Buzz
Hàm VLOOKUP trong Google Sheets rất hữu ích để tra cứu dữ liệu. Dưới đây là cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets dành cho mọi người.
Ngoài việc sử dụng Microsoft Excel, Google Sheets cũng là một phần mềm bảng tính hữu ích không kém. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy trong Sheets mọi tính năng cơ bản của Excel từ việc nhập dữ liệu, tự động điền số đến các hàm tính toán thông dụng. Do đó, nếu bạn đã quen với việc sử dụng Excel, không có gì khó khăn để làm quen với cách sử dụng Google Sheets vì cả hai đều có giao diện tương tự nhau.
Trong bài viết này, hãy cùng Mytour khám phá cách sử dụng hàm Vlookup trong Google Sheets để tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng khi làm việc với bảng tính nhé!
Hàm VLOOKUP hay còn được gọi là 'Tìm kiếm theo chiều dọc' là một công cụ hữu ích trên Google Sheets. Nó giúp bạn tìm kiếm, phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Cụ thể, hàm VLOOKUP giúp bạn tìm kiếm một giá trị được chọn theo từng ô, sau đó trả về một giá trị tương ứng từ cùng một hàng. Hiểu rõ về khái niệm 'tương ứng' trong ngữ cảnh này là chìa khóa quan trọng để sử dụng hàm VLOOKUP hiệu quả, vì vậy hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets như thế nào nhé!
Hàm VLOOKUP là một trong những công cụ dễ gây hiểu lầm nhất khi sử dụng Google Sheets. Nó cho phép bạn tìm kiếm và liên kết hai bộ dữ liệu trong bảng tính bằng một giá trị tìm kiếm duy nhất. Khác với Microsoft Excel, Google Sheets không cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng hàm VLOOKUP, vì vậy bạn phải tự tìm hiểu và thực hành công thức này.
Cách sử dụng VLOOKUP trong Google Sheets
- Cách VLOOKUP hoạt động trong Google Sheets
- Sử dụng VLOOKUP trên một bảng tính
- Sử dụng VLOOKUP với nhiều bảng tính
- Sử dụng ký tự đại diện với VLOOKUP
- Tìm kiếm trùng khớp nhất bằng VLOOKUP
- Lấy dữ liệu từ bảng tham chiếu bằng VLOOKUP
Cách VLOOKUP hoạt động trong Google Sheets
VLOOKUP có vẻ khó hiểu nhưng thực sự rất dễ sử dụng nếu bạn hiểu cách hoạt động của nó. Một công thức sử dụng hàm VLOOKUP gồm 4 đối số.
Đối số đầu tiên là giá trị từ khóa tìm kiếm, thứ hai là phạm vi ô tìm kiếm (ví dụ: A1 tới D10). Đối số thứ ba là số chỉ mục cột từ phạm vi của bạn đến giá trị tìm kiếm - nơi cột đầu tiên trong phạm vi là số 1, tiếp theo là số 2 và cứ tiếp tục như vậy.
Đối số thứ 4 là cột đã được phân loại hay chưa.
Đối số cuối cùng chỉ quan trọng khi bạn tìm kiếm kết quả phù hợp nhất với giá trị từ khóa tìm kiếm. Nếu muốn trả về kết quả chính xác cho từ khóa tìm kiếm, bạn thiết lập đối số này sang FALSE.
Dưới đây là một ví dụ về cách bạn có thể sử dụng VLOOKUP. Một bảng tính của công ty có thể bao gồm hai phần: danh sách sản phẩm (với số ID và giá tương ứng) và danh sách đơn hàng.
Sử dụng số ID làm giá trị tìm kiếm cho VLOOKUP để nhanh chóng thấy giá của từng sản phẩm.
Một điều cần nhớ là VLOOKUP
Sử dụng VLOOKUP trên một bảng tính
Ví dụ, bạn có hai bảng dữ liệu trên một bảng tính. Bảng đầu tiên chứa tên nhân viên, số ID và ngày sinh nhật.
Trong bảng thứ hai, bạn có thể sử dụng VLOOKUP để tìm kiếm dữ liệu sử dụng bất kỳ tiêu chí nào từ bảng đầu tiên (tên, số ID hoặc ngày sinh). Trong ví dụ này, bài viết sử dụng VLOOKUP để cung cấp ngày sinh cho một số ID nhân viên cụ thể.
