Cần chuẩn bị những gì khi gửi CV qua email? Những điều cần lưu ý quan trọng

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp ưu tiên nhận hồ sơ xin việc qua email. Qua đó, nhà tuyển dụng có thể phần nào đánh giá được sự chuyên nghiệp và tiềm năng của ứng viên. Vậy, khi gửi CV qua email, chúng ta cần chuẩn bị những gì? Có những lưu ý nào quan trọng cần chú ý? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

Những yếu tố cần có khi gửi CV qua email

Việc gửi CV qua email không quá phức tạp, nhưng bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng. Cùng Mytour khám phá những điều cần nhớ khi gửi CV qua email nhé!

Không thể thiếu CV trong email ứng tuyển

CV có thể coi như một công cụ để quảng bá bản thân và thể hiện hình ảnh cá nhân. Trong mỗi bộ hồ sơ xin việc, CV là phần không thể thiếu, giúp bạn chứng minh năng lực cũng như quá trình học hỏi, rèn luyện để nhà tuyển dụng có thể đánh giá xem bạn có phù hợp với vị trí công việc và văn hóa của công ty hay không.

Thư xin việc – Cover letter

Thư xin việc, hay còn gọi là cover letter, thường được gửi dưới dạng nội dung văn bản trong email. Bạn cũng có thể đính kèm thư xin việc cùng CV, mặc dù không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp trong việc ứng tuyển, việc đính kèm một cover letter sẽ là một điểm cộng lớn. Khi viết thư xin việc, hãy chú ý giữ nội dung rõ ràng, súc tích, và giới hạn trong khoảng 300 – 500 từ để nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin.

Thông tin cá nhân

Thông tin cá nhân, hay còn gọi là hồ sơ năng lực cá nhân, là bản tóm tắt những thông tin cơ bản về bạn. Đây là cơ hội để bạn giới thiệu về bản thân một cách rõ ràng, giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn. Profile cá nhân cũng phản ánh những kinh nghiệm, công việc bạn đã làm trước đây, các công ty bạn đã từng làm việc và những thành tích đạt được. Một profile cá nhân hoàn chỉnh sẽ giúp bạn gây ấn tượng mạnh mẽ với nhà tuyển dụng.

Ảnh cá nhân

Một bức ảnh chân dung chụp toàn thân sẽ làm tăng tính chuyên nghiệp trong hồ sơ xin việc của bạn. Ảnh này giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quát về ngoại hình của bạn và kiểm tra xem có dị tật hay khiếm khuyết gì không. Đừng cảm thấy ngại ngùng, vì đây là cách giúp nhà tuyển dụng có thể đưa ra quyết định chính xác hơn. Một số ngành nghề yêu cầu ứng viên có ngoại hình ưa nhìn và không có khiếm khuyết.

• Ảnh phải rõ nét, không mờ hay nhòe, tránh có sự xuất hiện của người khác trong ảnh.
• Ảnh cần thể hiện sự chuyên nghiệp, tránh các bức ảnh đời thường hay ảnh selfie.
• Ảnh nên là ảnh gốc, không chỉnh sửa quá nhiều, trang phục và kiểu tóc gọn gàng, không quá màu mè.

Các tài liệu kèm theo

Một số nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn đính kèm thêm các tài liệu như chứng chỉ, thành tích đạt được trong các lĩnh vực khác, hay hình ảnh xác nhận việc tham gia các hoạt động ngoại khóa. Những tài liệu này là căn cứ để nhà tuyển dụng đánh giá bạn có nổi bật hơn so với các ứng viên khác hay không.

Lưu ý khi gửi CV qua email

Tên email

Tên email của bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và mức độ nghiêm túc trong công việc. Tốt nhất là nên dùng tên và họ của bạn kết hợp với một con số đơn giản, như ngày, tháng, hoặc năm sinh. Tránh đặt tên email quá dài hoặc quá phức tạp, vì điều này có thể khiến nhà tuyển dụng khó nhớ và gây ấn tượng không tốt. Nếu bạn đang dùng một email với nickname khó hiểu hoặc dài dòng, hãy tạo một địa chỉ email mới đơn giản và chuyên nghiệp để gửi hồ sơ xin việc.

Tên hiển thị trong email

Tên hiển thị trong email là cái tên mà người nhận sẽ thấy khi bạn gửi thư. Tương tự như việc chọn tên email, tên hiển thị cũng nên là họ và tên thật của bạn, hoặc ít nhất là nickname bạn sử dụng trong công việc, ví dụ: Tracy Nguyễn, Linda Ngô,...

Hạn chế sử dụng tên hiển thị quá trẻ con hoặc ngây ngô như Mi Mi hay Mèo Kute,... vì điều này có thể làm giảm đi sự chuyên nghiệp của bạn trong mắt nhà tuyển dụng.

Tiêu đề email

Tiêu đề email là ấn tượng đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhận được, vì vậy việc đặt tiêu đề sao cho chuẩn mực, đúng chính tả và hình thức là rất quan trọng. Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ cung cấp một định dạng tiêu đề cụ thể, nhưng nếu không có, bạn cần lưu ý các điểm sau:

• Ngắn gọn và súc tích: Tiêu đề email thường bị giới hạn ký tự, vì vậy hãy loại bỏ các từ thừa và đi thẳng vào vấn đề.
• Đặt những thông tin quan trọng nhất lên đầu: Hãy đảm bảo rằng thông tin quan trọng nhất luôn được đặt lên đầu tiêu đề.
• Rõ ràng và cụ thể: Nhà tuyển dụng không có nhiều thời gian đọc hết nội dung, nên thông tin cụ thể trong tiêu đề sẽ giúp họ hiểu ngay nội dung email.
• Sử dụng từ khóa hợp lý: Để tránh bị bỏ sót, hãy chắc chắn tiêu đề có từ khóa dễ tìm cho nhà tuyển dụng sử dụng bộ lọc tìm kiếm.
• Liệt kê thành tích hoặc chứng nhận nổi bật: Nếu bạn có thành tích đáng chú ý, hãy mạnh dạn đưa vào tiêu đề để gây ấn tượng ngay từ đầu.
• Tránh sử dụng chữ in hoa: Đặt tiêu đề bằng chữ in hoa sẽ tạo ấn tượng không tốt và dễ khiến nhà tuyển dụng bỏ qua email của bạn. Nếu có người giới thiệu, hãy thêm tên người giới thiệu vào tiêu đề.

