Cách Viết Một Bản Tin Trường Học

Tạo và xuất bản một bản tin trường học có thể là một cách tuyệt vời để thông tin và cập nhật mọi người trong cộng đồng. Bản tin trường học của bạn có thể phức tạp hoặc đơn giản tùy thuộc vào ý của bạn. Tuy nhiên, nội dung của bản tin luôn cần phải mang tính thông tin, để nó có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của cộng đồng. Học được một số thực hành tiêu chuẩn đằng sau việc tạo ra một bản tin có thể giúp cho bản tin trường học của bạn trở thành một thành công.

Đặt mục tiêu cho bản tin của bạn. Trước khi bạn tiến xa trong việc lập kế hoạch cho bản tin, việc xem xét các mục tiêu bạn đặt ra cho nó có thể là ý tưởng tốt. Suy nghĩ về những mục tiêu mà bạn muốn bản tin của mình đạt được có thể giúp bạn xây dựng một bản tin thành công. Hãy xem xét một số khía cạnh của một bản tin và quyết định bạn muốn bản tin của mình đạt được những gì:

• Bản tin của bạn có nên tập trung vào sự kiện hay chính sách?
• Bạn có dự định tạo và xuất bản bản tin một mình không?
• Bạn có dự định xây dựng một nhóm để xuất bản bản tin không?
• Bạn muốn bản tin của mình có kích thước lớn như thế nào?
• Bạn muốn tiếp cận bao nhiêu người qua bản tin của mình?
• Bản tin của bạn nên được gọi là gì?

Quyết định tần suất phát hành. Bạn sẽ cần quyết định bạn muốn phát hành bản tin của mình bao nhiêu lần trước khi bắt đầu tạo ra nó. Có một lịch trình phát hành có thể giúp bạn xác định bạn sẽ cần làm việc với bản tin hàng ngày như thế nào và khi nào các số mới cần được xuất bản. Hãy quyết định về một lịch trình phát hành trước khi lập kế hoạch cho phần còn lại của bản tin để giúp làm cho nó trở nên thành công.

• Nếu trường của bạn lớn hoặc hoạt động rất tích cực, bạn có thể muốn phát hành thường xuyên hơn hoặc phát hành các bản tin lớn hơn, ít thường xuyên.
• Nếu bạn không chắc chắn về tần suất phát hành, bạn có thể thử phát hành hàng tháng để bắt đầu.
• Bạn có thể không cần phát hành bất kỳ phiên bản nào trong những tháng hè nếu trường của bạn không hoạt động trong thời gian đó.

Hiểu rõ độc giả của bạn. Khi lập kế hoạch và tạo ra một bản tin của trường, việc giữ trong đầu độc giả của bạn có thể hữu ích. Mục tiêu của bản tin của bạn sẽ là thông tin và thu hút độc giả của bạn. Hiểu biết về độc giả của bạn sẽ cho phép bạn viết bài và nội dung được tùy chỉnh chỉ dành riêng cho họ.

• Bạn có thể muốn bao gồm một số phần hoặc nội dung dành cho sinh viên trong cộng đồng.
• Độc giả chính của bạn có thể là phụ huynh và người lớn trong cộng đồng.
• Bản tin của bạn cũng nên giữ nhân viên được thông tin, mô tả các sự kiện hiện tại tại trường.
• Bạn cũng có thể muốn bao gồm nội dung hỗ trợ cộng đồng địa phương của bạn.

Chọn phương pháp phân phối. Khi bạn đã có ý tưởng về những gì bản tin của bạn sẽ bao gồm, đến lúc nghĩ về cách bạn sẽ giao nó cho độc giả. Có một kế hoạch sẵn có cho việc phân phối sẽ giúp bạn tiếp cận nhiều người nhất có thể sau khi bản tin của bạn đã được hoàn thành và in ra. Nó cũng có thể hữu ích khi bạn nghĩ về quy mô của trường. Bạn cần tiếp cận bao nhiêu người? Xem xét một số phương pháp phân phối này khi quyết định điều gì là tốt nhất cho bản tin của bạn:

• Quan trọng nhớ rằng không phải ai cũng có thể nhận được bản tin điện tử. Bạn có thể muốn in ra bản giấy vật lý cũng.
• Bản in vật lý sẽ cần được giao hoặc đặt tại một nơi công cộng cho phép mọi người dễ dàng lấy một bản sao.
• Bản sao điện tử có lẽ là phương án tiết kiệm chi phí nhất và sẽ cho phép bạn tiếp cận một số lượng lớn

Lấy một phần mềm xuất bản. Hôm nay, hầu hết các tờ báo trường được tạo ra kỹ thuật số. Do đó, bạn sẽ cần tải xuống và cài đặt một số phần mềm xuất bản. Có nhiều tùy chọn khác nhau khi tìm kiếm phần mềm xuất bản trên máy tính. Hãy xem qua một số ví dụ về phần mềm xuất bản trên máy tính để bắt đầu:

• Adobe InDesign, Corel Draw và QuarkXpress đều là phần mềm xuất bản chuyên nghiệp.
• Scribus là phần mềm xuất bản mã nguồn mở.
• Bạn có thể tạo ra một bản tin bằng Microsoft Word hoặc OpenOffice.
• Một số người thấy Google Docs là một giải pháp tốt, vì nó cho phép nhiều người cùng hợp tác trực tuyến.

