Buzz
Gặp phải trang trắng khi làm việc với Microsoft Word thường gây khó khăn cho người dùng. Dù việc xoá trang trắng trong Word khá đơn giản nhưng cũng có thể làm rối tung người dùng lần đầu tiên thực hiện. Ngoài ra, xoá từng trang một thay vì xoá toàn bộ có thể làm mất thời gian và gây ảnh hưởng đến định dạng văn bản sẵn có. Vậy làm thế nào để xoá trang trắng trong Word nhanh nhất? Trong bài viết này, Mytour sẽ hướng dẫn bạn các cách xoá trang trắng trong Word dễ dàng, áp dụng cho các phiên bản 2007, 2010, 2013 và 2016.
Nguyên nhân gây ra lỗi trang trắng trong Word
Để xoá trang trắng trong Word, bạn cần hiểu nguyên nhân dẫn đến lỗi này. Trang trắng trong Microsoft Word, hay còn gọi là Blank Page, là trang trống được tạo ra mỗi khi bạn đã sử dụng hết trang trước đó hoặc khi chuyển đổi nội dung sang trang mới. Nếu không tạo mới trang, trang trắng thường sẽ tự động xuất hiện khi bạn viết đủ một trang Word.
Tuy nhiên, có những trường hợp ngẫu nhiên khi soạn thảo văn bản mà một khoảng trống không mong muốn xuất hiện, chia cắt phần nội dung đã viết. Vấn đề này sẽ gây phiền toái nếu không phát hiện kịp thời, đặc biệt khi in tài liệu thành bản giấy.
Có nhiều nguyên nhân chủ quan gây ra Blank Page không mong muốn. Một số lỗi thường gặp bao gồm:
- Nhấn Enter quá nhiều khiến Word nhảy sang trang mới.
- Vô tình sử dụng tổ hợp Ctrl + Enter dẫn đến trang trắng thừa.
- Nhấn nhầm Page Break hoặc Next Page (Section Break) khiến Word tạo trang mới.
- Lỗi nhảy trang do chèn bảng tính hoặc hình ảnh.
Thực tế, các trang trắng không phải là lỗi nghiêm trọng nếu được phát hiện và sửa chữa kịp thời. Tuy nhiên, không nên để chúng tồn tại trong văn bản để đảm bảo sự liền mạch và thẩm mỹ. Vậy tại sao người dùng cần biết cách xoá đi các Blank Page trong Word?
Tại sao người dùng cần xoá trang trắng trong Word?
Mặc dù không ảnh hưởng quá nghiêm trọng đến toàn bộ văn bản nhưng Blank Page vẫn làm mất đi thẩm mỹ của bố cục Word. Trong quá trình soạn thảo, nếu văn bản tự động nhảy sang trang mới khi đã sử dụng hết phạm vi của trang cũ, người dùng có thể tiếp tục mà không cần xoá trang trắng mới này. Tuy nhiên, do các nguyên nhân như nhấn nhầm hoặc sử dụng chức năng sai, các trang trắng mới có thể làm gián đoạn các nội dung đang được soạn thảo và tạo ra khoảng trống không cần thiết. Tóm lại, Blank Page có thể gây bất tiện trong một số trường hợp sau đây.
Mất tính thẩm mỹ và tạo bố cục không đồng nhất cho văn bản
Một trang trắng sẽ tạo ra khoảng cách lớn giữa các phần nội dung trong văn bản, dễ dàng làm gián đoạn sự liên tục khi đọc. Đây là lý do vì sao người dùng cần xoá trang trắng trong Word để đảm bảo bố cục văn bản liền mạch nhất. Theo tiêu chuẩn hiện nay, khoảng cách giữa các đoạn văn chỉ nên cách nhau một dòng hoặc 1.5pt. Vì vậy, để trang Word không bị dư thừa và giữ được tính khoa học, việc xoá trang trắng là rất cần thiết.
Ngoài ra, việc vô tình khiến Word nhảy sang trang trống mới mà không kịp chỉnh sửa cũng có thể làm mất đi định dạng văn bản đang sử dụng. Trong nhiều trường hợp tạo Blank Page, các thiết lập về căn lề, font chữ hay cỡ chữ sẽ quay về mặc định, khiến người dùng phải dành thêm thời gian để căn chỉnh lại để phù hợp với các đoạn văn bản phía trên.
