Cách Xin Lỗi Chuyên Nghiệp Khi Trả Lời Muộn: Hơn 20 Ví Dụ Email!

Bắt đầu email của bạn bằng lời chào trang trọng. Mỗi khi bạn viết một email chuyên nghiệp, hãy bắt đầu với lời chào trang trọng. Nếu bạn biết tên người nhận, sử dụng chức danh phù hợp. Ví dụ:

• Kính gửi Mx. Nancy,
• Chào ông Price,
• Chào buổi sáng,
• Với những người bạn quen biết tốt hoặc có mối quan hệ ngoài công việc, bạn có thể dùng các lời chào như “Chào,” hoặc “Hi.”

Xin lỗi trực tiếp và giải thích ngắn gọn lý do trễ. Sau khi xin lỗi, hãy cho người nhận biết lý do vì sao bạn chậm trễ, nhưng đừng giải thích quá dài dòng. Quan trọng hơn là đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của họ thay vì đi sâu vào nguyên nhân.

• Xin lỗi vì phản hồi trễ, tôi phải kiểm tra với một đội khác để có thông tin bạn cần.
• Xin lỗi vì trả lời muộn, tuần trước tôi đã vắng mặt tại văn phòng.
• Xin lỗi vì sự trễ này, chúng tôi đang bảo trì máy chủ và điều đó đã gây ra tình trạng email bị trì hoãn.
• Xin lỗi về sự bất tiện này, nhóm của chúng tôi vừa tiếp nhận trường hợp của bạn từ bộ phận Dịch vụ khách hàng.
• Xin lỗi, tôi đã không kiểm tra email khi đang nghỉ lễ.

Công nhận email của người khác và đưa ra giải pháp. Tóm tắt ngắn gọn vấn đề hoặc yêu cầu của họ để chứng tỏ bạn đã hiểu và cho họ biết cách bạn sẽ giải quyết.

• Tôi đã thông báo cho đội ngũ bán hàng về tài khoản của bạn; bạn có thể nhận được phản hồi từ đồng nghiệp của tôi trong vòng hai ngày làm việc tới.
• Tôi rất tiếc khi nghe bạn không hài lòng với sản phẩm. Bạn sẽ nhận được khoản hoàn tiền đầy đủ khi gửi xác nhận trả hàng.
• Tôi sẽ gửi báo cáo đó cho bạn trước cuối ngày hôm nay.
• Xin lỗi vì sự chậm trễ, nhưng tôi vẫn có thể đưa bạn đi bác sĩ vào tuần tới.

Kết thúc email bằng lời chào trang trọng. Trong môi trường kinh doanh, hãy kết thúc email với các từ như “Trân trọng,” “Chân thành,” hoặc “Cảm ơn.” Nếu email có thể cần theo dõi, bạn có thể viết như “Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng cho tôi biết.” Đối với email không chính thức, bạn có thể chỉ cần nói “Tạm biệt,” hoặc đề cập đến một vấn đề khác không liên quan.

• Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự kiên nhẫn của bạn,
• Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào,
• Nhân tiện, tôi rất vui khi gặp chị gái bạn hôm trước. Chuyển lời hỏi thăm của tôi đến gia đình bạn nhé.
• Chúng ta sẽ gặp nhau vào tuần sau đúng không? Nói chuyện sau nhé.

Biểu lộ sự cảm kích đối với sự kiên nhẫn của người khác. Ngày nay, mọi người có thể cảm thấy mệt mỏi với những lời xin lỗi, và đôi khi chúng có thể trở nên ít có ý nghĩa hơn so với dự định. Nếu bạn muốn tránh lời xin lỗi, hãy thay vào đó công nhận sự kiên nhẫn của người khác.

• Cảm ơn rất nhiều vì sự kiên nhẫn của bạn về vấn đề này.
• Cảm ơn vì sự kiên nhẫn của bạn.
• Cảm ơn vì đã đợi, sự kiên nhẫn của bạn thực sự có ý nghĩa lớn đối với tôi.

