Buzz
Tổ chức một buổi hòa nhạc là cách thú vị để đưa cộng đồng của bạn lại gần nhau trong một đêm vui vẻ khó quên. Nhưng làm thế nào để biến ý tưởng hòa nhạc tuyệt vời của bạn thành hiện thực? Dự án này có vẻ hơi bị áp đặt ban đầu, nhưng đó là một cách quản lý dễ dàng hơn nhiều khi bạn chia dự án của mình thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ xử lý hơn. Chúng tôi ở đây để hướng dẫn bạn qua từng bước để bạn có thể biến buổi hòa nhạc của mình trở thành một đêm khó quên!
Bước
Chi phí tổ chức một buổi hòa nhạc là bao nhiêu?
Một địa điểm có thể tốn từ vài nghìn đô la đến 50,000 đô la. Các địa điểm lớn, như một đấu trường, đòi hỏi ngân sách lớn hơn nhiều. Các địa điểm nhỏ hơn, địa phương thì rẻ hơn nhiều và có thể chỉ tốn vài nghìn đô la. Hãy nhớ rằng các địa điểm lớn có nhiều ghế hơn, điều này có thể đồng nghĩa với nhiều bán vé tiềm năng hơn.
- Việc đặt một địa điểm lớn như một nhà tổ chức đơn lẻ có thể khó khăn, vì các công ty quảng cáo lớn thường đặt các địa điểm này cho các tour hòa nhạc lớn.
- Hãy đảm bảo rằng địa điểm của bạn phù hợp với đối tượng khán giả mục tiêu của bạn. Ví dụ, nếu hầu hết những người đến buổi hòa nhạc của bạn là thanh thiếu niên, bạn sẽ không tổ chức buổi hòa nhạc tại một quán bar dành cho người trên 21 tuổi.
- Khi bạn bắt đầu, có thể dễ dàng hơn khi bạn lập kế hoạch cho một buổi hòa nhạc vùng miền thay vì một sự kiện lớn.
Một nghệ sĩ có thể có giá từ $2,500 đến hơn $400,000. Là một tổ chức buổi hòa nhạc, bạn có thể trả cho nghệ sĩ một khoản thanh toán cố định hoặc đề xuất cho họ một phần cụ thể từ việc bán vé. Bạn thường có thể đặt các ban nhạc nhỏ hơn, phong cách dành cho đám cưới, giữa $2,500 và $7,500, trong khi các nghệ sĩ phổ biến có thể có giá ít nhất là $400,000.
- Thương lượng với các nghệ sĩ để tìm một giá phù hợp cho cả hai bên. Ví dụ, nếu bạn tổ chức một buổi hòa nhạc từ thiện, nghệ sĩ có thể giảm giá thuê của họ cho sự kiện.
- Chi phí thuê cũng có thể phụ thuộc vào ban nhạc, thời gian và tổng thời gian chơi. Ví dụ, một nghệ sĩ solo có thể tính $300 cho 1-2 giờ âm nhạc, và sau đó tính $100 cho mỗi giờ tiếp theo.
- Quan trọng là phải tính đến địa điểm khi thuê nghệ sĩ. Càng xa nghệ sĩ phải đi, bạn sẽ phải trả họ nhiều tiền hơn.
Đội ngũ tổ chức buổi hòa nhạc được trả theo giờ. 'Nhóm của bạn' bao gồm những người tải thiết bị, cũng như các nhân viên an ninh, nhân viên bán hàng, nhân viên phục vụ quầy bar, nhân viên tiếp viên cửa và nhân viên bán vé. Trả đội ngũ tổ chức buổi hòa nhạc theo giờ - bạn có thể trả bất kỳ nơi nào từ tiền lương tối thiểu đến khoảng $100 một giờ, tùy thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên của bạn.
- Ví dụ, bạn có thể trả nhân viên bán vé $10 mỗi giờ, trong khi những người làm việc tải và dỡ sân khấu có thể nhận $50 mỗi giờ.
- Ước tính xem bạn có thể trả cho nhân viên của mình bao nhiêu - tùy thuộc vào ngân sách của bạn, bạn có thể không thể thuê những người làm việc có kinh nghiệm nhất cho mỗi vị trí.
- Hãy cố gắng thiết lập sự cân bằng giữa số lượng người bạn thuê và số tiền bạn trả họ. Ví dụ, bạn không muốn trả ít cho bất kỳ ai, nhưng bạn cũng không muốn thuê một người không đáng tin cậy để tiết kiệm tiền.
- Bạn có thể thuê nhân viên tình nguyện nếu bạn tổ chức một buổi hòa nhạc từ thiện.
