Cách viết email xin nghỉ phép lịch sự, chuyên nghiệp để thuyết phục sếp

Trong môi trường làm việc hiện đại, khi bạn cần xin nghỉ phép, việc thông báo qua email là một cách thức nhanh chóng và hiệu quả. Thay vì viết đơn tay hay gọi điện thoại, bạn có thể gửi mail trực tiếp đến cấp trên, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Hãy cùng Mytour khám phá cách viết email xin nghỉ phép khéo léo, chuyên nghiệp để nhận được sự đồng ý của sếp.

I. Hướng dẫn viết email xin nghỉ phép chuyên nghiệp và dễ dàng nhận sự đồng ý

1. Xác định tiêu đề email

Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên rất quan trọng đối với tất cả các loại email, trong đó có email xin nghỉ phép. Việc đặt tiêu đề đúng cách giúp nhân sự hoặc cấp trên dễ dàng nhận ra mục đích của email, từ đó xử lý yêu cầu nhanh chóng hơn.

Nếu công ty của bạn không có quy định cụ thể về cách đặt tiêu đề email, bạn có thể tham khảo mẫu tiêu đề dưới đây:

[ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP]_[HỌ VÀ TÊN]_[MÃ SỐ NHÂN VIÊN]_[CHỨC VỤ, BỘ PHẬN]

Ví dụ: ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP_Nguyễn Văn A_555xxx_Nhân viên phòng Marketing

2. Soạn phần mở đầu email

Khi bắt đầu viết email, bạn cần xác định rõ người nhận là ai, chức vụ của họ như thế nào để đảm bảo việc ghi tên và chức danh chính xác. Đồng thời, hãy sử dụng ngôn từ trang trọng để thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên hoặc bộ phận nhân sự.

3. Soạn phần nội dung chính của email

Đây là phần quan trọng nhất trong email xin nghỉ phép. Trong phần này, bạn cần trình bày lý do xin nghỉ một cách rõ ràng và ngắn gọn. Đồng thời, hãy chắc chắn kiểm tra quy định về thời gian nghỉ phép của công ty để đề xuất thời gian nghỉ hợp lý.

Nếu công việc của bạn còn chưa hoàn thành nhưng lại cần nghỉ gấp, đừng quên liệt kê các công việc đang dang dở trong email để sếp có thể nắm bắt tình hình. Nếu bạn đã nhờ đồng nghiệp hỗ trợ công việc, hãy ghi rõ trong email để tiết kiệm thời gian cho sếp khi phân bổ lại công việc.

Một lưu ý quan trọng là đừng quên cung cấp thông tin liên hệ của bạn trong email để cấp trên hoặc đồng nghiệp có thể liên lạc khi cần thiết trong trường hợp khẩn cấp.

4. Gửi lời cảm ơn

Trước khi kết thúc email, bạn nên bày tỏ lời cảm ơn chân thành đến cấp trên hoặc bộ phận nhân sự. Đồng thời, hãy thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh chóng từ họ để có thể được phê duyệt sớm nhất.

5. Đính kèm các giấy tờ cần thiết

Khi xin nghỉ phép vì lý do sức khỏe hoặc phải chăm sóc người thân ốm, bạn cần đính kèm các giấy tờ chứng minh như phiếu khám bệnh, toa thuốc, v.v., để thể hiện sự minh bạch và trung thực với cấp trên.

6. Chèn chữ ký

Mỗi công ty đều có quy định riêng về việc sử dụng chữ ký trong email để đảm bảo tính chuyên nghiệp và thuận tiện trong việc giao tiếp với đối tác, khách hàng, đồng thời giúp phân biệt nhanh chóng giữa mail nội bộ và mail ngoài. Vì vậy, khi viết email xin nghỉ phép, đừng quên chèn chữ ký theo mẫu công ty quy định ở cuối email.

II. Mẫu email xin nghỉ phép chuyên nghiệp

Để giúp bạn dễ dàng hơn khi viết email xin nghỉ phép, Mytour xin chia sẻ một số mẫu email tham khảo dưới đây:

1. Mẫu email xin nghỉ phép ngắn hạn

Mẫu 1:

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi là [Tên của bạn], hiện đang công tác tại phòng [Tên phòng ban]. Tôi viết email này để xin phép nghỉ ngắn ngày từ [Ngày bắt đầu nghỉ] đến [Ngày kết thúc nghỉ].

Lý do tôi xin nghỉ là vì sức khỏe không tốt. Tôi đã bị [Tên bệnh] từ [Ngày bắt đầu bệnh] và hiện tại vẫn chưa hồi phục, cần thời gian nghỉ ngơi để chữa trị.

Tôi đã hoàn thành toàn bộ công việc trước khi xin nghỉ và đã bàn giao lại cho [Tên người nhận bàn giao].

Xin chân thành cảm ơn [Tên cấp trên] đã tạo điều kiện cho tôi nghỉ phép. Tôi sẽ trở lại làm việc vào ngày [Ngày quay lại] và sẽ nỗ lực hết mình để hoàn thành công việc tốt nhất.

