Buzz
Với hơn 300 tỉ email được gửi mỗi ngày, không có gì ngạc nhiên khi chúng ta cảm thấy 'mệt mỏi với email'. Viết một email mời họp hiệu quả, đầy đủ thông tin và rõ ràng là điều cực kỳ quan trọng - bạn muốn mọi người đọc hết mà không phải mất nhiều thời gian. Hãy đồng hành cùng Mytour để khám phá cách viết email mời họp độc đáo. Học cách tạo dòng tiêu đề hấp dẫn, nội dung thú vị và cách sử dụng ứng dụng lịch để quản lý mọi thứ một cách thuận tiện nhất.
Các bước
Tạo dòng tiêu đề sáng tạo
Viết dòng tiêu đề ngắn gọn và liên quan đến ngày và chủ đề cuộc họp. Thêm một chút chi tiết để mọi người biết cuộc họp sẽ diễn ra khi nào và đề cập đến những điểm chính mà không cần mở email. Ví dụ: 'Cuộc họp 12/8: Thảo luận về Báo Cáo Mới'.
Cảnh báo: Bỏ qua chủ đề của cuộc họp có thể khiến mọi người phản hồi; hãy đặt câu hỏi liệu cuộc họp có liên quan đến phòng ban của họ hoặc họ có bắt buộc phải tham gia hay không. Hãy đảm bảo rằng bạn viết chủ đề rõ ràng!
Yêu cầu xác nhận sự tham gia ngay trong tiêu đề. Nếu bạn muốn biết ai sẽ tham gia cuộc họp, yêu cầu xác nhận ngay trong tiêu đề. Như vậy, người nhận sẽ hiểu rằng họ cần phản hồi ngay cả trước khi mở email. Bạn có thể viết, “Cuộc họp nhân sự thứ sáu ngày 10/6, vui lòng xác nhận ngay”.
- Bạn cũng có thể viết, “Vui lòng phản hồi và xác nhận tham gia: Cuộc họp nhân sự ngày 10/6”.
Thông báo cuộc họp khẩn cấp trong tiêu đề. Nếu là vấn đề khẩn cấp hoặc cần họp gấp, thêm từ ngữ cấp bách vào tiêu đề. Ví dụ, “Cuộc họp khẩn thứ hai ngày 31/2: An ninh mạng”.
- Chú ý ghi chú trên tiêu đề để mang lại thông tin về nội dung cuộc họp.
Nêu rõ sự tham gia là bắt buộc hoặc chỉ là đề xuất. Nếu làm việc cho công ty lớn, hãy nêu rõ nếu có phòng ban liên quan hoặc để người nhận biết liệu họ bắt buộc tham gia hay không từ tiêu đề. Bạn có thể viết, “Cuộc họp tiếp thị bắt buộc tham gia ngày 10/6”.
- Nếu cuộc họp không bắt buộc, bạn có thể viết: “Cuộc họp đề xuất ngày 10/6 về chiến lược nghiên cứu hiệu quả”.
Sử dụng từ ngữ đầy đủ để tránh nhầm lẫn trên dòng tiêu đề. Từ viết tắt có vẻ hiệu quả nhưng chúng không cụ thể và có thể gây nhầm lẫn. Ví dụ, SAP có thể là “hệ thống và quy trình xử lý” hoặc “mẫu kế hoạch và phân tích dự án” tùy thuộc vào người nhận.
- Sử dụng các từ viết tắt phổ biến như “RSVP”, “HR”, và “IT” sẽ không tạo ra vấn đề.
Soạn nội dung email mời họp
Viết giới thiệu ngắn, thân thiện và súc tích. Giới thiệu bản thân là quan trọng, đặc biệt khi làm việc cho công ty lớn hoặc với những người chưa quen. Nhắc nhở về tài liệu cần chuẩn bị hoặc mang theo cuộc họp.
- Hãy bắt đầu mở đầu thân thiện và liên quan đến công việc. Ví dụ: “Chào mọi người, mong chờ sự tham gia tích cực vào chương trình mới sắp tới!”
Mẹo: Nhắc nhở về công việc cần chuẩn bị hoặc mang theo. Ví dụ: “Đừng quên 4 bản sao danh bạ nhà cung cấp của bạn.”
Liệt kê ngày và giờ họp rõ ràng. Thông tin quan trọng cho mọi người tham gia, cần làm nổi bật so với phần còn lại. Thụt đầu dòng và in đậm ngày giờ.