Làm thế nào để đặt một nghệ sĩ?
Nói chuyện với đại lý đặt vé của nghệ sĩ. Truy cập trang web chính thức của nghệ sĩ và nhấp vào tab “liên hệ” hoặc “liên hệ với chúng tôi”. Hầu hết các nghệ sĩ sẽ cung cấp thông tin của đại lý đặt vé trên trang này. Sử dụng thông tin này, liên hệ với đại lý đặt vé và thông báo về buổi hòa nhạc sắp tới của bạn.
- Những ban nhạc nhỏ hơn, ít được biết đến có thể không có đại lý đặt vé. Trong trường hợp này, hãy thử liên hệ trực tiếp với họ.
Yêu cầu một báo giá. Chơi bài cẩn thận khi bạn bắt đầu thương lượng với đại lý đặt vé. Nếu bạn trực tiếp với ngân sách của mình, đại lý có thể phớt lờ bạn vì không đưa ra đủ, hoặc cố gắng tăng giá của nghệ sĩ thêm nữa. Yêu cầu báo giá giúp bạn biết bạn đang làm việc với gì và ngăn bạn mất tiền trong quá trình đàm phán.
Tạo một hợp đồng và yêu cầu nghệ sĩ ký kết. Một hợp đồng làm cho buổi hòa nhạc của bạn trở nên pháp lý hơn, vì vậy nghệ sĩ không thể rút lui một cách bất ngờ. Chỉ định khi buổi hòa nhạc sẽ được tổ chức, bạn trả nghệ sĩ như thế nào, điều gì sẽ xảy ra nếu nghệ sĩ rời khỏi buổi hòa nhạc, và điều gì sẽ xảy ra nếu sự kiện bị hủy bỏ.
- Ví dụ, hợp đồng có thể nói rằng bạn sẽ nhận lại toàn bộ số tiền nếu nghệ sĩ hủy bỏ, trong khi nghệ sĩ vẫn sẽ được trả tiền nếu sự kiện bị hủy bỏ vì thời tiết xấu.
Gửi một khoản tiền đặt cọc cho đại lý đặt vé, quản lý, và nghệ sĩ. Một “khoản tiền đặt cọc” đi vào chi tiết về buổi hòa nhạc, như thời gian tải và lịch trình. Đính kèm hướng dẫn đến địa điểm, cùng với mọi thông tin về nơi họ ở, khi nào họ sẽ ăn uống, và họ cần phải làm gì vào ngày buổi hòa nhạc.
Làm thế nào để đặt một địa điểm buổi hòa nhạc?
Chọn một địa điểm phù hợp với nhu cầu của buổi hòa nhạc của bạn. Địa điểm của bạn sẽ phụ thuộc vào phạm vi của buổi hòa nhạc của bạn. Bạn đang đặt một nhóm lớn, trở thành ngôi sao, hoặc bạn đang tổ chức một ban nhạc indie nhỏ? Chọn một địa điểm phù hợp với ban nhạc của bạn, và cũng phù hợp với ngân sách của bạn. Trong khi bạn đang ở đó, hãy nghĩ về chỗ đậu xe có sẵn, và giao thông sẽ thế nào vào đêm buổi hòa nhạc.
- Cố gắng đặt các ban nhạc địa phương nhỏ ít nhất là 3-4 tháng trước buổi hòa nhạc. Nếu bạn đang làm việc với một ban nhạc lớn hơn, phổ biến hơn, hãy đặt nghệ sĩ ít nhất là 8-12 tháng trước.
- Bạn có thể đặt một ban nhạc indie để biểu diễn tại một quán rượu địa phương, hoặc mời một ban nhạc cưới để biểu diễn tại một nhà hàng.
- Bạn có thể tổ chức buổi hòa nhạc tại một khách sạn tọa lạc ở trung tâm, trung tâm thương mại, hoặc trung tâm hội nghị, hoặc bạn có thể mời một ban nhạc ít người biết đến để biểu diễn tại một trung tâm cộng đồng hoặc câu lạc bộ thể thao.
- Bạn có thể đặt một ban nhạc nổi tiếng để biểu diễn tại một sân vận động hoặc nhà thi đấu nổi tiếng.
Sử dụng một trang web tìm địa điểm. Các trang web như Peerspace và EventUp giúp bạn dễ dàng đặt một địa điểm cho buổi hòa nhạc của bạn. Trên Peerspace, chỉ cần gõ sự kiện bạn đang lên kế hoạch, cùng với ngày và địa điểm. Trên EventUp, chỉ cần gõ địa điểm của sự kiện của bạn để có danh sách các lựa chọn có thể. Sau đó, duyệt qua các tùy chọn địa điểm khác nhau trong khu vực của bạn!
