Cấu trúc viết thư tiếng Anh theo chuẩn người bản ngữ

Từ vựng thường dùng trong viết thư tiếng Anh

Từ vựng thường dùng trong viết thư trang trọng (formal) bằng tiếng Anh

• Dear [Title + Last Name]: Lời chào đầu thư, sử dụng chức danh và họ tên của người nhận thư.
• I am writing to inform you that…: Tôi viết thư để thông báo cho bạn rằng…
• I am writing to inquire about…: Tôi viết thư để hỏi về…
• I hope this letter finds you well: Tôi hy vọng thư này đến tay bạn trong tình trạng tốt đẹp.
• I look forward to hearing from you soon: Tôi mong sớm nhận được tin từ bạn.
• I would like to apologize for…: Tôi xin lỗi vì…
• Enclosed please find…: Xin vui lòng tìm thấy đính kèm…
• Please be advised that…: Xin lưu ý rằng..
• Please let me know if you have any questions: Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
• Should you require any further information, please do not hesitate to contact me: Nếu bạn cần thêm thông tin, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
• Thank you for your letter: Cảm ơn bạn đã viết thư đến tôi.
• Thank you for your prompt response: Cảm ơn bạn đã phản hồi nhanh chóng.
• We appreciate your business: Chúng tôi rất đánh giá cao việc kinh doanh của bạn.
• We regret to inform you that…: Chúng tôi tiếc rằng phải thông báo cho bạn rằng…
• Yours truly: Lời kết thúc thư để thể hiện sự chân thành của người viết.
• Best regards/ Sincerely: Lời chào kết thúc thư.
• Respectfully yours: Lời kết thúc thư để thể hiện sự tôn trọng của người viết.

Từ vựng thông thường sử dụng trong viết thư không chính thức (informal) bằng tiếng Anh

• Dear [First Name]: Lời chào đầu thư, sử dụng tên của người nhận thư.
• How are you doing?: Câu hỏi về tình trạng của người nhận thư.
• Thanks for getting in touch: Cảm ơn bạn đã liên lạc.
• I just wanted to let you know that…: Tôi muốn cho bạn biết rằng…
• What have you been up to lately?: Câu hỏi về hoạt động gần đây của người nhận thư.
• I can’t wait to hear back from you: Tôi không thể chờ đợi để nhận được tin từ bạn.
• Take care/ Best wishes: Lời chào kết thúc thư, thể hiện sự quan tâm và lời chúc tốt đẹp.
• I hope we can catch up soon: Tôi hy vọng chúng ta sẽ có thời gian để nói chuyện sớm.
• Cheers/ Love: Lời chào kết thúc thư, thể hiện sự thân mật và gần gũi của người viết.
• Talk to you later: Câu nói để kết thúc thư và thể hiện sự hy vọng gặp lại người nhận thư sau này.

Cách viết thư tiếng Anh theo chuẩn người bản xứ

Cấu trúc viết thư tiếng Anh đầy đủ 3 phần – thư trang trọng (formal)

Người nhận: Đối tác, giáo viên, đồng nghiệp, cấp trên,… bất kỳ mối quan hệ xã hội nào không thân thiết với bạn hoặc yêu cầu tình huống trang trọng (giáo dục, làm việc,…)

Phần đầu (Opening)

Bắt đầu thư với lời chào kính gửi và tên người nhận thư (Dear [Title + Last Name])

Có thể hỏi thăm sức khỏe hoặc bày tỏ sự cảm kích nếu là thư hồi đáp:

• I hope you have a good day (Hi vọng bạn có một ngày tốt lành)
• I hope you are doing well recently (Tôi hi vọng hiện tại bạn vẫn khỏe)
• Thank you for your letter (Cảm ơn về thư của bạn)
• Thank you for responding to my letter (Cảm ơn vì bạn đã phản hồi thư của tôi)
• Thank you for contacting us (Cảm ơn vì đã liên lạc với chúng tôi). 

