Buzz
Việc thống kê và xử lý dữ liệu trở nên đơn giản hơn nếu bạn biết cách đánh số thứ tự trong Excel. Đây là kỹ năng quan trọng của mọi nhân viên văn phòng. Nếu bạn còn mơ hồ, hãy tham khảo cách đánh số tự động trong Excel mà HR Insider chia sẻ dưới đây!
Cách đánh số thứ tự tự động trong Excel bằng công thức
Trong cách kéo STT trong Excel này, bạn thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Mở bảng tính Excel, nhập số 1 vào ô đầu tiên
- Bước 2: Nhập công thức “=vị trí ô vừa điền + 1” vào ô tiếp theo của cột STT.
- Bước 3: Đặt chuột ở ô vừa đặt công thức và kéo xuống tới vị trí cần đánh số thứ tự tự động trong Excel.
Cách đánh số thứ tự nhanh trong Excel bằng chuột máy tính
Cách đánh số thứ tự trong Excel này được nhiều người ưa chuộng vì dễ nhớ và dễ thao tác. Tuy nhiên, cách này chỉ phù hợp với các bảng tính ít dòng dữ liệu. Với bảng tính nhiều dòng, việc kéo bằng tay sẽ tốn nhiều thời gian và công sức. Hơn nữa, khi áp dụng cách này, nếu bạn xóa một dòng thì số thứ tự cũng không tự nhảy, bạn sẽ phải kéo số lại từ đầu.
Các bước đánh số thứ tự nhanh trong Excel bằng chuột máy tính như sau:
- Bước 1: Mở bảng tính Excel và nhập số thứ tự vào 2 ô đầu tiên
- Bước 2: Dùng chuột bôi đen 2 ô vừa điền số rồi kéo xuống đến ô tính mong muốn để đánh số thứ tự.
Cách đánh số thứ tự không liên tục trong Excel
- Bước 1: Mở bảng tính Excel cần đánh số thứ tự không liên tục
- Bước 2: Đánh số thứ tự không liên tục và theo quy luật như các số lẻ 1, 3, 5, 7 hoặc các số chẵn 2, 4, 6, 8…
- Bước 3: Chọn 2 ô vừa nhập rồi đặt trỏ chuột ở góc phải và kéo chuột đến vị trí cuối cùng muốn đánh số thứ tự.
Sử dụng hàm SEQUENCE
Cách điền số thứ tự trong Excel bằng hàm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức tối đa. Tuy nhiên, bạn cần nhớ chính xác hàm và công thức để có kết quả đúng. Cách đánh số trong Excel này khá đơn giản, bạn chỉ cần chọn ô đầu tiên của cột STT rồi nhập công thức “=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)” rồi nhấn Enter là hàm đánh số thứ tự tự động.
Sử dụng hàm SUBTOTAL lồng với IF
Với bảng tính sử dụng chức năng Filter, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc đánh số thứ tự bởi những con số này sẽ bị nhảy. Lúc này, hàm SUBTOTAL lồng với IF sẽ hữu ích cho bạn. Cú pháp của hàm này như sau: =IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…)).
Trong đó:
- logical_test: Điều kiện của hàm IF.
- [value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
- [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
- function_num: Giá trị số (Ở đây là số 3 tương đương với hàm COUNTA).
- ref1;…: Dãy ô chứa số thứ tự.
Cách thức hiện đánh số thứ tự này như sau:
- Bước 1: Nhập hàm theo công thức “=IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))”.
- Bước 2: Nhấn enter để hoàn thành.
Sử dụng hàm Auto fill
Để thực hiện đánh STT bằng cách này, bạn cần kích hoạt chức năng Auto fill trên thanh Ribbon của Excel. Cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở bảng tính Excel
- Bước 2: Chọn Options.
- Bước 3: Chọn Customize Ribbon => = filter All commands => Filter series or Pattern.
- Bước 4: Chọn Main Tabs => Home => nhấn chuột phải => Add new Group.
- Bước 5: Nhấn Filter Series or Pattern => Add => nhấn OK.
Sau khi kích hoạt chức năng Auto fill thành công, bạn thực hiện cách đánh số trong Excel qua các thao tác sau:
- Bước 1: Mở bảng tính Excel và nhập số 1 vào ô đầu tiên
- Bước 2: Chọn Fill => chọn Series
- Bước 3: Chọn Rows (đánh số theo hàng) hoặc Columns (đánh số theo cột).
- Bước 4: Nhập STT bắt đầu vào mục Step value => nhập STT cuối cùng vào mục Stop value => chọn OK.
Sử dụng hàm stop value
- Bước 1: Mở bảng tính Excel và nhập số 1 vào ô đầu tiên
- Bước 2: Chọn Fill => Series.
- Bước 3: Hộp thoại Series in xuất hiện => chọn Columns. Ở mục Giá trị kết thúc, chọn số kết thúc.
Trên đây là các cách đánh số thứ tự trong Excel bạn cần nắm vững. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và giúp bạn thực hiện công việc nhanh chóng và thuận lợi nhất. Còn rất nhiều mẹo hữu ích về kỹ năng văn phòng được HR Insider chia sẻ trong những bài viết tiếp theo. Cùng đón đọc nhé!
