Cách tính số ngày giữa 2 thời điểm trong Excel

Thực tế, có rất nhiều người dùng thường xuyên phải dựa vào công cụ Excel để thực hiện các nhiệm vụ phức tạp như tính toán, biểu đồ hóa và trình bày số liệu một cách hệ thống. Tuy nhiên, đôi lúc bạn sẽ không tránh được tình huống phải áp dụng các hàm mới trên công cụ này để thuận tiện hơn trong việc thao tác tính toán. Trong đó, việc tính số ngày trong Excel luôn là chủ đề khiến nhiều người gặp khó khăn. Chính vì lẽ đó, trong bài viết này, Mytour sẽ giới thiệu đến bạn các cách tính ngày hiệu quả nhất trên Excel. 

Tính số ngày trong Excel mang lại lợi ích gì?

Việc sử dụng công cụ Excel để tính số ngày không chỉ giúp bạn thực hiện các tính toán phức tạp mà còn mang lại lợi ích to lớn cho quản lý dự án, lập kế hoạch và theo dõi thời gian trong nhiều lĩnh vực công việc hàng ngày. Cụ thể:

• Excel cho phép người dùng thực hiện các phép tính số ngày một cách tự động. Bạn có thể dễ dàng thêm, trừ, nhân hoặc chia các giá trị thời gian mà không cần phải tính toán bằng tay. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và hạn chế được các sai sót so với việc tính toán thủ công. 
• Khi người dùng tính số ngày trong Excel, bạn có thể sử dụng các dữ liệu sẵn có trên công cụ để tạo biểu đồ và thống kê. Đây là yếu tố giúp bạn hiểu rõ hơn về xu hướng thời gian và dễ dàng trình bày thông tin một cách trực quan cho người khác.

• Công cụ Excel cũng cung cấp nhiều hàm và tính năng liên quan đến thời gian. Từ đó, cho phép người dùng thực hiện các tính toán phức tạp như tính số ngày làm việc trong một khoảng thời gian, tính toán thời gian còn lại cho một dự án,…
• Bằng cách sử dụng Excel để tính toán số ngày, bạn có thể tối ưu hóa quá trình làm việc và tăng hiệu suất công việc. Công cụ này không chỉ giúp người dùng hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng mà còn nâng cao hiệu quả khi bạn làm việc với dự án, báo cáo hoặc các nhiệm vụ quản lý thời gian quan trọng.

Tổng hợp các cách tính số ngày trong Excel phổ biến hiện nay

Dẫu biết sử dụng công cụ Excel sẽ mang lại nhiều ích trong việc tính toán ngày. Thế nhưng, thực tế lại rất ít người dùng nắm bắt được cách tính ngày nhanh và hiệu quả trên công cụ này. Nếu đang loay hoay trong vấn đề đó, hãy xem ngay các cách tính số ngày trong Excel được Mytour tổng hợp qua nội dung dưới đây.

Hướng dẫn tính số ngày trong Excel không cần áp dụng hàm

Để tính số ngày giữa hai ngày trong Excel mà không cần sử dụng hàm, bạn có thể thực hiện các bước sau đây:

• Bước 1 – Nhập dữ liệu: Mở một bảng tính Excel trống và nhập ngày bắt đầu vào một ô (ví dụ: ô B4) và ngày kết thúc vào một ô khác (ví dụ: ô C4). Lưu ý rằng bạn cần định dạng ngày tháng theo định dạng của Excel (thường là ngày/tháng/năm) trong các ô này.

• Bước 2 – Tính toán số ngày: Chọn một ô bất kỳ để hiển thị kết quả (ví dụ: ô D4). Sau đó, bạn hãy nhấn vào thanh công thức ở trên cùng của Excel.
• Bước 3 – Nhập công thức: Trong thanh công thức, bạn hãy nhập công thức “=C4-B4”. Điều này đang yêu cầu Excel trừ giá trị của ô B4 (ngày bắt đầu) từ giá trị của ô C4 (ngày kết thúc).

• Bước 4 – Hoàn thành: Sau khi bạn đã nhập công thức, hãy nhấn Enter. Ô D4 sẽ hiển thị kết quả là số ngày giữa hai ngày mà bạn đã nhập vào ô B4 và C4. Ví dụ, nếu ngày bắt đầu là 04/01/2022 và ngày kết thúc là 05/05/2022, thì ô C1 sẽ hiển thị giá trị 34.

Lưu ý: Cách tính số ngày trong Excel này chỉ áp dụng cho trường hợp bạn muốn tính toán số ngày giữa hai ngày cụ thể mà không muốn sử dụng hàm bên trong Excel. Đối với tính toán phức tạp hơn, việc sử dụng các hàm tích hợp trong Excel sẽ là phương pháp hiệu quả hơn.

Áp dụng hàm DAY để tính số ngày trong Excel

DAY trong Excel là một trong những hàm hữu ích giúp người dùng trích xuất thông tin ngày từ các dữ liệu ngày tháng năm. Hàm này có thể được áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau như:

• Tách ngày một cách đơn giản từ ngày, tháng, năm trong bảng dữ liệu sẵn có. Bạn có thể sử dụng hàm này để trích xuất ngày cụ thể từ một ngày tháng năm tổng hợp.
• Kết hợp với nhiều hàm khác trong Excel để dễ dàng tính toán và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc. Cụ thể, hàm DAY thường được kết hợp với các hàm khác như DATEDIF để thực hiện các đề bài và công việc phức tạp hơn.

Cú pháp chuẩn của hàm DAY

Trong Excel, bạn có thể sử dụng hàm DAY bằng cách nhập công thức sau: =DAY(Serial_number). Serial_number là ô chứa ngày tháng năm bạn muốn trích xuất ngày.

