Buzz
Một sổ tay an toàn là một bộ sưu tập thông tin, hướng dẫn, chính sách và quy trình nhằm đảm bảo việc vận hành an toàn của bất kỳ công cụ, máy móc, hóa chất hoặc thực phẩm nào bạn sử dụng, cũng như hành vi an toàn tại nơi làm việc. Nếu bạn làm việc trong một ngành nghề sử dụng bất kỳ những mặt hàng đó, bạn cần có một sổ tay an toàn. Bạn cũng sẽ cần một sổ tay nếu nhân viên của bạn phải cung cấp sơ cứu hoặc RCP cho người khác hoặc thực hành các thủ tục an toàn như luyện tập chữa cháy hoặc sơ tán. Một sổ tay an toàn tốt sẽ giúp đảm bảo rằng quản lý và nhân viên đều hiểu rõ ai chịu trách nhiệm về việc gì và cách đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn luôn an toàn. Viết một sổ tay an toàn có vẻ hơi phức tạp ban đầu, nhưng với kế hoạch cẩn thận, bạn có thể làm cho của bạn thực sự hiệu quả.
Bước
Nội dung
Lập danh sách tất cả các công cụ, vật liệu và trách nhiệm cho kế hoạch an toàn. Điều này sẽ giúp bạn xác định những gì bạn cần bao gồm trong sổ tay của mình và cũng giúp bạn đảm bảo rằng bạn không bỏ sót điều gì quan trọng. Tùy thuộc vào bản chất kinh doanh của bạn, bạn có thể cần tạo ra một loạt các sổ tay, mỗi sổ tập trung vào một khu vực cụ thể.
- Ví dụ, nếu bạn có một công ty sử dụng nhiều hóa chất, bạn sẽ cần các phần về lưu trữ, xử lý và vận chuyển.
- Nếu công ty của bạn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, bạn có thể cần các phần về máy móc nặng, công cụ cầm tay, kính bảo hộ và các mặt hàng khác.
- Tuyển dụng các trưởng phòng của mỗi phòng ban để giúp bạn soạn thảo danh sách này.
Nghiên cứu các tiêu chuẩn phổ biến trong ngành của bạn. Các tổ chức như Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa quốc tế (ISO) sản xuất các tiêu chuẩn cho các lĩnh vực như quản lý rủi ro và quản lý an toàn thực phẩm. Những tiêu chuẩn này cung cấp một điểm khởi đầu cho sổ tay an toàn của công ty trong những lĩnh vực này. Bạn có thể tìm thấy chúng trực tuyến hoặc liên hệ với những tổ chức này.
- Các tổ chức ISO và tương tự cung cấp các hướng dẫn hữu ích về các tiêu chuẩn sản xuất, an toàn thực phẩm và nhiều lĩnh vực chuyên môn khác.
Tra cứu các hướng dẫn của thành phố và tiểu bang để đảm bảo tuân thủ. Các tổ chức chính phủ như Cơ quan An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA) có thể yêu cầu sổ tay an toàn cho một số thực hành và quy trình cụ thể và cũng có thể quy định điều gì, tối thiểu, sổ tay phải bao gồm. Liên hệ với hội đồng thành phố địa phương của bạn để hỏi về những hướng dẫn này và yêu cầu một bản sao.
- Vi phạm các quy định này, chưa kể việc không có một sổ tay ở nơi cần thiết, có thể đưa doanh nghiệp vào tình trạng kiện tụng và trong một số trường hợp, bị kết án.
Bao gồm một phần về an toàn hóa chất nếu công ty của bạn sử dụng chúng. Điều quan trọng là bạn sử dụng hóa chất đúng cách theo cách chúng được dự định. Đảm bảo rằng sổ tay của bạn bao gồm hướng dẫn về lưu trữ, sử dụng, xử lý và vận chuyển. Bạn có thể bao gồm các phần riêng biệt về mỗi chủ đề này.
- Nếu bạn làm việc trong một phòng thí nghiệm khoa học, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các hóa chất của bạn được ghi nhãn đúng cách và được giữ ở nhiệt độ đúng, ví dụ. Sổ tay của bạn nên bao gồm tất cả các giao thức đó.
- Cũng bao gồm thông tin về cách vận chuyển hóa chất đến các phần khác nhau của tòa nhà của bạn và đến các tòa nhà khác, nếu có.
Thu thập thông tin về an toàn thực phẩm nếu điều đó áp dụng cho doanh nghiệp của bạn. Các công ty sản xuất hoặc phục vụ thực phẩm nhất định cần sổ tay an toàn rất cẩn thận. Đảm bảo rằng sổ tay của bạn có các phần về cách chuẩn bị thực phẩm, cách lưu trữ và cách xử lý chúng.