Sai lầm khi đánh số trang cho văn bản
Số trang thường được đánh ở phần Footer dưới mỗi trang Word. Tùy theo sự lựa chọn của người soạn thảo, số trang có thể bắt đầu từ trang đầu tiên hoặc trang thứ hai cho đến cuối tài liệu. Tuy nhiên, Word chỉ hỗ trợ đánh số trang tự động mà không nhận diện được trang có nội dung và trang trống để đánh số. Do đó, nếu không xóa trang trắng trong Word, những Blank Page vô tình sẽ được đánh số thứ tự, gây ra sai lệch trong mục lục có sẵn của văn bản.
Trường hợp người dùng đã tạo mục lục và không sử dụng tính năng cập nhật mục lục tự động, trang trống sẽ làm tăng số trang không cần thiết và khiến bạn phải tạo lại mục lục. Điều này đòi hỏi người dùng phải cẩn thận, xoá bỏ ngay trang trống trước khi đánh số trang hoặc sử dụng tính năng cập nhật mục lục tự động để khắc phục tình trạng này.
Vấn đề trang trắng khi in ấn
Tương tự như vấn đề số trang, việc không xoá trang trắng trong Word có thể dẫn đến sai sót khi in ấn. Các trang trắng sẽ không được loại bỏ khi in, mà sẽ được in cùng với nội dung tạo thành bản in cứng. Tình trạng này xảy ra khi người dùng không xoá trang trắng trong Word trước khi in, gây lãng phí giấy và tạo ra không gian trống không cần thiết trong bản in, đôi khi có thể làm thiếu giấy in nếu có quá nhiều trang trống thừa. Một khi đã in thành bản cứng, người dùng cũng không thể chỉnh sửa mà chỉ có thể phải sửa lại ở bản mềm và in lại một lần nữa.
Mặc dù không nhiều, nhưng các trang trống thừa cũng gây phiền toái cho người dùng trong quá trình soạn thảo văn bản. Để giải quyết hoặc giảm thiểu các vấn đề này, bạn cần biết cách xóa trang trắng trong Microsoft Word. Tùy vào nguyên nhân gây ra lỗi, có nhiều phương pháp xử lý khác nhau. Bạn có thể tham khảo và chọn lựa một trong những phương pháp dưới đây để thực hiện. Chú ý rằng, các cách thực hiện được hướng dẫn dưới đây đều sử dụng các công cụ cơ bản và có sẵn trong phần mềm, giúp người dùng áp dụng trên nhiều phiên bản Word khác nhau.
Cách xóa trang trắng trong Word nhanh bằng phím tắt
Sử dụng phím tắt là phương pháp nhanh nhất để loại bỏ trang trắng trong Word. Phương pháp này rất được ưa chuộng vì có thể thao tác nhanh chóng trên bàn phím mà không cần sự hỗ trợ của công cụ nào khác. Đây cũng là cách hiệu quả để xóa các trang trống do nhấn nhầm vào chức năng sang trang mới. Tuy nhiên, chỉ thích hợp với việc xóa 1-2 trang trống. Đối với số lượng nhiều hơn, người dùng nên tránh cách thủ công để tiết kiệm thời gian và công sức.
Cách dùng phím tắt được phân chia thành 2 trường hợp để xóa trang trắng trong Word:
Trong trường hợp trang trắng nằm ở cuối tài liệu, người dùng đặt con trỏ chuột vào cuối trang và nhấn phím Delete trên bàn phím. Hoặc có thể nhấn tổ hợp phím Shift + Click chuột trái rồi mới dùng phím Delete để xóa.
Trong trường hợp trang trắng nằm xen kẽ giữa các phần nội dung, người dùng di chuyển con trỏ chuột vào đầu mỗi trang ngay sau trang trống cần xóa, sau đó nhấn phím Backspace để loại bỏ trang thừa.
Việc sử dụng phím tắt phải kết hợp với đặt con trỏ chuột, làm cho quy trình này mất nhiều thời gian hơn nếu bạn cần xóa nhiều hơn 1-2 trang trống. Để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn có thể áp dụng các phương pháp xóa trang sau đây.
Cách xóa trang trắng trong Word bằng các công cụ có sẵn
Microsoft Word cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ người dùng xử lý lỗi nhập liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất. Thay vì xóa thủ công từng trang trống, người dùng có thể sử dụng các công cụ có sẵn để xóa một lần nhiều trang trống, tiết kiệm thời gian và công sức. Các công cụ này cho phép bạn tìm kiếm và xóa các trang trống một cách chính xác và nhanh chóng. Tùy vào nguyên nhân gây lỗi Blank Page mà bạn có thể lựa chọn sử dụng một trong những công cụ này.
