Cách Tổ Chức Một Buổi Hội Thảo

Xác định đối tượng tham dự của bạn. Liệu những người tham gia buổi hội thảo có biết nhau hay họ là những người lạ lẫm? Họ có kiến thức về chủ đề của bạn hay họ hoàn toàn không quen biết với nó? Họ chọn tham dự buổi hội thảo của bạn hay đó là một yêu cầu cho việc đào tạo công việc của họ? Câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này sẽ ảnh hưởng đến cách bạn tổ chức buổi hội thảo của mình.

• Ví dụ, nếu đối tượng tham dự của bạn đã quen biết với nhau, bạn có thể nhanh chóng chuyển sang các hoạt động nhóm. Nếu họ hoàn toàn là những người lạ lẫm, bạn có thể cần phải sắp xếp thêm thời gian cho các trò icebreakers và giới thiệu.

Lên lịch buổi hội thảo của bạn vào buổi sáng hoặc sớm chiều. Đó là thời điểm mà các người tham gia thức dậy và tỉnh táo nhất. Bạn muốn các người tham gia của mình tham gia đầy đủ và tỉnh táo. Nếu có thể, hãy tránh lịch buổi hội thảo vào buổi tối sau khi kết thúc ngày làm việc khi mọi người mệt mỏi và không kiên nhẫn.

Quảng bá buổi hội thảo của bạn. Phát tờ rơi, treo poster, hoặc liên hệ với các doanh nghiệp phù hợp để khuyến khích sự tham gia vào buổi hội thảo. Có một tiêu đề lôi cuốn sẽ giúp, cũng như một lời giải thích ngắn gọn về tại sao buổi hội thảo của bạn quan trọng và cần thiết. Hãy chắc chắn bao gồm hình ảnh cũng như văn bản trong tờ rơi của bạn để thu hút sự chú ý của mọi người.

Tuyển chọn 8-15 người tham gia cho buổi hội thảo của bạn. Một buổi hội thảo không giống như một bài giảng lớn. Bạn muốn nhóm của bạn nhỏ đủ để hỏi tất cả câu hỏi của họ, thực hành kỹ năng của họ và làm việc cùng nhau. Nhưng bạn cũng muốn buổi hội thảo của bạn đủ lớn để làm cho mọi thứ trở nên thú vị. Lý tưởng là một buổi hội thảo sẽ có 8-15 người tham gia.

• Đôi khi bạn không có lựa chọn về kích thước nhóm của mình. Nếu bạn có một nhóm rất lớn, hãy tìm cách sáng tạo để đảm bảo kích thước không trở nên quá lớn. Ví dụ, một nhóm gồm 40 người tham gia có thể được chia thành 5 nhóm nhỏ khác nhau với mỗi nhóm có 8 người tham gia. Bạn cũng có thể mời thêm các cộng tác viên và cộng tác trình bày để xử lý các nhóm lớn hơn so với lý tưởng.

Chuẩn bị cho các người tham gia cho buổi hội thảo. Một số buổi hội thảo yêu cầu các người tham gia làm việc trước khi buổi hội thảo diễn ra. Có lẽ họ phải nghiên cứu các bài báo khoa học, viết một câu chuyện ngắn, hoặc đọc tác phẩm của nhau. Nếu các người tham gia của bạn cần làm bài tập trước khi buổi hội thảo diễn ra, hãy đảm bảo rằng mong đợi của bạn được nêu rõ từ đầu.

• Hãy chắc chắn thiết lập hạn chót nếu sinh viên của bạn phải nộp bài cho nhóm trước khi thời gian diễn ra. Rõ ràng về nơi và cách mà sinh viên của bạn nên nộp bài của họ. Họ có phải đưa cho bạn bản giấy cứng, hay bạn sẽ phân phối tài liệu qua email?

Ưu tiên các mục tiêu của bạn cho buổi hội thảo. Hầu hết các buổi hội thảo đều có thời gian giới hạn. Chúng có thể kéo dài từ 30 phút đến ba ngày. Nhưng dù thế nào đi nữa, bạn chỉ có một thời gian ngắn để truyền đạt kiến thức của mình cho người tham gia. Thay vì bao quát tất cả mọi thứ trong một khoảng thời gian ngắn, hãy suy nghĩ về những kỹ năng, kỹ thuật và thông tin quan trọng nhất mà bạn muốn khán giả của mình đạt được. Ưu tiên những điều đó trong kế hoạch giảng dạy của bạn.