Tự giới thiệu và nêu mục đích viết thư

• I am contacting you for the following reasons (Tôi liên hệ với bạn vì những lý do sau…)
• I am currently interested in receiving/obtaining … (Tôi muốn nhận về…) 
• I am writing to enquire about/ ask about … (Tôi viết thư để hỏi về…)
• I am writing to express my gratitude for… (Tôi viết thư này để bày tỏ lòng biết ơn của tôi đối với…)
• I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo…)
• I received your mail last week and would like to (Tôi đã nhận được thư của bạn lần trước và muốn…)
• We are writing to inform you that/ request/ complain/ apologize/ explain/… (Chúng tôi viết thư để thông báo/ phàn nàn/ xin lỗi/ giải thích về…)

Ví dụ:

Dear Mr. Smith,

I hope this letter finds you well. I am writing to inquire about the status of our recent order.

Phần thân (Body)

• Đưa ra các thông tin, yêu cầu hoặc lời giải thích liên quan đến mục đích viết thư.
• Cung cấp các thông tin thêm nếu cần thiết.
• Sử dụng văn phong lịch sự, tránh sử dụng ngôn ngữ tối giản hoặc quá phổ biến.

Ví dụ:

According to our records, the order should have been delivered last week. However, we have not yet received any confirmation from your company.

Could you please provide an update on the delivery status of the order? In addition, if there are any issues or delays with the order, please let us know as soon as possible.

Phần kết (Closing)

• Tóm tắt lại mục đích viết thư và cảm ơn người nhận thư đã dành thời gian đọc thư.
• Đưa ra các yêu cầu hoặc lời chúc tốt đẹp liên quan đến mục đích viết thư.
• Sử dụng lời kết lịch sự như “Sincerely” hoặc “Respectfully yours” và ký tên.

Ví dụ:

Thank you for your prompt attention to this matter. We value our business relationship with your company and hope to continue working with you.

Sincerely,

John Doe

Cấu trúc viết thư tiếng Anh đầy đủ 3 phần – thư không chính thức (informal)

Người nhận: bạn bè, người thân,… bất kỳ mối quan hệ xã hội nào thân thiết với bạn hoặc yêu cầu tình huống không cần trang trọng (thư cám ơn vì món quà, thư mời sinh nhật,…)

Phần đầu (Opening)

• Gửi lời chào đầu thư với tên người nhận thư (Dear [First Name])
• Cho biết lí do viết thư và nêu ra chủ đề chính của thư.

Ví dụ:

Dear Sarah,

How’s going? I’m writing to share with you my recent travel experience to Japan.

Phần nội dung (Body)

• Trình bày ý kiến, kinh nghiệm hoặc thông tin chi tiết liên quan đến chủ đề thư.
• Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên và tránh sử dụng ngôn ngữ quá hình thức.

Ví dụ:

The trip was amazing and I had the opportunity to explore many beautiful places like Kyoto and Tokyo. One of my favourite moments was visiting a traditional Japanese tea ceremony. The atmosphere was so peaceful and the tea was delicious. I also had the chance to try some local foods like sushi and ramen, which were both amazing.

Phần kết (Closing)

• Tóm tắt lại chủ đề của thư và đưa ra lời chúc tốt đẹp.
• Thể hiện sự mong muốn gặp lại hay nghe tin từ người nhận thư.
• Sử dụng lời kết thân mật như “Take care” hoặc “Best regards” và ký tên.

Ví dụ:

I would love to hear about any trips or experiences you have had recently. Let’s catch up soon!

