Cách Viết Email Bí Mật giữa Luật Sư và Khách Hàng

• Đặc quyền luật sư-khách hàng chỉ áp dụng khi yêu cầu tư vấn pháp lý. Không đề cập đến bất kỳ chủ đề nào khác ngoài yêu cầu tư vấn pháp lý của bạn trong tin nhắn của bạn.
• Tránh thảo luận về tin nhắn email với bất kỳ ai khác ngoài luật sư của bạn để tránh hủy bỏ đặc quyền luật sư-khách hàng.
• Chỉ sử dụng địa chỉ email riêng tư và an toàn để giao tiếp với luật sư của bạn, và hạn chế việc sao chép những người khác trong tin nhắn.

• Ví dụ, nếu bạn viết '***ĐẶC QUYỀN VÀ BÍ MẬT***' trong dòng chủ đề của email của bạn, thì ít có khả năng là ai cũng sẽ bỏ lỡ nó.
• Nhiều luật sư thêm một miễn trừ trách nhiệm vào khối 'chữ ký' của email của họ, nói rằng tài liệu trong email của họ thuộc đặc quyền luật sư-khách hàng. Tuy nhiên, những miễn trừ trách nhiệm này không cung cấp bảo vệ tổng quát. Một ghi chú trong dòng chủ đề đảm bảo rằng người nhận biết rằng email đó là đặc quyền trước khi họ mở nó.

• Ví dụ, nếu bạn đang trong quá trình ly hôn và muốn lời khuyên về cách nói chuyện với vợ về những vấn đề liên quan đến con cái của bạn, bạn có thể viết: 'Tôi viết email này để yêu cầu tư vấn pháp lý về việc giao tiếp với vợ của tôi về việc học bơi của con gái mà không vi phạm lệnh của thẩm phán.'

• Ví dụ, giả sử bạn thuê một luật sư để đại diện cho bạn trong một vụ kiện gần đây đối với công ty của bạn. Bạn cũng muốn nói chuyện với luật sư đó về cách bạn có thể sửa đổi hợp đồng nhà cung cấp của mình để tránh những vụ kiện tương tự trong tương lai. Lời khuyên về hợp đồng có thể được xem xét là lời khuyên kinh doanh, chứ không phải là tư vấn pháp lý, vì vậy bạn nên viết hai email riêng biệt.

• Ví dụ, nếu bạn có một địa chỉ email gia đình mà cả bạn và vợ sử dụng, tránh sử dụng email đó để giao tiếp với luật sư của bạn (trừ khi luật sư đang đại diện cho cả bạn và vợ bạn trong cùng một vấn đề pháp lý).

Mẹo: Nếu bạn thường để hộp thư đến email của mình mở trên máy tính tại nhà hoặc nếu bạn nhận email trên điện thoại thông minh mà những người khác trong nhà có thể truy cập, hãy tạo một địa chỉ email riêng mà bạn chỉ sử dụng cho việc giao tiếp đặc quyền với luật sư của bạn.

• Ngay cả khi có ai đó khác tham gia vào vấn đề mà bạn đang thảo luận với luật sư của mình, việc email riêng cho họ sẽ tốt hơn. Điều này có vẻ không hiệu quả, nhưng đảm bảo rằng giao tiếp của bạn với luật sư vẫn được bảo vệ đặc quyền.

• Đừng đề cập rằng bạn đã nói chuyện với luật sư của mình về chủ đề nếu bạn muốn tránh vô tình hủy bỏ đặc quyền luật sư-khách hàng. Ví dụ, nếu ai đó hỏi bạn tại sao bạn đã thực hiện một hành động cụ thể, bạn không muốn nói 'Tôi đã làm theo những gì luật sư tôi nói.' Với loại tuyên bố đó, bạn đang kể cho người khác biết những gì luật sư của bạn nói với bạn trong sự bảo mật.

Mẹo: Hãy đảm nhận trách nhiệm của bạn hoặc kỳ vọng của bạn về người khác thay vì nói rằng bạn đang hành động theo lời khuyên của luật sư của bạn.

