Cách Tổ Chức Đấu Giá Trong Im Lặng

Tuyển Tình Nguyện Viên. Một danh sách liên lạc, đặc biệt là một danh sách email, rất hữu ích cho việc này. Bạn sẽ cần: tình nguyện viên để giúp bạn thiết lập; tình nguyện viên để giám sát và đóng bàn vào thời gian đã chỉ định và đảm bảo rằng yêu cầu giá tối thiểu và tăng tối thiểu đã được đáp ứng; một nhóm 'ngân hàng' để tổ chức các tờ đặt giá (đặc biệt là của những người chiến thắng nhiều); và một nhóm dọn dẹp.

• Chọn tình nguyện viên sẵn lòng làm các quan chức. Những người này sẽ cần biết các quy tắc của đấu giá trong im lặng và phải biết hỏi ai khi họ không thể trả lời câu hỏi. Trong sự kiện, họ sẽ mặc một cái gì đó - mũ, áo lông vũ, áo khoác hoặc dây đeo - để chỉ họ là các quan chức.

Yêu cầu quyên góp. Để kiếm tiền cho tổ chức từ thiện của bạn, bạn cần có các mặt hàng hoặc dịch vụ để bán trong phiên đấu giá im lặng. Nhiều doanh nghiệp và thậm chí cá nhân trong cộng đồng của bạn có thể sẵn lòng giúp đỡ, nếu bạn cho họ biết mục đích của phiên đấu giá là gì và ai sẽ được hưởng lợi từ nó.

Lập danh sách chính xác về giá trị của tất cả các mặt hàng. Nếu bạn sẽ làm lại điều này vào năm sau, thì tốt nhất là để cùng một người đi tới cùng một doanh nghiệp mỗi năm. Bao gồm không gian trên danh sách chính của bạn để ghi rõ người quyên góp mặt hàng, giá trị của nó, thông tin liên lạc của người quyên góp, người chiến thắng mặt hàng, số điện thoại của họ, và họ đã trả bao nhiêu tiền. Điều này giúp bạn có thể đảm bảo họ nhận được mặt hàng của họ và bạn biết được bạn đã kiếm được bao nhiêu tiền.

Đánh số cho mỗi mặt hàng. Sử dụng nhãn trắng nhỏ hoặc nhãn có sẵn tại các cửa hàng chung và cửa hàng văn phòng. Nếu bạn có nhiều hơn một vài mặt hàng và nếu bất kỳ mặt hàng nào giống nhau, điều này làm cho việc theo dõi dễ dàng hơn. Đặt cùng một số lên cạnh mặt hàng trên danh sách chính của bạn.

Lập danh sách các vật dụng bạn nghĩ rằng bạn sẽ cần và đi mua sắm. Bạn sẽ cần kẹp giấy, giấy và bút ít nhất. Cũng mua một số băng keo trắng, các tờ đấu giá dự phòng và một cuộn băng keo dự phòng để dán các tờ đấu giá của bạn xuống, nếu bạn không sử dụng kẹp giấy. Thử mua các vật dụng tại cửa hàng kho với chính sách trả hàng hậu hĩnh. Nếu cửa hàng yêu cầu một thẻ thành viên, hãy nhớ điều đó khi gửi ai đó mua sắm các vật dụng phát sinh vào phút cuối cùng. Và đảm bảo rằng người đó có điện thoại di động và một người quan trọng tại sự kiện có số đó. Sau khi họ đã rời đi mua sắm vật dụng, bạn chắc chắn sẽ tìm thấy thêm một cái gì đó cần được mua.

In các tờ đấu giá. Viết tên của mặt hàng, một mô tả ngắn về mặt hàng, mức giá mặt hàng, và người quyên góp mặt hàng. Bao gồm một giá tối thiểu (thông thường là 40% giá trị bán lẻ) và các bước tăng giá tối thiểu. (Một quy tắc đơn giản cho bước tăng tối thiểu: $1 cho các mặt hàng lên đến $50, $2 cho $50-$100, $5 cho các mặt hàng trên $100). Đảm bảo có chỗ để người ra giá ghi tên, số điện thoại và số tiền họ ra giá. Nếu bạn muốn, Thêm một giá 'Mua Ngay' vào mỗi tờ đấu giá trong trường hợp có người muốn rời khỏi trước khi kết thúc phiên đấu giá. Hãy để một tình nguyện viên làm các chứng chỉ cho dịch vụ. Nếu dịch vụ được quyên góp không đi kèm với một chứng chỉ quà tặng, bạn có thể in ra chính mình. Bạn cũng có thể sử dụng các chứng chỉ của riêng bạn cho các chứng chỉ quà tặng với chữ nhỏ khó đọc.