Trân trọng,

[Đính kèm tài liệu liên quan (nếu có)]

Mẫu 2:

Kính gửi [Tên cấp trên],

Tôi là [Tên của bạn], nhân viên phòng [Tên phòng ban]. Tôi viết email này để xin phép nghỉ từ ngày [Ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [Ngày kết thúc nghỉ].

Tôi xin nghỉ để thăm người thân đang gặp vấn đề sức khỏe nghiêm trọng tại quê nhà. Trước khi nghỉ, tôi đã hoàn thành tất cả các công việc và bàn giao lại cho [Tên người nhận bàn giao].

Xin chân thành cảm ơn [Tên cấp trên] đã tạo điều kiện cho tôi nghỉ phép. Tôi sẽ trở lại công việc vào ngày [Ngày quay lại làm việc] và sẽ nỗ lực hoàn thành công việc tốt nhất.

Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]

2. Mẫu email xin nghỉ phép dài hạn

Mẫu 1:

Kính gửi [Tên quản lý],

Tôi là [Tên của bạn], hiện đang công tác tại bộ phận [Tên bộ phận] của công ty.

Qua email này, tôi xin phép nghỉ phép trong vòng 10 ngày, từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc] để tham dự đám cưới người thân tại quê nhà.

Đây là một sự kiện quan trọng trong gia đình tôi, vì vậy tôi rất mong anh/chị và công ty hiểu và tạo điều kiện cho tôi được nghỉ phép theo đúng nguyện vọng của mình.

Trong suốt thời gian nghỉ phép, tôi đã sắp xếp công việc và giao lại cho [Tên người thay thế]. Tôi sẽ tiếp tục theo dõi email và điện thoại để xử lý các tình huống khẩn cấp nếu cần thiết.

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới anh/chị và công ty vì đã luôn hỗ trợ và quan tâm đến công việc của tôi. Tôi mong sớm quay lại làm việc sau khi hoàn thành các công việc gia đình.

Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]

Mẫu 2:

Kính gửi [Tên của người quản lý],

Tôi viết thư này để xin phép nghỉ phép từ ngày [Ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [Ngày kết thúc nghỉ] do cần phải chăm sóc mẹ tôi, người đang mắc bệnh [Tên bệnh] và hiện cần được theo dõi chặt chẽ. Gia đình tôi đã thông báo về tình hình sức khỏe của mẹ, vì vậy tôi rất cần có mặt bên cạnh bà trong khoảng thời gian này.

Xin ông/bà thông cảm về sự bất tiện này. Tôi đã hoàn thành tất cả các công việc quan trọng và đã bàn giao lại cho [Tên đồng nghiệp] để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Bên cạnh đó, tôi sẽ cố gắng theo dõi email và hỗ trợ đồng nghiệp nếu cần thiết.

Tôi mong rằng ông/bà sẽ phê duyệt cho tôi nghỉ phép và cho phép tôi trở lại công việc vào ngày [Ngày trở lại]. Tôi xin chân thành cảm ơn sự thông cảm và hỗ trợ từ công ty.

Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]

[Kèm theo chứng từ liên quan như giấy khám bệnh (nếu có)]

3. Mẫu email xin nghỉ phép không lương

Mẫu 1:

Kính gửi [Tên cấp trên],

Tôi là [Tên của bạn], hiện đang làm việc với vị trí [Vị trí công việc] tại công ty. Tôi xin phép được nghỉ không lương từ ngày [Ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [Ngày kết thúc nghỉ].

Lý do tôi xin nghỉ phép không lương là để dành thời gian chăm sóc vợ và con gái mới sinh trong giai đoạn đầu. Mặc dù tôi nhận thức được rằng đây là thời điểm công ty đang rất bận rộn, nhưng tôi mong Ban Giám đốc sẽ thông cảm và tạo điều kiện cho tôi.

Tôi đã tiến hành bàn giao toàn bộ công việc cho đồng nghiệp [Tên đồng nghiệp] trong suốt thời gian nghỉ phép. Các công việc bàn giao bao gồm [Liệt kê các công việc bàn giao]. Tôi cam kết sẽ quay lại làm việc ngay sau khi hết thời gian nghỉ phép. Nếu có bất kỳ sự gián đoạn nào, tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước công ty.

Kính mong công ty xem xét và thông qua yêu cầu này. Tôi xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của công ty!

Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]

Mẫu 2:

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi viết email này để xin nghỉ phép không lương từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc] để tham gia một khóa học kéo dài trong thời gian này. Mục đích của tôi là nâng cao các kỹ năng chuyên môn, phục vụ cho công việc sau này.

Tôi tin rằng khóa học này sẽ giúp tôi phát triển hơn nữa và đóng góp nhiều hơn cho công ty khi trở lại. Tôi sẽ đảm bảo hoàn thành tất cả công việc trước khi nghỉ phép và sẵn sàng hỗ trợ từ xa nếu cần thiết.

