Cách viết email yêu cầu thư giới thiệu từ giáo sư (bằng tiếng Anh)

Bạn có nhu cầu cần một lá thư giới thiệu từ giáo sư/giảng viên để xin học bổng, vào các trường sau đại học hoặc xin việc không? Nếu có, tốt nhất là bạn nên đề xuất một cách trực tiếp. Điều này sẽ giúp bạn trình bày lí do cần thư giới thiệu và gợi ý những điều bạn muốn họ đưa vào nội dung thư. Tuy nhiên, nếu bạn đang soạn thảo một email đề nghị bằng tiếng Anh, hãy thực hiện theo những bước sau để tỏ ra lễ độ, mang đến hiệu quả cao và giúp bạn nhận được thư giới thiệu tốt nhất có thể.

Chuẩn bị email yêu cầu sớm. Gửi email cho giáo sư ít nhất 5-6 tuần trước ngày bạn cần thư giới thiệu. Thậm chí là càng sớm càng tốt, nếu như bạn có thời gian. Đừng đợi đến lúc nước tới chân mới nhảy. Các giáo sư luôn bận rộn và hẳn là bạn không muốn họ phải vội vàng viết thư giới thiệu cho bạn, bạn nên cho thầy/cô thời gian để soạn thảo.

Lựa chọn giáo sư phù hợp. Trước khi quyết định chọn người để yêu cầu thư giới thiệu, bạn cần tự đặt ra câu hỏi:

• Người đó có nhớ tên bạn không?
• Bạn đã từng trò chuyện với họ ngoài giờ học chưa?
• Bạn đã đạt điểm 'B' trở lên trong các lớp của họ chưa?
• Bạn đã học nhiều hơn một lớp với họ chưa?

Bạn cần lựa chọn người có thể viết một lá thư chứa những đặc điểm riêng về bạn hơn là những thông tin mơ hồ. Số câu trả lời 'có' cho các câu hỏi trên càng nhiều, quyết định của bạn càng chính xác.

Sử dụng xưng hô phù hợp trong thư. Dù là email hay không, bạn cũng muốn nói chuyện một cách lịch sự. Nếu bạn và giáo sư quen thuộc (đặc biệt là nếu họ yêu cầu bạn gọi họ bằng tên và bạn đã thực hiện như vậy), bạn có thể mở thư bằng tên của họ. Nếu không, hãy sử dụng tiêu đề phù hợp. Ví dụ, nếu bạn viết thư cho Tiến sĩ Jones - giáo sư môn Khảo cổ học, và bạn không quen biết anh ấy đến mức gọi tên được, bạn có thể bắt đầu thư bằng cụm từ 'Thưa Tiến sĩ Jones,' và tiếp theo là dấu phẩy hoặc hai dấu chấm.

Chọn chủ đề là 'Giới thiệu cho [tên của bạn]'. Đừng quên thêm chủ đề khi gửi email. Điều này giúp người nhận biết chính xác nội dung của email và dễ dàng tìm kiếm sau này.

Bắt đầu đoạn đầu tiên bằng việc nêu rõ mục đích của bạn. 'Tôi viết thư này để yêu cầu thầy/cô viết giúp tôi một lá thư giới thiệu'. Đừng làm cho họ phải đoán, trong phần tiếp theo, hãy cung cấp các thông tin sau:

• Tên của bạn
• Khóa học
• Khoa
• Các lớp bạn đã học với giáo sư, thời gian và điểm số bạn đạt được
• Lý do bạn cần một lá thư giới thiệu (bạn đang nộp đơn cho vấn đề gì)
• Thời hạn gửi lá thư

Giới thiệu về mối quan hệ của bạn với giáo sư. Trong phần tiếp theo, hãy nói về lý do bạn chọn họ. Chia sẻ một chút về bản thân và lý do bạn quan tâm đến học bổng, chương trình sau đại học hoặc công việc bạn cần giới thiệu.

• Không nên đề cập đến các lý do hợp lý như 'Tôi muốn làm việc tại đây vì họ trả lương cao nhất' hoặc 'Tôi muốn vào học ở đây vì bằng cấp của họ có giá trị cao trong hồ sơ'.
• Hãy giữ phong thái chuyên nghiệp và nói một cách sáng tạo như, 'Tôi muốn nộp đơn vào bảo tàng này vì tôi rất quan tâm đến bộ sưu tập nghệ thuật dân gian của họ'.
• Giáo sư của bạn có liên kết đặc biệt với công ty hoặc nơi làm việc này không? Hoặc nếu đó là một trường học, họ có phải là cựu sinh viên không? Nếu có, hãy đề cập đến điều đó. 'Tôi biết rằng trong bảo tàng có vài tác phẩm do chính giáo sư thu thập trong chuyến đi đến Amazon. Tôi thực sự hy vọng sẽ được tham gia vào ban tổ chức để được tiếp xúc với một bộ sưu tập đầy đủ như vậy'.
• Nếu quyết định của bạn được ảnh hưởng bởi một trải nghiệm cụ thể với giáo sư, hãy kể lại: 'Tôi chưa bao giờ nghĩ đến việc nghiên cứu cho đến khi tham gia lớp học khảo cổ học về dân tộc bản địa mà giáo sư tổ chức. Điều đó đã thúc đẩy tôi tham gia một chương trình hè và hiện tôi đang mong chờ có cơ hội thực hiện nghiên cứu sâu sau khi tốt nghiệp đại học'. Tuy nhiên, không nên tạo ra mối quan hệ nếu không có sự thật.