- Đảm bảo kiểm tra lịch trình của địa điểm trước khi đặt sự kiện của bạn. Bạn không muốn buổi hòa nhạc của bạn gây ra xung đột với các sự kiện khác tại địa điểm!
Khi nào bạn nên tổ chức buổi hòa nhạc?
Chọn một ngày phù hợp cho nghệ sĩ của bạn. Trò chuyện với ban nhạc và thảo luận về lịch trình biểu diễn sắp tới của họ. Hỏi về những ngày họ có sẵn và khi nào họ muốn biểu diễn tại buổi hòa nhạc của bạn.
- Đảm bảo ngày và giờ phù hợp cho đối tượng khán giả mục tiêu của bạn. Ví dụ, nếu hầu hết khán giả thường đi xem buổi hòa nhạc là học sinh trung học, bạn không muốn tổ chức buổi hòa nhạc vào lúc 11 giờ tối thứ Năm.
Kiểm tra xem ngày tổ chức buổi hòa nhạc của bạn có gây ảnh hưởng đến các sự kiện khác không. Thực hiện một tìm kiếm trực tuyến nhanh chóng và xem có gì đang diễn ra xung quanh thời gian của buổi hòa nhạc mà bạn đề xuất. Nếu có nhiều sự kiện diễn ra vào ngày đó, hãy chọn một ngày khác cho buổi hòa nhạc của bạn.
- Trước khi thay đổi lịch trình buổi hòa nhạc, xác nhận rằng ngày mới phù hợp với ban nhạc.
Làm thế nào để bán vé cho một buổi hòa nhạc?
Thiết lập một trang web dễ dàng để điều hướng. Tạo một nút “mua vé” mà khách truy cập có thể nhấp vào bất kỳ lúc nào, ngay cả khi họ đang cuộn qua trang web. Cố gắng giữ tất cả thông tin về buổi hòa nhạc và vé trên 1 trang, để khách hàng của bạn không bị nhầm lẫn khi mua sắm. Liệt kê giá vé rõ ràng, cũng như bất kỳ phí phụ nào khán giả mua vé cần phải trả. Nói chung, chỉ cố gắng làm cho quá trình mua vé trở nên rõ ràng, đơn giản và liền mạch nhất có thể.
- Nếu có thể, cho phép khách hàng mua vé mà không yêu cầu họ tạo tài khoản trên trang web của bạn.
- Ghi lại chi phí cho mỗi vé và ngân sách tổng cộng của bạn. Điều này giúp bạn biết phải bán bao nhiêu vé để có thể hoàn vốn.
- Đặt giá vé trong các danh mục khác nhau. Ví dụ, có thể có vé thường cho việc vào cửa tiêu chuẩn, vé đặc quyền, và vé VIP. Sau đó, bạn có thể cung cấp giảm giá cho nhóm để khuyến khích người mua nhiều vé cùng một lúc.
Sử dụng một trang web bán vé của bên thứ ba cho một phương thức thay thế đơn giản. Các trang web như StubHub, Ticketmaster, SeatGeek và Eventbrite cung cấp một trải nghiệm bán vé dễ dàng, trực tiếp. Tạo một tài khoản trên trang web mà bạn chọn, và điền thông tin về buổi hòa nhạc và giá vé của bạn ở đó.
- Bạn có thể liệt kê vé của mình trên Ticketmaster, SeatGeek và StubHub miễn phí, nhưng mỗi công ty sẽ thu một khoản phí từ giá vé.
- Eventbrite thu phí phụ thuộc vào nơi bạn sống và gói Eventbrite bạn đặt hàng.
Phần trăm nào của doanh thu vé mà nghệ sĩ nhận được?
Thường thì nghệ sĩ nhận được giữa 33-56% giá vé. Lợi nhuận từ buổi hòa nhạc không phải lúc nào cũng rõ ràng. Khoảng 1% của lợi nhuận từ vé đi vào các thỏa thuận cấp phép, trong khi 5% nên được dành cho thuế. Từ 25-40% đi vào địa điểm, nhân viên buổi hòa nhạc, và người giữ sân khấu, trong khi 3-11% đi vào nhà tổ chức buổi hòa nhạc để quảng cáo. Sau tất cả điều này, ban nhạc sẽ nhận được khoảng 33-56% của lợi nhuận từ vé, với người quản lý của họ nhận được 15-20% của phần đó.