Đảm bảo với họ rằng vấn đề của họ là ưu tiên hàng đầu của bạn. Cách tốt nhất để cải thiện tình hình là hành động. Bằng cách đảm bảo với ai đó rằng bạn đang giải quyết vấn đề của họ và theo dõi, bạn sẽ dễ dàng làm họ yên tâm và bỏ qua sự trễ nải của bạn.

• Tôi muốn đảm bảo với bạn rằng vấn đề của bạn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi và chúng tôi sẽ giải quyết trong ngày làm việc tiếp theo.
• Tôi sẽ tự mình đảm bảo rằng vấn đề này được xử lý ngay lập tức.
• Cảm ơn vì đã đợi, chúng tôi vẫn có thể hoàn thành yêu cầu của bạn trong thời gian bạn đã đưa ra.

Chịu trách nhiệm về sự chậm trễ. Những lời xin lỗi đặc biệt quan trọng khi bạn làm tổn thương hoặc gây phiền toái cho người khác. Nếu vấn đề nhỏ, chỉ cần nhận trách nhiệm và tiếp tục công việc là cách tốt nhất.

• Cảm ơn vì đã đợi, tôi đang giải quyết một vấn đề khẩn cấp và không thể trả lời nhanh như tôi mong muốn.
• Văn phòng chúng tôi đã rất bận rộn trong hai tuần qua, cảm ơn bạn vì đã hiểu cho chúng tôi.
• Tôi phải kiểm tra với trưởng nhóm trước khi trả lời bạn, cảm ơn bạn đã kiên nhẫn.

Email trả lời muộn cho khách hàng Khi trả lời muộn cho khách hàng, điều quan trọng nhất là phải nhanh chóng giải quyết nhu cầu của họ và thông báo rằng vấn đề của họ giờ là ưu tiên hàng đầu của bạn. Dưới đây là một số ví dụ email để phản hồi khách hàng:

• Chào bà Jung,
  
  Xin lỗi vì đã trả lời muộn, tôi phải kiểm tra với một đội khác trước khi có thể xử lý yêu cầu của bạn. Tôi thấy rằng một trong những món đồ bạn đặt đã bị hỏng. Chúng tôi có thể gửi bạn một món thay thế hoặc hoàn tiền nếu bạn trả lại món đồ đó cùng với nhãn vận chuyển được đính kèm trong email này. Vui lòng xác nhận sau khi thực hiện, và tôi sẽ bắt đầu quá trình xử lý bên chúng tôi.
  
  Xin cho tôi biết nếu có gì khác chúng tôi có thể giúp đỡ.
  
  Cảm ơn bạn,
  Đội ngũ Hỗ trợ
  
  
• Chào bà Mx. Essa,
  
  Cảm ơn vì đã chờ đợi, trợ lý khách hàng của bạn đang nghỉ phép, vì vậy tôi sẽ tiếp nhận phần còn lại của yêu cầu này. Nếu bạn có thể gửi cho tôi ngày đặt hàng và 4 chữ số cuối của thẻ thanh toán, tôi sẽ kiểm tra tình trạng đơn hàng của bạn.
  
  Cảm ơn bạn,
  Bruce

Email trả lời muộn cho ứng viên xin việc Quá trình tuyển dụng tại một số công ty có thể kéo dài qua nhiều bước, và có thể mất nhiều ngày (hoặc tuần, hoặc thậm chí tháng) trước khi bạn tìm thấy ứng viên phù hợp. Dù bạn có thể đã mất một thời gian để trả lời, người ta thường mong đợi sẽ phải chờ đợi để nhận phản hồi từ công ty. Hãy đảm bảo với các ứng viên tiềm năng rằng thời gian của họ rất quan trọng đối với bạn qua một email như một trong những ví dụ sau:

• Chào bà Lee,
  
  Cảm ơn rất nhiều vì sự kiên nhẫn của bạn, chúng tôi đã thực hiện bảo trì các máy chủ văn phòng và điều đó đã gây ra tình trạng email bị trì hoãn. Tôi đã xem qua đơn ứng tuyển của bạn và đã chuyển nó cho quản lý tuyển dụng của chúng tôi. Bạn sẽ nhận được phản hồi từ bà ấy trong vòng 3-5 ngày làm việc tới, nhưng đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào trong thời gian chờ đợi.
  
