Buzz
Khi làm việc trên bảng tính Microsoft Excel với khối lượng dữ liệu lớn, có khả năng bạn sẽ gặp phải các giá trị trùng lặp. Tính năng Định dạng Có Điều Kiện của Microsoft Excel sẽ hiển thị chính xác vị trí của những giá trị trùng lặp, trong khi nhiệm vụ Xóa Dữ Liệu Trùng Lặp sẽ loại bỏ chúng. Việc xem xét và loại bỏ những mục trùng lặp sẽ đảm bảo tính chính xác và cách trình bày của dữ liệu của bạn.
Các Bước
Sử Dụng Định Dạng Có Điều Kiện
Mở Tập Tin Gốc. Bước đầu tiên bạn cần thực hiện là chọn toàn bộ dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp.
Chọn ô ở góc trên bên trái của nhóm dữ liệu để bắt đầu quá trình lựa chọn.
Giữ phím ⇧ Shift và nhấp vào ô cuối cùng ở góc dưới bên phải của nhóm dữ liệu. Tất cả dữ liệu của bạn sẽ được chọn.
- Bạn có thể lựa chọn theo bất kỳ thứ tự nào (ví dụ: nhấp vào ô phía dưới bên phải trước, sau đó mới bắt đầu đánh dấu).
Nhấp vào 'Định Dạng Có Điều Kiện.' Tính năng này thường được tìm thấy trong thẻ 'Home' của thanh công cụ (đôi khi nằm trong phần 'Styles'). Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
Chọn 'Đánh Dấu Ô Theo Quy Tắc' và sau đó chọn 'Giá Trị Trùng Lặp'. Dữ liệu của bạn sẽ được tô sáng. Một cửa sổ mới sẽ hiển thị với các tùy chọn.
Chọn 'Giá Trị Trùng Lặp' từ menu thả xuống.
- Nếu bạn muốn chỉ hiển thị các giá trị duy nhất, hãy chọn 'Duy Nhất'.
Chọn màu sắc đánh dấu. Màu sắc này sẽ phản ánh các giá trị trùng lặp. Thông thường, văn bản sẽ được tô màu đỏ đậm và đỏ nhạt theo cài đặt mặc định.
Nhấp vào 'OK' để xem kết quả.
Chọn ô trùng lặp và nhấn phím Delete để xóa. Đề phòng khi xóa nếu những giá trị này đại diện cho dữ liệu quan trọng (ví dụ: con số khảo sát).
- Sau khi bạn xóa dữ liệu trùng lặp, các giá trị duy nhất sẽ không được tô sáng nữa.
Nhấp vào 'Định Dạng Có Điều Kiện' lần nữa. Dù bạn quyết định xóa dữ liệu trùng lặp hay không, hãy tắt tính năng này trước khi đóng tài liệu.
Chọn 'Xóa Quy Tắc' (Clear Rules), sau đó chọn 'Xóa Quy Tắc Khỏi Toàn Bộ Trang Tính' (Clear Rules from Entire Sheet). Tất cả các đánh dấu của dữ liệu trùng lặp mà bạn không xóa sẽ bị loại bỏ.
- Nếu bảng tính có nhiều mục được định dạng, bạn có thể chọn một vùng cụ thể rồi nhấp vào 'Xóa Quy Tắc Từ Các Ô Đã Chọn' (Clear Rules from Selected Cells) để loại bỏ đánh dấu.
Lưu lại thay đổi trên tài liệu. Nếu bạn hài lòng với kết quả, đó là thành công trong việc tìm và loại bỏ dữ liệu trùng lặp trên Excel!
Sử dụng tính năng Xóa Dữ liệu Trùng Lặp của Excel
Mở tập tin gốc. Bước đầu tiên là chọn toàn bộ dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp.
Nhấp vào ô ở góc trên bên trái nhóm dữ liệu để bắt đầu quá trình chọn.
Nhấn giữ phím ⇧ Shift và nhấp vào ô cuối cùng ở góc dưới bên phải nhóm dữ liệu. Tất cả dữ liệu của bạn sẽ được chọn.
- Bạn có thể tiến hành theo thứ tự bất kỳ (ví dụ: nhấp vào ô phía dưới bên phải trước, sau đó mới bắt đầu đánh dấu).
Bấm vào tab 'Dữ liệu' ở đầu màn hình.
Tìm mục 'Công cụ Dữ liệu' trên thanh công cụ. Phần này bao gồm các công cụ để quản lý dữ liệu đã chọn, trong đó có tính năng 'Xóa bản sao'.
Nhấp vào 'Xóa bản sao.' Một cửa sổ tùy chỉnh sẽ hiện ra.
Nhấp vào 'Chọn Tất cả'. Tất cả các cột trong tài liệu sẽ được chọn.
Đánh dấu vào những cột mà bạn muốn áp dụng công cụ. Theo cài đặt mặc định, tất cả các cột sẽ được chọn.
Chọn 'Dữ liệu của tôi có tiêu đề' nếu cần. Chương trình sẽ tự động gắn nhãn tiêu đề cho mục đầu tiên trong mỗi cột và loại bỏ chúng khỏi quá trình xóa.
Bấm 'OK' để xóa dữ liệu trùng lặp. Khi bạn hài lòng với các tùy chọn, nhấn 'OK'. Tất cả giá trị trùng lặp sẽ bị loại bỏ khỏi vùng chọn.
- Nếu chương trình báo không có ô nào giống nhau mặc dù bạn biết là có, hãy đánh dấu từng ô của mỗi cột trong cửa sổ 'Xóa bản sao'. Việc rà soát từng cột sẽ khắc phục lỗi này.
Lưu lại các thay đổi trên tài liệu. Nếu bạn hài lòng với kết quả, điều đó có nghĩa là bạn đã thành công trong việc tìm và loại bỏ dữ liệu trùng lặp trên Excel!
Gợi ý
- Bạn cũng có thể tìm giá trị trùng lặp bằng cách cài đặt tiện ích mở rộng từ bên thứ ba. Một số tiện ích này cải thiện tính năng định dạng có điều kiện của Excel và cho phép bạn sử dụng nhiều màu sắc để nhận biết các giá trị giống nhau.
- Thao tác loại bỏ dữ liệu trùng lặp rất hữu ích khi bạn cần rà soát danh sách tham dự, danh bạ địa chỉ hoặc các tài liệu tương tự.
Chú ý
- Đừng quên lưu lại tài liệu sau khi hoàn thành!