Xóa trang trắng ở cuối văn bản bằng Paragraph
Công cụ Paragraph giúp người dùng phát hiện và đánh dấu trang trống bằng ký tự đặc biệt, từ đó xóa một loạt các Blank Page ở cuối tài liệu một cách nhanh chóng, không cần phải xử lý từng trang. Phương pháp này đơn giản vì công cụ đã sẵn có trên tab Home, cũng giúp phát hiện và xóa các khoảng trống nhanh chóng. Tuy nhiên, hạn chế là chỉ áp dụng được với Blank Page nằm ở cuối văn bản.
Để xóa trang trắng theo cách này, bạn cần làm những bước sau:
Bước 1: Mở file Word cần xóa trang trắng.
Bước 2: Di chuyển con trỏ chuột đến cuối trang trong tài liệu.
Bước 3: Trên thanh công cụ, chọn Tab Home, sau đó nhấp chuột vào biểu tượng Paragraph trong hộp Paragraph. Lúc này, người dùng sẽ thấy các khoảng trống được đánh dấu bằng biểu tượng vừa bật.
Bước 4: Bôi đen toàn bộ các biểu tượng đó bằng con trỏ chuột, sau đó sử dụng phím Delete hoặc Backspace trên bàn phím để xóa. Sau khi thực hiện xong, bạn sẽ thấy trang trắng đã biến mất. Tiếp theo, nhấp chuột lần nữa vào biểu tượng Paragraph để tắt tính năng này.
Xóa trang trắng trong Word do Page Break/Section Break
Page Break/Section Break là các khoảng được tạo ra khi người dùng nhảy sang trang mới trong Word, là dòng chia cách giữa trang cũ và trang mới trong văn bản. Thường thì dòng chia này được ẩn đi để bảo đảm văn bản đẹp mắt và liền mạch nếu người dùng tiếp tục soạn thảo. Do đó, nếu vô tình tạo lỗi trang trắng vì nhấn nhầm Break này, người dùng sẽ khó nhận ra nhanh để kịp thời xóa trang trắng đó.
Để sửa lỗi này, tiếp tục sử dụng Paragraph để xử lý nhanh. Paragraph giúp nhận diện khoảng cách và hiển thị chúng dễ dàng để xóa. Cách làm xóa trang trắng trong Word như sau:
Bước 1: Mở file Word chứa trang trắng. Trong tab Home, nhấn vào biểu tượng Paragraph.
Bước 2: Các dòng Page Break hiện sẽ làm ngăn cách các trang, cần loại bỏ.
Bước 3: Chọn dòng Page Break hoặc bôi đen dòng này. Sử dụng phím Backspace/Delete để xóa.
Sau khi loại bỏ dòng ngăn cách, trang trắng cũng sẽ biến mất, bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa trang nội dung hiện tại. Sau khi hoàn thành chỉnh sửa, nhấn vào biểu tượng Paragraph một lần nữa để tắt tính năng này và đảm bảo tính thẩm mỹ của tài liệu.
Xóa lỗi trang trắng do tạo bảng biểu trong Word
Một nguyên nhân khác khiến bạn phải xóa trang trắng trong Word là do bảng biểu. Khi chèn bảng vào, tài liệu có thể nhảy sang trang mới dù trang cũ chưa đầy. Điều này xảy ra khi bảng cần một phạm vi để chèn nội dung hoặc còn khoảng trắng thừa.
Để khắc phục lỗi này, người dùng nên kết hợp Paragraph và các phím tắt. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, giúp người mới sử dụng có thể học và thao tác chính xác từ lần đầu.
Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí khoảng trắng ngay sau bảng vừa tạo.
Bước 2: Chọn tab Home trên thanh công cụ, nhấn vào biểu tượng Paragraph để Word hiển thị các khoảng trống.
Bước 3: Bôi đen các biểu tượng Paragraph. Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + D để mở cửa sổ Font (Hoặc thực hiện Click chuột phải → Font…).
Bước 4: Trên cửa sổ Font, nhìn vào khung Effects, tick chọn ô Hidden.
Bước 5: Nhấn OK để hoàn thành và đóng cửa sổ Font. Lúc này, trang trắng phía sau bảng đã biến mất.
Tạm kết
Xóa trang trắng trong Word là một thủ thuật đơn giản nhưng cực kỳ cần thiết để bảo đảm tính liền mạch, bố cục khoa học và giảm thiểu sai sót in ấn. Bài viết đã cung cấp những cách xóa trang trắng đơn giản và nhanh chóng nhất, áp dụng linh hoạt trên Word 2007, 2010, 2013, 2016. Đừng quên theo dõi Mytour để cập nhật thêm nhiều thông tin công nghệ hữu ích khác.