Take care,

John

Chú ý khi viết thư bằng tiếng Anh

Chú ý khi viết thư tiếng Anh – thư trang trọng (formal)

Khi viết thư trang trọng bằng tiếng Anh, hãy tuân thủ các lưu ý sau để thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp:

• Định dạng thư: Sử dụng định dạng truyền thống với phần mở đầu (Opening), phần thân thư (Body) và phần kết thúc (Closing).
• Người nhận thư: Sử dụng chức danh và họ tên của người nhận thư, ví dụ: “Dear Mr. Johnson” hoặc “Dear Professor Smith”.
• Ngôn ngữ trong thư: Sử dụng ngôn ngữ chính xác và lịch sự, tránh sử dụng ngôn ngữ tối giản hoặc quá “bình dân”.
• Tôn trọng: Thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận thư bằng cách sử dụng các từ lịch sự như “please”, “thank you”, “sincerely”, “respectfully”,…
• Tính chính xác: Sử dụng các thuật ngữ chuyên môn hoặc từ vựng chính xác liên quan đến chủ đề của thư.
• Độ khó: Tránh sử dụng các từ ngữ quá khó để đảm bảo người nhận thư hiểu được nội dung của thư.
• Độ dài: Thư nên được viết tóm gọn và đơn giản, tránh viết quá dài và tập trung vào nội dung chính của thư.
• Kiểm tra lại thư: Trước khi gửi thư, nên kiểm tra lại để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc sai sót nào.

Việc viết thư trang trọng yêu cầu bạn phải thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Vì vậy, bạn cần chú ý đến nội dung và sử dụng ngôn từ lịch sự để truyền đạt thông điệp một cách chính xác và hiệu quả.

Lưu ý khi viết thư tiếng Anh – thư không chính thức (informal)

Khi viết thư không chính thức bằng tiếng Anh, chúng ta cần lưu ý những điểm sau để tạo sự thân thiện và phản ánh cá nhân của mình:

• Định dạng thư: Không cần tuân thủ định dạng truyền thống. Viết thư theo cách tự nhiên và thoải mái hơn.
• Người nhận thư: Sử dụng tên hoặc biệt danh của người nhận thư, ví dụ: “Dear Sarah” hoặc “Hey John”.
• Ngôn ngữ: Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên và thoải mái, tránh sử dụng ngôn ngữ quá hình thức.
• Tính cá nhân: Thể hiện tính cách cá nhân bằng cách sử dụng các từ ngữ và cấu trúc câu phù hợp với cá tính của người viết.
• Tính thân thiện: Thể hiện sự thân thiện và quan tâm đến người nhận thư bằng cách sử dụng các từ lịch sự như “please”, “thank you”, “sorry”, “excuse me”,…
• Độ dài: Không cần phải viết quá dài và tập trung vào nội dung chính của thư.
• Kiểm tra lại: Trước khi gửi thư, nên kiểm tra lại để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc sai sót nào.

Khi viết thư không trang trọng, hãy nhớ rằng mục đích của thư là tạo dựng mối quan hệ thân thiện và gần gũi hơn. Do đó, bạn nên tập trung vào nội dung và sử dụng ngôn từ tự nhiên để truyền đạt thông điệp một cách dễ hiểu và thân thiện.

Mẫu thư tiếng Anh – Letter sample

Thư phàn nàn

Thư phàn nàn – chính thức

Dear Ms/Mr,

I am writing to express my dissatisfaction and frustration regarding the recent purchase of a pair of headphones from your store. I purchased the headphones on [date of purchase] and have encountered significant issues since then.

Firstly, the headphones are not operating correctly. The sound quality is subpar, and there is a persistent buzzing noise that makes it challenging to enjoy any audio. I have attempted to adjust both the volume and settings on my device, yet the issue persists.

Moreover, the headphones are uncomfortable to wear. The ear cups are too small and do not fit snugly over my ears, resulting in discomfort and pain after only a brief period of use.

I am highly dissatisfied with the product, and I had higher expectations from a store with such a strong reputation. It is unacceptable to market faulty and uncomfortable products to customers, and I would like to request either a refund or a replacement pair of headphones.

