Buzz
Cách nói 'Xin lỗi vì trả lời chậm' qua email
- Bắt đầu email của bạn với lời chào chuyên nghiệp.
- Xin lỗi một cách thành thật và chân thành vì sự trễ hẹn của bạn.
- Giải thích lý do của bạn vì sự chậm trễ trong việc trả lời.
- Trả lời câu hỏi hoặc yêu cầu ban đầu của người khác.
- Đề nghị sự hỗ trợ tiếp tục và kết thúc với một lời kết chuyên nghiệp.
Bước
Cách viết email 'Xin lỗi vì trả lời muộn'
- Chào đón người nhận và gọi tên họ. Khi viết email chuyên nghiệp, việc bao gồm lời chào rất quan trọng. Nếu bạn đang trả lời email của đồng nghiệp và bạn quen thuộc với họ, một lời chào không chính thức sẽ được chấp nhận. Nếu bạn đang trả lời email của sếp, quản lý hoặc khách hàng quan trọng, một lời chào nghiêm túc hơn có lẽ là lựa chọn phù hợp hơn. Dù sao đi nữa, hãy nhớ gọi tên họ để email trở nên gần gũi và chân thành hơn.
- Lời chào nghiêm túc hơn: Xin chào [tên], Chào buổi sáng/chiều/tối [tên]
- Lời chào không chính thức hơn: Xin chào [tên], Xin chào [tên]
Cách nhận biết một sự trễ hẹn mà không nói 'xin lỗi'
- Thể hiện sự biết ơn thay vì xin lỗi. Đôi khi, việc trả lời muộn không phải lỗi của bạn. Điều này có thể xảy ra nếu bạn thay thế một vị trí từ ai đó và kế thừa những email chưa được trả lời của họ, nếu bạn gặp sự cố kỹ thuật, hoặc nếu nơi làm việc của bạn đang chuyển động trách nhiệm trong nhóm của bạn. Nếu bạn muốn nhận thức việc trả lời muộn nhưng bạn không nghĩ rằng việc xin lỗi là cần thiết, có một vài cụm từ thay thế bạn có thể sử dụng. Những cụm từ này bao gồm:
- Cám ơn bạn đã kiên nhẫn.
- Tôi đánh giá cao sự linh hoạt của bạn.
- Tôi đánh giá cao sự hiểu biết của bạn.
- Cám ơn bạn đã chịu đựng với tôi.
- Cảm ơn bạn đã linh hoạt với tôi.
Các ví dụ về email trả lời muộn
-
Ví dụ 1
- Chào cô Zhang,
Tôi xin lỗi về việc trả lời muộn của mình. Hiện tại tôi đang tham dự một hội nghị ngoài tiểu bang nên trong vài ngày qua tôi không có mặt ở văn phòng. Về tin nhắn của cô, cuộc họp đã được sắp xếp vào thứ Ba tuần sau vào lúc 9:00 sáng, và chúng tôi rất mong có cô tham dự. Nếu còn câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ thêm trong thời gian chờ đợi, xin vui lòng cho tôi biết!
Trân trọng,
Evan Miller
- Chào cô Zhang,
-
Ví dụ 2
- Chào buổi chiều, ông Jackson,
Tôi xin lỗi về sự trả lời chậm trễ. Gần đây tôi đã tiếp quản vai trò này từ Kevin Moore, và hiện tại tôi đang xem xét lại các email đã được gửi trong quá trình chuyển giao này. Tôi đã đính kèm các mẫu mà ông yêu cầu dưới đây, cùng với một số tài liệu thông tin bổ sung nếu ông cần. Cảm ơn ông rất nhiều về sự kiên nhẫn của ông, và nếu còn điều gì khác ông cần, xin đừng ngần ngại hỏi.
Trân trọng,
Elizabeth Rodriguez
- Chào buổi chiều, ông Jackson,
-
Ví dụ 3
- Xin chào Javier,
Tôi rất xin lỗi vì sự trễ trong việc phản hồi của tôi—tôi không may mắn mắc bệnh cúm, nên từ thứ Sáu tuần trước đến nay tôi không có mặt ở văn phòng. Tôi đã xem lại các slide mà anh gửi qua, và mọi thứ trông rất tốt. Chúng ta nên sẵn sàng cho bài thuyết trình vào tuần sau, nhưng nếu cần gì thêm, anh hãy cho tôi biết!