Chuẩn bị một loạt các phương tiện dạy học. Người lớn học theo nhiều cách khác nhau: trực quan, qua việc nói, thông qua việc thực hành, hoặc bất kỳ sự kết hợp nào của những phương pháp trên. Hãy nhớ rằng bạn có thể không biết phong cách học của người tham gia trước đó, vì vậy bạn sẽ muốn chuẩn bị một loạt các tài liệu. Tùy thuộc vào chủ đề và mục tiêu của buổi hội thảo của bạn, bạn có thể muốn chuẩn bị các tài liệu giấy, phương tiện trực quan âm thanh, kế hoạch giảng dạy dựa trên máy tính và các hoạt động diễn vai.

Chuẩn bị các tài liệu giấy. Các tài liệu đọc, trường hợp nghiên cứu, danh sách các thuật ngữ chính và các bài kiểm tra đều là các phương tiện dạy học có thể bạn muốn chuẩn bị. Tốt nhất là nếu bạn chuẩn bị những tài liệu này trước một thời gian dài. Điều này giúp bạn phát hiện ra các lỗi chính tả hoặc sai sót. Hãy chắc chắn sử dụng một font chữ lớn, dễ đọc. Đánh dấu rõ ràng và ghi ngày cho mỗi tài liệu để người tham gia của bạn có thể sử dụng những tài liệu này trong tương lai.

Sắp xếp các tài liệu trực quan âm thanh. Nếu bạn dự định trình chiếu một bản trình diễn slideshow, đoạn video hoặc đoạn âm thanh, bạn sẽ phải chuẩn bị trước. Kiểm tra chúng ở nhà để đảm bảo chúng hoạt động chính xác. Đảm bảo rằng chúng ở định dạng có thể sử dụng trong không gian làm việc của bạn.

Tổ chức các tài liệu dựa trên máy tính của bạn. Nếu các tham gia buổi hội thảo của bạn sẽ được kỳ vọng hoàn thành một bài kiểm tra trên máy tính hoặc tham gia vào diễn đàn trao đổi trực tuyến, bạn sẽ cần tổ chức những tài liệu này trước. Xem xét xem liệu người tham gia của bạn có phải mang theo máy tính hoặc thiết bị cá nhân của họ không, và thông báo cho họ nếu có.

Tuyển chọn chuyên gia, diễn giả, và trợ lý. Tùy thuộc vào chủ đề và quy mô của buổi hội thảo, bạn có thể muốn mời thêm thành viên khác vào đội ngũ để tạo điều kiện cho việc học tập. Một chuyên gia có thể thực hiện trực tiếp một kỹ thuật y tế mới; một diễn giả có thể kể một câu chuyện sinh động về tại sao chủ đề của buổi hội thảo lại quan trọng; và một trợ lý có thể giúp bạn quản lý một nhóm lớn. Nếu bạn cần sự giúp đỡ từ bất kỳ ai, hãy đảm bảo bạn tuyển chọn họ từ rất sớm. Mọi người chuẩn bị càng tốt, buổi hội thảo của bạn càng tốt.

Quyết định về các hoạt động nhóm. Tương tác giữa một nhóm người tham gia làm cho một buổi hội thảo trở nên khác biệt so với các cách học khác. Hãy tạo ra các hoạt động nhóm giáo dục phù hợp với mục tiêu của buổi hội thảo của bạn. Hãy nhớ rằng các hoạt động có thể được thực hiện theo cặp, nhóm nhỏ hoặc toàn bộ nhóm, và chúng nên liên quan đến thông tin bạn đang trình bày. Hãy đảm bảo bạn bao gồm đủ cơ hội cho mỗi người tham gia buổi hội thảo của bạn để đóng góp ý nghĩa cho buổi hội thảo của bạn. Một số hoạt động nhóm có thể có là:

Để thời gian nghỉ ngơi. Mọi người tập trung hơn vào các nhiệm vụ khi có cơ hội nghỉ ngơi ngắn ngủi. Họ cũng có khả năng nhớ những gì họ đã học. Lên kế hoạch cho kế hoạch buổi hội thảo của bạn để bao gồm ít nhất một lần nghỉ 5 phút mỗi giờ của buổi hội thảo của bạn. Điều này sẽ làm giảm thời gian của bạn với các người tham gia nhưng sẽ làm cho thời gian đó trở nên có giá trị hơn.

