Cách Tính Tiền Bản Quyền

Tiền bản quyền là những khoản thanh toán được thực hiện cho các nghệ sĩ, nhạc sĩ và những người tạo ra tài sản trí tuệ khác bởi người phân phối, nhà xuất bản hoặc nhà sản xuất bán tài sản của người tạo ra. Những người được cấp phép này trả tiền bản quyền cho người tạo ra, bên cấp phép, hoặc mỗi khi một mục được sử dụng. Các khoản thanh toán bản quyền được thực hiện theo các hợp đồng được xây dựng cẩn thận, vì vậy việc sử dụng một hệ thống kế toán chính xác để theo dõi chúng là rất quan trọng. Điều này đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn và đúng số lượng. Các quy trình kế toán thay đổi dựa trên tính chất của các khoản thanh toán và các điều khoản hợp đồng khác, vì vậy việc biết các bút toán cụ thể yêu cầu cho mỗi loại giao dịch là rất quan trọng.

Bản quyền là những khoản thanh toán được trao cho người sở hữu tài sản trí tuệ của một tài sản nhất định. Ví dụ, một công ty sản xuất chương trình TV có thể cho phép chương trình của họ được phân phối và xem trên các dịch vụ phát trực tuyến khác nhau. Đổi lại, công ty sẽ nhận được tiền bản quyền.

Thương lượng hợp đồng để tiền bản quyền được thanh toán định kỳ. Nếu có thể, thương lượng để tiền bản quyền được thanh toán hàng tháng, hàng quý hoặc mỗi nửa năm. Trong mọi trường hợp, hãy đảm bảo rằng bạn và người cấp phép của bạn đồng ý về hợp đồng và các điều khoản thanh toán. Đảm bảo nghệ sĩ hoặc người giữ hợp đồng được thông báo đầy đủ về thời điểm họ sẽ nhận được khoản thanh toán của mình.

Thu thập thông tin thuế về mỗi người sẽ nhận được tiền bản quyền. Bạn sẽ cần thông tin này để cung cấp thông tin thanh toán cho mỗi người cấp phép cho IRS. Các khoản thanh toán bản quyền tính làm thu nhập cho người cấp phép và phải được báo cáo cho IRS và được liệt kê trên Mẫu 1099-MISC gửi đến mỗi người cấp phép.

Quyết định cách tính tiền bản quyền, dựa trên quy mô của doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là cách thông thường mà các doanh nghiệp tính tiền bản quyền:

• Nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp nhỏ, như một phòng trưng bày nghệ thuật, hãy đảm bảo phần mềm kế toán và hệ thống kế toán của bạn bao gồm một phần cho tiền bản quyền. Có thể khó tìm phần mềm bao gồm tùy chọn này, vì vậy hãy mua cẩn thận. Ví dụ, các giải pháp Easy Royalties và Metacomet có thể là một số lựa chọn giá cả phải chăng nhất, tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của bạn.
• Nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp vừa, hãy thuê một kế toán bản quyền. Một số kế toán chuyên về bản quyền, vì vậy họ sẽ có thể nhập một hệ thống kế toán bản quyền vào hệ thống kế toán của bạn để đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán bản quyền được thực hiện đúng hạn.
• Nếu bạn là người điều hành một doanh nghiệp lớn, hãy thiết lập một bộ phận bản quyền. Bộ phận này có thể bao gồm các kế toán, các chuyên viên công nghệ thông tin (IT) và luật sư. Nếu bạn liên tục mua các sản phẩm mới liên quan đến việc thanh toán bản quyền, hoặc bạn đang hoạt động trong lĩnh vực phần mềm, âm nhạc, nghệ thuật hoặc năng lượng tái tạo quy mô lớn, thì đây là con đường được khuyến nghị.
  • Bạn cũng có thể xem xét thuê một công ty kế toán làm bộ phận bản quyền bên ngoài.

Ghi nhận tiền bản quyền bằng các phương pháp kế toán chính xác. Khi mua hoặc sử dụng các mục được bao phủ bởi tiền bản quyền, hãy đảm bảo rằng tỷ lệ bản quyền được ghi nhận trong hệ thống kế toán ghi sổ kép. Kiểm tra hệ thống của bạn để đảm bảo nó đang tính toán các chi phí bản quyền một cách chính xác. Bạn có thể thuê một kiểm toán viên hoặc kế toán công cộng (CPA) để thực hiện điều này một lần cũng được.

Hãy đảm bảo rằng bạn ghi nhận các khoản thanh toán bản quyền vào thời điểm đúng. Các nguyên tắc kế toán chấp nhận chung (GAAP) quy định rằng các chi phí (các khoản bản quyền trong trường hợp này) phải được ghi nhận khi chúng phát sinh. Vì vậy, các chi phí bản quyền nên được phát sinh khi việc bán mục được cấp phép được thực hiện.

Kế toán cho các khoản thanh toán tiền trả trước. Trong nhiều trường hợp, một hợp đồng bản quyền sẽ yêu cầu một khoản thanh toán tiền trả trước cho bên cấp phép. Trong trường hợp này, người được cấp phép nên ghi nhận hai bút toán ở mức đầy đủ của khoản thanh toán trả trước: một bút toán nợ cho các khoản bản quyền trả trước và một bút toán có cho tài khoản tiền mặt. Điều này phản ánh việc thanh toán trước như là các khoản thanh toán bản quyền được thanh toán trước cho việc cung cấp tài sản trí tuệ trong tương lai. Bất kỳ khoản thanh toán nào như vậy cũng có nghĩa là thanh toán tiền mặt từ tài khoản tiền mặt của bạn, điều này được phản ánh trong việc ghi nhận trên.