I have enclosed a copy of my receipt for your reference. I trust that we can resolve this matter promptly and amicably.

Thank you for your attention to this matter.

Yours sincerely,

[Your Name]

(Thưa ông/bà,

Tôi viết thư này để bày tỏ sự thất vọng và thất vọng của mình với việc mua một cặp tai nghe gần đây từ cửa hàng của ông/bà. Tôi đã mua tai nghe vào [ngày mua] và đã gặp sự cố nghiêm trọng kể từ đó.

Đầu tiên thì, tai nghe không hoạt động bình thường. Chất lượng âm thanh kém và có tiếng ù liên tục khiến khó nghe bất cứ thứ gì. Tôi đã thử điều chỉnh âm lượng và cài đặt trên thiết bị của mình nhưng sự cố vẫn tiếp diễn.

Hơn nữa, tai nghe không thoải mái khi đeo. Chụp tai quá nhỏ và không vừa với tai của tôi, gây khó chịu và đau chỉ sau một thời gian ngắn sử dụng.

Tôi vô cùng thất vọng về sản phẩm và tôi mong đợi nhiều hơn thế từ một cửa hàng có danh tiếng tốt như vậy. Tôi cho rằng việc bán sản phẩm bị lỗi và gây khó chịu cho khách hàng là không thể chấp nhận được và tôi muốn yêu cầu hoàn lại tiền hoặc đổi một cặp tai nghe.

Tôi đã đính kèm một bản sao biên nhận của tôi để ông/bà tham khảo. Tôi hy vọng rằng chúng ta có thể giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và thân thiện.

Cảm ơn ông/bà đã quan tâm đến vấn đề này.

Trân trọng,

[Ký tên])

Complaint letter – informal

Hello [name],

I trust this message finds you well. I wanted to address an ongoing concern that has been causing disturbance to myself and my family. The noise emanating from your apartment has been excessive and disruptive, particularly late at night.

I have attempted to tolerate the noise, but it has become increasingly challenging. I understand that everyone has their own lifestyle and habits, but I would appreciate it if you could keep the noise level down, especially at night.

I'm unsure if you realize the extent of the disturbance caused by your noise, but I kindly request you to be more considerate of your neighbors. It would be greatly valued if you could make an effort to lower the noise level.

Thank you for your understanding and cooperation regarding this matter.

Warm regards,

[Your Name]

(Chào [tên người nhận],

Tôi hi vọng lá thư sẽ đến với bạn sớm. Tôi muốn nhắc bạn về một vấn đề đang diễn ra đã gây ra sự xáo trộn cho tôi và gia đình tôi. Tiếng ồn phát ra từ căn hộ của bạn quá lớn và gây phiền nhiễu, đặc biệt là vào những giờ khuya.

Tôi đã cố gắng chịu đựng tiếng ồn, nhưng ngày càng khó làm như vậy. Tôi hiểu rằng mọi người đều có lối sống và thói quen riêng, nhưng tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể giảm mức độ tiếng ồn xuống, đặc biệt là vào ban đêm.

Tôi không chắc liệu bạn có nhận thức được mức độ phiền phức mà tiếng ồn của bạn gây ra hay không, nhưng tôi mong bạn hãy thử và quan tâm hơn đến những người hàng xóm của mình. Sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể cố gắng giảm mức độ tiếng ồn.

Cảm ơn sự thông cảm và hợp tác của bạn trong vấn đề này.

Trân trọng,

[Ký tên])

Thư xin lỗi

Thư xin lỗi – formal

Dear [Customer Name],

I am reaching out to express my sincere apologies for the inconvenience and frustration caused by the issue with the headphones you purchased from our store. We deeply regret any inconvenience this may have caused you.

Our team takes immense pride in delivering high-quality products and exceptional customer service. We are genuinely disappointed to learn that we did not meet your expectations on this occasion. We understand your dissatisfaction with the headphone's performance and sincerely apologize for any inconvenience this has caused.