Chống lại việc nhồi nhét. Các hoạt động thực tế thường mất thêm 10-20% thời gian so với dự đoán của chúng ta. Nếu bạn nghĩ một phiên hỏi đáp sẽ kéo dài 10 phút, nó có thể kéo dài 12 phút hoặc lâu hơn. Xây dựng đủ thời gian cho mỗi hoạt động hoặc chủ đề chính bạn muốn bao gồm. Chống lại cảm giác muốn nhồi nhét càng nhiều càng tốt: các người tham gia của bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi và vội vã.

Bảo đảm dịch vụ ẩm thực. Buổi hội thảo yêu cầu rất nhiều công việc và năng lượng. Hãy giữ mức năng lượng của các người tham gia lên bằng cách cung cấp thức ăn và đồ uống lành mạnh. Lý tưởng nhất là chi phí của các loại đồ ăn nhẹ này sẽ được bao gồm thông qua các phí đăng ký của người tham gia hoặc bởi tổ chức đã yêu cầu bạn dẫn đầu buổi hội thảo. Bạn không nên phải trả tiền cho đồ ăn nhẹ từ túi của bạn.

Đến sớm. Hãy dành đủ thời gian để sắp đặt không gian và cảm thấy thoải mái trong phòng. Bạn có thể phải gặp kỹ thuật viên a/v, nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, hoặc các thành viên trong nhóm của bạn trước khi buổi hội thảo bắt đầu. Hãy để cho mình nhiều thời gian nhất có thể trong trường hợp bạn phải khắc phục sự cố hoặc điều chỉnh kế hoạch buổi học cuối cùng.

Sắp xếp tất cả trang thiết bị trước khi các người tham dự đến. Máy tính, laptop, máy chiếu, và loa sẽ cần được điều chỉnh trước. Cuối cùng, bạn muốn thời gian buổi hội thảo của mình là có hiệu quả: bạn không muốn dùng nó để vặn vẹo công nghệ. Nếu có thể, hãy xem xét xem bạn có thể có được kỹ thuật viên a/v của địa điểm hỗ trợ bạn với việc thiết lập. Bạn có thể không quen thuộc với khả năng công nghệ của phòng, và một chuyên gia có thể thiết lập mọi thứ một cách hiệu quả hơn.

Sắp xếp ghế trước. Cách bạn sắp xếp ghế sẽ phụ thuộc vào kích thước của nhóm, kích thước của phòng, và các hoạt động bạn đã lên kế hoạch. Lý tưởng nhóm sẽ nhỏ đủ để ngồi thành một vòng tròn hoặc nửa vòng tròn: điều này sẽ giúp xây dựng mối quan hệ và tạo điều kiện cho cuộc trò chuyện. Nếu mọi người sẽ cần nhìn vào phía trước để xem các video hoặc một bài thuyết trình trực tiếp, có lẽ một nửa vòng tròn hoặc hàng ghế thẳng là phù hợp hơn.

Phân phát tài liệu. Nếu bạn có sổ ghi chú hoặc các vật liệu khác để phát, hãy đặt chúng trên bàn hoặc ghế trước để tiết kiệm thời gian trong buổi học. Hãy đảm bảo chúng được sắp xếp theo thứ tự đúng và được ghi nhãn rõ ràng. Các vật liệu khác bạn có thể cần thiết lập trong không gian hội thảo của mình bao gồm:

• Đồ ăn nhẹ và đồ uống.
• Thẻ tên và bút marker.
• Bút và bút chì.

Chào đón các tham gia khi họ đến. Việc đến sớm giúp bạn chuẩn bị, thư giãn và làm quen với các tham gia trước khi buổi hội thảo bắt đầu. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ với các tham gia.

Giới thiệu bản thân và buổi hội thảo. Sau khi mọi người đã ngồi xuống, bạn sẽ phải hướng dẫn họ về buổi hội thảo của bạn. Hãy chắc chắn kể tên và nói về lý do tại sao bạn nên được coi là một chuyên gia về chủ đề và điều gì đã làm bạn quan tâm đến nó. Giải thích cho các tham gia mục tiêu của buổi hội thảo là gì và tại sao nó quan trọng. Cũng là ý tưởng tốt khi bạn đưa ra một bản tóm tắt sơ bộ về cách buổi hội thảo sẽ diễn ra để họ có thể chuẩn bị. Hãy cố gắng hạn chế phần này chỉ trong một vài phút.

