Cách thức thương mại thư tín tiếng Anh và một số điều cần lưu ý

Trong doanh nghiệp, việc sử dụng thư tín để giao tiếp với các đối tác bên ngoài cũng như nội bộ công ty rất phổ biến. Do vậy, người viết cần phải nắm được những thông tin căn bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải thông tin hiệu quả.

Giới thiệu tổng quan về thư tín thương mại

Thư tín thương mại phản ánh sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của người viết thư, thậm chí còn là đại diện hình ảnh của một công ty. Giao tiếp bằng thư tín thương mại một cách hiệu quả có thể thúc đẩy mối quan hệ song phương tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp. Trái lại, việc giao tiếp qua thư từ không hiệu quả có thể gây ra nhiều vấn đề, như dẫn đến hiểu nhầm, sai sót, chậm trễ trong việc kinh doanh, cũng như ảnh hưởng không tốt đến mối quan hệ giữa cá nhân và tập thể.

Trong doanh nghiệp, việc sử dụng thư tín để giao tiếp với các đối tác bên ngoài cũng như nội bộ công ty rất phổ biến. Do vậy, người viết cần phải nắm được những thông tin căn bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải thông tin hiệu quả.

Các dạng thư cơ bản

Enquiry (thư hỏi hàng)

• Reply to enquiry (thư trả lời thư hỏi hàng)

• Quotation (thư báo giá)

Offer (thư chào hàng)

Order (thư đặt hàng)

Complaint (thư khiếu nại)

Reminder (thư nhắc nợ)

Bên cạnh đó, còn nhiều loại thư khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông tin của người viết.

Cấu trúc của thư tín thương mại tiếng Anh

Các nội dung của bức thư được trình bày với cấu trúc cụ thể như sau:

(Nguồn Oxford Handbook of Commercial Correspondence)

Địa chỉ của người gửi

Địa chỉ người gửi thường đặt ở phía góc phải của tờ giấy. Việc đặt địa chỉ người gửi ở góc trái tờ giấy vẫn được chấp nhận, nhưng cách sử dụng này không phổ biến. Địa chỉ người gửi thường được viết theo bố cục Blocked (các dòng không thụt lùi vào đầu dòng).

Ngày, tháng, năm

Ngày tháng thường được viết dưới địa chỉ người gửi, cách một dòng. Trong trường hợp thư có tiêu đề, ngày tháng thường được viết ở phía lề phải của trang giấy, tháng không được viết thành số

Ví dụ khi viết 01/02/2020, trong tiếng Anh – Anh hiểu là ngày 1 tháng 2 năm 2020 bởi họ quy định thứ tự viết là ngày-tháng-năm. Nhưng trong Anh – Mĩ lại hiểu là ngày 2 tháng Một năm 2020 trong Anh- Mĩ vì họ quy định thứ tự là tháng-năm-ngày

Đuôi của từ chỉ ngày (-th, -rd, -st) có thể được lược bỏ. Ví dụ 1st January có thể viết là 1 January, và viết hoán đổi thứ tự giữa tháng ngày đều chấp nhận được, ví dụ 1 February hay February 1. Lưu ý, lựa chọn thứ tự nào thì cũng cần sự nhất quán xuyên suốt lá thư.

Địa chỉ của người nhận

Được viết dưới địa chỉ người gửi và được căn lề trái. Nếu người gửi biết tên của người nhận, người viết viết tên người nhận ở dòng đầu tiên của địa chỉ, ví dụ Mr.Nam Nguyen.

Nếu không biết tên, chỉ biết vị trí chức vụ của người đó, người viết có thể viết The Sales Manager (Trưởng phòng Kinh doanh), The Marketing Director (Giám đốc Marketing),…Thậm chí người viết còn có thể đề người nhận là cả một phòng ban trong một công ti,ví dụ như Human Resources Department (Phòng Nhân sự), Sales & Marketing Department (Phòng Kinh doanh & Marketing),…

Trong trường hợp người gửi không biết gì về công ty, không biết người/ phòng ban cần gửi một cách chính xác, người viết chỉ cần viết tên của công ty. Sau tên của người nhận/ phòng ban/ công ty, thứ tự của địa chỉ nên như sau:

• Tên của tòa nhà

• Số của tòa nhà, tên đường

• Tên thành phố và mã bưu chính

• Tên quốc gia

Ghi chú quan trọng

Được viết sau địa chỉ của người nhận. Đây là phần không bắt buộc trong lá thư. Tuy nhiên dòng lưu ý sẽ giúp nhấn mạnh về thông tin của người nhận để tăng cường tính bảo mật của lá thư hơn.

