Cách Tốt Nhất để Tổ Chức, Lập Kế Hoạch và Dẫn Dắt Buổi Thảo Luận Trên Bàn

Chọn một chủ đề. Lý tưởng nhất, chủ đề thảo luận nên quan trọng đối với đủ người để bạn có thể thu hút được những người tham gia với các lợi ích hoặc lý lịch khác nhau đáng kể. Tuy nhiên, hãy tránh rơi vào bẫy của việc làm cho một chủ đề quá chung chung hoặc mơ hồ đến mức thảo luận trở nên mất tập trung.

• Nếu bạn gặp khó khăn trong việc cân bằng những mục tiêu này, hãy nhớ rằng chủ đề không cần phải gây tranh cãi. Một số buổi thảo luận được tạo ra để cung cấp lời khuyên hoặc thông tin, và những buổi này không luôn luôn có những quan điểm cạnh tranh trên bàn.

Tuyển dụng những người tham gia đa dạng. Một ban thảo luận gồm ba đến năm người thường tạo ra cuộc thảo luận thú vị nhất. Tìm kiếm những người thông tin từ các lĩnh vực đa dạng. Ví dụ, một thành viên của công chúng tham gia vào vấn đề, một người có kinh nghiệm làm việc với vấn đề trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức phi lợi nhuận, và một học giả đã nghiên cứu vấn đề đó. Tạo ra một ban thảo luận với sự đa dạng về tuổi tác, giới tính và dân tộc, vì lý do cá nhân của mỗi người có thể ảnh hưởng đáng kể đến quan điểm của họ.

• Mời ít nhất bốn người là cách an toàn nhất, để phòng trường hợp có ai đó hủy bỏ vào phút cuối.
• Mời những người này từ vài tuần trước ít nhất, để cho họ đủ thời gian chuẩn bị, và để bạn có thời gian để tìm kiếm các phương án thay thế nếu một trong số họ từ chối lời mời.

Mời một người điều hành. Chọn một người bổ sung không tham gia vào cuộc thảo luận trên bàn, để phục vụ như một người điều hành. Lý tưởng nhất, cô ấy nên đã có kinh nghiệm điều hành các buổi thảo luận trên bàn. Chọn một người hiểu rõ về chủ đề đủ để theo dõi cuộc thảo luận, và có kỹ năng trong các tình huống xã hội. Mục đích chính của người điều hành là giữ cho các diễn giả tập trung vào khán giả, duy trì cuộc thảo luận diễn ra một cách mượt mà, và hỗ trợ các diễn giả khi họ bị trì hoãn.

Lập kế hoạch về bố trí vật lý. Các ghế riêng lẻ sẽ làm cho các người tham gia trở nên gần gũi hơn với khán giả so với một bàn cứng, khuyến khích sự tham gia của khán giả. Sắp xếp các ghế thành một vòng nhỏ, vẫn chủ yếu hướng về khán giả, có thể giúp các diễn giả thảo luận về chủ đề với nhau. Bao gồm các bàn nhỏ hoặc giá để đặt ghi chú, và cung cấp một ly nước cho mỗi người tham gia. Trừ khi phòng chứa tối đa ba mươi người, cung cấp ít nhất một micro cho mỗi hai người tham gia, và một micro cá nhân cho người điều hành.

• Xem xét việc sắp xếp người điều hành ở giữa các diễn giả để giúp anh ta địa chỉ và hướng dẫn mỗi diễn giả một cách hiệu quả. Giữ người điều hành ở một bục ở một bên có thể làm công việc của anh ta trở nên khó khăn hơn.

Xác định mục tiêu của ban thảo luận. Đảm bảo tất cả các người tham gia biết lý do tại sao ban thảo luận đã được tổ chức từ trước, để họ có thời gian chuẩn bị. Ban của bạn có thể đang cố gắng trình bày các giải pháp thực tế cho một vấn đề, tổ chức một cuộc thảo luận phức tạp, trừu tượng, hoặc cung cấp thông tin về một chủ đề. Hãy thông báo cho các diễn giả biết liệu buổi thảo luận là một sự giới thiệu cơ bản về chủ đề, hay họ có thể mong đợi khán giả đã khá thông tin và đang tìm kiếm lời khuyên tiên tiến hoặc quan điểm tinh vi hơn.

Giới thiệu các diễn giả cho nhau từ trước. Cho các diễn giả gặp mặt trực tiếp hoặc tham gia cuộc gọi hội nghị cùng nhau, một tuần hoặc hơn trước khi bắt đầu bảng. Mô tả định dạng của bảng cho họ, và cho họ cơ hội nói chuyện một cách ngắn gọn. Họ có thể xác định ngắn gọn ai sẽ trả lời câu hỏi về chủ đề nào, nhưng đừng cho họ các câu hỏi cụ thể từ trước. Cuộc thảo luận nên là gốc, không được diễn tập trước.

• Nếu có thể, yêu cầu các thành viên tham gia sau phiên một thời gian ngắn, để khán giả có thể trò chuyện trực tiếp.

Thuyết phục mọi người ngồi ở hàng ghế đầu. Càng gần bảng với thành viên khán giả, không khí sẽ càng trở nên năng động và tích cực hơn. Xem xét việc tặng các món quà nhỏ nếu mọi người di chuyển đến hàng ghế đầu, như nút hoặc kẹo.

• Nếu có thể, yêu cầu các thành viên tham gia sau phiên một thời gian ngắn, để khán giả có thể trò chuyện trực tiếp.

