Cách viết một lá thư thông báo tròn trịa

• Đối với một lá thư thông báo gửi đến nhiều người, bạn không thể sử dụng lời chào cá nhân thông thường, như 'Kính gửi Jane Smith.' Thay vào đó, bạn phải sử dụng ngôn ngữ rất tổng quát nhưng vẫn lịch sự và hấp dẫn.
• Bạn có thể thử một lời chào ấm áp, như 'Kính gửi Quý Khách hàng Thân mến,' hoặc 'Kính gửi Đồng nghiệp yêu quý,' hoặc chỉ là một lời chào đơn giản, như 'Kính gửi Thành viên Cộng đồng.'

• Ví dụ, nếu bạn là chủ một doanh nghiệp phục vụ tiệc và bạn đang viết cho các khách hàng trước đây, hãy viết, 'Tên tôi là Erin Smith và tôi là chủ của Catering Plus. Tôi viết cho bạn hôm nay vì tôi rất biết ơn đã có bạn làm khách hàng trong quá khứ.'

Mẹo: Ngay cả khi bạn nghĩ rằng mọi người đọc lá thư đã biết ai bạn là, việc cung cấp cho họ một giải thích ngắn về vị trí của bạn cung cấp ngữ cảnh về lý do tại sao bạn viết cho họ.

• Bạn có viết để quảng cáo một khuyến mãi? Bạn có viết để thông báo cho mọi người về cơ hội đầu tư? Dù là thông điệp chính gì, hãy làm rõ điều đó ở đầu.
• Ví dụ, nếu bạn muốn độc giả mua sản phẩm của bạn, hãy nói điều gì đó như, 'Tôi viết hôm nay vì tôi có một sản phẩm mới tuyệt vời mà tôi nghĩ bạn có thể thấy hữu ích.'

Mẹo: Điểm chính của một lá thư thông báo tròn trịa không nên phức tạp. Điểm của bạn càng rõ ràng và đơn giản, người đọc càng dễ hiểu ngay cả khi chỉ quét qua lá thư của bạn.

• Ví dụ, nếu bạn viết về một đợt giảm giá cho sản phẩm bạn bán, bạn có thể liệt kê các điểm bao gồm giá giảm giá hoặc phần trăm giảm giá, thời gian diễn ra đợt giảm giá và cách liên hệ với bạn để mua sản phẩm.

• Ví dụ, nếu lá thư của bạn nói về một đợt giảm giá của doanh nghiệp bạn đang có, hãy viết một đoạn văn về những gì chính xác sẽ được giảm giá. Bắt đầu đoạn văn bằng cách viết, 'Hãy để tôi kể cho bạn một chút về sản phẩm này để bạn hiểu rằng chúng tôi đang cung cấp một ưu đãi tốt như thế nào.'
• Một đoạn văn khác có thể nói về tại sao ưu đãi của bạn là một ưu đãi tốt. Bạn có thể bắt đầu đoạn văn này bằng cách nói với khách hàng tiềm năng của bạn, 'Chúng tôi đang cung cấp cho bạn một ưu đãi tốt về sản phẩm này vì chúng tôi đánh giá cao bạn như một khách hàng và chúng tôi muốn truyền đạt sự tiết kiệm của chúng tôi cho bạn.'
• Nếu bạn viết cho nhân viên của công ty về việc văn phòng chuyển tới tòa nhà mới, một hoặc hai đoạn văn cốt lõi nên chứa một khung thời gian chung cho việc chuyển và cách họ nên mong đợi việc chuyển đổi này ảnh hưởng đến luồng công việc của họ. Bạn có thể bắt đầu bằng cách nói, 'Toàn bộ việc chuyển đổi sẽ mất 2 tuần,' và sau đó đi vào chi tiết về cách thời gian đó sẽ được phân chia.

• Ví dụ, nếu lá thư thông báo tròn trịa của bạn đang thông báo cho độc giả về vị trí chuyên nghiệp mới của bạn, lặp lại chức vụ của bạn và lý do tại sao thông tin này có thể quan trọng đối với độc giả. Bạn có thể nói, 'Một lần nữa, tôi rất biết ơn vì hiện tôi là trưởng phòng marketing của Omniglobal và tôi hy vọng với vị trí mới này tôi sẽ có thể xây dựng một mối quan hệ mới và hiệu quả với công ty của bạn.'

• Việc chỉnh sửa văn bản của chính bạn có thể khó khăn, vì bạn nghĩ rằng mọi thứ bạn bao gồm đều đủ quan trọng để bao gồm. Vì vậy, hãy xem xét việc yêu cầu một người khác với ánh mắt mới nhìn vào công việc của bạn.

Mẹo: Nếu bạn lo lắng về các lỗi chính tả ngay cả sau khi đã kiểm tra lại lá thư, hãy yêu cầu một người bạn hoặc đồng nghiệp khác xem xét nó.

• Ví dụ, nếu bạn viết một lá thư thông báo tròn trịa dành cho nhân viên về sự thay đổi trong lãnh đạo của công ty của bạn, trong nhiều trường hợp bạn không muốn bao gồm các lý do cơ bản cho sự thay đổi vì chúng có thể phản ánh xấu đối với công ty hoặc chúng có thể mở cơ hội cho công ty bị kiện.

• Ở cuối lá thư, bạn nên bao gồm tên và thông tin liên hệ của bạn, thường bao gồm địa chỉ email và số điện thoại của bạn.

• Nói chung, hãy làm cho danh sách gửi của bạn càng lớn càng tốt nếu bạn đang chia sẻ thông tin về doanh nghiệp của bạn. Bạn càng tiếp cận được nhiều người, càng có khả năng thu hút được nhiều khách hàng và kết nối kinh doanh hơn.