Cách Tổ Chức Một Buổi Biểu Diễn Tài Năng

Buổi biểu diễn tài năng là một cách tuyệt vời để quyên tiền và thu hút cộng đồng của bạn. Mặc dù việc tổ chức buổi biểu diễn tài năng đòi hỏi thời gian và sự tận tâm đáng kể, nhưng chúng là những sự kiện vui vẻ và đáng giá mà thể hiện những tài năng và khả năng của các thí sinh. Chúng cũng cung cấp một cơ hội để tương tác với mọi người từ các lĩnh vực khác nhau như nghệ thuật biểu diễn, hành chính công, và sinh viên.

Chọn loại chương trình tài năng bạn muốn. Quyết định xem bạn muốn một buổi trình diễn hay một chương trình gây quỹ. Xác định loại tiết mục bạn đang tìm kiếm và liệu đó có phải là một cuộc thi không. Sau khi quyết định, bạn có thể chọn địa điểm và nhân viên phù hợp.

• Nếu chương trình là một cuộc thi, quyết định về phần thưởng cho những người chiến thắng. Tạo ra một giải nhất, nhì và ba với các giải thưởng phân tầng. Xem xét việc tạo ra một người chiến thắng cho mỗi hạng mục biểu diễn.
• Tạo ra tiêu chí đánh giá. Nếu bạn có các giám khảo, tạo ra các hạng mục và hệ thống điểm. Ví dụ, 20 điểm cho tính độc đáo, 20 điểm cho trang phục, v.v. Thiết lập các khoản phạt cho việc vượt quá giới hạn thời gian để giữ cho cuộc thi công bằng.

Tạo ngân sách. Ngân sách là sợi dây sinh mạng của buổi diễn của bạn. Bạn sẽ phải tổ chức buổi diễn của mình tại một địa điểm, quảng cáo cho nó và mua vật tư. Xác định kích thước của buổi diễn của bạn và ngân sách cần phải lớn như thế nào để thành công.

• Tìm các nhà tài trợ để giúp gây quỹ để tổ chức buổi diễn và cung cấp giải thưởng.
• Phí đăng ký và vé bán hàng sẽ giúp trả lại các chi phí ban đầu của bạn.
• Đặt một hạn ngạch chi tiêu cho mỗi hạng mục buổi diễn như quảng cáo và phí thuê.

Tạo ủy ban tổ chức. Tập hợp một nhóm các thành viên trong cộng đồng - như là phụ huynh, chủ doanh nghiệp địa phương và giáo viên - và hình thành một ủy ban. Ủy ban này sẽ giúp bạn lập kế hoạch, quảng bá và tổ chức buổi diễn tài năng.

• Một ủy ban tổ chức không chỉ giúp giảm áp lực lên bạn, mà còn mang lại sự hỗ trợ trong các tình huống khẩn cấp.
• Chỉ định một thủ quỹ để theo dõi ngân sách và chi phí của bạn.

Chọn địa điểm. Hãy suy nghĩ về kích thước của buổi diễn của bạn. Bạn muốn có thể phục vụ được số lượng khán giả của mình. Nếu buổi diễn nhỏ và các nghệ sĩ yêu cầu ít sự hỗ trợ kỹ thuật, thì một hội trường họp nhỏ là tốt nhất. Các hội trường lớn yêu cầu các thiết lập kỹ thuật tiên tiến hơn với hệ thống âm thanh PA.

• Tìm một trường học hoặc rạp để tổ chức sự kiện. Nếu bạn làm việc với một nơi đã có địa điểm, liên hệ với người phụ trách lịch trình của nó.
• Nhớ đến khán giả của bạn. Tùy thuộc vào địa điểm bạn chọn, bạn sẽ phải cung cấp đủ chỗ ngồi. Nếu bạn chọn một hội trường trống, ví dụ, bạn có thể lựa chọn thiết lập các hàng ghế gấp hoặc bàn cho khán giả ngồi.

Đặt ngày của bạn. Hãy đặt ngày của bạn càng sớm càng tốt. Bạn muốn đảm bảo rằng địa điểm của bạn có sẵn và an toàn. Lập kế hoạch ngày của bạn xung quanh các sự kiện lớn khác mà các người tham gia chương trình có thể có. Ví dụ, nếu chương trình của bạn toàn bộ là sinh viên, thì bạn muốn lập kế hoạch xung quanh các kỳ thi.