Bắt đầu chuẩn bị sớm. Cố gắng thiết lập vào ngày trước sự kiện. Bạn sẽ cần thêm thời gian không chỉ để thiết lập mà còn để cho phép cho bất kỳ sai sót nào. Nếu có thể, hãy thiết lập một hoặc hai ngày trước phiên đấu giá để bạn không phải căng thẳng về nó. Cân nhắc chỉ định ai đó sẵn lòng đi đến cửa hàng để mua các mặt hàng quên mang theo.

Bày ra tất cả các mặt hàng và các tờ đấu giá để mọi người có thể nhìn thấy chúng. Nếu bạn có nhiều mặt hàng, bạn có thể phải khá sáng tạo. Ví dụ, một số thứ có thể tốt hơn nếu treo trên tường hoặc đặt trên giá để trưng bày. Đừng lo lắng nếu tờ đấu giá không nằm ngay bên cạnh mặt hàng. Chỉ cần đặt gần đó. Đó là lý do cho các số.

Gắn chặt các tờ đấu giá. Dễ dàng cho các tờ đấu giá bị thổi bay hoặc bị đẩy nhưng. Cách tốt nhất để gắn chặt chúng là kẹp mỗi tờ đấu giá vào một kẹp giấy, kèm theo một cây bút. Đây là một cách thiết lập dễ dàng và thuận tiện. Bạn cũng có thể sử dụng băng keo của họa sĩ để gắn chặt các tờ đấu giá.

Có tình nguyện viên giám sát các bàn. Các tình nguyện viên sẽ giúp đảm bảo các tờ đấu giá ở đúng vị trí và mọi người đang tuân thủ các quy tắc giá đặt cược tối thiểu và tăng giá tối thiểu. Mọi người có thể có câu hỏi về một số mặt hàng, vì vậy hãy cố gắng chuẩn bị các tình nguyện viên để trả lời chúng.

Cung cấp đủ cảnh báo cho mọi người khi giờ đóng cửa đến gần. Thông báo ít nhất là 10 và 5 phút trước. Nếu bạn có một lần đóng cửa, thông báo mạnh mẽ và rõ ràng. Nếu bạn có thời gian đóng cửa trong khoảng, hãy thông báo mạnh mẽ và rõ ràng đó là lần đóng cửa nào. Mọi người sẽ muốn ra giá ngay đến phút cuối cùng. Kết thúc vào thời gian đó.

Thu thập các tờ đấu giá và bút sau khi phiên ra giá kết thúc. Yêu cầu tình nguyện viên nhanh chóng thu hồi tất cả các bút và tờ để không ai có thể láu cá và cố gắng thêm một lượt ra giá muộn. Tình nguyện viên cần khoanh tròn mức giá chiến thắng và vẽ một đường qua các ô trống của các tờ đấu giá, để không ai có thể thêm tên của mình sau thời gian đóng cửa.

Kiểm tra để đảm bảo rằng các lượt ra giá chiến thắng đã tuân thủ các quy tắc giá đặt cược tối thiểu và tăng giá tối thiểu. Nếu một mức giá tối thiểu không được đáp ứng, đặt tờ đó sang một bên. Những người tổ chức có thể quyết định sau làm thế nào để xử lý nó. Nếu một sự tăng giá tối thiểu không được đáp ứng, chọn người ra giá cao nhất gần đây nhất (trên mức giá tối thiểu) người đó đã đáp ứng mức giá tối thiểu. Sau đó, các tình nguyện viên mang các tờ đấu giá đến 'ngân hàng'.

Yêu cầu tình nguyện viên 'ngân hàng' sắp xếp các tờ. Dễ dàng để sắp xếp theo họ tên cuối cùng theo thứ tự chữ cái. Nếu ai đó đã giành được hơn một mặt hàng (một sự xuất hiện phổ biến), ghim các tờ đó lại với nhau. Điều này có nghĩa là bạn chỉ cần yêu cầu họ trả tiền một lần. Nếu bạn chỉ có một vài mặt hàng, bạn có thể gọi tên của mọi người và yêu cầu họ đến lấy hàng của họ.

Phân khu vực ngân hàng và yêu cầu mọi người chờ đợi. Nếu những người ra giá của bạn có thể mang các mặt hàng của họ về nhà sau phiên đấu giá, yêu cầu họ đợi trong khi các lượt ra giá được xác minh. Có một trò chơi hoặc giải trí khác sẵn có để giữ cho những người ra giá không buồn chán.

Gọi mọi người đến ngân hàng khi các nhân viên ngân hàng đã sẵn sàng. Hoặc gọi từng người ra giá một lần theo tên hoặc chỉ yêu cầu họ xếp hàng. Nếu bạn sử dụng phương pháp sau, các nhân viên ngân hàng sẽ phải tìm kiếm trên các tờ đấu giá để tìm tên của người ra giá, vì vậy việc sắp xếp các tờ đấu giá theo thứ tự chữ cái là quan trọng.