Tận dụng đoạn thứ ba để gợi ý về những điều bạn muốn giáo sư nói về bạn. Hãy nhấn mạnh về một số chi tiết quan trọng với giáo sư. Bạn muốn lá thư giới thiệu chứa những thông tin mà thầy/cô có thể bỏ qua. Dưới đây là một số cách để làm điều này:

• 'Tôi tin rằng qua cuộc trò chuyện và cách học của tôi trong lớp, thầy/cô cũng cảm nhận được niềm đam mê của tôi trong lĩnh vực khảo cổ học. Tôi sẽ tốt nghiệp với bằng Khảo cổ học vào tháng sáu. Tôi đã từng thực tập tại bảo tàng dưới sự hướng dẫn của Tiến sĩ Marcus Brody, tôi nghĩ thầy/cô biết ông ấy. Tôi cũng có kinh nghiệm tổng quát trong việc phân loại các mục từ khi làm thực tập'.
• 'Các tài liệu tham khảo kèm theo thư cho thấy năng lực học thuật của tôi, nhưng chỉ có thầy/cô là người duy nhất thấy được sự cố gắng của tôi trong việc viết luận văn tốt nghiệp và vượt qua những khó khăn. Nếu có cơ hội, tôi hy vọng thầy/cô sẽ đề cập đến cách tôi vượt qua áp lực và đối mặt với thất bại, bởi đó là những phẩm chất mà hội đồng tuyển chọn đánh giá cao'.

Cung cấp thông tin chi tiết. Thư giới thiệu sẽ được gửi đến đâu? Khi nào cần? Có mẫu đơn nào mà thầy/cô cần điền không? Nếu có, hãy đính kèm chúng vào email. Bạn cần cung cấp thông tin rõ ràng và chi tiết.

• Nếu thầy/cô cần viết thư bằng tay hoặc đợi email, hãy nhấn mạnh điều này. Ngày nay, nhiều trường và chương trình sử dụng email cho việc giới thiệu, hãy nhắc giáo sư kiểm tra email từ chương trình bạn đang ứng tuyển.
• Bạn nên tổng hợp sơ yếu lý lịch, các luận văn đã viết trong kỳ thi tuyển sinh (nếu cần cho chương trình sau đại học), và thông tin về cách gửi thư giới thiệu (bao gồm tất cả thông tin liên hệ) trong email của bạn. Gửi chúng dưới dạng tệp đính kèm.

Kết thúc thư bằng cách cho biết cách bạn sẽ theo dõi tiến trình. 'Trong tuần này, tôi sẽ gửi thư đã dán tem và ghi địa chỉ vào hộp thư của thầy/cô. Tôi cũng sẽ gửi email nhắc nhở một tuần trước hạn nộp thư giới thiệu. Cảm ơn thầy/cô rất nhiều.' hoặc 'Thư giới thiệu cần được gửi trước ngày 3 tháng 8. Nếu có thể giúp gì, tôi luôn sẵn lòng đến văn phòng của thầy/cô để nhận thư'.

• Tạo điều kiện thuận lợi cho giáo sư. Bạn đang yêu cầu họ dành thời gian viết thư cho bạn (mà họ thường không nhận tiền). Đừng làm họ phải đi gửi thư hoặc trả bưu phí thay bạn. Hãy hạn chế tối đa sự phiền toái cho họ và tự làm những việc bạn có thể làm được. Như vậy, bạn cũng có thể yên tâm rằng thư đã được gửi đi.
• Nếu thầy/cô đồng ý giúp đỡ, hãy để họ làm điều đó. Nếu giáo sư thường quên gửi email hoặc đính kèm tệp, bạn nên nói rằng bạn muốn tự gửi thư giới thiệu cùng với các tài liệu khác. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo rằng bạn có thư trong tay.

Để lòng biết ơn dù thầy/cô có viết thư cho bạn hay không. 'Xin cảm ơn thầy/cô vì đã dành thời gian và suy nghĩ cho em. Ngoài ra, em cũng muốn bày tỏ sự biết ơn về thời gian học tập dưới sự hướng dẫn của thầy/cô. Em thực sự say mê với lớp học Khảo cổ học 101 và không thể diễn tả được niềm hứng khởi của mình với môn học này'.

