Buzz
Nếu bạn làm việc như một nhà thầu độc lập hoặc sở hữu một công ty nhỏ thực hiện một dịch vụ chuyên môn, khả năng cao là bạn sẽ cần phải tìm hiểu cách viết hóa đơn cho các dịch vụ đã thực hiện để bạn có thể nhận được tiền. Thông tin bạn cần bao gồm trong một hóa đơn thay đổi tùy thuộc vào các dịch vụ cụ thể bạn thực hiện, nhưng hầu hết các hóa đơn nên bao gồm thông tin liên lạc của bạn cùng với một số thông tin tiêu đề cơ bản khác. Một hóa đơn cũng nên bao gồm một danh sách các dịch vụ đã thực hiện cho khách hàng của bạn trong khoảng thời gian thanh toán, cũng như tổng số tiền nợ cho bạn.
Bước
Mẫu Hóa Đơn
Mẫu Hóa Đơn Dịch Vụ Đã Thực Hiện
Mẫu Hóa Đơn Dịch Vụ Cắt Cỏ
Mẫu Hóa Đơn In ẤnBắt Đầu Với Phần Tiêu Đề
Đặt tên công ty của bạn ở đầu trang. Để chuyên nghiệp, bạn bắt đầu với thông tin công ty của mình ở đầu trang. Nếu bạn không có tên công ty, chỉ cần bắt đầu với tên của bạn ở đầu trang. Nó có thể được căn giữa hoặc hoàn toàn về bên trái.
- Xem xử lý hóa đơn như một lá thư kinh doanh. Đó là, bạn có thể có một phần tiêu đề chuyên nghiệp ở đầu trang, căn giữa ở giữa. Tuy nhiên, một tuyên bố đơn giản về tên doanh nghiệp của bạn cũng hiệu quả.
Thêm thông tin liên lạc của bạn.
Đặt địa chỉ, số điện thoại, email và bất kỳ thông tin liên lạc nào khác liên quan. Đảm bảo sử dụng thông tin kinh doanh của bạn, không phải thông tin cá nhân của bạn.
- Một số fax cũng có thể liên quan.
- Nếu bạn chấp nhận các dịch vụ thanh toán như PayPal, hãy chắc chắn sử dụng email mà bạn đã thiết lập với tài khoản đó.
Thêm tên hoặc tên doanh nghiệp của người nhận hóa đơn. Giống như khi viết một lá thư kinh doanh, bạn tiếp tục với người bạn đang gửi hóa đơn. Nếu đó là một doanh nghiệp, hãy sử dụng địa chỉ doanh nghiệp và thông tin liên lạc mà công ty đã cung cấp cho bạn.
- Nếu đó là một cá nhân, hãy sử dụng thông tin bạn có, nhưng ưu tiên là thông tin liên lạc của họ trong công việc.
- Nếu bạn không có đủ thông tin, bạn có thể cần liên hệ với người hoặc doanh nghiệp đó với thông tin bạn có để tìm hiểu thêm. Nếu đó là một công ty lớn, bạn có thể muốn gọi điện thoại để hỏi chính xác người nào để gửi hóa đơn.
Bao gồm một số tài khoản khách hàng. Tạo một số nhận dạng duy nhất cho mỗi khách hàng lặp lại của bạn. Sau đó, đảm bảo rằng số này được bao gồm trên mọi hóa đơn bạn viết cho khách hàng này. Điều này cho phép bạn nhóm hóa đơn theo khách hàng và, nếu cần, đánh giá lịch sử thanh toán của họ hoặc tài liệu một sự thất bại không nhất quán trong việc thanh toán.
Liệt kê một số hóa đơn duy nhất gần đầu trang. Nếu bạn gửi hóa đơn một cách đều đặn, quan trọng là mỗi hóa đơn đều có một số duy nhất để dễ dàng tham chiếu và nhận dạng. Cách bạn chọn một số là do bạn, nhưng hãy nhớ rằng bạn phải có một số mới cho mỗi hóa đơn.