Bắt đầu trò gãy băng. Yêu cầu các tham gia tự giới thiệu. Hãy hạn chế việc giới thiệu trong vài câu bằng cách yêu cầu mọi người trả lời hai hoặc ba câu hỏi cụ thể, như tên của họ và họ hy vọng nhận được gì từ buổi hội thảo. Bạn không muốn việc trò gãy băng kéo dài mãi mãi, nhưng quan trọng là các tham gia cảm thấy thoải mái khi nói trước nhóm.

Thực hiện kế hoạch bài học của bạn. Đây là lúc mà tất cả các chuẩn bị cẩn thận của bạn có thể được thực hiện. Hãy có bảng tóm tắt trước mắt bạn và cố gắng tuân thủ bảng tóm tắt nếu bạn có thể. Hãy tự tin kể cho các tham gia biết bạn đang làm gì và tại sao. Kế hoạch bài học của bạn không cần phải là một bí mật, và các tham gia có thể đánh giá cao việc được cho biết tại sao bạn đã tổ chức buổi hội thảo theo cách bạn đã làm. Ví dụ, bạn có thể nói với họ:

Hãy linh hoạt. Tốt khi bạn có một kế hoạch cho buổi hội thảo của mình, nhưng hãy sẵn sàng điều chỉnh nội dung của buổi hội thảo dựa trên phản ứng và kinh nghiệm của các tham gia. Xây dựng một ít thời gian linh hoạt vào kế hoạch bài học của bạn để bạn có thể giải đáp câu hỏi, lo ngại và quan tâm của họ. Bạn cũng có thể cung cấp các tùy chọn cho các hoạt động mà nhóm hội thảo của bạn có thể bầu chọn. Điều này sẽ cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng thực sự và bỏ qua nội dung lặp lại hoặc không cần thiết.

Sử dụng bài tập tương tác để củng cố thông tin. Luôn theo sau việc truyền đạt thông tin bằng cách củng cố thông tin đó thông qua một loại hoạt động nhóm nào đó. Công việc nhóm tương tác là một phương pháp đặc biệt hiệu quả để giảng dạy các kỹ thuật giải quyết vấn đề. Một buổi hội thảo không phải là một bài giảng, và bạn muốn tôn trọng suy nghĩ và ý kiến của các tham gia hội thảo của bạn. Hãy để họ dạy lẫn nhau trong lúc bạn đang giảng dạy cho họ. Ví dụ, bạn có thể:

• Truyền đạt thông tin trong thời gian ngắn và sau đó cho phép các tham gia đặt câu hỏi.
• Chia nhóm tham gia để hoàn thành một nhiệm vụ và yêu cầu họ báo cáo lại cho toàn bộ nhóm.
• Hiển thị một đoạn video và sau đó yêu cầu các cặp tham gia thảo luận về phản ứng của họ.
• Cung cấp lời khuyên về cách xử lý một tình huống khó khăn và sau đó yêu cầu các nhóm nhỏ tham gia diễn kịch tình huống.
• Yêu cầu một chuyên gia thực hiện một kỹ thuật và sau đó yêu cầu học sinh của bạn tham gia vào một bài kiểm tra hợp tác về kỹ thuật đó.

Đừng nói quá nhiều. Bạn không muốn chi tiết mọi giai đoạn của buổi hội thảo. Các tham gia của bạn có thể trở nên buồn chán hoặc khó chịu. Hãy nhớ rằng một buổi hội thảo khác biệt so với một bài giảng hoặc một cuộc họp điển hình: đó là một định dạng thú vị với sự tương tác, hoạt động và công việc nhóm.

Giữ nguyên các giờ nghỉ đã lên lịch của bạn. Lên lịch các giờ nghỉ giúp mọi người hấp thụ thông tin và phản chiếu. Cho phép các tham gia biết họ sẽ được nghỉ bao nhiêu lần và thời gian nghỉ. Điều này cho phép các tham gia của buổi hội thảo lập kế hoạch cho việc sử dụng nhà vệ sinh, điện thoại và các nhu cầu cá nhân khác. Đừng bỏ qua các giờ nghỉ, ngay cả khi bạn đang bận rộn về thời gian.

Thay đổi các hoạt động mỗi 20-30 phút. Sự tập trung bắt đầu giảm sau 20 phút của cùng một hoạt động. Hãy xem điều này như một cơ hội cho sự sáng tạo thay vì là một vấn đề. Thay đổi các hoạt động của bạn, yêu cầu các tham gia của bạn sắp xếp lại các ghế của họ, hoặc lên lịch một giờ nghỉ ít nhất một lần mỗi 20-30 phút để giữ cho mọi người đều tham gia và động viên.