Cách tính số ngày trong Excel bằng hàm DAY

Để đơn giản hóa cách tính này, chúng tôi sẽ giải thích vấn đề này qua hai ví dụ minh họa sử dụng hàm DAY trong Excel dưới đây.

Ví dụ 1: Sử dụng hàm DAY trên Excel để tách ngày

• Bước 1: Trong bảng tính Excel, nhập công thức =DAY(B3) vào ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả, ví dụ như ô C3.

• Bước 2: Sau khi điền xong, nhấn Enter để hiển thị kết quả tính toán. Ô C3 sẽ hiển thị ngày được trích xuất từ giá trị ngày tháng năm trong ô B3.

Ví dụ 2: Sử dụng hàm DAY và hàm DATEDIF

Bước 1: Trên bảng tính Excel, nhập công thức =DATEDIF(B3, C3, “D”) vào ô mà bạn muốn hiển thị kết quả, ví dụ như ô C7.

Trong công thức này, các ô được giải thích như sau:

• B3 là ô chứa ngày bắt đầu.
• C3 là ô chứa ngày kết thúc.
• “D” là đơn vị để trích xuất số ngày.

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả. Ô C7 sẽ hiển thị số ngày giữa hai ngày trong ô B3 và C3.

Lưu ý: Cú pháp và kết quả trong cách tính số ngày trên Excel có thể thay đổi tuỳ theo định dạng ngày tháng trên máy tính (tháng trước ngày sau hoặc ngược lại). Tuy nhiên, Excel tự động nhận diện và áp dụng đúng cú pháp cho máy tính của bạn.

Áp dụng hàm DAYS để tính số ngày trên Excel

Hàm DAYS trong Microsoft Excel là một công cụ hữu ích để tính số ngày giữa hai ngày cụ thể. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm DAYS để tính số ngày trong Excel mà bạn có thể tham khảo.

Cú pháp chuẩn của hàm DAYS

Thực ra, cú pháp của hàm DAYS rất đơn giản khi sử dụng trong Excel. Bạn có thể áp dụng hàm này để tính số ngày cụ thể bằng công thức: =DAYS(end_date, start_date)

Trong đó:

• End_date: Đại diện cho ngày bắt đầu để tính số ngày.
• Start_date: Là ngày kết thúc để tính số ngày.

Cách tính số ngày trong Excel sử dụng hàm DAYS

Thực tế, nhiều người dùng sử dụng hàm DAYS để tính số ngày trong Excel vì tính nhanh và thuận tiện mà nó mang lại. Nếu bạn chưa quen thuộc với cách sử dụng hàm này, bạn có thể tham khảo hai ví dụ dưới đây.

Ví dụ 1: Tính số ngày giữa hai ngày bằng cách nhập trực tiếp ngày tháng vào hàm DAYS

• Bước 1: Trên bảng tính Excel, nhập công thức =DAYS('15/06/2021', '30/04/2021') vào ô hiển thị kết quả.

• Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả. Ô sẽ hiển thị số ngày giữa ngày kết thúc (15/06/2021) và ngày bắt đầu (30/04/2021).

Ví dụ 2: Dùng hàm DAYS với các ô dữ liệu có sẵn

• Bước 1: Trên bảng tính Excel, nhập công thức =DAYS(C3, B3) vào ô hiển thị kết quả.

• Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả. Ô sẽ hiển thị số ngày giữa hai ngày trong các ô C3 và B3.

Lưu ý rằng cú pháp và kết quả khi tính số ngày trên Excel có thể thay đổi tùy theo định dạng ngày tháng trên máy tính của bạn. Excel sẽ tự động nhận diện và áp dụng đúng cú pháp cho máy tính của bạn.

Áp dụng hàm DAYS360 để tính số ngày trong Excel

Hàm DAYS360 trong Microsoft Excel là một công cụ hữu ích để tính tổng số ngày giữa các khoảng thời gian dựa trên lịch 360 ngày. Thường được sử dụng rộng rãi trong tài liệu tài chính và báo cáo, DAYS360 giúp tính toán số ngày giữa các sự kiện trong lĩnh vực tài chính, như trong bảng cân đối kế toán. Bạn có thể áp dụng hàm này như sau:

• Bước 1: Để sử dụng hàm DAYS360, nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc vào các ô tương ứng trên bảng tính của bạn. Ví dụ, nhập “1/1/2021” vào ô B6 và “1/1/2022” vào ô C6.

• Bước 2: Tiếp theo, chọn ô hiển thị kết quả của hàm DAYS360.
• Bước 3: Nhấn vào tab “Formulas” trên thanh công cụ của Excel.

• Bước 4: Trong danh sách các hàm thuộc “Ngày & Giờ” bạn chọn “DAYS360”

• Bước 5: Trong hộp thoại, bạn nhập “B6” vào ô “Start_date” và “C6” vào ô “End_date”.

• Bước 6: Nhấn OK sau khi nhập giá trị đúng. Lúc này, hàm DAYS360 sẽ tính và hiển thị số ngày giữa ngày bắt đầu (1/1/2021) và ngày kết thúc (1/1/2022).

Tóm lại

Đó là tất cả các phương pháp tính số ngày trong Excel phổ biến mà bạn có thể áp dụng trong học tập và công việc. Hy vọng bài viết từ Mytour sẽ giúp bạn đọc cải thiện cách tính ngày trên Excel một cách hiệu quả. Hãy để lại ý kiến dưới bài viết nếu bạn có thắc mắc về việc sử dụng Excel nhé!