Cách Viết Một Thư Cam Kết

Một thư cam kết là một thỏa thuận về các điều khoản giữa hai bên được viết ra. Thường nhất, một nhà thầu sẽ viết một thư cam kết khi được thuê để thực hiện một dự án. Đó là một thỏa thuận kinh doanh và có thể có tính pháp lý, vì vậy quan trọng là phải mô tả rõ các điều khoản chính xác như đã thỏa thuận. Mô tả ngắn gọn về dự án là gì, chi phí sẽ là bao nhiêu và bất kỳ điều kiện bổ sung nào bạn đã đồng ý. Cũng liệt kê bất kỳ lý do nào mà bất kỳ bên nào cũng có thể chấm dứt dự án sớm. Kiểm tra kỹ xem thư của bạn có đúng định dạng kinh doanh không, ký tên và gửi đi.

Cover các ngày và thỏa thuận tiền bạc bạn đã đạt được với bên kia. Ví dụ, nếu bạn sẽ được thuê với mức giá $23/giờ trong 40 giờ/tuần bắt đầu từ ngày 15 tháng 8 năm 2019 trong vòng 6 tuần, hãy nêu rõ những điều khoản đó. Hãy chắc chắn cũng bao gồm bất kỳ thỏa thuận nào bạn đã đạt được về việc ai sẽ chi trả các chi phí phát sinh, chi phí vận chuyển hoặc bất kỳ khoản phí nào khác có thể phát sinh trong dự án.

• Bạn cũng có thể liệt kê các điều khoản khác, chẳng hạn như bất kỳ vật phẩm cần thiết cho một dự án mà người nhận đã đồng ý cung cấp, kỳ nghỉ hoặc thời gian nghỉ ốm, và bảo hiểm.
• Liệt kê chi phí theo như hai bên đã đồng ý. Ví dụ, nếu bạn đã báo giá một mức giá theo giờ, đừng chuyển sang một mức giá theo ngày.

Tổng quan về bất kỳ kết quả dự kiến nào của dự án. Đơn giản liệt kê các nhiệm vụ chính mà bạn đã đồng ý thực hiện để đổi lại việc thanh toán của bạn. Tổng quan về phạm vi và kết quả của dự án mà bạn đã được hợp đồng để thực hiện.

• Không có một kết quả nào là bất ngờ đối với người nhận.
• Ví dụ, nếu bạn đã được thuê để sơn nhà, nêu rõ, 'Tôi sẽ chịu trách nhiệm sơn cả nội thất và ngoại thất của ngôi nhà trong màu sắc đã thỏa thuận trong khoảng thời gian nhất định.'

Liệt kê bất kỳ điều kiện nào về việc chấm dứt. Cả hai bên trong thỏa thuận đều có quyền chấm dứt thỏa thuận. Liệt kê bất kỳ điều kiện nào mà bạn đã thảo luận sẽ dẫn đến việc chấm dứt dự án sớm hơn so với thỏa thuận.

• Một số lý do có thể bao gồm các chi phí bất ngờ, bất kỳ sự chậm trễ không hợp lý nào, hoặc bất kỳ bên nào vi phạm các điều khoản được chỉ định trong thư.
• Nếu công ty nhà thầu của bạn có một quy định ứng xử, bạn có thể đơn giản tham khảo đó làm lý do chấm dứt. Ví dụ, 'Tôi đồng ý rằng tôi có thể bị chấm dứt nếu tôi vi phạm mã ứng xử.'

Sử dụng một ngôn ngữ trang trọng trong toàn bộ thư. Ngay cả khi bạn viết cho ai đó bạn biết rõ, hãy gọi họ bằng tên đầy đủ và chức vụ của họ. Tránh sử dụng bất kỳ lời chào hoặc cụm từ không chính thức nào.

• Sau lời chào, đi ngay vào các điều khoản của thỏa thuận. Ví dụ, 'Đến Ông John Smith, Thư này để xác nhận rằng tôi đã được thuê để hoàn thành dự án x từ ngày 15 tháng 8 năm 2019.'