Giảm bớt bầu không khí căng thẳng. Ngay cả khi bạn đang xử lý một chủ đề nghiêm túc, sự hài hước có thể là một cách tuyệt vời để nhấn mạnh thông tin và giữ cho mọi người chú ý. Hãy suy nghĩ về cách bạn có thể đưa hài hước vào một cách có trách nhiệm và đạo đức vào các bài thuyết trình, thảo luận và hoạt động của bạn. Điều này cũng sẽ khích lệ các tham gia của bạn giữ thái độ thoải mái, tỉnh táo và thoải mái.

Giữ một bầu không khí tôn trọng, dân chủ. Đảm bảo rằng tất cả các tham gia của buổi hội thảo của bạn được đối xử bình đẳng và tôn trọng. Điều này có nghĩa là bất kỳ vai trò lãnh đạo nào (như người dẫn dắt thảo luận nhóm) cũng nên được phân phối đều trong suốt buổi hội thảo. Khuyến khích các tham gia ít nói, nhút nhát nói. Bạn muốn mọi người đều cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng. Tương tự, bạn không muốn giọng nói của một tham gia duy nhất (hoặc giọng nói của bạn) chiếm ưu thế trong thảo luận.

Chuẩn bị cho những điều không mong đợi. Hầu hết các buổi hội thảo sẽ diễn ra một cách suôn sẻ. Cuối cùng, những người tham gia có lẽ muốn ở đó và muốn học. Tuy nhiên, có thể có các tình huống mà có người không sẵn lòng tham gia hoặc có thể xúc phạm đến một đồng nghiệp. Hãy chuyên nghiệp dù bất cứ điều gì xảy ra và khuyến khích hành vi tôn trọng bằng cách mô hình hành vi tôn trọng. Rõ ràng về những gì bạn mong đợi từ các tham gia của mình. Nếu bạn có một tham gia đang hành động quá khích hoặc cố gắng quấy rối một đồng nghiệp, hãy xem xét nói chuyện riêng với người đó. Nhấn mạnh về tầm quan trọng của những gì bạn đang dạy, và nói rằng bạn mong đợi hành vi chuyên nghiệp từ họ.

Kết thúc buổi hội thảo với một tóm tắt về những gì họ đã học. Giải thích mọi thứ mà các tham gia của bạn đã học trong suốt buổi học. Điều này sẽ giúp nhấn mạnh họ đã đi được bao xa và những kỹ năng mới họ đã học được. Tham chiếu một cách rõ ràng đến các mục tiêu bạn đã đề ra ở đầu buổi hội thảo, và giải thích cách bạn nghĩ rằng các tham gia đã đạt được những mục tiêu đó. Chúc mừng buổi hội thảo của bạn vì sự làm việc chăm chỉ và kiến thức mới của họ.

Nhận phản hồi ngay sau buổi học. Thiết kế một biểu mẫu đánh giá mà các tham gia có thể điền vào trong những phút cuối của buổi học. Đảm bảo rằng bạn để lại đủ thời gian cho họ để bình luận và xem xét câu hỏi của bạn cẩn thận. Phản hồi ngay lập tức không chỉ giúp bạn cải thiện buổi học của mình mà còn giúp củng cố việc học của các tham gia. Các câu hỏi tốt để hỏi bao gồm:

Theo dõi với các tham gia sau vài ngày hoặc vài tuần sau. Hỏi các tham gia của buổi học liệu bạn có thể liên hệ với họ trong tương lai để đóng góp ý kiến. Một số người cần thời gian để suy nghĩ lại về kinh nghiệm buổi học của họ. Theo dõi với các tham gia của buổi học sau vài ngày hoặc vài tuần có thể phát hiện ra những hiểu biết mới. Bạn có thể đặt thêm câu hỏi như:

Xếp lịch cho một buổi học theo sau nếu cần thiết. Nếu có đủ số lượng người tham gia quan tâm đến các phiên bản nâng cao của buổi học của bạn, hãy xem xét việc xếp lịch một Phần 2. Trong buổi học theo sau, bạn có thể giải quyết nhiều câu hỏi của họ hơn, đào sâu hơn vào chủ đề hoặc tham gia vào các phiên bản nâng cao hơn của các kỹ thuật được giảng dạy trong Phần 1. Đảm bảo rằng buổi học theo sau của bạn không quá lặp lại và rằng nó phù hợp với những người tham gia nâng cao hơn.