- Bao gồm các biểu đồ quan trọng về hướng dẫn về nhiệt độ và ngày hết hạn.
- Bạn cũng nên bao gồm thông tin an toàn về việc sử dụng thiết bị chuyên nghiệp như máy trộn và bếp lò.
Viết một chương về các quy trình hoạt động tiêu chuẩn bất kể loại hình kinh doanh của bạn. Dù bạn vận hành loại hình kinh doanh nào, việc để nhân viên của bạn biết phải làm gì để đảm bảo họ an toàn là một ý tưởng tốt. Bạn có thể viết một sổ tay an toàn bao gồm các mẹo an toàn tổng quát và rõ ràng giải thích những gì phải làm trong trường hợp khẩn cấp. Cân nhắc bao gồm các phần về các sự kiện như:
- Cháy
- Thảm họa tự nhiên
- Thực hành bắn súng
- Rò rỉ khí
- Mất điện
Chỉ rõ người chịu trách nhiệm cho từng bước trong kế hoạch an toàn. Một phần quan trọng của sổ tay là chỉ rõ ai cần làm gì. Đối với mỗi bước bạn bao gồm, hãy chắc chắn chỉ rõ ai chịu trách nhiệm. Khi bạn lên kế hoạch và nghiên cứu sổ tay, quyết định ai là người phù hợp nhất để xử lý mỗi công việc.
- Ví dụ, nếu bạn viết một phần về việc đảm bảo rằng hóa chất được giữ ở nhiệt độ đúng, hãy chắc chắn ghi chú rằng công việc này thuộc về người giám sát đang trực kiểm tra điều đó mỗi giờ.
Tham gia quản lý đóng góp vào nội dung của sổ tay. Trong khi việc viết thực tế có thể được giao cho một người viết kỹ thuật có kinh nghiệm trong việc viết sổ tay an toàn, sẽ được chấp nhận hơn trong công ty nếu quản lý và nhân viên tham gia vào quá trình áp dụng. Khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến của họ về những khía cạnh an toàn cần được bao gồm. Yêu cầu quản lý gửi đề xuất cho các phần khác nhau của sổ tay và cách tổ chức nó.
- Bạn có thể tổ chức một cuộc họp để thu thập phản hồi, gửi email hoặc thậm chí thiết lập một cuộc khảo sát ẩn danh để mọi người gửi ý kiến của họ.
- Tìm kiếm phản hồi từ nhân viên về những điều họ cần hướng dẫn. Đừng cảm thấy cần phải chấp nhận lời khuyên từ mọi người, nhưng việc mở cửa cho tất cả nhân viên của bạn tham gia vào một cuộc khảo sát về loại thông tin nào sẽ hữu ích nhất trong sổ tay không gây tổn thương.
Định dạng
Bao gồm một bảng mục lục ở đầu. Điều này rất quan trọng bất kể loại hình kinh doanh bạn vận hành. Nhân viên có thể kiểm tra ở đây để dễ dàng tìm thấy mọi thứ mà họ đang tìm kiếm. Đảm bảo rằng các tiêu đề phần rõ ràng, ngắn gọn, và bao gồm số trang. Bạn có thể bao gồm các phần như:
- An toàn Phòng thí nghiệm
- Đồ bảo hộ cho nhân viên
- Quy trình vận hành
- Giao thức làm sạch
- Quy trình khẩn cấp
- Giữ hồ sơ
Bao gồm các mẫu của các tài liệu thường sử dụng để dễ truy cập. Công việc của doanh nghiệp của bạn có lẽ đòi hỏi nhân viên phải giữ nhiều hồ sơ, chẳng hạn như bản ghi vận chuyển và an toàn. Bạn có thể giữ các mẫu của các biểu mẫu này trong sổ tay để nhân viên của bạn luôn biết nơi tìm thấy chúng. Điều này sẽ rất hữu ích đặc biệt nếu họ có quyền truy cập vào các bản sao điện tử của sổ tay.
- Bạn có thể bao gồm một phụ lục trong sổ tay an toàn chứa các tài liệu như bản ghi cung cấp, lịch trình làm sạch và lịch trình sửa chữa.
- Bạn có thể cập nhật các tài liệu này hàng năm, hoặc khi cần thiết.
Mẹo
-
Xem xét việc sử dụng mẫu từ OSHA làm cơ sở để làm cho việc tự mình dễ dàng hơn.
-
Hãy tự do điều chỉnh hướng dẫn theo cần thiết. Nên làm điều này mỗi năm, nhưng cũng được phép thực hiện thường xuyên hơn nếu các tiêu chuẩn thay đổi.