Hẹn gặp lại anh,
Emily
- Xin chào Javier,
Etiquette về Thời gian Phản hồi Email
-
Cố gắng trả lời trong vòng 24-48 giờ. Thời gian phản hồi thích hợp thường phụ thuộc vào tình huống. Ví dụ, nếu đây là một email khẩn cấp hoặc có thời hạn từ đồng nghiệp hoặc sếp của bạn, thời gian phản hồi nhanh có thể chỉ là vài phút. Đối với các email chung khác, thời gian phản hồi chấp nhận được có thể từ hai giờ đến hai ngày làm việc.
- Theo nghiên cứu, 90% người dùng phản hồi email trong vòng một hoặc hai ngày sau khi nhận được chúng.
-
Xin lỗi về sự trả lời chậm đối với các tin nhắn có tính thời gian. Nếu bạn nhận được một email khẩn cấp hoặc có thời hạn và không trả lời trong vài giờ, việc xin lỗi về sự chậm trễ của bạn là một ý tưởng tốt. Đối với các email khác, việc xin lỗi thường là cần thiết nếu bạn mất vài ngày làm việc (hoặc thậm chí vài tuần) để trả lời.
- Làm nguyên tắc chung, bạn chờ đợi càng lâu để trả lời, thì việc xin lỗi càng cần thiết.
- Ví dụ, nếu bạn nhận được một email không khẩn cấp và mất 2-3 ngày để trả lời, bạn có thể cung cấp một lời xin lỗi nhanh nếu muốn, nhưng có thể không cần thiết.
- Ngược lại, nếu bạn nhận được một email quan trọng từ đồng nghiệp hoặc khách hàng và không trả lời trong một tuần, thì việc xin lỗi có thể cần thiết hơn.
Tại sao quan trọng phải xin lỗi về sự trả lời chậm?
-
Nó giúp bạn nhận ra lỗi của mình và xin lỗi để được tha thứ. Nếu bạn bỏ lỡ một email quan trọng và mất một thời gian đáng kể để trả lời, việc nhận ra điều này là rất quan trọng. Điều này đảm bảo người nhận biết rằng sự chậm trễ không có ý định, bạn đang nghiêm túc đối xử với tình huống này và mong họ có thể tha lỗi cho sự vô tâm của bạn.
-
Nó cho bạn cơ hội giải thích lý do của sự chậm trễ. Khi người nhận có thông tin về tình huống, họ có thể dễ dàng hiểu tại sao bạn trả lời chậm. Dù bạn đi nghỉ cá nhân, bị ốm, hay đang xử lý những tình huống bất ngờ, những thông tin này có thể cung cấp ngữ cảnh cần thiết.
-
Nó giúp bạn duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp tích cực. Đưa ra lời xin lỗi và giải thích về sự chậm trễ của bạn cho thấy bạn quan tâm đến tin nhắn của người khác, ngay cả khi bạn không trả lời nhanh như bạn mong muốn. Điều này cũng cho thấy bạn cam kết duy trì mối quan hệ tích cực với người này và sẵn sàng hỗ trợ họ với bất cứ điều gì họ cần.
Các Mẹo để Tránh Trả Lời Email Chậm
-
Lên lịch thời gian kiểm tra email hàng ngày. Khi bạn chỉ định một thời gian cụ thể để kiểm tra email mỗi ngày, các tin nhắn ít có khả năng bị bỏ qua hoặc rơi vào lưới sàng lọc. Bạn có thể chỉ cần lên lịch một phiên vào mỗi ngày nếu bạn không nhận được nhiều email. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên nhận được rất nhiều email liên quan đến công việc, có lẽ tốt nhất là nên lên lịch kiểm tra từ 2-3 lần trong ngày.
- Ví dụ, nếu bạn chỉ cần kiểm tra email một lần mỗi ngày, thời gian chỉ định của bạn có thể là mỗi sáng vào lúc 10:00.
- Nếu bạn cần kiểm tra email nhiều lần trong ngày, thời gian chỉ định của bạn có thể là sáng sớm lúc 8:30, sau bữa trưa lúc 1:00 và ngay trước khi kết thúc giờ làm vào lúc 4:45 chiều.