We want to assure you that we are taking measures to prevent such incidents in the future. We have reached out to our supplier to investigate the issue and ensure that our products uphold the highest quality standards. Additionally, we have revisited our customer service protocols and provided additional training to our staff to better handle similar situations moving forward.

Your business is valuable to us, and we are committed to making things right. We would like to offer you a replacement headphone or a full refund, depending on your preference. Please inform us how we can best resolve this matter and regain your trust in our store.

Once again, please accept our heartfelt apologies for any inconvenience caused. We look forward to the opportunity to serve you again in the future.

Best regards,

[Your Name]

[Company Name]

(Dear [Customer Name],

I am writing this letter to apologize for the inconvenience and disappointment caused by the issue with the headphones you purchased from our store. We sincerely apologize for any inconvenience this may have caused you.

We take great pride in providing high-quality products and exceptional customer service, and we are disappointed to learn that we have fallen short in this instance. We understand your dissatisfaction with the headphone's performance and sincerely apologize for any inconvenience this may have caused.

We want to assure you that we are taking steps to ensure that this does not happen again. We have contacted our supplier to investigate the issue and ensure that our products meet the highest quality standards. Additionally, we have reviewed our customer service policies and provided additional training to our staff to ensure they are better equipped to handle similar situations in the future.

We highly value your business and wish to do everything we can to make things right. We would like to offer you a replacement headphone or a full refund, whichever you prefer. Please let us know how we can best resolve this issue and restore your confidence in our store.

Once again, please accept our sincerest apologies for any inconvenience this may have caused. We hope to have the opportunity to serve you again in the future.

Best regards,

[Your Name]

[Company Name]

Apology Letter – informal

Dear [Neighbor’s Name],

I am writing to express my apologies for the noise that my [friends/family/pet] and I caused during the night. I understand it must have been disruptive and affected your ability to sleep well. I sincerely regret any inconvenience this may have caused you.

It was an unfortunate situation, and we should have been more considerate of our neighbors. I assure you that we will make every effort to keep noise levels down and be more mindful of the time.

I value our relationship as neighbors, and I hope you can accept my heartfelt apology. Please feel free to reach out if there is anything I can do to make amends.

Grateful for your comprehension.

Yours sincerely,

[Your Signature]

([Tên hàng xóm] thân mến,

Tôi viết thư này để xin lỗi vì tiếng ồn mà tôi và [bạn bè/gia đình/thú cưng] của tôi đã gây ra vào ban đêm. Tôi hiểu rằng nó hẳn đã gây rối và khiến bạn không thể ngủ ngon. Tôi thực sự xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể đã gây ra cho bạn.

Đó là một tình huống không may và lẽ ra chúng ta nên quan tâm hơn đến những người hàng xóm của mình. Tôi có thể đảm bảo với bạn rằng điều này không xảy ra nữa. Chúng tôi sẽ giảm mức độ tiếng ồn và chú ý hơn đến thời gian trong ngày.

Tôi coi trọng mối quan hệ của chúng ta với tư cách là hàng xóm và tôi hy vọng rằng bạn có thể chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi. Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu có bất cứ điều gì tôi có thể làm để làm cho mọi thứ trở nên đúng đắn.

Cảm ơn bạn đã hiểu biết của bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn])

Invitation

Formal invitation

Dear [Guest Name],

You are warmly invited to join us for our wedding ceremony, where we will pledge our vows and celebrate the beginning of our new life together. Your presence on this special day would mean a lot to us.

The wedding will be held on [date] at [time], at [venue name and address]. The dress code is formal, so please dress accordingly.

After the ceremony, there will be a reception to celebrate the start of our new journey. We look forward to sharing this joyful occasion with our dear friends and family.

Please RSVP by [date] so that we can arrange everything for the reception. If you have any dietary restrictions, please let us know in advance.

