Cách Tránh Sự Hiểu Nhầm

Sự Hiểu Nhầm Có Thể Vui Vẻ, Khó Chịu Hoặc Buồn Phiền. Nếu Bạn Muốn Giảm Thiểu Sự Hiểu Nhầm, Hãy Nói Rõ Ràng Và Loại Bỏ Những Giả Định. Kiểm Tra Lại Với Người Đó Để Chắc Chắn Rằng Bạn Đang Được Hiểu. Khi Giao Tiếp Qua Điện Tử, Hãy...

Hãy Suy Nghĩ Trước Khi Nói. Suy nghĩ về những gì bạn muốn nói cho phép bạn tổ chức suy nghĩ và chuẩn bị để nói những điều có ý nghĩa. Đặc biệt là nếu bạn sắp có một cuộc trò chuyện quan trọng, hãy đảm bảo rằng từng từ của bạn được tổ chức sao cho bạn có thể nói đúng ý của mình.

• Nhớ rằng thái độ và cách ngôn từ của bạn có thể truyền đạt rất nhiều. Tập trung vào vấn đề cụ thể và tránh sa lầy khỏi chủ đề.
• Nếu bạn gặp khó khăn trong việc diễn đạt ý của mình, hãy viết ra một số điểm chính để đảm bảo bạn đã nói đủ mọi điều bạn muốn nói.
• Đưa ra một sự tạm dừng có chủ đích trước khi nói. Rất nhiều lần, bản năng là lao vào cuộc thảo luận mà không suy nghĩ. Nhưng việc đặt ra những sự tạm dừng có chủ đích và dành một khoảnh khắc để lập kế hoạch trước khi nói sẽ làm cho việc giao tiếp của bạn trở nên rõ ràng hơn, và khán giả của bạn sẵn lòng lắng nghe.

Hiểu ngôn ngữ cơ thể. Phần lớn giao tiếp là phi ngôn ngữ. Hãy chú ý; điều này có thể rất quan trọng. Giữ ánh mắt và chú ý bất kỳ thay đổi nào trong ánh mắt của bạn hoặc của người khác. Lưu ý tư thế và biểu hiện của một người và xem có bất kỳ không nhất quán nào không. Nếu bạn nhận thấy sự khác biệt, hãy hỏi lại hoặc tìm sự làm sáng tỏ.

Nghe kỹ. Hãy tập trung toàn bộ sự chú ý khi ai đó đang nói chuyện. Nhiều người cố gắng nghĩ về những gì họ sẽ nói tiếp theo, nhưng hãy tiếp tục tương tác với người đang nói chuyện. Mọi người đều đánh giá cao cảm giác được nghe và hiểu, và một trong những cách tốt nhất để làm điều này là thông qua việc lắng nghe tích cực. Hãy quay người về phía họ và nghiêng người vào. Đừng để mất tập trung (như điện thoại di động) và hãy ở hiện tại với người đó.

• Đừng chỉ nghe những từ người đó đang nói, hãy lắng nghe thông tin và cách họ đang giao tiếp. Ví dụ, giọng điệu của người có thể thay đổi khi nói về điều gì đó cảm xúc hoặc khi họ cảm thấy không thoải mái.

Tránh ngắt lời. Nếu có người khác đang nói, hãy cố gắng hết sức không ngắt lời họ. Hãy để họ hoàn thành suy nghĩ của mình trước khi bổ sung hoặc nói thêm điều gì khác. Điều này cho thấy bạn đang lắng nghe và quan tâm đến những gì họ đang nói. Nếu bạn thường xuyên gián đoạn khi nói chuyện với người khác, họ có thể cảm thấy bực bội và có thể không truyền đạt tất cả những gì họ muốn nói.

• Để cho người khác hoàn thành suy nghĩ của mình có nghĩa là bạn đang lắng nghe đầy đủ và không bận tâm với từ ngữ của chính mình. Điều này sẽ khiến họ cảm thấy thoải mái hơn trong việc chia sẻ tất cả và sẽ không bỏ lỡ điều gì họ muốn nói vì cuộc trò chuyện bị lạc hướng.