Kế toán cho các khoản thanh toán định kỳ. Một số hợp đồng quy định rằng người được cấp phép phải trả cho bên cấp phép một phần trăm của thu nhập ròng qua mỗi quý, tháng hoặc khoảng thời gian khác được chỉ định. Những khoản thanh toán này sẽ được ghi nhận làm giảm vào tài khoản bản quyền trả trước cho đến khi tài khoản này bị tiêu hao hết. Sau đó, chúng được ghi nhận là các chi phí bản quyền và giảm vào tài khoản tiền mặt.

Kế toán cho các thỏa thuận bản quyền gia tăng. Các thỏa thuận bản quyền khác tạo ra các thỏa thuận trong đó bên cấp phép nhận được một khoản thanh toán bản quyền lớn hơn tại các mức bán hàng khác nhau. Điều này được gọi là một thỏa thuận bản quyền gia tăng và được ghi nhận khác so với một khoản thanh toán bản quyền thông thường. Nó được ghi nhận trong sổ cái như một nợ cho chi phí bản quyền và một tín dụng cho các khoản bản quyền được tích luỹ (giả sử các khoản bản quyền sẽ được thanh toán vào cuối kỳ).

Hiểu rõ các rủi ro khi thực hiện 'kế toán sáng tạo' với tiền bản quyền của bạn. Không hiếm khi chủ sở hữu bằng sáng chế hoặc bản quyền khởi kiện về vi phạm, vì vậy bạn nên đảm bảo rằng phương pháp kế toán của bạn tuân thủ các thỏa thuận bản quyền của bạn. Bằng cách giao tiếp rõ ràng với người cấp phép của bạn và tuân thủ hợp đồng, bạn có thể tránh được nhiều chi phí bổ sung và rắc rối pháp lý sau này.

• Ví dụ, một số bên cấp phép có thể quên tính đến mô hình kinh doanh của họ (thời gian thanh toán, cấu trúc thuế, vv.) trong hợp đồng. Điều này có thể dẫn đến việc thanh toán quá thấp hoặc muộn cho bên cấp phép một cách vô ý. Trong trường hợp này, bên cấp phép có thể mất vụ kiện tại tòa về tiền bản quyền phải trả và phải chịu thêm chi phí.

Lưu tất cả các tài liệu liên quan đến việc thanh toán tiền bản quyền. Nghệ sĩ hoặc chủ sở hữu bằng sáng chế có thể và sẽ yêu cầu chứng minh về doanh số bán hàng, sử dụng và thanh toán. Tài liệu được lưu trữ nên bao gồm, ngoài hợp đồng gốc, mọi bút toán sổ sách, báo cáo tài chính, biên lai bán hàng hoặc thanh toán và bất kỳ bổ sung hoặc thay đổi nào được thực hiện trên thỏa thuận gốc.

Ghi chép bất kỳ thỏa thuận nói chuyện hoặc sửa đổi nào. Bất kỳ bên nào trong thỏa thuận bản quyền đều có thể bất kỳ lúc nào đề xuất hoặc thiết lập một sửa đổi cho hợp đồng. Nếu sửa đổi này không được tích hợp đúng cách vào các quy trình kế toán và hợp đồng chính thức, điều này có thể dẫn đến người cấp phép của bạn đòi hỏi các thanh toán bổ sung do một thỏa thuận nói chuyện mà bạn không có hồ sơ chính thức. Hãy đảm bảo thiết lập một chính sách để thêm và xác nhận bất kỳ sửa đổi hợp đồng nào để tránh tình huống này.

Phát hành các chi phiếu khi có thể, để bạn có thể cung cấp chứng minh thanh toán. Các thanh toán điện tử đôi khi không chi tiết như các chi phiếu giấy. Khi bạn cân nhắc các tài khoản, sao kê ngân hàng của bạn sẽ phản ánh tất cả các thanh toán tiền bản quyền được thực hiện bằng các chi phiếu.

• Bài viết này đề cập đến quy trình kế toán bản quyền cho người được cấp phép, người bán tài sản trí tuệ thông qua một thỏa thuận với người tạo ra, bên cấp phép. Bên cấp phép nên báo cáo thu nhập bản quyền như là thu nhập thường xuyên trên biểu mẫu IRS 1040. Điều này có thể đòi hỏi việc đính kèm một biểu mẫu bổ sung, Lịch trình E. Liên hệ với một người chuẩn bị thuế để biết thêm thông tin.
• Mặc dù không có con số gợi ý cụ thể cho tỷ lệ thanh toán bản quyền được trả cho bên cấp phép, hầu hết đều nằm trong khoảng từ 1 đến 30 phần trăm của doanh thu gộp. Tỷ lệ bản quyền thực tế trong hợp đồng của bạn sẽ phải được đàm phán với bên cấp phép của bạn, vì vậy hãy chuẩn bị lý do cho tỷ lệ của bạn nếu được hỏi. Điều này có thể là các hợp đồng tương tự hoặc trung bình ngành công nghiệp cụ thể.

• Bài viết này chỉ mang tính chất chỉ dẫn và không thay thế cho sự tư vấn pháp lý chuyên nghiệp. Tham khảo một nhà kế toán bản quyền hoặc luật sư tài sản trí tuệ trước khi tiến hành với các hợp đồng bản quyền của riêng bạn.