Dành các tờ đấu giá cho những người không đến ngân hàng. Nếu ai đó đã giành được một hoặc nhiều mặt hàng và không xuất hiện, hãy đặt các tờ đấu giá đó sang một bên. Khi bạn đã gần hoàn tất với những người đứng hàng, hãy yêu cầu người dẫn chương trình thông báo tên họ trong trường hợp họ vẫn còn ở sự kiện.

Yêu cầu một tình nguyện viên thu thập các mặt hàng khi mọi người thanh toán. Bạn có thể gửi mọi người đến lấy các mặt hàng của họ, nhưng phiên đấu giá im lặng thường thu hút những người muốn một thỏa thuận tốt và có thể không đặc biệt ủng hộ mục đích mà bạn đang gây quỹ. Hầu hết mọi người đều rất trung thực, nhưng một quả táo thối có thể làm hỏng sự kiện cho người khác.

Xử lý các mặt hàng còn lại. Sau khi hàng người đã đi, bạn có thể sẽ còn lại một số thứ. Những người này đã về nhà, không biết họ đã giành, hoặc bất cứ điều gì khác. Đó là lý do tại sao bạn có số điện thoại của họ trên tờ đấu giá. Nếu bạn không thể để lại các mặt hàng tại vị trí sự kiện, bạn sẽ có thể phải mang chúng về nhà. Đảm bảo bạn hoặc một tình nguyện viên có các tờ đấu giá với số điện thoại.

Chuẩn bị cho những người ra giá bỏ đi. Không thể phủ nhận sẽ có những người không muốn trả tiền cho những thứ họ ra giá. Gọi người tiếp theo trên tờ đấu giá và xem họ có muốn không.

Đếm tiền và séc trước khi đi đến ngân hàng. Nhân viên ngân hàng có thể mắc lỗi. Tìm kiếm các séc được viết không đúng cách. Ngân hàng vẫn có thể chấp nhận chúng, nhưng bạn nên biết về chúng.

Cảm ơn và công nhận những người quyên góp và mua hàng. Nếu bạn có tình nguyện viên trong danh sách liên hệ qua email, hãy gửi email cảm ơn và cho họ biết sự kiện đã thành công như thế nào. Gửi lời cảm ơn cá nhân đến các nhà cung cấp và doanh nghiệp đã quyên góp hàng hóa và dịch vụ. Liên hệ với bất kỳ nhà báo hoặc người dẫn chương trình radio nào đã quảng cáo cho sự kiện của bạn để cảm ơn họ và cho họ biết rằng đó là một thành công. Viết một lá thư tới biên tập viên của báo địa phương của bạn để cảm ơn những người đã giúp đỡ. Nếu lượt ra giá chiến thắng cao hơn giá trị của mặt hàng, người đó có thể muốn/cần một biên nhận có thể khấu trừ thuế - cho số tiền 'quyên góp' trên giá trị - kèm theo lời cảm ơn.

Sử dụng bút, không phải bút chì để người ta ra giá. Trên các tờ đấu giá, tên cần phải được viết mỗi khi giá đấu tăng, nhưng số điện thoại chỉ cần viết một lần. Một phương pháp thay thế là khi người ta đăng ký tại cửa và bao gồm số điện thoại và thông tin liên lạc khác trong danh sách đó. Làm cho các tờ đấu giá có kích thước nửa tờ (4-1/4” x 11”) nếu bạn có nhiều mặt hàng. Điều này giúp giảm tắc nghẽn các tờ đấu giá trên bàn. Nếu một tờ đấu giá đầy, bạn có thể dán một tờ trống lên trên tờ đã đầy.

- Tờ đấu giá (có thể làm trên máy tính tại nhà) - Danh sách chính của các mặt hàng - Băng dính hoặc băng dính đóng gói - Băng dính trong suốt (để dán tờ đấu giá lên bàn) - Băng keo của họa sĩ để treo biển và các mặt hàng đấu giá yên tĩnh trên tường (băng dính của họa sĩ ít có khả năng bong bóng sơn từ tường khi tháo ra) - Bút lông - Bút (Có nhiều loại này! Ít nhất một cho mỗi tờ đấu giá). Chọn bộ nhiều bút ở cửa hàng giá rẻ. - Băng keo chỉnh sửa lỗi, không phải loại lỏng - Bàn - Một cái lều hoặc một số cái lều gấp, để che nắng - Kế hoạch dự phòng mưa. Mọi thứ có vừa dưới lều không? Điều gì sẽ xảy ra nếu gió bắt đầu thổi? - Giấy màu và bút lông để làm biển hiệu - Một hoặc hai cái bấm giấy (để bấm chặt các tờ đấu giá của nhiều người chiến thắng) - Một tờ thông tin để đặt tại ngân hàng cho biết làm sao để viết séc - Một hòm khóa và tiền lẻ. (Ví dụ, 100 đô la trong tờ 1 đô la, 40 đô la trong tờ 5 đô la và 50 đô la trong tờ 10 đô la). Tiền lẻ cho người dẫn chương trình nếu anh ấy hoặc cô ấy sẽ làm các trò chơi gây quỹ.