Giới thiệu ngắn gọn về bảng và từng người tham gia. Chỉ sử dụng một hoặc hai câu để giới thiệu chủ đề của bảng, vì hầu hết thành viên khán giả hiện diện có lẽ đã quen với ý tưởng cơ bản. Giới thiệu mỗi người tham gia một cách ngắn gọn, chỉ đề cập đến một vài thông tin liên quan về kinh nghiệm hoặc sự tham gia của họ liên quan đến chủ đề. Tránh đi vào một tiểu sử hoàn chỉnh; giới thiệu của tất cả các người tham gia không nên mất nhiều hơn mười phút nói chung.

• Nếu có thể, yêu cầu các thành viên tham gia sau phiên một thời gian ngắn, để khán giả có thể trò chuyện trực tiếp.

Tham gia sớm vào đối thoại với khán giả. Kích thích sự quan tâm của khán giả vào bảng bằng cách yêu cầu sự tham gia của họ ngay lập tức. Một cách đơn giản, nhanh chóng để làm điều này là bắt đầu bằng cách yêu cầu một cuộc thăm dò đánh giá sơ bộ về ý kiến của họ liên quan đến chủ đề, sử dụng sự hiển thị của tay hoặc tiếng vỗ tay. Hoặc, thăm dò ý kiến của khán giả về mức độ hiểu biết của họ về chủ đề. Kết quả sẽ giúp bạn giữ cho bảng tập trung vào các chủ đề quan trọng nhất đối với khán giả.

Hỏi các diễn giả các câu hỏi đã chuẩn bị. Bắt đầu đi qua các câu hỏi theo thứ tự đã sắp xếp trước, nhưng đừng ngần ngại điều chỉnh thứ tự này nếu cuộc thảo luận di chuyển theo một hướng khác, thú vị hơn. Phân chia câu hỏi cho các thành viên, nhắm vào người hiểu biết nhất về chủ đề. Cho các diễn giả khác một khoảng thời gian ngắn để phản ứng, sau đó chuyển sang câu hỏi tiếp theo.

• Đừng để mọi diễn giả đều phát ngôn về mọi câu hỏi. Hãy để các diễn giả phản ứng một cách tự nhiên, khi họ có điều gì để nói, hoặc khuyến khích ai đó có kiến thức về chủ đề nếu cuộc thảo luận đang trì trệ.

Theo dõi và đặt câu hỏi của riêng bạn khi cần thiết. Bạn có thể lạc đề từ các câu hỏi đã chuẩn bị mỗi khi bạn nghĩ rằng điều này sẽ có lợi từ cuộc thảo luận. Đặc biệt, đặt một câu hỏi tiếp theo cho một diễn giả nếu bạn nghĩ rằng câu trả lời của anh ấy không thỏa đáng. Thử diễn giải lại câu hỏi gốc, hoặc lý tưởng nhất, đưa ra một câu hỏi tinh vi hơn kết nối câu trả lời cuối cùng với một điểm thảo luận khác hoặc một tuyên bố trước đó.

Lấy một người kiểm tra thời gian. Bạn có thể nhìn vào một đồng hồ thực tế ngoài hậu trường hoặc trên tường đối diện, nếu một cái rõ ràng hiển thị. Nếu không, có một người đứng ở phía sau phòng với các biển hiển thị '10 phút,' '5 phút,' và '1 phút,' giữ chúng lên khi bạn đang gần cuối của một phần.

Giữ các diễn giả tập trung vào nhiệm vụ. Khi một diễn giả nói quá lâu, hoặc nói chuyện không liên quan đến chủ đề, lịch sự trả lại cuộc thảo luận về điểm chính xác. Khi cô ấy dừng để hít thở, nhảy vào với một cụm từ tương tự như một trong những câu sau đây. Bạn có thể chọn để cho các diễn giả biết trước những cụm từ bạn sẽ sử dụng để đưa họ trở lại đúng hướng.

• 'Bạn có một ý kiến thú vị, nhưng hãy để chúng tôi nghe thêm về ___'
• 'Hãy xem (diễn giả khác) nói gì về chủ đề đó, đặc biệt là làm thế nào nó liên quan đến ___.'

Thu thập câu hỏi từ khán giả. Hãy cho khán giả biết cách bạn dự định thu thập câu hỏi, ví dụ như bằng cách gọi tên hoặc mời họ chờ trong hàng tại một micro. Lắng nghe mỗi câu hỏi một cách lần lượt, lặp lại nó rõ ràng để mọi người trong phòng có thể nghe, sau đó chuyển nó cho một diễn giả có vẻ quan tâm.

• Hãy chuẩn bị một vài câu hỏi dự phòng để hỏi mình, hoặc có một trợ lý trong khán giả hỏi, trong trường hợp không ai dũng cảm đủ để đặt câu hỏi đầu tiên.
• Nếu một thành viên khán giả chiếm quá nhiều thời gian, lịch sự gián đoạn để nói 'Vậy câu hỏi của bạn là gì, đúng không?' hoặc 'Xin lỗi, chúng ta cần tiếp tục di chuyển. Câu hỏi của bạn là gì?'
• Cho mọi người biết khi bạn chỉ còn đủ thời gian cho hai hoặc ba câu hỏi nữa.

Cảm ơn mọi người đã tham gia. Cảm ơn các thành viên trong bảng, các nhà tổ chức sự kiện, và các thành viên khán giả. Hãy thông báo cho các thành viên khán giả biết về địa điểm và chủ đề của một sự kiện sắp tới, nếu bạn đang tham gia một hội nghị hoặc hội thảo.