Hỏi câu hỏi. Nếu có điều gì không rõ ràng hoặc nếu có điều gì bạn không hiểu, hãy đảm bảo hỏi một câu hỏi về điều đó. Hãy thử nói điều gì đó như, 'Bạn có phiền giải thích điều gì bạn muốn nói về ___ không?' hoặc 'Tôi không chắc là tôi hiểu ___. Bạn có thể giải thích thêm được không?'

• Nếu người đó vẫn đang nói chuyện và bạn không muốn ngắt lời họ, ghi lại câu hỏi để bạn không quên hỏi họ về điều đó.

Tổ chức thông tin. Nếu bạn đang cố gắng truyền đạt thông tin, bạn cần đảm bảo rằng thông tin đến được người đó một cách hiệu quả. Ví dụ, nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn cần cung cấp các chi tiết quan trọng: địa điểm, thời gian, và những gì mọi người cần mang theo. Đánh vần ra mọi hướng dẫn hoặc bước mọi người cần thực hiện và đảm bảo thông tin là rõ ràng.

• Trước khi bạn gửi thông tin hoặc lời mời, hãy kiểm tra để đảm bảo rằng nó có đủ thông tin cần thiết.

Sử dụng ít từ hơn. Khi giao tiếp qua tin nhắn hoặc email, hãy đi thẳng vào vấn đề. Một email dài hoặc nhiều từ có thể làm rối tung những gì bạn đang muốn nói. Ví dụ, nếu bạn đang yêu cầu một cái gì đó, hãy trực tiếp nói và đưa ra yêu cầu của bạn. Bạn có thể nói tại sao bạn cần yêu cầu đó được thực hiện, nhưng đừng điều này nọ. Chỉ cần nêu rõ những gì bạn cần và kết thúc email ngắn gọn sau đó.

• Nếu bạn thường viết email hoặc tin nhắn dài, mọi người có thể chỉ lướt qua chúng thay vì đọc chúng kỹ lưỡng. Nếu bạn không thể tránh khỏi những lá thư dài của bạn, hãy xem xét đặt những điều quan trọng nhất ở phía trên.
• Hãy nhớ rằng email không cung cấp các dấu hiệu xã hội như biểu hiện khuôn mặt và giọng điệu. Do đó, hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và tránh sự châm biếm.
  • Biểu tượng cảm xúc là hữu ích trong email cá nhân, nhưng trong hầu hết các email doanh nghiệp thì không thích hợp.

Tập trung vào một chủ đề. Giữ thông điệp càng đơn giản càng tốt. Đừng lan man hoặc đi vào nhiều chi tiết thêm nữa, và tránh đề cập đến nhiều chủ đề trong một email. Thường thì tốt nhất là tập trung vào một mục hoặc chủ đề một lúc thay vì nhiều vấn đề trong một email. Nếu bạn có nhiều điều để giải quyet, hãy nói về một cái một lúc cho mỗi email. Như vậy, người đó có thể xóa mỗi email khi họ giải quyet từng vấn đề và không quên làm điều gì đó hoặc giải quyet một cái gì đó.

• Nếu bạn khăng khăng muốn giải quyet nhiều chủ đề cùng một lúc, hãy phân biệt rõ ràng chúng. Sử dụng dấu chấm đầu dòng hoặc cách tổ chức khác để giúp làm sáng tỏ nội dung.

Đi thẳng vào vấn đề. Dù việc bắt đầu email của bạn với, “Bạn khỏe không?” hoặc một điều lịch sự khác là ổn, nhưng đừng dành quá nhiều thời gian nói về một cái gì đó không liên quan đến những gì bạn muốn. Tập trung vào yêu cầu của bạn hoặc thông tin bạn muốn chia sẻ với người đó. Đừng vòng vo để về đích hoặc cung cấp một đoạn mở đầu dài. Thay vào đó, đi thẳng vào vấn đề bạn muốn nói hoặc phải nói.

• Hãy chắc chắn bạn không sử dụng sự châm biếm trong chat, tin nhắn tức thì, hoặc email mà không có biểu tượng cảm xúc. Châm biếm thường không truyền đạt tốt qua văn bản, nên tốt nhất là làm điều đó trực tiếp thay vì qua mạng.