Tạo hoặc tìm một mẫu. Mẫu sẽ cho phép bạn nhanh chóng tạo ra phiên bản đầu tiên của bản tin của bạn. Một mẫu tốt cũng sẽ giúp bạn tạo ra các phiên bản mới và mang lại cho bản tin của bạn một cảm giác gắn kết. Bạn có thể bắt đầu với một mẫu có sẵn hoặc tạo một mẫu của riêng bạn.

• Hầu hết các phần mềm xuất bản sẽ bao gồm một số mẫu để bạn chọn.
• Bạn có thể thử tìm kiếm trực tuyến để tải các mẫu bản tin trường học miễn phí.
• Các mẫu cho phép bạn dễ dàng thêm thông tin của riêng bạn hoặc cập nhật thông tin cũ.
• Một mẫu tốt sẽ có các không gian cho cả bài viết và hình ảnh của bạn.
• Bạn có thể muốn tạo mẫu cho các tháng cụ thể. Ví dụ, bạn có thể có một mẫu cho tháng Hai với chủ đề trái tim vì ngày Valentine.
• Đối với các khu vực văn bản, việc xác định trước các không gian cho tiêu đề, tiêu đề và nội dung chính là một ý tưởng tốt.

Tùy chỉnh bản tin của bạn. Sau khi bạn đã xây dựng hoặc tìm một mẫu, bạn sẽ muốn tùy chỉnh nó. Tùy chỉnh một mẫu sẽ cho phép bạn thêm các yếu tố mà bạn muốn tiếp tục qua tất cả các phiên bản của bản tin trường học của bạn. Hãy xem qua danh sách này để khám phá một số điều bạn có thể muốn thêm vào mẫu của mình:

• Đặt tên trường ở đầu trang của trang bìa.
• Thêm một chân trang với số trang, ngày, phiên bản hoặc thông tin khác bạn có thể muốn bao gồm.
• Đặt logo trường của bạn ở đâu đó trên trang bìa có thể là một ý tưởng tốt.
• Bao gồm các hình minh họa để làm cho bản tin của bạn trở nên hấp dẫn và thú vị.
• Bạn có thể muốn có các trang dành riêng cho nội dung cụ thể. Ví dụ, bạn có thể đặt thông tin liên lạc cho nhân viên trường trên trang cuối cùng của bản tin của bạn.
• Bạn có khả năng muốn quyết định bố cục cơ bản cho các bài viết và trang. Một bố cục hai cột đơn giản có thể là một cách tốt để bắt đầu.

Tạo nội dung. Sau khi bạn đã tạo và tùy chỉnh một mẫu bản tin, bạn có thể bắt đầu tạo nội dung cho nó. Nội dung bạn tạo ra nên cố gắng đáp ứng các mục tiêu của bản tin và hấp dẫn đối với khán giả của bạn. Để giúp bạn bắt đầu, hãy thử đọc qua các ví dụ sau về những gì một bản tin trường học có thể chứa:

• Một lịch của năm và các sự kiện sắp tới.
• Tin tức hiện tại.
• Các hoạt động hoặc chương trình sắp tới.
• Sinh nhật.
• Tin tức cộng đồng.
• Thay đổi trong chính sách của trường.

Theo dõi bản tin của bạn. Ghi lại và theo dõi một số thông tin về báo của bạn có thể là một ý tưởng tốt. Thu thập dữ liệu này sẽ cho bạn biết có bao nhiêu người đang đọc nó, có bao nhiêu bản được sử dụng thực sự, hoặc thậm chí là thông tin nào mà mọi người thích đọc. Thông tin này có thể giúp bạn tạo ra một bản tin tốt hơn và sẽ cho phép bạn đáp ứng nhu cầu của độc giả của mình.

• Theo dõi xem có bao nhiêu bản giấy được độc giả mang đi. Điều này có thể cho bạn biết liệu bạn cần in thêm hoặc ít bản sao hơn trong tương lai.
• Đếm xem có bao nhiêu bản được mang đi từ các vị trí khác nhau sẽ cho bạn biết nơi tốt nhất để phân phối bản tin.
• Đối với các phiên bản số, bạn có thể theo dõi xem có bao nhiêu người tải xuống bản tin và từ đâu. Điều này có thể giúp bạn biết liệu mọi người có tìm thấy bản tin trên trang chính của trường bạn hay từ mạng xã hội.
• Bạn có thể bao gồm các cuộc khảo sát độc giả cho phép phản hồi xây dựng.