Ví dụ: For the attention of the Sales Manager

Lời chúc

Nội dung của bức thư

Nội dung sẽ phụ thuộc vào thể loại thư là gì (thư chào hàng, hỏi hàng, …)

Ví dụ đối với thư đặt hàng:

1. We thank you for your offer No. 303 and have pleasure in placing an order on the following terms and conditions:

2. Commodity: Rush mats

3. Quality and specifications: as per attached specifications and designs

4. Quantity: 5000 pieces

5. Unit price: USD 0.445/ piece CIF Hamburg, including packing

6. Packing: to be wrapped in strong rush-matting hooped in iron wires, 20 pieces in one bale an marked …

7. Delivery: 3000 pieces in…, 2000 pieces in…

8. Payment: by irrevocable L/C and confirmed by London Commercial Bank opened 15 days prior to the first shipment. The goods are required to be insured under “All risks” term form warehouse in VN to warehouse in Hamburg.
   Please confirm your acceptance of this order and your acceptance should reach us not later than 14 days after the date of this order.
   We look forward to receiving your soon reply.

Đối với bức thư đặt hàng này, người viết đã chỉ ra các thông tin cần thiết cho đơn đặt hàng của mình (tên sản phẩm, số lượng, chất lượng, giá cả, cách thức thanh toán, số lượng hàng giao…)

• Blocked style (Viết không thụt lùi đầu dòng, mỗi đoạn cách nhau một dòng) được sử dụng phổ biến nhất 

Phần kết luận

• Lá thư với người bạn thân thiết có thể kết với từ “Best wishes”

• Người Mĩ kết thư trang trọng với “Yours truly”, hay “Truly yours”. Tuy nhiên, điều này lại không phổ biến trong thư tín của người Anh.

• Dấu phẩy đằng sau các cụm lời kết có thể có hoặc không.

• Lời kết thường căn lề trái.

Chữ kí chấp nhận

Chữ kí bao gồm chữ kí tay của người viết và tiếp đó là khối chữ ký bao gồm tên và vị trí công việc của người gửi thư

Ngoài ra còn có các phần như:

Tiêu đề thư tín

Tiêu đề thư được viết trên cùng của một bức thư ghi lại những thông tin cơ bản của một doanh nghiệp như logo, tên thương hiệu, địa chỉ, email, số điện thoại…

Ví dụ: FOOTSTEP PRODUCTIONS LTD

8 Driscoll House 19 Southampton Street London WC2E 7QG United Kingdom

Telephone: 071-836-990

Tài liệu đính kèm

Nếu bức thư có tài liệu đính kèm, ở phần cuối thường được viết “Enc.” hoặc “Encl.”

Số liệu của tài liệu cũng có thể được liệt kê.

Ví dụ: Encl. Order no.123

Hoặc Encl. Bill of lading (2 copies)

Thay mặt

Từ Per pro được viết tắt là P.P có nghĩa là đại diện, thay mặt cho ai đó, và được sử dụng khi trợ lí/nhân viên cấp dưới kí đại diện cho giám đốc/ người cấp trên của họ. Per pro xuất hiện trong phần chữ kí.

Đặc điểm của thư tín thương mại tiếng Anh

Chiều dài

Người viết cần cân nhắc lượng thông tin được truyền tải qua thư đủ cân đối, hợp lí để người nhận hiểu. Phong cách viết cũng như ngôn ngữ sử dụng sẽ ảnh hưởng tới độ dài của bức thư.

Thứ tự sắp xếp

Bức thư cần được sắp xếp theo đúng logic. Mỗi ý tưởng, thông tin phải có sự liên kết với nhau. Người viết không nên liên tục chuyển từ chủ đề này sang chủ để khác khi chưa làm rõ dứt điểm thông tin ở mỗi chủ đề.