- Một cách đơn giản là chỉ bắt đầu từ một và làm việc lên trên. Để giữ cho độ dài của số thống nhất, bạn có thể bắt đầu với '0000001'.
- Một phương pháp khác là gán một số khách hàng và sau đó sử dụng ngày tháng. Ví dụ, nếu số khách hàng là 305 và ngày tháng là 2 tháng 2 năm 2016, bạn có thể sử dụng 305-02022016 là số của bạn. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn rõ ràng về điều gì là 'ngày'. Đó là khi dịch vụ được thực hiện hay khi bạn tạo hóa đơn?
Bao gồm ngày hóa đơn. Gần đầu trang, đặt nhãn 'ngày hóa đơn.' Bên cạnh đó, thêm ngày bạn tạo hóa đơn. Điều này giúp cả bạn và khách hàng theo dõi thời gian.
- Bạn cũng có thể bao gồm thời gian thanh toán. Thời gian thanh toán dựa trên cách bạn thiết lập hóa đơn của mình.
- Ví dụ, nếu bạn gửi hóa đơn một lần mỗi tháng, điều đó có nghĩa là thời gian thanh toán của bạn là từ đầu tháng đến cuối tháng và các dịch vụ bạn thực hiện trong khoảng thời gian đó sẽ được bao gồm trong hóa đơn.
Danh Sách Dịch Vụ
Ghi chép kỹ lưỡng các hóa đơn của bạn. Để có một bản sao số và một bản sao in được lưu trữ. Nếu bạn có bất kỳ email, ghi chú hoặc tài liệu nào liên quan đến một hóa đơn, bạn nên lưu trữ những thứ đó cùng với một bản sao in của hóa đơn.
Cung cấp Thông tin cho Khách hàng Theo dõi
Thêm các phương thức thanh toán. Khách hàng của bạn cần biết họ có thể sử dụng những phương thức thanh toán nào. Bạn có chấp nhận séc không? Khách hàng có thể thanh toán bằng thẻ tín dụng, tiền mặt, hoặc hệ thống xử lý thanh toán khác không? Nếu cách duy nhất mà khách hàng có thể thanh toán là phải đến cửa hàng của bạn trực tiếp, hãy thông báo cho họ biết điều đó. Các phương thức khác bao gồm việc gửi thanh toán qua bưu điện (entheo hình thức séc hoặc số thẻ tín dụng), gọi điện thanh toán (số thẻ tín dụng), hoặc thanh toán trực tuyến.
Bao gồm ngày đáo hạn. Khách hàng của bạn cần biết họ cần thanh toán hóa đơn vào lúc nào. Hãy bao gồm một ngày đáo hạn một cách nổi bật trên hóa đơn của bạn. Bạn còn có thể bao gồm nó nhiều lần. Một nơi để bao gồm nó là gần phần tổng số tiền đến hạn, nhưng ở trên cũng là một lựa chọn tốt.
Gửi hóa đơn. Khi bạn hoàn thành việc tạo hóa đơn, hãy gửi nó cho khách hàng của bạn. Điều này sẽ cho khách hàng của bạn biết rằng họ cần phải thanh toán những gì mà bạn đang nợ. Hãy đảm bảo rằng tên công ty của bạn nổi bật trên bên ngoài của phong bì.
Tiến hành thu tiền cho các hóa đơn của bạn. Nếu bạn không nhận được phản hồi từ khách hàng sau khi gửi hóa đơn của bạn, hãy thử gọi điện để đảm bảo rằng hóa đơn đã được nhận. Một lựa chọn khác là gửi email nhắc nhở khách hàng. Quy trình thu tiền phải được xác định rõ ràng và chuẩn hóa để bạn có thể thu tiền cho các hóa đơn của mình một cách dễ dàng hơn.
Mẹo
- Nếu ngày đáo hạn thanh toán đang đến gần và khách hàng của bạn vẫn chưa gửi thanh toán, hãy gọi điện lịch sự để hỏi về tình trạng thanh toán của họ. Một số khách hàng có thể chỉ cần được nhắc nhở, trong khi những người khác có thể không biết rằng thanh toán chưa được nhận.