  Cảm ơn bạn,
  Bruce Carmichael
  
  
• Chào Chalice,
  
  Chúng tôi xin lỗi vì phản hồi muộn, chúng tôi đã nhận được hơn 200 hồ sơ ứng tuyển cho vị trí này. Chúng tôi muốn mời bạn tham gia phần tiếp theo của quy trình tuyển dụng; bạn có thể gửi cho chúng tôi một vài ngày và giờ vào tuần tới khi bạn có thể tham gia phỏng vấn trực tuyến không? Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
  
  Trân trọng,
  Bruce

Email trả lời muộn cho bạn bè và người quen Nếu bạn bỏ lỡ một email hay tin nhắn từ bạn bè, thường thì sẽ ít nghiêm trọng hơn so với trong môi trường công việc. Tuy nhiên, một lời xin lỗi vì sự chậm trễ vẫn là cách cư xử lịch sự. Hãy thử một trong những tin nhắn mẫu này để an ủi bạn của bạn:

• Chào Emily,
  
  Xin lỗi vì không thể trả lời bạn sớm hơn, mẹ tôi bị ốm nên tôi không kiểm tra email. Cảm ơn bạn đã gửi cho tôi những bức ảnh đó, tôi dự định in chúng ra vào tuần tới. Tôi sẽ cho bạn biết nếu có gì khác tôi cần từ bạn, nhưng có lẽ bạn sẽ nhận được phản hồi từ tôi vào thứ Sáu.
  
  Cảm ơn bạn lần nữa,
  Bruce
  
  
• Chào ba,
  
  Xin lỗi đã làm ba phải chờ, tôi đã rất bận rộn với công việc. Tôi đã xem qua kịch bản và nghĩ rằng nó ổn, có thể ba có thể thêm một chút về chuyến đi bộ chúng ta đã đi vào năm ngoái. Nói chuyện với ba sau nhé,
  
  Bruce

Email trả lời muộn cho đồng nghiệp Khi trò chuyện với các đồng nghiệp, bạn có thể giảm bớt một chút sự trang trọng, nhưng vẫn cần giữ sự chuyên nghiệp. Hãy tham khảo những ví dụ về cách xin lỗi vì trả lời muộn trong email gửi cho đồng nghiệp:

• Chào Jonah,
  
  Xin lỗi vì phản hồi muộn, công việc hôm qua thật tồi tệ, và email của bạn bị lạc mất. Tôi đã nộp mẫu đơn bạn yêu cầu, và bạn sẽ nhận kết quả vào cuối ngày. Cảm ơn vì đã kiên nhẫn!
  
  Trân trọng,
  Bruce
  
  
• Chào Eli,
  
  Cảm ơn bạn đã đợi, tôi đã tốn nhiều thời gian hơn dự kiến để điền xong mẫu đơn. Các câu trả lời của tôi đã được đính kèm trong email này, cảm ơn bạn lần nữa!
  
  -Bruce

Email trả lời muộn ngắn gọn Những email hiệu quả và tuyệt vời thường ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Hãy chuyển sang giải quyết vấn đề mà không bỏ sót một nhịp với một trong những mẫu email ngắn gọn này:

• Chào bà Belmouloud,
  
  Xin lỗi vì phản hồi muộn, đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi hiện đang quá tải với các yêu cầu. Tôi có thể giúp gì cho bà hôm nay?
  
  Trân trọng,
  Bruce
  
  
• Chào Carly,
  
  Xin lỗi vì phản hồi trễ, tôi chắc là đã bỏ sót email của bạn. Tôi sẽ gửi các báo cáo cho bạn trước 12 giờ trưa hôm nay, cảm ơn bạn vì đã kiên nhẫn!
  -Bruce

Chấp nhận lời xin lỗi và chuyển tiếp ngay. Việc trả lời một lời xin lỗi có thể cảm thấy hơi ngượng ngùng, vì vậy nếu không phải vấn đề lớn, đừng dành quá nhiều thời gian vào đó. Bạn có thể nói điều gì đó như “Tôi hiểu, ai cũng có thể gặp phải tình huống như vậy” hoặc “Cảm ơn bạn vì lời xin lỗi, tôi biết chúng ta đều rất bận rộn vào thời điểm này trong năm.”