Tạo một đội ngũ hỗ trợ. Bạn sẽ cần những người không biểu diễn hoặc không làm trọng tài để giúp điều hành chương trình. Bạn sẽ cần những người làm công việc như nhân viên sân khấu và quản lý sân khấu, nhà điều khiển âm thanh và ánh sáng, và các trọng tài (nếu đây là một cuộc thi) ít nhất là. Tuyển dụng những người trong cộng đồng muốn giúp đỡ nhưng không muốn biểu diễn.

• Quan trọng là phải suy nghĩ về mọi khía cạnh của chương trình của bạn. Bạn sẽ cần những người để thiết lập, điều hành chương trình, phục vụ khán giả và dọn dẹp sau chương trình.
• Tổ chức một ngày đào tạo kỹ thuật. Một số người không có kinh nghiệm kỹ thuật có thể muốn giúp đỡ với các khía cạnh kỹ thuật của chương trình. Tổ chức một ngày đào tạo kỹ thuật sẽ giúp họ có được kinh nghiệm và có thể giúp điều hành chương trình tài năng của bạn.

Tạo một đơn đăng ký cho các người tham gia. Đơn đăng ký giữ hồ sơ của các người tham gia cũng như xác định các thông số và thỏa thuận pháp lý. Điều này giúp bạn tổ chức các người tham gia theo các danh mục của chương trình và theo dõi nhu cầu kỹ thuật của họ. Chỉ định mọi thứ mà bạn không chấp nhận cho chương trình của bạn. Ví dụ, nếu bạn không muốn có sự trần trụi hoặc pháo hoa, hãy quy định điều đó trong đơn đăng ký.

• Đảm bảo các người tham gia dưới 18 tuổi có chữ ký của người giám hộ pháp lý của họ để tham gia.
• Liệt kê các danh mục của chương trình tài năng để các người tham gia có thể kiểm tra xem buổi biểu diễn của họ thuộc danh mục nào.
• Thu phí đăng ký để tạo ra một phần thưởng lớn hơn và để giúp chi phí cho việc tổ chức chương trình.
• Chỉ định khi nào các giải thưởng sẽ được phân phát.

Quảng cáo buổi thử giọng của bạn. Tạo các tờ rơi thông báo về thời gian, ngày và địa điểm bạn tổ chức buổi thử giọng. Chỉ rõ phạm vi tuổi, loại biểu diễn và các giải thưởng. Cho họ biết họ có thể đăng ký ở đâu.

• Liệt kê phí đăng ký nếu có.
• Xác định liệu bạn muốn họ mặc trang phục sân khấu hay không.
• Cung cấp thông tin liên lạc liên quan nếu ai đó có câu hỏi về buổi biểu diễn của họ hoặc chương trình của bạn.

Tìm địa điểm tổ chức buổi thử giọng. Bạn sẽ muốn đặt chỗ nơi mọi người có thể biểu diễn hết công suất với đủ không gian. Chọn thời gian phù hợp cho cả giám khảo và người biểu diễn. Ví dụ, nếu giám khảo làm việc vào ban ngày hoặc các người biểu diễn đang đi học, tổ chức thử giọng vào buổi tối trong tuần hoặc vào cuối tuần.

• Mọi hội trường bên ngoài, phòng tập nhảy hoặc phòng tập thể dục đều là nơi tuyệt vời để tổ chức thử giọng.
• Đừng sử dụng nhà ai đó. Bạn sẽ không thể chứa đủ người tham gia thử giọng, và bạn sẽ đưa người lạ vào nhà bạn. Nếu có bất kỳ điều gì xảy ra, chủ nhà có thể chịu trách nhiệm.
• Đảm bảo các người biểu diễn có một không gian để đợi và luyện tập trước khi thử giọng.

Yêu cầu người tham gia ký tên khi đến. Có một bảng kiểm tra. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi số lượng người tham gia thử giọng và cho phép bạn lên lịch thời gian thử giọng của họ.

Tạo ra một lịch trình. Lịch trình này sẽ dựa trên số lượng người đã đến và đã ký tên. Hãy cho các người biểu diễn biết khi họ sẽ thử giọng để họ có thể rời đi và trở lại nếu cần thiết.

