Cách Tổ Chức Một Cuộc Họp

Sự Chuẩn Bị Là Chìa Khóa Vì Vậy Bắt Đầu Bằng Một Nghị Quyết. Mặc dù một người điều hành nên hòa mình vào cuộc họp và làm cho công việc của họ trông dễ dàng, nhưng việc họ chuẩn bị một cách cẩn thận cho cuộc họp là vô cùng quan trọng. Bắt đầu bằng cách viết một Nghị Quyết. Một nghị quyết tốt sẽ bao gồm các điểm chính về cuộc họp cũng như cung cấp đủ chi tiết để người tham dự biết họ phải ở đâu và mong đợi điều gì.

• Ghi chú thời gian bắt đầu và kết thúc của các phiên, cũng như giới hạn thời gian thực tế cho mỗi phiên, để đảm bảo rằng cuộc họp sẽ diễn ra đúng giờ.
• Chọn các chủ đề ảnh hưởng đến tất cả mọi người tham dự cuộc họp. Cố gắng lấy ý kiến từ những người tham dự cuộc họp về các chủ đề cần thảo luận.
• Thử đặt các chủ đề dưới dạng câu hỏi cần được trả lời để kích thích cuộc trò chuyện trong cuộc họp.
• Ghi chú mục đích của cuộc thảo luận là gì. Có phải là về thông tin, giải quyết vấn đề, hay là ra quyết định?
• Chỉ định cách người tham dự nên chuẩn bị cho cuộc họp.

Cung cấp đồ dùng cho những người tham dự cuộc họp. Một người hướng dẫn đã chuẩn bị sẽ cung cấp cho người tham dự bút, sổ ghi chú, workbook, tài liệu và các công cụ khác cần thiết cho cuộc họp. Hãy cũng xem xét liệu bạn có cần cung cấp bất kỳ thông tin đăng nhập nào trước thời gian cho các cuộc họp trực tuyến không. Nên có một bảng để mọi người và diễn giả ghi chú để mọi người có thể xem, có thể là một bảng phấn hoặc bảng trắng. Điều này giúp cuộc họp diễn ra một cách trôi chảy hơn, cho phép các thành viên có câu hỏi của họ được trả lời vào thời gian cụ thể trong cuộc họp.

• Tùy thuộc vào thời lượng của cuộc họp, hãy xem xét việc cung cấp đồ uống (cà phê), đồ ăn nhẹ, nước và/hoặc kẹo cho các người tham dự.

Gửi email nhắc nhở về cuộc họp khi nó sắp đến. Mọi người đều bận rộn, và nếu không có nhắc nhở, có thể họ sẽ quên đi một cuộc họp sắp tới. Hãy cố gắng gửi nhắc nhở đến những người sẽ tham dự hai ngày trước khi cuộc họp được lên kế hoạch diễn ra.

• Nếu bạn đã yêu cầu các vị khách mời phản hồi, bạn có thể gửi một lời nhắc nhở rằng họ cần phản hồi trước hạn chót.
• Trong email nhắc nhở của bạn, hãy chắc chắn hỏi xem có ai đã thay đổi kế hoạch không.

Đến sớm đến cuộc họp. Là người hướng dẫn, bạn nên đến đón mọi người đến cuộc họp. Hoặc bắt tay họ khi họ bước vào phòng hoặc chào họ khi họ đăng nhập vào cuộc họp trực tuyến. Điều này sẽ tạo ra một môi trường ấm áp trong cuộc họp đồng thời cho thấy bạn nghiêm túc và sẵn sàng thảo luận.

Bắt đầu cuộc họp đúng giờ và làm rõ mục tiêu. Mặc dù mọi người trong cuộc họp đã nhận được chương trình, nhưng bằng cách giới thiệu lại mục tiêu, tất cả các người tham dự sẽ bắt đầu trên cùng một trang. Nó cũng sẽ giúp định rõ tông điều của cuộc họp và đặt mọi người vào đúng hướng ngay lập tức.