Phong cách và lối viết

Tính đơn giản

Ngôn ngữ của một bức thư giao dịch trong thương mại quốc tế cần được giữ ở mức độ đơn giản, dễ hiểu cho người nhận tranh sử dụng ngôn ngữ mang tính học thuật quá cao. Dưới đây là hai phiên bản khác nhau dù cùng có mục đích giải thích lí do sự chậm trễ trong việc thanh toán khoản nợ nhưng lại khác nhau trong phong cách và ngôn ngữ viết.

*Phiên bản thứ nhất:Dear Sir/ MadamI beg to acknowledge receipt of your letter of the 15th inst. in connection with our not clearing our account, which was outstanding as of the end of June.Please accept our profuse apologies. We were unable to settle this matter due to the sudden demise of Mr Noel, our Accountant, and as a result were unaware of those accounts which were to be cleared. We now, however, have managed to trace all our commitments and take pleasure in enclosing our remittance for L2,12O, which we trust will rectify matters.We hope that this unforeseen incident did not in any way inconvenience you nor lead you to believe that our not clearing our balance on the due date was an intention on our part to delay payment.We remain, yours, etc…

* Phiên bản thứ hai:Dear Mr Aldine,I am replying to your letter of 15 July asking us to clear our June balance.I apologize for not settling the account sooner, but due to the unfortunate death of Mr Noel, our Accountant, there have been delays in settling all of our outstanding balances.Please find enclosed our cheque for L2, 720, and accept our apologies for any inconvenience.Yours sincerely

Các từ ngữ dùng trong phiên bản thứ nhất đều trực tiếp (I am replying, I apologize), từ ngữ đơn giản, dễ hiểu (unfortunate death, delays in settling, ..). Cách trình bày nội dung đơn giản, trọng tâm. Đoạn 1 giải thích lí do viết thư, đoạn 2 giải thích rõ lí do không thanh toán nợ đúng hạn và đoạn 3 lời xin lỗi kèm thông tin về khoản nợ được thanh toán.

Trong khi đó, phiên bản thứ nhất sẽ gây khó hiểu cho người nhận với các từ ngữ phức tạp (profuse apologises, demise, …), các cấu trúc mang tính gián tiếp, không trực tiếp diễn giải rõ ý (unaware of those accounts which were to be cleared, an intention on our part to delay payment.)

Phiên bản thứ hai sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong giao tiếp thư tín thương mại tiếng Anh.

Tính lịch sự

Lịch sự là một yếu tố quan trọng cần được chú ý để tránh tạo cho người đọc ấn tượng không tốt hay cảm giác bị xúc phạm.Dưới đây là hai bức thư nhắc nợ. Cùng với một nội dung, nhưng phong cách viết khác nhau sẽ khiến ngược đọc có ấn tượng khác nhau đối với người viết.

*Phiên bản 1:Dear Mr.RohnI’ve already written to you concerning your debt of 1,994 USD. This should have been cleared three months ago. You seem unwilling to co-operate in paying us. We’ll sue you if you do not clear your debt within the next ten days.Yours. etc.

*Phiên bản 2:Dear Mr RohnI refer to our previous letter sent on 10 October in which you were asked to clear the balance of 1,994 USD on your account, which has been outstanding since July. As there has been no reply, I shall have to consider handing over the matter to our solicitors. However, I am reluctant to do this and am offering a further ten days for the account to be settled.Yours sincerely

Ở phiên bản thứ nhất, các câu rất ngắn gọn. Người viết còn sử dụng từ viết tắt (I’ve, We’ll), câu chủ động mang tính đe dọa (We’ll sue you if…)

Ở phiên bản thứ hai, người viết sử dụng câu phức có đại từ quan hệ (I refer to our previous letter sent on 10 October in which you were asked to clear the balance of 1,994 USD on your account, which has been outstanding since July), cấu trúc bị động, (for the account to be settled), các từ viết đúng thể, không viết tắt (there has, I shall, I am…)

Có thể thấy phiên bản thứ hai, người viết thể hiện sự cứng rắn nhưng vẫn đầy lịch sự, tôn trọng người đọc. Phiên bản thứ hai sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong giao tiếp thư tín thương mại.