• Tránh để lộ sự khó chịu hay bực bội. Mặc dù mọi người có thể mắc lỗi lớn, nhưng giữ thái độ lịch sự sẽ giúp môi trường làm việc của bạn dễ chịu hơn.

Đặt ra ranh giới và kỳ vọng cho tương lai. Khi ai đó làm bạn phiền lòng, hãy nói thẳng với họ về cách bạn muốn tương tác trong tương lai. Sau khi chấp nhận lời xin lỗi của họ, bạn có thể viết điều gì đó như:

• Tôi hiểu lý do tại sao phản hồi của bạn bị trễ, nhưng đồng thời, tôi muốn đảm bảo rằng lịch trình của cả hai chúng ta được tôn trọng. Trong tương lai, tôi mong muốn nhận báo cáo từ bạn trong vòng 24 giờ. Tôi hiểu rằng đôi khi có những tình huống ngoài tầm kiểm soát, vì vậy nếu việc này xảy ra lần nữa, hãy cho tôi biết trước. Cảm ơn bạn đã gửi những tài liệu này cho tôi.
• Nếu các email của bạn không được trả lời đúng hạn, hãy thử thêm thời gian bạn mong muốn nhận phản hồi vào dòng tiêu đề của email. Cách này sẽ giúp mọi người biết ngay điều gì là cấp bách.

Đặt thời gian mỗi ngày để kiểm tra email. Cartas khuyên rằng một trong những kỹ năng tổ chức quan trọng nhất là quản lý thời gian. Nếu bạn gặp khó khăn với việc trả lời trễ, hãy dành 30 phút đầu tiên của ngày làm việc để kiểm tra email và đảm bảo bạn nắm rõ các dự án cần làm.

Sắp xếp hộp thư đến theo mức độ khẩn cấp. Cartas đề nghị đánh dấu sao cho những email quan trọng để bạn có thể dễ dàng quét qua hộp thư đến và tìm các vấn đề cần xử lý. Bạn cũng có thể thiết lập các thư mục email riêng biệt cho từng khách hàng, chủ đề hoặc dự án.

Phân công công việc khi bạn bị quá tải. Khi bạn làm việc, đôi khi mọi người có thể yêu cầu bạn làm nhiều việc hơn so với khả năng thực tế. Nếu bạn đang chia sẻ công việc với người khác, nhận thêm nhiệm vụ từ các nhóm khác, hoặc chỉ đơn giản là gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc, hãy liên hệ với đồng nghiệp để nhờ họ hỗ trợ.

• Cartas nhắc nhở rằng bạn có thể bảo vệ bản thân ngay cả trong môi trường công việc: “Là một [nhân viên], bạn không nhất thiết phải làm tất cả những gì người khác yêu cầu. Bạn nên có khả năng nói với sếp hoặc đồng nghiệp rằng, ‘Tôi hiểu bạn muốn làm dự án này, nhưng tôi đang có B, C, và D, và những việc này đang chiếm hết thời gian ưu tiên của tôi. Nếu bạn muốn tôi hoàn thành dự án này, một trong những việc đó phải được hoãn lại. Vậy, bạn muốn hoãn công việc nào?’”

Thiết lập chuyển tiếp email khi bạn vắng mặt. Nếu bạn phải rời đi, bạn cần đảm bảo mọi thứ được sắp xếp chu đáo cho sự vắng mặt của mình. Một vài điều cần lưu ý theo Cartas là đảm bảo rằng email của bạn được chuyển tiếp cho người khác, sếp của bạn biết về tình hình và có một hệ thống để công việc của bạn được thực hiện bởi người khác.