Công thức hàm VLOOKUP phù hợp là =VLOOKUP(F4, A3:D9, 4, FALSE).
Cụ thể, VLOOKUP sử dụng giá trị ô F4 (123) làm trọng tâm tìm kiếm và phạm vi tìm dữ liệu từ ô A3 tới D9. Nó trả về kết quả từ cột số 4 trong phạm vi này (cột D - Ngày sinh) và vì muốn có kết quả chính xác nên đối số cuối cùng là FALSE.
Trong trường hợp này, với ID số 123, VLOOKUP trả về ngày sinh: 19/12/1971 (dùng định dạng DD/MM/YY). Bài viết mở rộng dữ liệu này bằng cách thêm một cột vào bảng B cho tên họ. Điều này khiến nó liên kết ngày sinh nhật với người tương ứng.
Tác vụ này chỉ đòi hỏi một thay đổi công thức đơn giản. Trong ví dụ này, tại ô H4, =VLOOKUP(F4, A3:D9, 3, FALSE) tìm kiếm tên họ phù hợp với số ID 123.
Thay vì ngày sinh, nó trả về dữ liệu từ cột số 3 (Họ) khớp với giá trị ID nằm ở cột số 1 (ID).
Sử dụng VLOOKUP với nhiều bảng tính
Ví dụ này sử dụng dữ liệu từ một sheet duy nhất, nhưng bạn cũng có thể sử dụng VLOOKUP để tìm thông tin trên nhiều bảng tính. Trong ví dụ này, thông tin từ bảng A được chuyển sang sheet “Nhân viên”, trong khi bảng B nằm trên sheet “Sinh nhật”.
Thay vì sử dụng phạm vi ô như A3:D9, bạn có thể nhấp chuột vào một ô trống và gõ: =VLOOKUP(A4, Employees!A3:D9, 4, FALSE).
Khi đặt tên sheet để bắt đầu phạm vi ô (Employees!A3:D9), hàm VLOOKUP có thể sử dụng dữ liệu từ sheet riêng trong trường tìm kiếm của nó.
Sử dụng ký tự đại diện với VLOOKUP
Ví dụ trên đã sử dụng giá trị tìm kiếm chính xác để xác định dữ liệu phù hợp. Nếu không có giá trị này, bạn cũng có thể sử dụng ký tự đại diện, như dấu chấm hỏi hoặc dấu hoa thị cùng VLOOKUP.
Bài viết này sẽ sử dụng cùng bộ dữ liệu đã đề cập làm ví dụ, nhưng, “First Name” sẽ được chuyển sang cột A. Khi đó, bạn có thể sử dụng một phần của tên chính và ký tự đại diện để tìm họ của nhân viên.
Hàm VLOOKUP để tìm họ theo một phần của tên là =VLOOKUP(B12, A3:D9, 2, FALSE); giá trị từ khóa tìm kiếm nằm trong ô B12.
Trong ví dụ dưới đây, “Chr*” trong ô B12 khớp với họ “Geek” trong bảng tra cứu mẫu này.
Tìm kiếm trùng khớp nhất bằng VLOOKUP
Bạn có thể sử dụng đối số cuối cùng của hàm VLOOKUP để tìm kiếm kết hợp chính xác hoặc gần nhất với giá trị từ khóa tìm kiếm. Trong ví dụ trước, chúng ta đã tìm kết quả chính xác nên đã đặt giá trị cuối là FALSE.
Nếu muốn tìm kết quả gần nhất với giá trị, thay đổi đối số cuối cùng của VLOOKUP sang TRUE. Vì đối số này quyết định một phạm vi có được phân loại hay không nên đảm bảo cột tìm kiếm được sắp xếp theo thứ tự từ A-Z. Nếu không, hàm này sẽ không hoạt động chính xác.
Bảng dưới đây là danh sách các mặt hàng cần mua (A3 tới B9) cùng với tên và giá tương ứng. Chúng đã được sắp xếp theo giá từ thấp nhất đến cao nhất. Tổng ngân sách chi cho một hàng hóa là 17USD (ô D4). Chúng tôi đã sử dụng công thức VLOOKUP để tìm sản phẩm phù hợp nhất trong danh sách này.
