Cách Viết Thư Thông Báo Thay Đổi Địa Chỉ

• Sử dụng một mẫu thư kinh doanh cơ bản có khối cho ngày, địa chỉ của bạn và địa chỉ của người nhận.
• Nếu bạn có tờ tiêu đề thư kinh doanh hoặc cá nhân mà bạn dự định sử dụng để in thư của mình, hãy đảm bảo rằng mẫu bạn sử dụng có chỗ để điều chỉnh.

Checklist Danh Sách Gửi Thư
Tên đầy đủ của người nhận
Địa chỉ đầy đủ
Bất kỳ thông tin liên lạc nào khác như số điện thoại, địa chỉ email, số fax
Kiểm tra kỹ danh sách gửi thư của bạn để đảm bảo rằng bạn không mắc bất kỳ lỗi chính tả nào khi nhập tên hoặc địa chỉ của ai đó.

• Nếu bạn sử dụng hợp nhất thư, tuân theo các hướng dẫn định dạng được đề ra trong ứng dụng xử lý văn bản của bạn. Thông thường điều này có nghĩa là đặt trong dấu ngoặc tên của cột mà bạn muốn ứng dụng rút dữ liệu từ bảng tính của bạn, chẳng hạn như 'họ tên.'

• Tránh sử dụng lời chào hỏi 'Kính gửi' nếu một số người nhận của bạn là tổ chức, các doanh nghiệp khác, hoặc các cơ quan chính phủ.
  Thông thường lời chào hỏi này chỉ được sử dụng cho cá nhân.

• Nếu bạn viết một lá thư về việc thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ muốn một lời kết thúc nghiêm túc hơn, như 'Trân trọng.' Tuy nhiên, nếu bạn có một sự kết hợp giữa các liên hệ cá nhân và doanh nghiệp, bạn có thể muốn chọn một cái gì đó ít nghiêm trọng hơn, như 'cảm ơn.'

• Đừng nên quá dài dòng với sự giới thiệu của bạn. Bạn muốn giữ thư ngắn dưới một trang, vì vậy nó nên
  ngắn gọn và súc tích.

• Đảm bảo bạn đang cho người nhận của mình đủ thời gian để nhận được thư, cập nhật hồ sơ của họ, và gửi bất kỳ thư nào đến địa chỉ chính xác.

Xem xét
Hiểu lầm với địa chỉ cũ: Bạn cũng có thể bao gồm địa chỉ cũ của bạn, ví dụ bằng cách nói rằng địa chỉ của bạn đã thay đổi từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng điều này có thể gây nhầm lẫn. Đặc biệt nếu bạn có nhiều đối tác kinh doanh hoặc cơ quan chính phủ mà bạn gửi thư, thông tin sai có thể được sao chép một cách không cố ý bởi một nhân viên văn phòng.
Thông báo về bất kỳ thay đổi nào khác: Cũng là một ý kiến tốt để cho người nhận biết thông tin nào, nếu có, sẽ thay đổi và thông tin nào sẽ giữ nguyên. Điều này đặc biệt quan trọng nếu họ cần liên lạc với bạn trong quá trình chuyển đổi.

Ví dụ về Thông Tin Liên Quan
Đóng cửa doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp của bạn sẽ tạm đóng cửa để di chuyển, bạn cần thông báo cho người nhận về điều này để họ có thể lập kế hoạch từ trước, cho dù họ là khách hàng, nhà cung cấp hoặc các khách hàng khác.
Bán hàng di dời: Nếu bạn đang có một cuộc bán hàng di dời, đây có thể là nơi tốt để thông báo cho người nhận biết về điều đó.

• Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn đang di chuyển, bạn có thể viết 'Cảm ơn bạn đã chú ý đến vấn đề này. Tôi rất đánh giá giá trị mà bạn đóng góp cho công ty này và mong chờ tiếp tục làm việc với bạn.'

• Điều này
  đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn đang di chuyển.
  Bạn có thể muốn định hướng tất cả các câu hỏi hoặc lo ngại về việc di chuyển đến một số điện thoại cụ thể hoặc tiện ích, hoặc đến một địa chỉ email cụ thể.

• Đề xuất nhiều lá thư nếu bạn có bất kỳ thông tin liên quan nào bạn muốn bao gồm mà chỉ áp dụng cho một đối tượng khán giả. Điều này giúp không ai nhận được bất kỳ thông tin nào ngoài những gì họ cần.

• Kiểm tra địa chỉ một cách cẩn thận và đảm bảo rằng nó đúng. Bạn không muốn gửi lá thư thay đổi địa chỉ mà đưa họ đến địa chỉ sai.

• Kiểm tra tất cả các trường và đảm bảo chúng đều phù hợp và thuộc về cùng một người nhận. Ví dụ, bạn muốn đảm bảo rằng tên và địa chỉ của người nhận trong hộp địa chỉ phù hợp với tên trong lời chào.

• Nếu bạn có các đối tác quốc tế, bạn có thể muốn cung cấp thông báo trước hai hoặc ba tháng để cho phép thời gian gửi thư quốc tế.