Hy vọng [Tên cấp trên] sẽ hiểu và đồng ý với yêu cầu của tôi. Tôi xin chân thành cảm ơn sự thông cảm của quý công ty!

Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]

4. Mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Mẫu 1:

Kính gửi ông/bà …,

Tôi viết thư này để xin nghỉ phép 15 ngày vì lý do sức khỏe. Do vấn đề sức khỏe gần đây, bác sĩ đã khuyên tôi nên nghỉ ngơi để hồi phục. Tôi đã có giấy xác nhận y tế từ bác sĩ của mình.Tôi dự định sẽ nghỉ từ ngày … và quay lại vào ngày … nếu có thể.

Tôi đã sắp xếp xong công việc và hoàn toàn tin tưởng rằng khách hàng của tôi sẽ được chăm sóc đầy đủ trong thời gian tôi vắng mặt. Bạn có thể liên hệ với tôi qua điện thoại hoặc email. Xin vui lòng liên hệ nếu có bất kỳ câu hỏi nào.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu cần thêm bất kỳ thông tin nào. Cảm ơn rất nhiều vì đã xem xét yêu cầu của tôi.

Trân trọng,
[Chữ ký]

Mẫu 2:

Kính gửi ông/bà …,

Tôi viết thư này để thông báo rằng tôi đang mang thai và muốn xin nghỉ thai sản từ ngày … . Theo chính sách của công ty, tôi được hưởng 12 tuần nghỉ thai sản có lương và tôi dự định sẽ sử dụng đầy đủ thời gian đó.

Tôi đã hoàn thành nhiều dự án và đảm bảo rằng tất cả sẽ được hoàn tất trước khi nghỉ. Tôi cũng đã chuẩn bị một báo cáo bàn giao chi tiết và phân công công việc cho các đồng nghiệp của mình. Tôi đã cung cấp thông tin về tình trạng và tiến độ của từng dự án, và họ sẵn sàng tiếp nhận trách nhiệm của tôi trong thời gian tôi vắng mặt.

Tôi rất trân trọng sự hỗ trợ và thấu hiểu của quý công ty trong thời gian quan trọng này của cuộc đời tôi. Tôi sẽ giữ liên lạc với ông/bà và cập nhật tình trạng sức khỏe của mình. Ngoài ra, tôi cũng sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ qua email hoặc điện thoại nếu cần thiết.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu ông/bà có bất kỳ câu hỏi hay vấn đề nào. Tôi rất mong được nghe phản hồi và hy vọng sẽ trở lại làm việc sau kỳ nghỉ thai sản.

Trân trọng,
[Chữ ký]

III. Những lưu ý khi viết email xin nghỉ phép

Khi viết email xin nghỉ phép, để tránh những sai sót có thể khiến yêu cầu của bạn không được phê duyệt, bạn cần chú ý đến một số điểm quan trọng sau đây:

1. Tuân thủ quy định nghỉ phép của công ty

Trước khi gửi email xin nghỉ phép, bạn nên tìm hiểu kỹ các quy định của công ty về việc nghỉ phép. Các công ty có thể có những yêu cầu khác nhau về số ngày nghỉ, lý do nghỉ phép, và thời gian nghỉ. Việc tuân thủ đúng quy định này sẽ giúp bạn tránh bị từ chối đơn xin nghỉ phép.

2. Lý do nghỉ phép hợp lý và thuyết phục

Lý do nghỉ phép của bạn phải rõ ràng và hợp lý. Nếu nghỉ phép vì lý do cá nhân, bạn cần giải thích rõ lý do. Nếu nghỉ vì lý do bệnh tật, đừng quên đính kèm giấy tờ xác nhận từ cơ sở y tế.

3. Thông báo nghỉ phép càng sớm càng tốt

Hãy thông báo về việc nghỉ phép của bạn càng sớm càng tốt, tối thiểu là 2 ngày trước khi nghỉ. Việc này giúp người quản lý có đủ thời gian để sắp xếp công việc và duyệt đơn xin nghỉ phép của bạn.

4. Diễn đạt rõ ràng lý do xin nghỉ

Khi viết email xin nghỉ phép, bạn cần nêu rõ thời gian nghỉ, lý do xin nghỉ và phương án giao lại công việc. Đồng thời, sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp để thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên.

5. Cung cấp thông tin liên lạc trong thời gian nghỉ

Trong email xin nghỉ phép, bạn nên để lại thông tin liên lạc như số điện thoại hoặc email để cấp trên có thể liên hệ với bạn khi cần thiết.

6. Giao lại công việc cho người thay thế

Nếu bạn sẽ nghỉ phép trong thời gian dài, hãy chuẩn bị phương án giao công việc cho đồng nghiệp hoặc người khác để công việc không bị đình trệ. Cần có danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành và người phụ trách mỗi công việc trong thời gian bạn vắng mặt.