Buzz
Mình thấy nhiều bạn mới nhập học gặp khó khăn khi phải làm việc với những nhóm không hiệu quả, không đạt được mong muốn. Trách nhóm là điều dễ dàng, nhưng đôi khi chúng ta cũng cần nhìn nhận rằng chính bản thân mình - những người lãnh đạo - cũng có những sai lầm không đáng có trong quá trình làm việc nhóm.
Với kinh nghiệm tham gia nhóm suốt nhiều năm, từ những nhóm kết thúc thuận lợi đến những nhóm mà mình không muốn gặp lại, hôm nay mình sẽ chia sẻ về những sai lầm mà mình đã trải qua.
1. PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC MỘT CÁCH CÔNG BẰNG
Nguồn: Freepik
Sai lầm đầu tiên mà nhiều lãnh đạo gặp phải là luôn cố gắng chia công việc một cách đồng đều cho tất cả mọi người. Không phải ai cũng sẵn lòng đảm nhận trách nhiệm làm việc nhóm, và mỗi sinh viên đều có những điểm mạnh riêng. Do đó, việc phân công công việc một cách đồng đều không phải lúc nào cũng là cách làm đúng đắn.
Ví dụ, khi bạn phân chia công việc thành 2 phần có độ khó và độ dài tương tự nhau, một bạn có khả năng học tốt và kỹ năng tìm kiếm thông tin cao có thể hoàn thành nhanh chóng và dễ dàng, trong khi một bạn có khả năng học kém hơn sẽ gặp nhiều khó khăn hơn.
Mặc dù phân chia công việc không công bằng, nhưng lượng việc và độ khó của mỗi người cần là tương đương. Người đứng đầu nhóm cần nhận ra khả năng của từng thành viên để giao phần công việc phù hợp nhất với khả năng của họ, giúp họ làm tốt nhất có thể phần việc của mình.
2. TẬP TRUNG QUÁ NHIỀU VÀO THÀNH TÍCH VÀ KỸ NĂNG CỨNG
Nguồn: Freepik
Làm việc nhóm cũng giống như tìm kiếm người ứng tuyển công việc, không phải lúc nào chúng ta cũng chọn người giỏi nhất mà là người phù hợp nhất. Dù những thành viên có thành tích học tập tốt hoặc kỹ năng cứng có thể giúp nhóm hoàn thành công việc tốt hơn và nhanh hơn, nhưng quá nhiều sự tập trung vào thành tích và kỹ năng cứng sẽ khiến nhóm trở nên không ổn định nhanh chóng.
Cụ thể, nhiều thành viên có khả năng học và làm tốt thường có tính cách mạnh mẽ và có xu hướng trở thành lãnh đạo, thay vì tuân theo chỉ dẫn của một người khác. Khi đó, việc các thành viên có tính cách mạnh mẽ này tham gia vào vai trò lãnh đạo có thể dẫn đến sự tranh cãi, và việc này thường làm ảnh hưởng đến sự hòa hợp và tiếp tục công việc của nhóm.
Ngoài ra, nhiều bạn có thể tự biên tự diễn những kế hoạch làm việc và suy nghĩ theo cách khác với mong muốn của bạn. Ví dụ, dù đang bận rộn với kỳ thi, tôi vẫn sẵn lòng nhận thêm công việc, bởi tôi có khả năng quản lý thời gian và tôi hy vọng đồng đội cũng như vậy. Tuy nhiên, do tập trung quá nhiều vào kỹ năng chuyên môn, tôi đã bỏ qua kỹ năng mềm và kết quả là nhóm tranh cãi do thiếu sự hiểu biết.
Cách tiếp cận là: Khi tham gia làm nhóm trên lớp hoặc tham gia nhóm nghiên cứu khoa học, cuộc thi hoặc các hoạt động tình nguyện... thì nên chú trọng vào việc lựa chọn dựa trên các tình huống, không nên tập trung quá nhiều vào thành tích hoặc kỹ năng chuyên môn.