• Ví dụ, giả sử bạn đã tham khảo luật sư để được tư vấn về một vụ kiện gần đây mà công ty của bạn bị kiện. Bạn có thể muốn chia sẻ lời khuyên của luật sư với đối tác kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, nếu đối tác của bạn không được coi là khách hàng của luật sư, điều này có thể có nghĩa là lời khuyên đó không còn được coi là đặc quyền nữa.
• Nếu bạn cần phải liên kết với những người khác trong một vấn đề pháp lý, luật sư của bạn có thể tư vấn cho bạn về việc nói với họ điều gì và như thế nào để bảo vệ đặc quyền luật sư-khách hàng của bạn.

• Tương tự, nếu bạn chuyển tiếp một email hoặc chuỗi email cho luật sư của mình vì nó liên quan đến vụ kiện của bạn, đánh dấu email rõ ràng là một sự chuyển tiếp, sau đó viết một email riêng biệt trong đó bạn yêu cầu tư vấn pháp lý hoặc truyền thông tin bí mật nào đó.

Mẹo: Điều này cũng hoạt động ngược lại. Nếu luật sư của bạn chuyển tiếp cho bạn một email từ người khác, hoặc sao chép bạn vào một email, hãy bắt đầu một chuỗi email mới thay vì nói chuyện với luật sư của bạn trong cùng một chuỗi.

• Ví dụ, nếu bạn đang trong quá trình ly hôn đầy căng thẳng và bạn muốn nhận lời khuyên từ luật sư về thông tin có hại mà bạn đã biết về vợ mình, hãy gặp họ trực tiếp thay vì viết thông tin đó trong một email.
• Gọi điện, thay vì email, cho luật sư của bạn để thông báo rằng bạn muốn gặp để thảo luận về một vấn đề nhạy cảm và bí mật.

• Thiết lập cho các thiết bị của bạn sao cho chúng tự động khóa nếu bạn không sử dụng chúng trong vài phút, và đảm bảo bạn đóng hoặc khóa thiết bị nếu bạn đi ra khỏi nó.

• Nếu bạn nhận email trên điện thoại thông minh hoặc thiết bị di động khác, tắt chức năng 'xem trước' cho phép bạn nhìn thấy một phần của email thông qua thông báo trên màn hình chính hoặc màn hình khóa của bạn. Nếu bạn để điện thoại của mình trên một bàn mà bất kỳ ai cũng có thể xem trước, bạn có thể phá hủy tính đặc quyền của một email từ luật sư của bạn.

• Ví dụ, nếu bạn đang nói chuyện với một luật sư về việc nộp đơn kiện cáo về sự phân biệt đối xử của nhà tuyển dụng của bạn, hãy đợi đến khi bạn về nhà để gửi email cho họ, thay vì gửi email cho họ từ máy tính của công ty bạn. Nếu email đi qua máy chủ của công ty bạn, công ty có thể có quyền truy cập vào những email đó.

• Ví dụ, nếu bạn sử dụng Gmail, bạn có thể mã hóa email của mình thông qua ứng dụng di động Gmail hoặc bằng cách sử dụng một tiện ích mở rộng Chrome.
• Nếu luật sư của bạn gửi cho bạn các tài liệu để xem xét và bạn lưu chúng trên máy tính của mình, mã hóa các tệp đó để chỉ có bạn mới có thể mở và đọc chúng.

Cảnh báo: Nếu bạn và luật sư của bạn đang chia sẻ tài liệu thông qua một dịch vụ đám mây, hãy đảm bảo không ai khác có quyền truy cập vào tài khoản của bạn trên dịch vụ đó. Bất kỳ ai khác có quyền truy cập cũng có thể phá hủy đặc quyền, ngay cả khi họ không bao giờ xem các tệp.

• Điều này áp dụng cho đặc quyền luật sư-khách hàng ở Hoa Kỳ. Phạm vi của đặc quyền đó và các quy tắc điều chỉnh việc bảo vệ đặc quyền đó trong ngữ cảnh của việc truyền thông điện tử có thể khác nhau ở các quốc gia khác.