Cách Tổ Chức Buổi Tối Gây Quỹ

Các buổi tối gây quỹ là một phương pháp đã được thử và hiệu quả để gây quỹ cho mục đích của bạn, dù bạn là một nhà thờ, trường học, tổ chức phi lợi nhuận, hoặc ứng viên chính trị. Dù quy mô và chi phí có thể khác nhau từ sự kiện này sang sự kiện khác, nhưng những nguyên tắc cơ bản vẫn giữ nguyên. Để tận dụng tối đa sự kiện của bạn, bạn cần lập kế hoạch cẩn thận, quảng bá một cách thông minh, sẵn sàng khắc phục sự cố, và đảm bảo tận dụng đà tạo ra bởi sự kiện của bạn.

Đặt Mục Tiêu Của Bạn

Suy nghĩ về việc thêm giải trí. Đối với các bữa tối đắt tiền, bạn nên xem xét việc có âm nhạc trực tiếp, và có thể là một diễn giả. Một ban nhạc cũng phù hợp cho nhà thờ hoặc trường học, nhưng cũng cân nhắc sử dụng tài năng miễn phí – một chương trình tài năng, ban nhạc trường hoặc dàn hợp xướng nhà thờ.

Xem xét việc kết hợp bữa tối của bạn với một cuộc đấu giá hoặc bánh nướng. Đấu giá, đặc biệt là, có thể mang lại rất nhiều tiền thêm, nhưng nó đòi hỏi công việc. Bạn sẽ cần một người phối hợp đấu giá để yêu cầu quyên góp từ các doanh nghiệp địa phương. Đối với các trường học và nhà thờ, cũng cân nhắc việc các bậc cha mẹ hoặc thành viên đóng góp kỹ năng của họ hoặc chuẩn bị các món đồ của riêng họ, như giỏ quà tặng.

Hiểu rõ khán giả của bạn. Đây có phải là một lời mời rộng – toàn bộ nhà thờ, trường học hoặc thị trấn không? Hay bạn đang tập trung vào một nhóm cụ thể – các thành viên của nhà thờ đã quyên góp nhiều, một lớp học tại trường, hoặc những người liên quan đến dự án của bạn? Hiểu rõ khán giả của bạn cũng sẽ giúp bạn quyết định nơi tổ chức sự kiện và chọn loại thức ăn và giải trí phù hợp.

Tin đồn. Đối với trường học và nhà thờ, đây là phương tiện quảng cáo dễ dàng và hiệu quả nhất, vì bạn có các thành viên / học sinh của mình trước mặt bạn ít nhất một lần mỗi tuần. Hãy cho họ biết về sự gây quỹ sắp tới và tại sao nó quan trọng. Cố gắng kể một câu chuyện lôi cuốn. Đó là cách tốt nhất để khiến mọi người lan truyền tin đồn.

• Đặt sự kiện của bạn dưới dạng một câu chuyện sẽ thu hút sự chú ý nhất. Bắt đầu với nhu cầu mà bạn đang giải quyết và một ví dụ cụ thể trước khi chuyển sang sự kiện chính. Ví dụ: Tuần trước, tất cả các dự án nghệ thuật của trẻ em đều bị ướt khi mái nhà rò rỉ; chúng tôi tổ chức một bữa tối gây quỹ để gây quỹ cho một mái nhà mới. Đó sẽ thật tuyệt vời!
• Đối với nhà thờ, hãy đảm bảo nhắc đến sự gây quỹ trong bài giảng, tại các buổi nghiên cứu Kinh Thánh và các sự kiện nhà thờ khác trong những tuần tiếp theo.
• Đối với trường học, thảo luận về sự gây quỹ tại các cuộc họp và cuộc họp phụ huynh. Cũng gửi tờ rơi thông tin cho cha mẹ điều khiển về nhà với trẻ em.
• Đối với các tổ chức phi lợi nhuận, hãy đảm bảo nhắc đến sự gây quỹ mỗi khi có thể, Mỗi cuộc trò chuyện, đặc biệt là với các nhà tài trợ tiềm năng, là cơ hội để quảng bá sự kiện của bạn.

Sử dụng thư trực tiếp và email. Các bữa tối gây quỹ với ngân sách thấp có thể muốn sử dụng email để tiết kiệm tiền. Đối với các bữa tối gây quỹ đắt tiền hơn, gửi các bức thư được sản xuất tốt. Một loạt các bức thư hoặc email trong những tháng dẫn đến sự kiện làm việc tốt nhất.

Đăng tờ rơi và áp phích tại các cửa hàng khu phố và các không gian công cộng. Một tờ rơi đơn giản là đủ để thông báo. Khi đăng, hãy đảm bảo nói về sự kiện của bạn với chủ cửa hàng. Tin đồn có thể mạnh mẽ hơn cả tờ rơi của bạn.