3. TRIỆU CHỨNG 'LÃNH ĐẠO MỚI'
Nguồn: Freepik
Lãnh đạo không phải là để thực hiện mọi việc (tính chất là như vậy), vì vậy khi mới làm lãnh đạo thường gặp một “triệu chứng”: Quá lo lắng về nhóm. Điều này có nghĩa là bạn quá lo lắng rằng nhóm không ổn nên liên tục hỏi han, kiểm tra từng chi tiết, luôn căng thẳng và lo lắng.
Tệ hơn nữa, khi thấy các thành viên trong nhóm không hiểu hoặc không thực hiện đúng, bạn có thể trở nên cáu kỉnh hoặc tự mình làm hết công việc, cho rằng những người khác không đủ năng lực. Đây là thái độ phổ biến ở những người lãnh đạo mới, khi họ chưa biết cách phân chia công việc và quản lý tiến độ một cách hợp lý.
Để giải quyết vấn đề này, các bạn cần hiểu rằng lãnh đạo không phải là để thực hiện tất cả mọi việc, mà là người giám sát toàn bộ công việc. Cần phải giao việc cho những người khác và để họ có cơ hội mắc lỗi, sửa lỗi và hiểu rõ hơn về quy trình công việc hiện tại.
4. THIẾU TÍNH GẮN KẾT NHÓM
Nguồn: Freepik
Điều mình muốn nhấn mạnh là sự hiểu biết giữa các thành viên trong nhóm về điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu, mong muốn của mỗi người khi làm việc nhóm... Một cách đơn giản nhưng hiệu quả là sau khi hình thành nhóm, hãy hẹn nhau gặp mặt và trò chuyện trong khoảng 30 phút. Thông qua cuộc trò chuyện này, những người lãnh đạo sẽ hiểu rõ hơn về từng cá nhân và phân công công việc một cách hợp lý.
Ví dụ, đối với những bạn chỉ muốn qua môn, hãy giao cho họ những công việc nhẹ nhàng và phù hợp. Đối với những bạn có yêu cầu cao hơn như muốn điểm cao, muốn chứng minh khả năng của mình, hãy giao cho họ những công việc có độ khó cao hơn. Tất nhiên, bạn cần phải nói rõ rằng nếu nhận việc nhẹ thì điểm số cũng sẽ thấp hơn nhé!
Trong cuộc trò chuyện trực tuyến, hãy yêu cầu mỗi người giới thiệu bản thân theo 4 điểm cơ bản như đã nêu ở trên. Hãy ghi chép lại và đặt câu hỏi mở để tạo điều kiện cho mọi người có thể trao đổi thông tin với nhau, tránh tình trạng thông tin chỉ là một chiều. Sau mỗi phần hoàn thành, nếu có thể, hãy tiếp tục cuộc họp và thông báo công việc tiếp theo cùng nhận xét về hiệu suất làm việc trong thời gian vừa qua.
5. KẾ HOẠCH KHÔNG CHI TIẾT
Nguồn: Freepik
Cuối cùng, một trong những lỗi thường gặp của các lãnh đạo là không rõ ràng trong công việc. Đây là một số gợi ý mà bạn nên lưu ý:
Hãy làm cho nguyên tắc công việc của bạn rõ ràng từ đầu
Hãy dành thời gian để đánh giá phản hồi về mọi công việc
Thiết lập deadline chặt chẽ theo từng phút
Việc giao công việc nên được chia nhỏ càng tốt
Nên sử dụng phần mềm quản lý trực tuyến
Trên đây là những kinh nghiệm mà tôi đã học được khi trở thành lãnh đạo ở Đại học. Nếu bạn cũng đang gặp phải những vấn đề tương tự, hy vọng bạn có thể nhận ra và điều chỉnh để đạt được sự thành công!