Sự rõ ràng

Bất kì loại hình thư tín nào nói chung và thư tín thương mại tiếng Anh nói riêng đều cần đảm bảo tính rõ ràng về nội dung. Những lỗi gây ra sự khó hiểu cho bức thư thường do các nguyên nhân như sau:

Viết tắt

Chỉ nên dùng viết tắt khi có sự thống nhất cả hai bên; hoặc đó là những từ viết tắt phổ biến và thông dụng (ví dụ các điều khoản CIF, FOB; các tổ chức toàn cầu như EU, các quốc gia trên thế giới như UK ,..)

Con số

• Diễn giải về con số có thể gây nhầm lẫn. Ví dụ, để diễn giải số thập phân, người Mĩ và người Anh dùng dấu chấm, còn người châu u lại dùng dấu phẩy. Ví dụ, với con số diễn tả ý nghĩa “hai mươi bốn phẩy bảy trăm hai hai”, một người Anh và Mĩ sẽ viết là 24.722 còn người châu u sẽ viết là 24,722 (nhưng con số này lại có nghĩa là “hai bốn nghìn bảy trăm hai hai” với người Anh hoặc Mĩ)

• Có thể ghi cả chữ và số để tránh gây nhầm lẫn. Ví dụ 10,995.50 (ten thousand nine hundred and ninety-five pounds fifty pence)

Cụm giới từ

Mỗi giới từ khi được sử dụng trong câu đều thể hiện ý nghĩa riêng. Do vậy, nếu người viết không chú ý, người nhận thư có thể sẽ hiểu nhầm nội dung được truyền tải.

Ví dụ, trong ba ví dụ dưới đây, có một sự khác biệt rất lớn:

• Giá đã được nâng lên 50 USD (Giá đã được nâng lên thành 50 USD)

• Giá đã được tăng thêm 50 USD (Giá đã được tăng thêm là 50 USD)

• Giá đã được tăng từ 50 USD (Giá đã được tăng từ 50 USD)

Sự đúng đắn

• Lỗi về chính tả
  Người viết cần nhớ kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi thư. Các lỗi chính tả có thể nhỏ nhưng sẽ tạo ấn tượng không tốt về bản thân người viết và công ty mà họ đang đại diện. Người viết có thể đọc lại nhiều lần trước khi gửi, hoặc gửi cho người khác đọc thử trước khi gửi bức thư chính thức để tránh những sai sót không đáng có. Bên cạnh đó, sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả tự động sẽ giúp người dùng giảm thiểu lỗi.

• Tên, chức danh, địa chỉ
  Viết đúng tên, địa chỉ, chức danh. Nếu người viết không biết địa chỉ của người gửi, họ không nên sử dụng 'Kính thưa Ông' hoặc 'Kính thưa Bà', thay vào đó nên sử dụng 'Kính thưa Ông/Bà'. Hoặc nếu người viết biết tên của người nhận và không biết giới tính của họ, thì tốt nhất nên sử dụng 'Kính thưa Ông/Bà' + tên.

• Giá cả, đơn vị đo lường
  Người viết cần phải rõ ràng, chính xác và minh bạch khi đề cập đến giá cả hoặc đơn vị đo lường trong thư tín thương mại, đặc biệt khi báo giá/ đặt đơn hàng. Sự thiếu rõ ràng, chính xác trong việc này có thể gây ra thiệt hại đáng kể.
  Ví dụ trong thư chào hàng:
  Hàng: Trang phục quần áo size từ 8-16 màu trắng, vàng, đỏ. Size 14 – 16 màu hồng. 2650 đơn vị tiền tệ cho 100 sản phẩm (con số 2650 chỉ giá cho 100 sản phẩm nhưng người viết đã bỏ qua việc đề cập đến đơn vị tiền tệ, như USD, pound, …)

• Các tệp đính kèm
  Người viết cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi để đảm bảo đã đính kèm đầy đủ tài liệu cần thiết với bức thư và cũng kiểm tra xem tất cả các tệp đính kèm đó có phù hợp với nội dung của bức thư không.

Tóm tắt