• Các quán cà phê thường có bảng mà bạn có thể đăng tờ rơi.
• Cửa hàng bán lẻ địa phương thường sẽ cho phép bạn đặt tờ rơi trên cửa sổ của họ.
• Nếu là nhà thờ hoặc trường học, hãy đảm bảo đăng tờ rơi trên địa bàn ở nhiều nơi mà mọi người có thể nhìn thấy.

Sử dụng mạng xã hội và internet. Người lớn ở Hoa Kỳ dành trung bình 42 phút mỗi ngày trên Facebook, 34 phút trên Tumblr, 21 phút trên Instagram và Pinterest, và 17 phút trên Twitter. Nếu bạn muốn tiếp cận mọi người, bạn cũng cần phải trực tuyến.

• Tạo một trang Facebook. Bạn có thể cập nhật thông tin, đăng ảnh về địa điểm, và tổ chức các cuộc thi để kích thích sự tham gia của mọi người (bài viết thông minh nhất, hình ảnh tốt nhất về chủ đề gây quỹ, v.v.). Ít nhất, hãy sử dụng ứng dụng Sự kiện trên Facebook để tạo trang cho sự kiện của bạn và mời các bạn bè có thể quan tâm.
• Bắt đầu một blog. Nó mất thời gian và nỗ lực, nhưng một blog là một cách tuyệt vời để kể cho mọi người nghe câu chuyện về sự kiện của bạn và những gì bạn đang cố gắng đạt được, cũng như làm cho họ phấn khích cho đêm lớn sắp tới. Xem xét việc giao phó nhiệm vụ viết blog cho một số người, mỗi người viết một bài mỗi ngày.
• Đăng trên Twitter. Twitter có khả năng tiếp cận nhỏ hơn so với Facebook, nhưng có thể hữu ích, đặc biệt là để đưa mọi người đến blog hoặc trang Facebook của bạn.
• Mua quảng cáo. Tìm kiếm các trang web địa phương cung cấp quảng cáo banner giá rẻ, hoặc xem xét quảng cáo có định hướng trên Facebook. Để có tác động cao hơn, sử dụng quảng cáo của bạn để đưa mọi người đến blog của bạn.

Quảng cáo trên các báo và tạp chí địa phương. Đặc biệt đối với các sự kiện khu phố, một quảng cáo trên báo địa phương có thể rất hiệu quả. Hãy đảm bảo bao gồm các thông tin cơ bản: ai, cái gì, khi nào, ở đâu, và tại sao.

Tạo video trên YouTube. Nó không cần phải là một tác phẩm nghệ thuật. Một vài người nói về tầm quan trọng của mục tiêu của bạn, hoặc một vài bức ảnh kèm theo giọng đọc, là đủ. Liên kết đến video từ trang Facebook của bạn hoặc gửi liên kết trong một trong các thông báo qua email của bạn.

Gửi thông cáo báo chí đến các phương tiện truyền thông địa phương. Hãy cho biết với báo chí, đài phát thanh, đài truyền hình và tạp chí rằng bạn đang tổ chức một sự kiện và bạn muốn có bài viết. Cung cấp nhiều thông tin để sự kiện dễ dàng để viết. Ngay cả các sự kiện nhỏ cũng thường có thể được bài viết trên báo địa phương. Các sự kiện lớn hơn, đắt tiền hơn có thể thu hút nhiều sự quan tâm hơn.

Lập kế hoạch. Bạn nên có một lịch trình sự kiện, và tất cả nhân viên hoặc tình nguyện viên nên biết họ cần phải ở đâu trong suốt sự kiện và luồng hoạt động. Hãy chắc chắn bạn cũng đã thảo luận về thời gian với bất kỳ nhà cung cấp nào. Bạn sẽ muốn bao gồm những điều như:

• Khi nào nhà cung cấp và tình nguyện viên cần đến để thiết lập.
• Khi nào tình nguyện viên sẽ gặp trước sự kiện để thảo luận và diễn tập nếu cần thiết.
• Khi khách mời sẽ đến và cách họ sẽ được chào đón, hướng dẫn vào sự kiện.
• Khi giải trí hoặc các hoạt động bổ sung như đấu giá sẽ bắt đầu.
• Khi dịch vụ thức ăn sẽ bắt đầu.
• Khi và cách làm sạch thức ăn sẽ bắt đầu.
• Khi sự kiện sẽ kết thúc.
• Người sẽ ở lại để làm sạch và tháo dỡ.