Hạn chế thời gian thử giọng. Điều này mang lại cho mọi người cùng một lượng thời gian bằng nhau. Điều này cũng giữ cho lịch trình được chuẩn bị. Sử dụng đèn hoặc âm thanh để thông báo cho người tham gia biết khi hết thời gian của họ.

Tiếp thị cho chương trình. Bạn cần phải thông báo để có được khán giả! Có nhiều cách để quảng cáo. Tạo ra những tờ rơi để cho mọi người biết thời gian, ngày, và địa điểm của chương trình. Hãy chắc chắn liệt kê loại người biểu diễn mà bạn sẽ có để tạo sự hứng thú.

• Quảng cáo trước đây để mọi người có thể lên kế hoạch tham dự.
• Nếu bạn biết ai đó giỏi về thiết kế đồ họa, thì mời họ! Điều này có thể là một cách rất hiệu quả về chi phí để tạo ra các tờ rơi thiết kế chuyên nghiệp.
• Đặt tờ rơi tại các trường đại học địa phương, các địa điểm biểu diễn, và quán cà phê để thu hút không chỉ khán giả mà còn là người biểu diễn.
• Nếu bạn đang bán vé, quảng cáo nơi có thể mua. Nếu bạn đang bán vé trước hoặc trực tuyến, hãy chắc chắn bao gồm thông tin đó.

Sử dụng internet. Tạo một Trang Facebook, Twitter, và tài khoản Google+ cho chương trình của bạn. Gửi nhắc nhở về ngày và giờ. Đặc biệt nêu bật những người biểu diễn để tạo ra sự náo nhiệt.

• Tìm một cộng đồng địa phương sẵn lòng xây dựng một trang web cho chương trình của bạn cung cấp tất cả các chi tiết cho sự kiện. Nếu bạn có đủ tiền, xem xét thuê ai đó cho mục đích này.

Tạo một đường dây nóng thông tin. Đường dây này sẽ được sử dụng để trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà một người biểu diễn hoặc một thành viên khán giả có thể có.

• Yêu cầu tình nguyện viên trả lời cuộc gọi. Hãy chắc chắn đặt giờ cho đường dây để các tình nguyện viên không bị làm quá việc.

Sử dụng miệng đến tai. Nói với mọi người bạn biết và khuyến khích họ làm điều tương tự. Bạn càng hào hứng, họ càng có khả năng kể cho người khác về chương trình tài năng của bạn. Điều này là một trong những cách tốt nhất và tiết kiệm chi phí nhất để quảng cáo cho chương trình tài năng của bạn.

Yêu cầu mọi người đến sớm. Đảm bảo mọi người đến địa điểm một giờ hoặc một giờ rưỡi sớm. Điều này giúp bạn có thời gian để xử lý bất kỳ vấn đề lớn nào trước khi chương trình bắt đầu.

• Sử dụng thời gian này để kiểm tra tất cả các chi tiết của chương trình với ủy ban và tình nguyện viên của bạn.
• Đảm bảo mọi người được thông báo về bất kỳ thay đổi cuối cùng nào.
• Tạo ra một đường dây điện thoại khẩn cấp. Mua một đường dây mới hoặc chỉ định một số điện thoại để gọi cấp cứu. Giữ số này tách biệt với đường dây thông tin của bạn. Đường dây này sẽ dành cho những người biểu diễn đến muộn hoặc không thể tham dự.

Thực hiện kiểm tra sân khấu. Tập hợp đội ngũ kỹ thuật để đảm bảo đèn và âm thanh hoạt động. Kiểm tra với người quản lý hậu trường rằng tất cả người biểu diễn đã đến và đang ở phía sau sân khấu chuẩn bị cho phần biểu diễn của họ.

• Yêu cầu đội ngũ kỹ thuật kiểm tra đèn. Hãy đảm bảo có bóng đèn dự phòng trong trường hợp có bất kỳ đèn nào hỏng hóc.
• Yêu cầu đội ngũ kỹ thuật kiểm tra cả âm thanh. Chuẩn bị cáp dự phòng và thiết bị dự phòng trong trường hợp có điều gì không hoạt động.
• Đảm bảo các người biểu diễn có mọi thứ cần thiết cho phần biểu diễn của họ như nhạc cụ, máy tính xách tay, hoặc màn hình.