-
Dọn dẹp hộp thư đến và xóa thư rác. Nếu bạn đang lục lọi qua hàng loạt email ngẫu nhiên từ danh sách đăng ký, cửa hàng bán lẻ và người gửi không rõ, bạn rất có thể bỏ lỡ một tin nhắn quan trọng từ đồng nghiệp, đồng nghiệp hoặc khách hàng. Thường xuyên xóa thư rác và hủy đăng ký khỏi các danh sách email không cần thiết có thể giúp bạn giữ được tinh thần và đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn quan trọng nào.
-
Điều chỉnh cài đặt để đánh dấu email từ một số người nhất định. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được email từ những người gửi quan trọng như sếp của bạn, quản lý của bạn hoặc một khách hàng ưu tiên cao ngay lập tức, để bạn có thể trả lời kịp thời. Đây là cách để làm điều đó:
- Gmail: Nhấp vào biểu tượng bên phải của thanh tìm kiếm ở đầu hộp thư đến của bạn, điều này sẽ hiển thị các tùy chọn tìm kiếm. Nhập địa chỉ email của người gửi mà bạn muốn đánh dấu vào ô “Từ,” sau đó nhấp vào “Tạo bộ lọc” ở phía dưới. Chọn “Đánh dấu sao” hoặc “Luôn đánh dấu là quan trọng” để đánh dấu email của người gửi này.
- Outlook: Đầu tiên, tạo một thư mục trong hộp thư đến của bạn và thêm nó vào “Yêu thích.” Tiếp theo, nhấp chuột phải vào “Hộp thư đến,” chọn “Áp dụng quy tắc” từ menu xuất hiện, sau đó chọn “Chỉnh sửa quy tắc.” Trong cửa sổ mới, điều hướng đến “Từ,” và chọn “chỉ người nhận.” Nhập địa chỉ email của người gửi, nhấp vào “di chuyển đến thư mục được chỉ định,” và chọn thư mục bạn vừa tạo. Tất cả email từ người gửi này sẽ được điều hướng đến thư mục được đánh dấu.
-
Sắp xếp email của bạn vào các thư mục. Tạo các thư mục trong hộp thư đến của bạn giúp bạn giữ các cuộc trò chuyện quan trọng ở một nơi, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm tra và giữ liên lạc với các phản hồi của mình. Ví dụ, bạn có thể tạo một thư mục cho các cuộc trò chuyện với sếp của bạn, một thư mục cho các cuộc trò chuyện với khách hàng quan trọng, và một thư mục cho các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp mà bạn hợp tác chặt chẽ.
-
Kiểm tra thư mục thư rác của bạn. Đôi khi, các email quan trọng có thể bị lỡ vào thư mục rác hoặc thư rác một cách tình cờ. Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào, hãy tạo thói quen kiểm tra các thư mục này thường xuyên.
Cách Xin Lỗi “Xin Lỗi Vì Sự Trễ” Trong Một Cuộc Trò Chuyện Trực Tiếp
-
Xin lỗi bằng lời nói nếu bạn gặp họ trước khi bạn có cơ hội để trả lời. Nếu bạn tình cờ gặp người đã gửi email cho bạn trước khi bạn có cơ hội để trả lời email của họ, hãy đề nghị một lời xin lỗi nhanh chóng và trả lời câu hỏi của họ, hoặc cho họ biết rằng bạn đang làm việc trên yêu cầu của họ. Dưới đây là một số ví dụ về những gì bạn nên nói:
- “Xin chào, Jasmine! Tôi mới nhìn thấy email của bạn sáng nay. Tôi đang tập hợp các tài liệu đó, và tôi sẽ chắc chắn gửi chúng cho bạn vào giờ trưa. Xin lỗi vì không phản hồi sớm hơn—tuần trước tôi đi nghỉ, vì vậy tôi vẫn đang bắt kịp những thứ tôi đã bỏ lỡ.”
- “Xin chào, ông Garcia! Tôi rất xin lỗi vì chưa trả lời email của ông—I đã có lệnh điều trị y tế trong vài tuần qua, và tôi mới bắt đầu bắt kịp với những điều tôi đã bỏ lỡ. Để trả lời câu hỏi của ông, hội nghị sẽ bắt đầu vào ngày 25 của tháng tới và sẽ kết thúc vào ngày 30.”
