Cách Viết Thư Uỷ Quyền (bằng Tiếng Anh)

Hiểu Mục Đích Của Thư Uỷ Quyền. Thư uỷ quyền trao cho người khác quyền hành động thay mặt bạn trong những tình huống cụ thể. Nó được sử dụng chủ yếu trong những trường hợp người viết thư không thể tự đại diện cho mình. Một số ví dụ về các tình huống yêu cầu phải viết thư uỷ quyền bao gồm:

• Cha mẹ hoặc người giám hộ có thể cấp cho người giữ trẻ quyền đưa ra những quyết định y tế khẩn cấp cơ bản liên quan đến những đứa trẻ họ đang chăm sóc.
• Bạn nên viết thư uỷ quyền cho trẻ vị thành niên khi chúng đi cùng với người lớn không phải là cha mẹ hoặc người giám hộ. Điều này sẽ bảo vệ con bạn khỏi nạn buôn bán trẻ em và các vấn đề quyền nuôi con.
• Nếu bạn gửi tiền ở ngân hàng nơi bạn không thể thực hiện giao dịch một cách dễ dàng, bạn có thể viết thư uỷ quyền để cho phép người khác giải quyết các vấn đề phát sinh với tài khoản hoặc tổ chức tài chính.
• Thư uỷ quyền có thể cho phép cung cấp những thông tin cá nhân của bạn, chẳng hạn như hồ sơ bệnh án.
• Bạn cũng có thể dùng thư uỷ quyền để ủy thác cho một tổ chức khác quyền thay mặt bạn xử lý một giao dịch tài chính đặc biệt gấp. Đôi khi có những hợp đồng kinh doanh không thể bị trì hoãn; nếu tạm thời không thể giải quyết, bạn có thể viết thư uỷ nhiệm và cấp quyền ra quyết định tạm thời cho một đồng nghiệp đáng tin cậy.

Xác định các bên liên quan đến thư uỷ quyền. Trong một thư uỷ quyền, có ba bên quan trọng. Bên thứ nhất là người giữ quyền hành chính, như là bố mẹ của một đứa trẻ hoặc chủ sở hữu của một tài khoản ngân hàng. Bên thứ hai là tổ chức hoặc cá nhân mà bên thứ nhất đang giao dịch với, như là một tổ chức tài chính hoặc một bệnh viện. Bên thứ ba là người được bên thứ nhất chọn để ủy quyền trong trường hợp họ không thể hiện diện. Thư được gửi đến bên thứ hai.

• Thư sẽ chi tiết quyền được ủy quyền cho người đại diện, người sẽ đại diện cho bạn trong các vấn đề liên quan.
• Nếu bên thứ hai không rõ (đặc biệt là trong tình huống khẩn cấp), bạn có thể viết đơn giản 'Gửi đến ai quan tâm' (To whom it may concern).

Bạn nên sử dụng máy vi tính để viết thư uỷ quyền thay vì viết bằng tay. Một thư viết tay có thể khó đọc và tạo cảm giác không chuyên nghiệp so với thư viết máy. Thư uỷ quyền là một tài liệu quan trọng cho phép người khác đại diện cho bạn trong các vấn đề pháp lý hoặc tài chính. Thư phải được soạn thảo một cách kỹ lưỡng. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về quyền sở hữu của thư, tài liệu này có thể được sử dụng làm bằng chứng tại tòa án.

Đặt tên và địa chỉ của bạn ở góc trên bên trái của trang giấy. Làm theo định dạng tiêu chuẩn của thư tín thương mại. Tên của bạn nên ở dòng đầu tiên, địa chỉ của bạn ở dòng thứ hai và bao gồm thành phố, tiểu bang và mã vùng (nếu bạn sống ở nước ngoài) ở dòng thứ ba. Tất cả các dòng (bao gồm cả chi tiết dưới) nên được viết cách dòng đơn.

Viết ngày tháng. Sau khi đặt tên và địa chỉ, điều chỉnh một dòng và ghi ngày hiện tại vào dòng tiếp theo. Ghi rõ ngày (ví dụ: 2 tháng 5, 2017). Không nên viết tắt ngày.

Định Rõ Các Bên Liên Quan Đến Thư Uỷ Quyền. Có ba bên liên quan trong một lá thư uỷ quyền. Bên thứ nhất là người giữ quyền chính, như là cha mẹ của đứa trẻ hoặc chủ sở hữu tài khoản ngân hàng. Bên thứ hai là tổ chức hoặc cá nhân mà bên thứ nhất đang giao dịch với, như là tổ chức tài chính hoặc bệnh viện. Bên thứ ba là người được bên thứ nhất chọn để ủy quyền khi họ không có mặt. Lá thư được gửi cho bên thứ hai.

• Lá thư sẽ rõ ràng mô tả quyền được ủy thác cho người đại diện, người sẽ thực hiện các hành động thay mặt bạn.
• Nếu bên thứ hai không biết (đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn), bạn có thể viết đơn giản 'To whom it may concern' (Gửi đến những người có thể quan tâm đến lá thư này).

Viết Lời Chào. Sử dụng các chức danh phù hợp, như 'Tiến sĩ,' 'Cô,' 'Bà,' hoặc 'Anh,' không nên gọi tên thân mật. Lời chào có thể bắt đầu bằng 'Kính gửi' hoặc một cách trang trọng hơn, không nên chỉ sử dụng 'Đến'.