• Nếu giáo sư đặc biệt, bạn có thể tán dương thêm. 'Em sẽ áp dụng những kiến thức đã học vào công việc của mình. Hướng dẫn của thầy/cô đã ảnh hưởng sâu sắc đến cuộc sống của em và em không thể đủ biết ơn thầy/cô'.

Tuân theo cam kết như gửi tài liệu cần thiết và gửi email nhắc nhở. Nếu trong một hoặc hai tuần không nhận được phản hồi, hãy gọi điện cho giáo sư. Đừng chấp nhận mặc định. Trước hết, kiểm tra xem giáo sư đã nhận được email của bạn chưa. Nếu chưa, chuẩn bị gọi điện trực tiếp.

Chịu trách nhiệm kiểm tra lại với chương trình học bổng, trường sau đại học hoặc nhà tuyển dụng trước khi hết hạn. Đảm bảo rằng thư giới thiệu đã được nhận. Nếu không, gửi một email lịch sự nhắc nhở giáo sư và đề xuất trả phí cho dịch vụ chuyển phát nhanh.

• Hãy lịch sự. Giáo sư luôn rất bận rộn, vì vậy đừng khẳng định một cách tiêu cực. Nói rằng: 'Thưa Tiến Sĩ Jones, tôi rất lấy làm tiếc khi biết rằng thư giới thiệu của quý thầy/cô vẫn chưa được nhận. Hạn chót đang gần kề, nên nếu không gây phiền hỏi gì, tôi muốn trả phí cho việc chuyển phát nhanh'.

Cảm ơn một lần nữa. Sau khi nhận được thư giới thiệu, hãy gửi một lá thư cảm ơn cho giáo sư. Ngay khi có thư trên tay, gửi một lá thư cảm ơn qua đường thư tín (không phải email). Điều này không chỉ là lịch sự mà còn có thể mang lại lợi ích trong tương lai. Nếu bạn cần giúp đỡ sau này hoặc muốn mở rộng mối quan hệ, thầy/cô có thể giúp bạn. Nếu lá thư cảm ơn được viết tốt và bạn nhận được vị trí mong muốn, hãy gọi điện thông báo cho giáo sư!

• Đính kèm resume hoặc sơ yếu lý lịch vào email và nhấn mạnh điều này trong thư giới thiệu.
• Luôn kiểm tra lại thư trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Nếu cần, nhờ ai đó kiểm tra giúp.
• Tránh thúc giục bằng cách gửi email nhắc nhở một hoặc hai tuần trước hạn, và thông báo về hạn chót đang gần kề.
• Nếu cần một lá thư giới thiệu gấp, hãy email hỏi giáo sư liệu họ có thể giúp không và giải thích tình hình. Nếu nhận được phản hồi tích cực, bạn có thể viết email thứ hai với nhiều chi tiết hơn.
• Luôn nhớ ơn những người giúp đỡ bạn và sẵn lòng đáp lại sự giúp đỡ đó. Nếu bạn nhận được công việc hoặc mở thêm khóa thực tập, hãy gọi điện cho Tiến sĩ Jones để thông báo.
• Sử dụng bút mực hoặc bút bi đen điền vào mẫu đơn nếu có.
• Bài viết này hướng dẫn cách xin thư giới thiệu, nhưng điều quan trọng nhất là phải có một lá thư giới thiệu xuất sắc. Hãy đọc cách viết một lá thư giới thiệu tốt.
• Nếu có thể, đề xuất giáo sư tiến cử bạn trực tiếp. Điều này mang tính cá nhân hóa và lịch sự hơn.

• Một số giáo viên có thể cảm thấy không thoải mái khi nhận được yêu cầu viết thư giới thiệu. Hãy tới trực tiếp văn phòng của họ, xin lịch hẹn hoặc gọi điện thoại để thể hiện sự sẵn lòng và tôn trọng, thay vì chỉ gửi email.
• Cần nhớ rằng điều này là tùy thuộc vào từng người. Các giáo sư đã phải dành rất nhiều công sức để xây dựng uy tín của mình. Mỗi khi viết thư giới thiệu, họ đang đặt danh tiếng của mình vào đó. Nói chung, giáo viên chỉ viết thư giới thiệu cho những học trò mà họ thực sự tin tưởng.
• Không bao giờ nêu tên những người chứng thực trước khi có sự đồng ý của họ. Điều này là hiển nhiên, dù bạn đã làm việc với họ rất nhiều và tin rằng họ sẽ viết thư giới thiệu cho bạn.
• Không yêu cầu xem trước nội dung thư trước khi gửi. Điều này không được phép, vì thư giới thiệu là đánh giá chân thực của giáo viên mà không cần phải giải thích cho học trò. Nếu bạn lo rằng giáo viên không có điều gì thú vị để nói, hãy hỏi xem liệu họ có đủ thông tin và ấn tượng để viết một lá thư giới thiệu có ích cho bạn không.
• Nếu giáo sư gợi ý rằng lá thư giới thiệu sẽ không có hiệu quả như mong đợi, hãy cảm ơn họ và tìm kiếm người khác để làm chứng nhận.