Nội dung email

Nội dung email không thể để trống, vì nếu không, nhà tuyển dụng sẽ không có đủ thông tin để đánh giá năng lực của bạn. Hơn nữa, việc bỏ qua nội dung email còn có thể bị coi là thiếu lịch sự, mặc dù bạn đã đính kèm CV, cover letter hay profile cá nhân. Bạn nên thêm một số thông tin cơ bản như tên, tuổi, học vấn, kinh nghiệm, và vị trí ứng tuyển. Đây là cơ hội để bạn thể hiện thêm những điểm mạnh mà nhà tuyển dụng có thể sẽ chú ý đến.

Dung lượng tệp đính kèm

CV của bạn sẽ đi kèm với các tệp đính kèm như bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ, và trình độ ngoại ngữ, tất cả đều ở định dạng PDF. Bạn nên lưu các tệp này thành các tệp riêng biệt, và nén lại dưới định dạng *.zip hoặc *.rar. Lưu ý dung lượng các tệp đính kèm không nên vượt quá 1 MB. Nếu dung lượng quá lớn, bạn có thể giảm kích thước hình ảnh trong CV hoặc tìm cách tối ưu các tệp. Tuy nhiên, thông thường các tệp đính kèm sẽ không vượt quá dung lượng quy định.

Chữ ký trong email

Chữ ký email

Chữ ký email giống như một danh thiếp điện tử, giúp bạn quảng bá hình ảnh cá nhân và tạo ấn tượng mạnh mẽ với nhà tuyển dụng. Đây cũng là cách để bạn xây dựng thương hiệu cá nhân một cách tinh tế và chuyên nghiệp.

Lỗi chính tả

Trước khi gửi email, đừng quên kiểm tra kỹ các lỗi chính tả trong CV và nội dung email để tránh gây ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng. Việc không kiểm tra chính tả sẽ khiến bạn dễ mắc phải những sai sót nhỏ nhưng quan trọng, và có thể khiến bạn bị loại ngay lập tức.

Nếu bạn gửi email xin việc bằng tiếng Anh, thì lỗi chính tả càng trở nên nghiêm trọng hơn vì một từ sai có thể làm thay đổi hoàn toàn ý nghĩa và cấu trúc câu. Vì thế, hãy chú ý thật kỹ để tránh những sơ suất không đáng có, ảnh hưởng đến cơ hội của bạn.

Sau khi nắm vững các lưu ý khi viết CV, bạn có thể tham khảo thêm các cơ hội việc làm tại Cần Giuộc và Đức Hòa để tìm kiếm công việc phù hợp.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm kiếm thêm các tin tuyển dụng tại website Mytour dưới đây:

Tìm kiếm nơi làm CV online chuyên nghiệp

Canva.com

Canva.com là một nền tảng thiết kế hình ảnh đa dạng, với hàng nghìn mẫu thiết kế được cập nhật mỗi ngày. Đây không chỉ là nơi cung cấp các template mà còn cho phép bạn tùy chỉnh theo nhu cầu cá nhân. Chính vì thế, Canva trở thành sự lựa chọn lý tưởng để tìm kiếm ý tưởng sáng tạo, từ đó bạn có thể tự tay thiết kế một chiếc CV thể hiện phong cách cá nhân. Canva đặc biệt phù hợp với những ai làm công việc trong lĩnh vực social media, content writing báo chí, và nhiều ngành nghề sáng tạo khác.

Topcv

Bên cạnh việc là một trang web tìm việc đa dạng ngành nghề, TopCV còn là công cụ tuyệt vời giúp bạn tạo CV tự động và dễ dàng upload lên hệ thống. Điều này giúp CV của bạn nổi bật và thu hút sự chú ý từ nhiều nhà tuyển dụng lớn.

Tuy nhiên, TopCV không thể sáng tạo như Canva. Trang web này phù hợp hơn với những ai làm việc trong các ngành nghề không yêu cầu tính sáng tạo cao hoặc nghệ thuật.

123job.com

123job là một trong những trang web tìm việc lớn, cung cấp hệ thống kiểm tra tính cách để giúp người dùng tìm được công việc phù hợp, đặc biệt là đối với những ai chưa có hướng đi rõ ràng.

Với hệ thống mẫu CV đa dạng, được cập nhật thường xuyên và bao phủ nhiều lĩnh vực, 123job nhận được sự tin tưởng cao từ người dùng. Bạn có thể chọn mẫu CV theo phong cách như thanh lịch, chuyên nghiệp, hiện đại,... hoặc theo ngành nghề như kỹ sư, designer, du học,... tại đây.

Trên đây là các thông tin trả lời cho câu hỏi “Gửi CV qua email gồm những gì?”, cùng với những lưu ý quan trọng khi gửi email và địa điểm tạo CV chuyên nghiệp. Hy vọng bạn có thể áp dụng ngay để tìm được công việc như ý. Đừng quên ghé thăm Mytour để đọc thêm nhiều chia sẻ bổ ích về việc làm!

__ Hương Martini – Người tạo cảm hứng __