Chèn dòng mới trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng

Đã bao giờ bạn phải đối mặt với vấn đề thiếu dữ liệu trong Excel và không biết làm cách nào để chèn thêm dòng giữa chúng? Hãy đọc bài viết này để tìm hiểu cách chèn một hoặc nhiều dòng mới vào Excel một cách nhanh chóng và đơn giản.

1. Cách chèn một hoặc nhiều dòng bằng công cụ Insert

Bí quyết

Chọn dòng tại vị trí cần thêm > Nhấp chuột phải bên trong vùng chọn > Lựa chọn Insert.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn dòng tại vị trí muốn chèn. Để thực hiện, bạn click chuột vào ô đầu tiên của dòng (ô thứ tự) hoặc nhấn vào bất kỳ ô nào trên dòng đó và ấn phím Shift + Space để bôi dòng tự động.

Bôi dòng tại vị trí muốn thêm

Lưu ý:

Chọn số dòng cần chèn và dòng mới sẽ tự động chèn phía trên vùng đã chọn.

Bước 2: Click chuột phải bên trong vùng chọn và chọn Insert.

Chọn Insert từ menu danh sách

Kết quả: Hiển thị thêm các dòng mới được chèn trên các dòng đã chọn.

Hiển thị thêm các dòng mới được chèn trên các dòng đã chọn

2. Hướng dẫn cách chèn một hoặc nhiều dòng bằng phím tắt

Hướng dẫn nhanh

Chọn dòng tại vị trí cần chèn > Giữ phím Alt > Nhấn I > Nhấn R.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn dòng tại vị trí cần chèn. Để chọn, bạn nhấp chuột vào ô đầu tiên của dòng (ô thứ tự) hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên dòng đó và nhấn phím Shift + Space để bôi dòng tự động.

Bôi dòng tại vị trí cần chèn

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + I. Sau đó, giữ nút Alt nhấn R.

Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Y.

Nhấn tổ hợp phím Alt + I. Sau đó, giữ nút Alt nhấn R.

Bạn sẽ thấy kết quả xuất hiện thêm dòng ở phía trên các dòng đã chọn.

Xuất hiện thêm các dòng mới được chèn trên các dòng đã chọn

3. Hướng dẫn cách chèn một hoặc nhiều dòng bằng phím tắt số

Hướng dẫn nhanh

Chọn dòng tại vị trí muốn chèn > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Dấu + ở bàn phím chính (hoặc tổ hợp phím Ctrl + Dấu + ở bàn phím phụ).

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Bạn hãy chọn dòng tại vị trí cần chèn. Để chọn, bạn nhấp chuột vào ô đầu tiên của dòng (ô thứ tự) hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên dòng đó và nhấn phím Shift + Space để bôi dòng tự động.

Bôi dòng tại vị trí cần chèn

Bước 2: Chèn thêm dòng theo cách sau:

Sử dụng tổ hợp Ctrl + Shift + Dấu +) trên bàn phím chính.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Dấu +

Hoặc nhấn Ctrl + Dấu + trên bàn phím phụ.

Nhấn Ctrl + Dấu + trên bàn phím

Nhấn Ctrl + Dấu + trên bàn phím

Bắt gặp kết quả hiển thị thêm dòng ở phía trên các dòng đã chọn.

Hiển thêm các dòng mới được chèn trên các dòng đã chọn.

Sau những bước trên, để chèn nhiều dòng cùng một lúc trong bảng dữ liệu lớn, bạn chỉ cần sử dụng phím nút F4 (hoặc Fn + F4). Phím tắt này sẽ lặp lại hành động cuối cùng của bạn.

4. Cách chèn thêm dòng vào vùng bảng đã chọn mà vẫn giữ nguyên định dạng phần còn lại

Hướng dẫn nhanh

Chọn vùng dữ liệu cần thao tác > Ấn tổ hợp phím Ctrl + T > Chọn vùng dữ liệu cần tại ô Where is the data for your table? > Nhấp OK > Giữ phím Alt, trước tiên nhấn H, sau đó nhấn I và cuối cùng A. Đó là xong.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần thao tác > Sử dụng phím tắt Ctrl + T (hoặc vào Home > Chọn Format as Table) và chọn kiểu phù hợp để định dạng bảng biểu Excel.

Chọn Format as Table trên tab Home

Bước 2: Trong hộp thoại Create Table, chọn vùng dữ liệu tại ô Where is the data for your table? > Nhấp OK.