• Hãy sử dụng tên và chức danh đầy đủ của người mà lá thư được gửi đến.
• Nếu bạn không biết tên cụ thể của bên mà người được ủy thác sẽ giao dịch, hãy viết 'To whom it may concern.'

Viết Thư Uỷ Quyền Ngắn Gọn và Chính Xác. Lá thư càng dài thì càng có nhiều thông tin có thể bị hiểu sai hoặc nhầm lẫn. Thư uỷ quyền ngắn gọn tập trung vào vấn đề chính và không nên lan man, điều này giúp giảm thiểu khả năng hiểu nhầm.

Mô Tả Các Nhiệm Vụ Được Ủy Thác Cho Người Đại Diện. Đảm bảo thư uỷ quyền của bạn ngắn gọn và chính xác. Bạn cần cung cấp thông tin chi tiết về quyền hạn bạn đang giao. Ví dụ: người đại diện của bạn có thể được ủy quyền để thực hiện các thủ tục y tế, ký kết các văn bản pháp lý, hoặc rút tiền từ tài khoản của bạn khi bạn vắng mặt. Dưới đây là cách bắt đầu một lá thư uỷ quyền:

• Tôi, (nhập tên đầy đủ của bạn), tại đây ủy quyền cho (nhập tên đầy đủ của người được ủy nhiệm) để cung cấp cho (chèn tổ chức nhận hồ sơ y tế của bạn), các thông tin y tế sau đây từ hồ sơ y tế cá nhân của tôi: (liệt kê các thông tin y tế).
• Cung cấp thông tin cụ thể về việc ủy thác. Nếu lá thư liên quan đến thông tin y tế của bạn, hãy cung cấp số bảo hiểm y tế và thông tin bồi thường. Nếu bạn cần hỗ trợ pháp lý, cung cấp thêm số vụ việc. Đối với các vấn đề tài chính, bạn cần liệt kê thông tin tài khoản liên quan.

Định rõ thời gian ủy thác. Chỉ định thời điểm ủy thác bắt đầu và kết thúc một cách cụ thể. Ví dụ, “Người đại diện được ủy quyền quyết định về y tế cho con tôi tại (địa chỉ nhà bạn) từ ngày 1 tháng 5 năm 2017 đến ngày 15 tháng 5 năm 2017.”

• Trong trường hợp khẩn cấp khi bạn không xác định được thời gian chính xác, hãy nêu rõ thời hạn ủy quyền. Ví dụ, “Trong tình huống khẩn cấp, người được ủy quyền có thời gian hành động thay mặt tôi trong vòng 30 ngày.”

Mục đích của việc ủy thác. Phải giải thích vì sao bạn cần một người đại diện đứng ra hành động thay mình. Có thể do bạn bị bệnh, hoặc bạn không có mặt tại nơi hiện tại trong một khoảng thời gian nhất định.

Giới hạn quyền hạn của người được ủy quyền. Bạn cần xác định rõ những hạn chế về quyền hạn mà người được ủy quyền có. Ví dụ, người được ủy quyền không được phép sử dụng thông tin y tế của bạn cho mục đích khác ngoài việc nêu trong thư. Hoặc bạn có thể chỉ định rằng người được ủy quyền không có quyền thực hiện một số quyết định tài chính mà không có sự đồng ý của bạn bằng văn bản.

Kết thúc lá thư. Sử dụng từ kết thúc phù hợp như “Trân trọng.” Để chỗ trống khoảng 4 dòng để ký tên sau đó viết tên đầy đủ của bạn.

Tạo định dạng thư chuẩn. Thư ủy quyền cần tuân theo định dạng thư tín thương mại để tạo sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Tất cả các phần của thư nên được căn lề bên trái. Nội dung cần được cách một dòng và không có thụt đầu dòng. Đặt một dòng trống giữa lời chào và phần mở đầu, cũng như giữa các đoạn văn.

Chọn một nhân chứng hoặc công chứng viên. Nhân chứng sẽ chứng kiến quá trình ký tên trong thư ủy quyền. Điều này đảm bảo rằng việc ký thư là tự nguyện và người ký là người có quyền lực. Trong một số trường hợp, việc ký thư cần phải được công chứng. Điều này có nghĩa là một quan chức được ủy quyền sẽ xác minh tính hợp lệ của văn bản pháp luật.

• Người này không được có mối liên hệ với bất kỳ bên nào được liệt kê trong thư.

Ký tên. In thư ra và ký bằng bút mực màu xanh hoặc đen. Bạn cũng có thể điền thêm ngày bên cạnh chữ ký của mình. Đó là ngày bạn ký thư.

• Nếu có nhân chứng, họ cũng cần ký tên và ghi rõ ngày trên thư. Nếu không, bạn có thể yêu cầu một công chứng viên chứng minh thư.

Giao bản gốc cho người đại diện. Thường thì người được ủy nhiệm sẽ giữ bản gốc của thư để họ có tài liệu chứng minh sự ủy quyền. Họ có thể cần phải cung cấp bức thư này cho các cơ quan chính phủ, ví dụ như nếu họ đưa con của bạn đi du lịch quốc tế.

Lưu giữ bản sao của thư. Bạn cần giữ lại một bản sao của thư trong hồ sơ của mình. Bạn sẽ cần nó nếu có bất kỳ câu hỏi nào về việc ủy quyền của bạn cho người đại diện.

• Nếu bạn muốn điều chỉnh thư ủy quyền (thêm hoặc loại bỏ thông tin), hãy viết một lá thư ủy quyền mới và yêu cầu việc chứng thực hoặc chứng minh của nhân chứng.