• Bạn cũng có thể thông báo về việc quản lý nhà ở đầu cuộc họp, bao gồm thông tin về thời gian nghỉ, lối thoát cháy và vị trí nhà vệ sinh.
• Bạn cũng có thể xem xét việc thiết lập quy tắc giao tiếp tùy thuộc vào ai tham dự cuộc họp. Quy tắc có thể bao gồm hiển thị sự tôn trọng lẫn nhau, duy trì đề tài, tấn công vấn đề thay vì người, đưa ra kết luận cho cuộc thảo luận và không ngắt lời người khác.

Hướng dẫn cuộc họp bằng cách yêu cầu tất cả các người tham dự phát biểu. Mỗi người có một phương pháp khác nhau để hướng dẫn cuộc họp và giữ cho người phát biểu tập trung vào chủ đề. Một phương pháp quan trọng là đảm bảo cuộc trò chuyện và thảo luận không bị chiếm bởi một hoặc hai người. Đảm bảo bạn luôn chú ý đến bất kỳ ai có ý kiến và cơ hội để họ phát biểu bằng cách hỏi họ suy nghĩ của họ.

Tập trung vào chủ đề. Nhiệm vụ của người dẫn dắt là giữ cho tất cả các người tham dự hoặc người phát biểu tập trung vào chủ đề. Cho phép các phân đoạn không liên quan sẽ làm trật lịch trình của bạn và có thể khiến cuộc họp không đạt được mục tiêu dự kiến. Nếu bạn cảm thấy cuộc trò chuyện đang lạc hướng, hãy điều hướng lại bằng cách đặt câu hỏi liên quan trực tiếp đến chủ đề.

Có kế hoạch cho các tình huống khó khăn và giảm bớt chúng. Nếu bạn cảm thấy các người tham gia sắp bước vào một cuộc tranh luận gay gắt, hãy mang một người khác mà bạn biết sẽ phát biểu về vấn đề đó. Về cơ bản, bạn sẽ muốn làm dịu một cuộc tranh luận bằng cách mang vào nhiều cuộc đối thoại hơn. Trong trường hợp xảy ra xung đột, bạn cũng có thể lắng nghe cả hai bên và xác định điểm chung để đưa các bên đối lập lại gần nhau.

Trả lời và chuyển hướng câu hỏi. Là người dẫn dắt, bạn có thể nhận câu hỏi từ những người tham dự miễn là bạn có khả năng trả lời chính xác. Nếu không, bạn nên chuyển câu hỏi đó cho một ai đó trong cuộc họp có khả năng trả lời chính xác hơn.

Tóm tắt và đơn giản hóa kết quả. Ghi chú trong suốt cuộc họp và đảm bảo bạn viết xuống tất cả các ý kiến và ý kiến chính. Ở cuối mỗi cuộc thảo luận về một chủ đề cụ thể, việc cung cấp một bản tóm tắt về những gì được nói và những kết luận đã đạt được sẽ rất hữu ích.

Hỏi về cuộc họp sau khi kết thúc. Phản hồi là rất quan trọng để bạn có thể cải thiện mình như một người dẫn dắt cuộc họp. Bạn có thể nghĩ về việc hỏi như sau: Lịch trình đã được phân phát đúng thời điểm chưa? Người tham dự chuẩn bị như thế nào? Thời gian dành cho mỗi chủ đề có hiệu quả không? Có đủ thời gian cho cuộc thảo luận không? Làm thế nào để cải thiện bố trí phòng?

Nhớ rằng để dẫn dắt một cuộc họp, bạn không cần phải quá lo lắng về nội dung. Thay vào đó, hãy quan tâm đến quy trình. Giữ vững thời gian giờ nghỉ đã ấn định. Luôn sẵn lòng cho các người tham dự bằng cách ở lại sau cuộc họp cho bất kỳ ai không muốn nói trước nhóm.