We are delighted to have you share in our joy and join us as we embark on our new journey together. Thank you for your love and encouragement.

Warm regards,

[Your Name] and [Your Partner’s Name]

(Kính gửi [Tên khách],

Chúng tôi trân trọng mời ông/bà/cô/chú/bác/anh/chị đến dự lễ cưới của chúng tôi khi chúng tôi trao nhau lời thề và cùng nhau kỷ niệm sự khởi đầu của cuộc sống mới. Chúng tôi rất vinh dự nếu có sự hiện diện của ông/bà/cô/chú/bác/anh/chị vào ngày đặc biệt này.

Lễ cưới sẽ diễn ra vào [ngày] lúc [thời gian], tại [tên địa điểm và địa chỉ]. Trang phục cho buổi lễ là trang trọng, vì vậy hãy ăn mặc phù hợp.

Sau buổi lễ, một buổi tiệc chiêu đãi sẽ được tổ chức, nơi chúng tôi sẽ ăn mừng sự khởi đầu của hành trình mới. Chúng tôi mong được chia sẻ dịp vui này với ông/bà/cô/chú/bác/anh/chị, bạn bè và gia đình thân yêu của chúng tôi.

Vui lòng trả lời trước [ngày] để chúng tôi có thể sắp xếp cần thiết cho việc tiếp nhận. Nếu ông/bà/cô/chú/bác/anh/chị có bất kỳ yêu cầu chế độ ăn uống đặc biệt, xin vui lòng cho chúng tôi biết trước.

Chúng tôi rất vui khi được ông/bà/cô/chú/bác/anh/chị chia sẻ niềm hạnh phúc và tham gia cùng chúng tôi khi chúng tôi bắt đầu cuộc sống mới cùng nhau. Cảm ơn vì sự yêu thương và ủng hộ của ông/bà/cô/chú/bác/anh/chị.

Với sự trân trọng nồng nhiệt,

[Tên của bạn] và [Tên vợ/chồng của bạn])

Invitation letter – informal

Dear [Name],

We are thrilled to invite you to our wedding celebration! The big day has arrived, and it would be our pleasure if you could join us for this special occasion.

The wedding ceremony will be held on [date] at [time] at [venue name and address]. The attire is semi-formal, so please dress comfortably yet elegantly.

We eagerly anticipate sharing this day with you and having you share in our joy and happiness. Following the ceremony, there will be a reception with refreshments, beverages, and dancing, so be sure to bring your best moves!

Kindly RSVP by [date] so that we can finalize our guest list. Should you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact us at [contact information].

We look forward to seeing you there!

Warm regards,

[Your name] and [Your partner’s name]

([Tên] thân mến,

Chúng tôi rất vui mừng được mời bạn đến lễ cưới của chúng tôi! Ngày trọng đại cuối cùng cũng đến và chúng tôi sẽ rất vinh dự nếu bạn có thể tham gia cùng chúng tôi trong thời khắc đặc biệt này.

Lễ cưới sẽ diễn ra vào [ngày] lúc [thời gian] tại [tên địa điểm và địa chỉ]. Quy định về trang phục là bán trang trọng, vì vậy hãy thoải mái mặc thứ gì đó thoải mái nhưng vẫn thanh lịch.

Chúng tôi rất mong đợi để chia sẻ ngày này với bạn và có bạn là một phần của niềm vui và hạnh phúc của chúng tôi. Sau buổi lễ, chúng tôi sẽ tổ chức tiệc chiêu đãi với đồ ăn, thức uống và khiêu vũ, vì vậy hãy sẵn sàng nhé!

Vui lòng trả lời trước [ngày] để chúng tôi có thể thống kê chính xác số lượng khách. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi tại [thông tin liên hệ].

Chúng tôi mong sẽ gặp bạn ở đó!

Với sự trân trọng nồng nhiệt,

[Tên của bạn] và [Tên vợ/chồng của bạn])