Bây giờ danh sách của bạn đã có định dạng bảng, hãy chọn lại vùng dữ liệu cần thao tác và tiến hành theo bước tiếp theo.

Chọn vùng dữ liệu trong hộp thoại Create Table

Bạn cũng có thể chọn vùng dữ liệu trước khi hộp thoại này xuất hiện, chỉ cần nhấn OK là xong.

Bước 3: Giữ phím Alt, trước tiên nhấn H, sau đó nhấn I và cuối cùng A. Đây là phím tắt cho tùy chọn Insert Table Rows Above.

Giữ phím Alt và lần lượt nhấn phím H, I, A trên bàn phím

Kết quả: Dòng mới sẽ chèn vào giữa các dòng trong vùng bảng đã chọn, không ảnh hưởng đến các dòng ở ngoài bảng.

Dòng mới không xuất hiện giữa các dòng bên phải

5. Cách chèn thêm dòng trống xen kẽ giữa các dòng

Chèn dòng trắng xen kẽ không đồng đều

Đối với bảng biểu nhỏ hoặc khi bạn muốn chèn dòng ở các vị trí cụ thể, hãy thực hiện như sau.

Hướng dẫn nhanh:

Giữ phím Ctrl và nhấp chọn các dòng cần chèn thêm dòng mới > Kích chuột phải vào vùng vừa bôi đen và chọn Insert.

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Giữ phím Ctrl và bôi đen từng dòng cần chèn thêm từ bảng dữ liệu bằng cách nhấp vào ô số thứ tự từng dòng.

Giữ phím Ctrl và bôi đen từng dòng cần chèn

Bước 2: Nhấp chuột phải vào trong vùng chọn và chọn Insert từ danh sách (hoặc sử dụng phím tắt Excel đã được liệt kê ở mục I, II, III).

Nhấp chuột phải vào trong vùng chọn và chọn Insert từ danh sách

Kết quả: Hiển thị các dòng được chèn xen kẽ.

Hiển thị các dòng được chèn xen kẽ

Chèn dòng xen kẽ 1 - 1

Khi làm việc với bảng dữ liệu lớn, hoặc khi bạn muốn chèn đều các dòng trống vào giữa, hãy tham khảo hướng dẫn dưới đây.

Hướng dẫn nhanh

• Tạo một cột hỗ trợ trong vùng làm việc cần chèn thêm và nhập số thứ tự 1, 2, 3....
• Sao chép cột hỗ trợ vừa tạo và dán ngay dưới ô cuối cùng của cột đó.
• Chọn toàn bộ vùng bảng vừa thao tác, chọn Sắp xếp trong mục Dữ liệu.
• Trên cửa sổ sẽ xuất hiện bảng phân loại theo cột hỗ trợ.
• Tại mục Phân loại theo chọn cột giả lập số thứ tự.
• Mục Phân loại Theo chọn Giá trị.
• Mục Thứ tự chọn Nhỏ đến Lớn.
• Chọn OK.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tạo một cột hỗ trợ. Nhập số 1 và 2 vào ô bắt đầu. Sau đó, di chuyển chuột tại góc phải của ô 2 cho đến khi xuất hiện biểu tượng dấu cộng (+), giữ chuột và kéo đến dòng bạn muốn chèn.

Tạo một cột hỗ trợ

Bước 2: Sao chép cột hỗ trợ, dán ngay dưới ô cuối cùng của cột đó.

Sao chép cột hỗ trợ, dán ngay dưới ô cuối cùng của cột đó

Bước 3: Chọn toàn bộ bảng đã thao tác > Mở tab Data > Chọn Sort.

Mở tab Data, chọn Sort

Bước 4: Trên cửa sổ sẽ hiện bảng phân loại theo cột hỗ trợ:

• Mục Sort by chọn cột giả lập số thứ tự (trong ví dụ là Cột G).
• Mục Sort On chọn Values (Giá trị).
• Mục Order chọn Nhỏ đến Lớn (Từ nhỏ đến lớn).

Sau đó chọn OK.

Bảng phân loại theo cột hỗ trợ

Kết quả: Các dòng được chèn mới theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo cột giả lập. Sau đó, bạn có thể xóa bỏ cột hỗ trợ là xong.

Kết quả: Các dòng được chèn mới theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo cột giả lập

Theo các bước đã hướng dẫn, mong rằng sẽ giúp bạn hiểu cách chèn dòng trong Excel. Nếu bạn có thắc mắc gì, hãy để lại ý kiến phía dưới nhé!