nhiều tài liệu có nguy cơ vượt quá thời gian được phân bổ của bạn và tăng nguy cơ bạn mất điểm mạch suy nghĩ của mình khi trình bày báo cáo của bạn.

Luyện tập, luyện tập và luyện tập! Nếu có một điều gì đó sẽ cải thiện chất lượng báo cáo của bạn, đó là việc luyện tập nhiều lần. Một tiêu chuẩn tuyệt vời để hướng đến trong quá trình luyện tập là khả năng thực hiện toàn bộ báo cáo mà không cần nhìn vào ghi chú của bạn.

Đo thời gian khi luyện tập. Đặc biệt nếu việc thuyết trình lời nói là một trải nghiệm mới đối với bạn, việc đo thời gian có thể giúp ngăn ngừa một số thói quen xấu bằng cách làm cho bạn yên tâm rằng bạn đang đi đúng hướng. Kết hợp bất kỳ hình ảnh nào vào chương trình luyện tập của bạn, phần lớn vì chúng sẽ giúp bạn giữ đúng thời gian.

Tổ chức các thành phần hình ảnh của bài thuyết trình của bạn. Hình ảnh là một phần quan trọng của báo cáo lời nói, vì chúng giúp khán giả của bạn hiểu được bài thuyết trình. Tuy nhiên, quá nhiều trang hoặc hỗ trợ hình ảnh có thể gây sự chú ý, vì vậy hãy giữ số lượng hình ảnh bạn sử dụng ở mức thấp hoặc ít hơn số phút trong bài thuyết trình của bạn.

Điều chỉnh lượng tài liệu bạn bao gồm theo thời gian đã được phân bổ. Khi tính đến những gì mà khán giả của bạn có thể mong đợi đã biết, hãy đảm bảo chỉ bao gồm thông tin cần thiết. Giải thích quá mức về các khái niệm đơn giản là một cách chắc chắn để mất sự quan tâm của khán giả, và đây là những thứ có thể được thu nhỏ lại trong quá trình chỉnh sửa nội dung trong báo cáo của bạn. Hơn nữa, sự chú ý của mọi người là có hạn.

Ghi lại bản thân khi thuyết trình. Ghi âm và nghe hoặc quay video và xem lại bản thân khi thuyết trình báo cáo của bạn. Điều này sẽ nhắc nhở bạn về bất cứ điều gì bạn có thể cần làm việc thêm. Theo dõi các cơ hội điều chỉnh nội dung, cũng như dấu hiệu của bất kỳ thói quen xấu tiềm ẩn nào - bạn sẽ có khả năng phá vỡ những thói quen này sau khi chứng kiến chúng bằng mắt của mình.

Chỉ đối thoại trực tiếp với khán giả. Có một số yếu tố về vật lý khi trình bày một báo cáo nói tuyệt vời. Trong số đó, bạn phải nhìn vào khán giả của mình! Duy trì sự liên hệ mắt chung bằng cách quét từ người này sang người khác. Sử dụng cử chỉ tay khi đưa ra những điểm quan trọng đặc biệt, nhưng hãy cẩn thận để không vung tay quanh cả thời gian bạn đang nói.

Đối phó với cảm xúc lo lắng của bạn. Hãy hiểu rằng hoàn toàn bình thường khi cảm thấy lo lắng khi phải trình bày một báo cáo nói. Hãy nhắc nhở bản thân rằng bạn đã chuẩn bị, luyện tập và có tổ chức - tất cả những gì còn lại là chia sẻ nó với khán giả. Hít một vài hơi sâu trước khi lên bục và tưởng tượng mình làm rất tốt khi bạn chuẩn bị bắt đầu.

Nhấn mạnh và lặp lại những điều bạn muốn khán giả nhớ. Đừng quên nhấn mạnh các điểm chính trong kết luận để làm cho chúng rõ ràng. Một cách tuyệt vời để làm điều này là chậm lại khi bạn đến gần những tuyên bố cuối cùng của mình và tạm dừng ngay trước và sau những điểm quan trọng - điều này sẽ giúp bạn tập trung lại và giúp khán giả hấp thụ thông tin mà bạn hy vọng truyền đạt.

Chia nhỏ thời gian mà khán giả dành cho việc lắng nghe bạn. Giữ cho khán giả của bạn tham gia suốt thời gian trình bày bằng cách cho họ nghỉ ngơi nhỏ trong khi bạn nói. Bạn có thể bao gồm một hoạt động 'nghĩ-đôi-bàn' bằng cách hỏi khán giả một câu hỏi cụ thể, yêu cầu họ thảo luận với người bên cạnh, sau đó đề xuất chia sẻ ý kiến của họ. Bạn cũng có thể bao gồm các hoạt động ngắn để giúp khán giả củng cố hiểu biết về chủ đề của bạn.

Dành thời gian cho câu hỏi. Bạn có thể nhận câu hỏi trong khi trình bày báo cáo của mình, hoặc bạn có thể dành thời gian vào cuối bài phát biểu. Dù cách nào, khán giả của bạn cần có cơ hội trực tiếp đặt câu hỏi khi bạn đứng trước mặt họ.

• Cố gắng chuẩn bị cho câu hỏi trước. Xem lại báo cáo của bạn và tìm các điểm bối rối và lập luận phản đối có thể có. Chuẩn bị một vài điểm liên quan đến câu hỏi bạn dự đoán để bạn có thể sẵn sàng vào ngày thuyết trình của mình.
• Ví dụ, nếu bạn đang trình bày về quản lý tài chính cho một nhóm sinh viên đại học, có khả năng rất nhiều nhưng không phải tất cả họ sẽ hiểu sự khác biệt giữa một 401(k) và một IRA. Viết một tấm thẻ ghi chú với các định nghĩa của mỗi cái chỉ để phòng khi bạn nhận được một câu hỏi yêu cầu làm sáng tỏ.