Chỉ định một người giải quyết sự cố. Không mọi thứ đều diễn ra hoàn hảo. Nếu bạn đang ở một sự kiện gây quỹ ở mức độ cao và đang cố gắng nói chuyện với các khách mời quan trọng, bạn không muốn phải giải quyết sự cố cùng một lúc. Các sự kiện gây quỹ địa phương cũng có thể làm cho mọi người lo lắng về các chi tiết cuối cùng. Chỉ định một người nhiệm vụ này sẽ làm cho cuộc sống của tất cả mọi người dễ dàng hơn.

Đến sớm để thiết lập mọi thứ. Nếu bạn đang chuẩn bị thức ăn của riêng mình hoặc cung cấp giải trí của riêng mình, bạn sẽ cần đến sớm vài giờ để bắt đầu nấu nướng và thiết lập. Nếu bạn thuê dịch vụ ăn uống và giải trí, các tổ chức sự kiện của bạn vẫn cần đến sớm vào ngày để đảm bảo rằng không gian được mở cửa và các nhà cung cấp đang đến và thiết lập như đã hứa.

Kiểm tra mọi thứ có ổn không. Trước khi khách mời đến, bạn nên kiểm tra một loạt các điều kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Kiểm tra:

• Hệ thống âm thanh.
• Ánh sáng.
• Trang trí.
• Số lượng ghế ngồi.
• Dụng cụ ăn.
• Sự sẵn sàng của các diễn viên và thức ăn.

Giúp khách đậu xe. Bạn nên sắp xếp nơi đậu xe cho khách trước. Có những người ở ngoài đường sẵn sàng để điều khiển giao thông. Đối với các sự kiện tại các không gian cho thuê, việc có dịch vụ đậu xe valet là rất tiện lợi.

Chào đón khách. Có người đứng ở bên ngoài để hướng dẫn người ta vào trong. Đối với các sự kiện trong mùa đông, việc giữ áo khoác hoặc một nơi treo áo khoác là quan trọng. Tất nhiên bạn cũng cần có người ở cửa để chào đón khách, nhận vé của họ và phân phối một chương trình nếu có.

• Một chương trình không chỉ thông báo cho khách về thứ tự của các sự kiện, mà còn là một cơ hội tuyệt vời để củng cố thông điệp gây quỹ của bạn bằng cách bao gồm thông tin về nguyên nhân của bạn.

Làm việc trong phòng. Bạn sẽ muốn đảm bảo tận dụng cơ hội để nói chuyện với những người tham dự về nguyên nhân và dự án của bạn. Mặc dù mục tiêu của bữa tối là kiếm tiền, đó cũng là cơ hội để trồng trọt các nhà tài trợ. Hãy thân thiện và giới thiệu khách cho nhau, nhưng đừng ngần ngại yêu cầu cam kết với các khoản đóng góp hàng năm hoặc các dự án đặc biệt.

Giữ đúng giờ. Điều này là cực kỳ quan trọng. Bữa tối kéo dài quá lâu là một cách chắc chắn để mất đi sự quan tâm của khách mời. Có người được giao nhiệm vụ giữ cho bữa tối diễn ra đúng giờ. Điều đó có nghĩa là bạn cần bắt đầu đúng giờ, đạt được mục tiêu của mình trong suốt đêm và kết thúc đúng giờ.

Gửi thư cảm ơn. Công việc của bạn không kết thúc khi bữa tối kết thúc. Quan trọng là tiếp tục nuôi dưỡng các nhà tài trợ và tình nguyện viên để họ sẵn lòng đóng góp thêm thời gian và tiền bạc trong tương lai. Hãy chắc chắn gửi thư cảm ơn đến tất cả các nhà đóng góp, tình nguyện viên và nhà cung cấp.

Thông báo cho mọi người biết sự kiện tuyệt vời như thế nào. Cách tốt nhất để có một sự kiện gây quỹ tuyệt vời là biến nó thành một sự kiện hàng năm, để lời đồn lan truyền. Bắt đầu chuẩn bị cho sự kiện gây quỹ năm sau ngay lập tức bằng cách nhắc nhở mọi người về sự tuyệt vời của sự kiện năm nay. Đăng ảnh sau sự kiện lên Facebook, twitter, hoặc instagram. Liên hệ với phương tiện truyền thông địa phương để cho họ biết sự kiện gây quỹ đã thành công như thế nào.

Thực hiện cuộc phẫu thuật sau bữa tối. Nếu bạn muốn sự kiện của năm sau tốt hơn, bạn cần học từ sự kiện này. Các nhà lãnh đạo sự kiện nên gặp nhau trong tuần sau sự kiện để thảo luận về những gì đã hoạt động và những gì có thể hoạt động tốt hơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức như các trường học, mà có thể không có các tình nguyện viên giống nhau từ năm này sang năm khác. Việc ghi chép những gì bạn đã học được có thể tạo ra kiến thức tổ chức bạn có thể chuyển giao cho nhóm phụ huynh tiếp theo.