Làm thế nào để quảng cáo một buổi hòa nhạc?
Chia sẻ buổi hòa nhạc của bạn trên mạng xã hội. Thiết lập một trang sự kiện trên Facebook mà mọi người có thể xác nhận tham dự và mua vé thông qua đó. Cập nhật tất cả các hồ sơ truyền thông xã hội của bạn để quảng cáo buổi hòa nhạc, như Twitter, Instagram và LinkedIn. Bạn cũng có thể tạo một hashtag sự kiện cho buổi hòa nhạc của bạn, mà bạn có thể đăng khắp mạng xã hội.
- Hashtag sự kiện của bạn có thể là “SummerSlam” hoặc “WinterJamSession.”
- Snapchat là cách tuyệt vời để thu hút người tham dự buổi hòa nhạc trẻ tuổi hơn. Bạn cũng có thể thiết lập một bộ lọc địa lý cho ngày buổi hòa nhạc của bạn!
Hợp tác với các thương hiệu, doanh nghiệp, và khách mời đặc biệt. Nếu buổi hòa nhạc của bạn khá lớn, hãy liên hệ với các doanh nghiệp và thương hiệu khác nhau để xem họ có muốn tài trợ sự kiện của bạn không. Bạn cũng có thể liên hệ với các ảnh hưởng trên mạng xã hội và đối tác báo chí xem họ có sẵn lòng quảng bá buổi hòa nhạc của bạn không.
- Nếu bạn tổ chức một lễ hội mùa hè, bạn có thể liên hệ với một thương hiệu quần áo mùa hè để tài trợ.
- Nếu bạn hy vọng thu hút một đối tượng khán giả trẻ đến buổi hòa nhạc của bạn, bạn có thể hỏi một ảnh hưởng trên mạng xã hội để nhắc đến sự kiện của bạn với người theo dõi của họ.
- Kiểm tra với các doanh nghiệp địa phương, họ có thể sẵn lòng hỗ trợ sự kiện của bạn và quảng bá cho bản thân họ.
- Tìm kiếm các nhà tài trợ phù hợp với mục tiêu và đối tượng của buổi hòa nhạc của bạn. Ví dụ, một nhà hàng địa phương có thể tài trợ một buổi hòa nhạc từ thiện về nạn đói.
Làm thế nào để thiết lập sân khấu cho buổi hòa nhạc?
Xác định thời gian tải cho các nghệ sĩ. Trước khi buổi hòa nhạc bắt đầu thực sự, các ban nhạc sẽ cần nhiều thời gian để chuẩn bị thiết bị của họ. Đặt một khoảng thời gian cụ thể vào ngày buổi hòa nhạc cho các nghệ sĩ của bạn để tải và di chuyển tất cả thiết bị của họ lên sân khấu, để mọi thứ sẵn sàng trước khi buổi hòa nhạc bắt đầu.
- Nơi tổ chức sự kiện có thể lên lịch thời gian tải cho ban nhạc.
- Nếu bạn có 3 ban nhạc biểu diễn vào buổi hòa nhạc 8 giờ tối của bạn, bạn có thể cho phép ban nhạc chính tải thiết bị của họ từ 1 đến 3 giờ chiều, ban nhạc hỗ trợ tải từ 3:15 đến 4:45 chiều, và ban nhạc mở màn tải từ 5 đến 6 giờ chiều.
Thực hiện kiểm tra âm thanh. Trong quá trình kiểm tra âm thanh, một kỹ sư âm thanh sẽ kiểm tra và điều chỉnh hệ thống PA của địa điểm để khán giả có thể nghe âm nhạc dễ dàng. Nếu ban nhạc không có nhiều thiết bị để kiểm tra, quá trình kiểm tra âm thanh có thể chỉ kéo dài từ 15 đến 30 phút. Nếu ban nhạc của bạn có rất nhiều nhạc cụ và thiết bị để kiểm tra, quá trình kiểm tra âm thanh có thể kéo dài lên đến 2 giờ.
Thử nghiệm bất kỳ ánh sáng và hiệu ứng hình ảnh nào khác. Một số ban nhạc có thể có ánh sáng đặc biệt, pháo hoa, hoặc các hiệu ứng hình ảnh khác để kèm theo buổi biểu diễn của họ. Nếu có, dành thời gian để kiểm tra tất cả các yếu tố này và đảm bảo chúng hoạt động một cách chính xác.
- Nếu ban nhạc không có nhiều hiệu ứng hình ảnh bổ sung cho buổi biểu diễn của họ, bạn có thể bỏ qua bước này.