- Ví dụ: “Ngày 06 tháng 10, 10:30 - 11:45 SA”
- Đối với cuộc họp trực tuyến, ghi múi giờ để mọi người ở các múi giờ khác không bị nhầm. “Ngày 6 tháng 10, 10:30 - 11:45 SA (PST-Múi giờ Thái Bình Dương)”
Chú ý vị trí sau ngày và giờ. Đặc biệt là nếu địa điểm mới hoặc khó tìm. Cho cuộc họp ảo, cung cấp đường link diễn đàn hoặc cuộc gọi video.
- Hướng dẫn chi tiết. Ví dụ: “Tới phòng họp 592, tòa nhà Timaren (số 209 đường Nix). Phòng 592 ở dãy 2, tầng 12, sử dụng thang máy ở phía nam (bên trái) để đến tầng 59”.
Mục tiêu cuộc họp rõ ràng. Thông báo nội dung chính sẽ giúp mọi người chuẩn bị tốt hơn. Có thể chỉ cần nêu chủ đề (“Cập nhật An ninh mạng”) hoặc kế hoạch thời gian cụ thể:
- 10:30 - 10:45: Cập nhật tình trạng dự án
- 10:45 - 11:10: So sánh và chơi chơi xổ số xuất khả thi
- 11:10 - 11:30: Thảo luận ý tưởng và mục đích ra mắt sản phẩm
Kiểm tra lỗi ngôn ngữ và sai sót thực tế. Tập trung vào ngày, giờ, và địa điểm. Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác! Đọc kỹ phần giới thiệu, kế hoạch và ghi chú để đảm bảo đầy đủ thông tin.
- Đọc email một lần nữa để đảm bảo viết rõ ràng trước khi gửi đi.
Sử dụng Outlook hoặc ứng dụng lịch tích hợp
Chọn “Cuộc họp mới” dưới tab Trang chủ trong Outlook. Sử dụng Outlook nếu có, là ứng dụng phổ biến để liên lạc trong công ty.
- Nếu không sử dụng Outlook, có thể sử dụng email công việc để gửi lời mời.
Chọn ngày và giờ trong “Trợ lý lập lịch biểu”. Sau khi tạo cuộc họp mới, mở cửa sổ lịch và chọn thời gian.
- Chắc chắn thời gian thuận tiện cho mọi người tham dự. Tùy thuộc vào ứng dụng công ty, bạn có thể xem lịch của mọi người.
Thêm người tham gia bằng cách nhập tên hoặc xem qua sổ địa chỉ. Nhấp vào ô nhập tên hoặc chọn từ sổ địa chỉ. Sử dụng chức năng “Trợ lý lập lịch biểu” để kiểm tra tính khả dụng:
- Nếu thời gian không thuận tiện, tên sẽ tô sáng. Công cụ này còn đề xuất khung thời gian phù hợp với mọi người.
Thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc. Đảm bảo ngày họp đúng, nhấp vào lịch để chỉnh sửa thời gian bắt đầu và kết thúc.
- Thêm thời gian kết thúc để tôn trọng thời gian của mọi người và họ có thể lên kế hoạch sau cuộc họp.
Chọn “Lịch hẹn” dưới tab “Cuộc họp”. Quay về màn hình chung để xem lịch hẹn và thêm tiêu đề, địa điểm, và ghi chú.
- Nếu không thấy dữ liệu, hãy quay lại và lặp lại bước cho đến khi nó xuất hiện.
Cụ thể khi nhập tiêu đề, địa điểm, và ghi chú. Thông tin cuộc họp gọn gàng (“Thử nghiệm sản phẩm sắp ra mắt”). Đặc biệt về địa điểm, hướng dẫn chỉ đường nếu cần. Thêm ghi chú liên quan.
- Cung cấp địa chỉ, ngay cả khi nghĩ rằng mọi người đã biết.
- Nhấp “Gửi” khi hoàn thành.
Lời khuyên: Tránh tiêu đề quá chung như “Thảo luận góp ý” để mọi người hiểu rõ mục đích. Viết thay vào đó, “Tìm nhà cung cấp sản phẩm mới.”
Gợi ý
- Khi xem lại thư mời của bạn, đảm bảo nó ngắn gọn và trực tiếp về vấn đề.
- Sử dụng cách viết thân thiện và chuyên nghiệp.
- Kiểm tra kỹ danh sách người nhận để đảm bảo mọi người cần tham gia cuộc họp đều được mời.
- Thêm địa chỉ vào mục “BBC” nếu bạn muốn giữ bí mật đối với những người nhận khác.
Cảnh báo
- Không gửi email mời mà thiếu ngày, giờ, và địa điểm. Điều này làm khó chịu người nhận và gây ra nhiều yêu cầu thông tin thêm.
- Tránh sử dụng toàn bộ chữ in hoa để tránh tạo cảm giác tiêu cực và không chuyên nghiệp.