Thiết lập quầy vé. Đặt một cái bàn nhỏ tại cửa chính của địa điểm của bạn. Có hai tình nguyện viên làm việc tại quầy. Họ sẽ thu tiền vé từ những người đã mua vé trước. Họ cũng sẽ bán vé.

• Có một hòm tiền với đủ tiền lẻ. Đảm bảo thủ quỹ theo dõi số tiền trong hòm trước và sau để kiểm tra với số lượng vé đã bán.

Thiết lập các gian hàng thức ăn. Quyết định loại thức ăn bạn muốn bán trước chương trình. Thức ăn đã đóng gói trước đòi hỏi ít công sức hơn so với việc bán thức ăn nóng. Nếu bạn muốn phục vụ thức ăn nóng, bạn sẽ phải làm sạch và chuẩn bị nhiều hơn.

• Tuân theo các quy định địa phương để tránh bị phạt. Có lẽ bạn sẽ cần có ai đó đã được đào tạo về an toàn thực phẩm để xử lý thức ăn. Bạn cũng phải tuân thủ các yêu cầu về an toàn phòng cháy.
• Mang theo các dụng cụ và đồ dùng dùng một lần để không cần phải rửa chén. Cung cấp một nơi để tái chế chúng.
• Mang theo dụng cụ làm sạch, chẳng hạn như khăn lau và một cái xô để làm sạch chúng. Sử dụng xà phòng trong nước xô để giữ chúng sạch sẽ.
• Cũng cần có một hòm tiền cho gian hàng thức ăn.

Bắt đầu chương trình. Khiến Người dẫn chương trình bắt đầu chương trình và giới thiệu các người biểu diễn. Dùng thời gian này để thưởng thức các người biểu diễn, nhưng sẵn sàng xử lý bất kỳ câu hỏi hoặc tình huống nào xuất hiện.

• Đảm bảo bạn có một người thông báo hoặc người dẫn chương trình để gây hứng thú cho khán giả giữa các màn biểu diễn. Điều này sẽ giữ cho khán giả quan tâm và cho đội ngũ kỹ thuật thời gian để chuẩn bị cho màn biểu diễn tiếp theo.

Dọn dẹp. Hãy đảm bảo làm sạch địa điểm sau khi chương trình kết thúc. Nếu bạn có một nhóm tình nguyện, hãy tụ họ lại khi mọi người ra về. Bạn muốn để lại địa điểm trong tình trạng tốt hơn so với khi bạn đến.

• Chỉ định các nhóm để dọn dẹp các khu vực cụ thể. Điều này sẽ làm cho việc dọn dẹp nhanh hơn và có tổ chức hơn.

• Hãy linh hoạt. Khi bạn tổ chức một chương trình như vậy, người biểu diễn hoặc nhân viên sân khấu có thể không thể tham gia. Thay đổi lịch biểu của bạn khi cần thiết. Có người dự phòng cho các vị trí quan trọng như Quản lý Sân khấu hoặc Người dẫn chương trình.
• Đưa ra đề xuất cho các người biểu diễn về ánh sáng, trang phục và đạo cụ để chương trình diễn ra suôn sẻ hơn.
• Nếu bạn có giám khảo, hãy đảm bảo bạn chọn những người có một loạt kiến thức rộng. Bạn muốn có ai đó chuyên sâu về các hạng mục chính - như hát, nhảy múa và âm nhạc - nhưng bạn cũng muốn có người thông thạo về các tài năng như thể thao. Như vậy, không chỉ có ý kiến chuyên môn, mà còn có ý kiến của người chỉ biết xem họ có thích thấy điều gì không.

• Đảm bảo bạn biết các quy định địa phương về phục vụ thức ăn. Bạn có thể bị phạt nếu bán thức ăn mà không có giấy phép an toàn thực phẩm phù hợp.
• Hãy chú ý đến tất cả các quy tắc an toàn. Bạn không muốn ai bị thương trong bất kỳ phần nào của chương trình của bạn.
• Hãy chú ý đến các quy định của địa điểm. Bạn muốn tránh phải trả phí thiệt hại.