Giữ nó ngắn gọn trong 1-2 đoạn. Một thư cam kết nên nhấn mạnh lại các điều khoản mà bạn đã đồng ý với bên kia. Vì vậy, hãy giữ nội dung ngắn gọn và rõ ràng. Bên kia đã nên quen với các điều khoản, bạn chỉ viết chúng ra giấy thôi.

• Đối với một số thư cam kết, bạn chỉ cần một vài câu để bao gồm các điều khoản.

Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn và sử dụng ngôn ngữ rõ ràng. Một thư cam kết không phải là một hợp đồng chính thức. Vì vậy, bạn không cần phải bao gồm tất cả các chi tiết kỹ thuật của thỏa thuận hoặc sử dụng thuật ngữ phức tạp.

• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu được.

Sử dụng font chữ Arial hoặc Times New Roman với cỡ chữ 11 hoặc 12 điểm. Để thư cam kết rõ ràng và dễ đọc nhất có thể, hãy tuân thủ với một font chữ và kích thước chuẩn. Đây là một thư kinh doanh chuyên nghiệp, vì vậy hãy sử dụng định dạng kinh doanh đã được thiết lập.

• Trong hầu hết các trường hợp, nên sử dụng Times New Roman, vì đây là font chữ phổ biến nhất cho văn bản kinh doanh.

Đặt thông tin liên lạc của người gửi ở phía trên bên trái của trang. Nếu bạn đang gửi một LOU thay mặt cho bản thân, đặt địa chỉ của bạn, bao gồm tên, địa chỉ đường, thành phố và mã zip của bạn. Nếu bạn đang gửi một LOU thay mặt cho công ty nhà thầu của bạn, hãy đặt địa chỉ của công ty trong khối này.

Ghi ngày thư dưới thông tin của người gửi. Để một khoảng trống giữa thông tin liên lạc của người gửi và ngày thư. Ngày thư nên là ngày bạn hoàn thành việc viết thư.

• Theo định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ, 15 tháng 8 năm 2019.

Chỉ định thư cho người nhận dưới ngày. Để một khoảng trống giữa ngày và địa chỉ của người nhận. Viết rõ tên và địa chỉ của người nhận. Để thêm một khoảng trống và sau đó viết một lời chào. Lời chào phổ biến nhất là 'Kính gửi' theo sau là tên đầy đủ của người nhận.

• Nếu bạn biết tên và chức danh của người, viết rõ. Ví dụ, Kính gửi Ông John Smith.
• Nếu bạn không chắc chắn bạn đang viết thư cho ai, nói 'Đến ai quan tâm' hoặc tên của văn phòng mà bạn đang gửi thư. Ví dụ, 'Đến Văn phòng Công tác Sinh viên.'

Sử dụng một lời kết và gõ tên của bạn dưới chữ ký của bạn. Các lời kết phổ biến bao gồm 'chân thành,' 'trân trọng,' hoặc 'cảm ơn.' Để bốn khoảng trống dưới lời kết, sau đó gõ tên đầy đủ và chức danh của bạn. In và ký tên của bạn bằng một cây bút mực màu xanh hoặc đen.

• Mặc dù có thể hấp dẫn khi ký tên của bạn bằng cách số hóa, nhưng tốt nhất là ký tên vật lý, vì một Thư Cam Kết là một thỏa thuận kinh doanh có tính pháp lý.

Kiểm tra lại thư của bạn trước khi gửi đi. Vì một thư cam kết là một thỏa thuận kinh doanh, hãy đảm bảo rằng nó càng chuyên nghiệp càng tốt bằng cách kiểm tra lại lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng đã được bao gồm và rằng thư tuân theo định dạng của một thư kinh doanh.

• Sau khi bạn đã kiểm tra lại thư của mình và đảm bảo mọi thứ đều đúng, bạn có thể ký tên nó với niềm tin tốt lành.