Công thức VLOOK phù hợp cho ví dụ này là =VLOOKUP(D4, A4:B9, 2, TRUE). Do thiết lập hàm VLOOKUP để tìm giá trị gần nhất, thấp hơn giá trị tìm kiếm nên nó chỉ có thể tìm các mặt hàng có giá rẻ hơn 17USD.
Trong ví dụ này, sản phẩm rẻ nhất dưới 17USD là túi xách (15USD). Như bạn thấy, kết quả trả về ở ô D5.
Lấy dữ liệu từ bảng tham chiếu bằng VLOOKUP
Ví dụ này sẽ tạo ra một bảng tham chiếu mức điểm theo chữ cái bằng hàm VLOOKUP Google Sheets. Để làm điều này, bạn chỉ cần đảm bảo có một bảng tham chiếu được thiết lập cho tất cả các mức điểm chữ (A, B, C, D, F).
Để tra cứu thang điểm chữ chính xác trong ô C2, chỉ cần chọn ô và nhập:
“=VLOOKUP(B2,$E$1:$F$6,2,TRUE)”Trong đó:
B2: Tra cứu các tham chiếu thang điểm kiểm tra bằng số.
$E$1:$F$6: Đây là bảng thang điểm chữ, với các ký hiệu đô la để giữ cho phạm vi không thay đổi ngay cả khi bạn điền dữ liệu vào phần còn lại của cột.
2: Tham chiếu cột thứ 2 của bảng tra cứu - Thang điểm chữ.
TRUE: Thông báo cho hàm VLOOKUP biết rằng điểm trong bảng tra cứu đã được phân loại.
Chỉ cần điền vào phần còn lại của cột C và bạn sẽ thấy thang điểm chữ chính xác được áp dụng.
VLOOKUP phân biệt chữ hoa-chữ thường trong Google Sheets
Trong trường hợp cần phân biệt chữ hoa - chữ thường, hãy sử dụng INDEX MATCH với hàm TRUE và EXACT để tạo một công thức mảng VLOOKUP trong Google Sheets.
Ví dụ:
TậpLệnhMảng(BẢNGCHỌN(return_range, KHỚPGHÉP (ĐÚNG,GIỐNG(phạm_vi_tra_cứu, tìm_kiếm),0)))Giả sử từ khóa tìm kiếm nằm trong ô A3, phạm vi tra cứu từ G3:G8 và phạm vi trả về là F3:F8, công thức cụ thể như sau:
=TậpLệnhMảng(BẢNGCHỌN($F$3:$F$8, KHỚPGHÉP (ĐÚNG,GIỐNG($G$3:$G$8, A3),0)))Hãy quan sát hình chụp bên dưới, công thức này không có vấn đề gì với việc phân biệt các ký tự viết hoa và thường như A-1001 và a-1001:
Mẹo: Nhấn Ctrl + Shift + Enter trong khi chỉnh sửa công thức để tự động chèn hàm ARRAYFORMULA vào đầu.
Mẹo sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets
Để đảm bảo công thức tính toán đúng kết quả, hãy nhớ những mẹo sau:
- Đầu tiên, hãy đặt các thuật ngữ tìm kiếm dưới dạng văn bản trong dấu ngoặc kép. Nếu không, Google Sheets có thể hiểu nhầm là một phạm vi được đặt tên và trả về kết quả lỗi nếu không tìm thấy.
- Khi sao chép và dán một công thức, các quy tắc thông thường về cập nhật giá trị phạm vi ô vẫn được áp dụng. Đảm bảo neo phạm vi ô bằng ký hiệu đô la (ví dụ: $A$2:$B$8 thay vì A2:B8). Nếu không, công thức có thể chứa khoảng trắng dư thừa tùy thuộc vào vị trí dán.
- Khi phân loại danh sách, hãy kiểm tra xem các giá trị trong dữ liệu đã được sắp xếp lại. Xáo trộn hàng có thể dẫn đến kết quả bất ngờ nếu đặt trạng thái phân loại của công thức là ĐÚNG.
Dưới đây là cách sử dụng VLOOKUP để tìm kiếm dữ liệu trên Google Sheets. Mong rằng bài viết này sẽ hữu ích cho các bạn.
